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第19章 有效管理时间(3)

已故的诺贝尔和平奖得主特里萨修女曾说过,现代生活在都市的人最缺乏的、最渴望的就是“心灵的平静”。而早睡早起,利用早上神奇的三小时想些问题、做些重要工作,这样往往可以捕捉到都市喧嚣忙乱背后的宁静时刻。

2.规划一天的工作

“一日之计在于晨”,清晨往往是你精神最集中、思路最清晰、工作效率最高的时候。在这段时间里,绝对没有人或电话来骚扰你,你可以全心全意做一些平日可能要花上好几个小时才能完成的工作或事务,规划一下未来的工作,并且可以取得很好的成效。

3.培养自律

养成早睡早起的习惯,可以使你一天精力充沛,更能增强你的信心,考验你的自律,为你建立一个正面的“自我概念”。

4.调息身心

当然,早睡早起并不是苛刻地剥削我们的睡眠时间,正好相反,早睡早起只是将我们的睡眠及起床时间略微调整,而这正是高效率利用时间的要求。如果我们在晚上10点睡觉,早上5点起床的话,我们的睡眠时间仍然是7个小时。而一般人如果在午夜12点入睡,早上7点起床的话,他们的睡眠时间也同样是7个小时。

所以我们在这里提倡早睡早起,运用“神奇的三小时”这一概念,只是非常有策略性地将休息和工作的时间对调了一下,我们将晚上10点至午夜12点这段本是用来看电视、看报纸、娱乐、应酬的时间用于睡眠,而早上5~8点这段本应用来睡眠的时间,则用来做一些更重要的事情。这个调整也符合大部分人生理上的节奏和规律。

高效悟语

管理好自己的生理节奏,可以让我们更好地掌握自己的时间和身体,享受更轻松、更简单的工作和生活。

§§§第六节 在规定的时间内复命

有这样一个故事:

一家公司的老板和一个长期合作的供应商在电话里大声吵了起来,老板气急了,“砰”的一声挂了电话,当即写了封信,要秘书小姐立刻传真过去。秘书小姐接过去,见信里充满谩骂、羞辱之词,秘书知道一定是老板正在气头上,一边考虑这封信是不是要发,一边又忙开了。

一个星期过去了,公司又要进货了。老板在市场上跑了个遍,才发现原来那个供应商的价格是最便宜的,可是一想到自己曾经在信里那样冲人家发火,就怎么也不好意思开这个口。看着公司的成本不断攀升、利润下降,老板心里也一直为那封信造成的损失耿耿于怀。

此后的一天,老板和秘书谈起这件事引起的苦闷,秘书小姐笑着说:“其实这封信根本就没发出去,当时看您也是一时发火,就没发这份传真。进货以后还是继续找他吧!”秘书小姐话音未落,老板怒目圆睁,大声吼道:“没发你怎么不早说呢?早说公司就不至于遭受这么大的损失!”听到老板的斥责,秘书小姐惊呆了,她以为自己压下传真会得到表扬。

秘书小姐第二天就被辞退了。

试想一下,如果这位秘书小姐知道及时复命的话,也就不会出现这样糟糕的结局了-公司受损失、自己被“炒”。如果她在事后这样告诉老板:“昨天工作太忙,这份传真我还没发,您看……”这个时候,老板就可以很冷静地做出决策了。

这个故事对及时复命已经阐释得淋漓尽致了。可见,及时复命的要领就在于双方要保持信息的通畅,对交代给你事情的上司负责,帮助他有效地理清头绪,及时高效地解决问题。

那么,到底什么是及时复命制呢?及时复命制也叫四小时复命制,是刘光起先生在《A管理模式》中提出的一项重要理念,就是对任何命令,不管完成与否,受令人都要在规定的时间内向下令人复命。复命的时间一般不超过四小时,故称为四小时复命制。

四小时复命制的核心是有命必复,只要这件事布置下来,就必须复命。怎么复命呢?有个时间限制-四小时,也就是在规定的时间内复命。四小时复命制符合了“今日事,今日毕”的原则,就是一件事不能无限期地拖延,没有结果。

四小时复命制的应用,不仅可以大大减轻领导的工作压力,还可以大大提高企业的工作效率。我们知道,在没有实行四小时复命制管理模式的企业和单位,往往是领导布置了一项工作,其实是布置工作的领导在操心,其完成工作的结果常常有这样几种:领导天天问,天天操心,则工作的完成情况相对会好些;若领导不及时过问,则实际操作的人可能拖延工作甚至不去做这项工作,当领导什么时候想起这件事时,他有一大堆理由去解释。诸如这种事情,在我们的现实生活中非常普遍,也致使很多领导整天忙得晕头转向,而四小时复命制可以很好地解决这一问题。

通过四小时复命制的内容,我们可以看到,它所强调的是领导布置的工作内容,而接受工作的员工必须提出这项工作完成的具体时间和完成是否有困难,如果没有困难,到时候必须完成,并在完成工作的四小时内向领导汇报;若在完成工作的过程中遇到困难,四小时之内向领导汇报,得到领导的明确指示,这样该谁操心谁就操心。

采用四小时复命制会使工作达到意想不到的效果。当然,除了四小时复命制,还有八小时复命制、二十四小时复命制等管理制度。在许多优秀的企业里,优秀的员工都是根据任务的特质,按照限定的时间进行高效的复命。四小时复命制、八小时复命制等制度的有效运行,是优秀企业文化的集中体现,同时也是员工对复命精神不懈坚持的结果。

高效悟语

四小时复命制的应用,不仅可以大大减轻领导的工作压力,而且还可以大大提高企业的工作效率。

§§§第七节 管理时间的黄金定律

有一个关于时间的经典寓言:

四个20岁的青年去银行贷款。银行答应借给他们每人一笔巨款,条件是他们必须在50年内还清本息。

第一个青年想先玩25年,用生命的最后25年努力工作来偿还贷款,结果他活到70岁时都一事无成,死去时仍然负债累累。他的名字叫“懒惰”。

第二个青年用前25年拼命工作,50岁时他还清了所有的欠款,但是那一天他却累倒了,不久便死了。他的遗照旁放着一个小牌,上面写着他的名字-“狂热”。

第三个青年边工作边还贷款,在他70岁时还清了债务,然后没过几天他去世了,他的死亡通知上写着他的名字-“执著”。

第四个青年工作了40年,60岁时他还完了所有的债务。生命的最后10年,他成了一个旅行家,地球上的多数国家他都去过了。70岁时死去的时候,他面带微笑。人们至今都记得他的名字叫“从容”。

当年贷款给他们的那家银行叫“生命银行”。

生活中,善于有效利用财富的人很少,更让人惋惜的是,懂得该如何利用时间的人更少。

善于利用时间要比善于利用财富更重要,这恐怕是一个不用多加说明的常识。

所以,时间管理学对于每个人来说都是有实用价值的。有效的时间管理可以带来美好的生活。那么怎样做才能成为一名管理时间的高手呢?下面提供几种有效地管理时间的方法。

1.“ABCD”优先顺序法

美国钢铁大王卡内基曾经非常忙,总觉得时间不够用,为此,他十分忧虑。后来,他找到管理大师杜拉克请教解决的办法。

杜拉克思考了一下,说:“这样吧,你每天上班的前5分钟,把你想做的事情写下来,标题叫‘今日主要事项’,然后按照重要性顺序排列。所谓重要性是根据你对目标的理解来定,最重要的事情放在第一位,第二重要的事放在第二位,依次排序。然后你开始做第一件事,在完成第一件事之前,不再做其他任何事情,如果第一项工作要做一整天也没关系,只要它是最重要的工作,就坚持做下去。请把这种方法作为每个工作日的习惯做法。你自己这样做之后,让你公司的员工也这样做。”

卡内基依照杜拉克先生的建议去做了,每天如此。经过一段时间,他的工作安排得井井有条,而且效率极高。5年后,他成为全美的钢铁大王。于是,他为杜拉克的5分钟建议签了一张2.5万美元的支票。

杜拉克的方法告诉我们,做任何事情都要有计划,分清轻重缓急,然后全力以赴地行动,这样才能成功。

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