罗小姐在办公室里总是板着脸,她在工作上很少指导我,除了工作上的交流外,平时她基本不和下属讲话。凭着女人的直觉,我感觉到她和秀秀,青青的关系不太好。
罗小姐住在单身宿舍,下班也是一个人独来独往。听会计小莲说罗小姐已经三十岁了,已婚未育,她老公在东莞市上班。她的脾气很古怪,经常为了客户和奖金分配的事为难秀秀,青青,因此她们和罗小姐的关系都不好。小莲叫我多长个心眼,在外贸部里要学会察颜观色,以免成为她们内斗的牺牲品,否则我在这里很难立足。
经小莲提醒后,我在办公室里格外小心,不敢多说一句与工作无关的话。费尽周折才找到这份外贸工作,我一定要在这里好好干下去,争取早日学会外贸操作流程,还要提高自己的英语水平。对于我来说,学习外贸才是首要的,我无意卷入她们的内斗中,凭我的性格也不喜欢和别人斗来斗去的。
以前在D公司时,每天经我手的英文信都是别人写的。那时我觉得将英文信翻译成中文很简单,就误以为写英文信也很简单。
当秀秀让我给客人写英文信时,才发现自己的英文水平远远不够。本来很简单的几句话,但是我写起来却很吃力。很多单词根本就想不起来,语法也不通顺。还好电脑上都装了金山词霸,如果遇到不会写的英文单词,我就在金山词霸里查。一个单词接一个单词,一句话接一句话的慢慢推敲。刚开始几天,一封英文信我总要写很长时间。写完后我检查时,总觉得一点都不通顺,但是又不知道该如何修改。为了不让客户知道我是个新手,每封信写完后,我就让秀秀帮我检查一遍才敢发给客人。
处在外贸环境中,我深知自己的英语水平不行,但是又不想让别人看不起我。于是,只要有时间我就拼命的学习英语。在办公室里,只要有空我就查看以前的英文邮件,学习她们和客户沟通的技巧。为了方便在宿舍里学习英语,我买了很多外贸英语书和磁带,有空就看英语书,听原版英文磁带,练习听力和口语。
经过一段时间的接触,秀秀看得出我的英文不好,她告诉我英语学习是个循序渐进的过程,有空要多看别人写的邮件,不但可以提高英文写作能力,还可以加深英文的学习。
我觉得自己很幸运,遇到这么好的同事。之前在C厂,小玉手把手的教我打电脑,从来就没有嘲笑过我。在这里也一样,虽然我的英语不好,但是秀秀和青青一点也没有看不起我的意思,相反总是鼓励我多看多学。
我刚接手时,大大小小的客户有十一个,下单较多的有五个,其中三个大客户每个月都会下单,每张订单金额最少也有一万多美金,有时甚至有五万多美金。
从秀秀手中接过海外客户后,我每天的工作量很大,晚上经常加班到十一点。由于国外和我们有时差,为了方便和客人沟通,每天晚上我必须加班。
每天的工作就是接订单,然后打形式发票,外贸上简称PI。PI是最关键的,用来和客户确认价格,付款方式和出货交期。客户确认PI后,就表示确认了价格和交期,订单才算生效。
订单生效后,我们得提醒客户付订金。财务通知订金到帐后,我们又得制作内部生产单,分发至采购部,资材部,生产部,工程部,品管部。如果在生产过程中遇到了品质问题,有可能会延误交期,我们需发邮件知会客户。
工厂人员众多,环境很复杂。在生产过程中,经常会遇到一些意想不到的材料状况,生产异常等问题。只要出现生产异常,相关部门总是推卸责任,推来推去,最后将难题全部丢给外贸部。
遇到这种情况后,我们除了要及时给客户回邮件外,还要采取一切措施和相关部门沟通,争取尽快解决生产异常问题,以便让生产顺利进行。否则客户和老板怪罪下来,吃亏的只能是我们外贸业务。
那时其它部门的人员经常说的一句话就是:我们是在帮外贸部做事,出了事你们不处理谁处理呢?在他们看来,他们是在为我们外贸部打工,不是为老板打工,这种想法我觉得很好笑。归根结底,他们就是为了推卸责任,谁都不想将麻烦事往自己身上揽,多一事不如少一事。反过来想一想,如果每个人都没有责任心,工厂还如何运作下去呢?
生产部将货做完后,我们要在出货前打好发票和装箱单发给客户,客户确认货物打包OK后,会安排货代来工厂提货,后续出货事情都由船务小琴和货代沟通处理。如果客户是采用信用证付款,我们要和客户核对信用证资料,一定要保证每个环节都准确无误才能押汇,万一信用证有误差,就无法结汇。
没有做外贸业务时,我以为外贸业务只要懂英语就行,当从事这个行业时,我才知道外贸业务要掌握的知识很多。除了要懂英语外,还要懂产品规格,生产流程,检验规范,材料单价,包装方式。
在和客户沟通时,除了要做到英语无障碍交流外,还要学会英文礼节,以及不同国家的节日,爱好,生活习惯,海关条款等知识。
三个月试用期后,我已经学会了F厂的生产流程以及客户的运作状况,也可以熟练的用英文给客户写邮件。
那时SKYPE用得少,如果遇到紧急事情需要和客户确认,就必须给客户打电话。每次听见罗小姐,秀秀,青青用流利的英语和国外客户沟通,我很羡慕她们。只是我的口语不好,背诵自己的英文简历都结结巴巴,更别提用英文给国外客户打电话。
我想练习口语,又怕讲得不好被同事们笑语。于是,趁着晚上十一点后同事们下班走了,一个人在办公室里偷偷地给国外客户打电话,练习口语。
因为是练习口语,我不敢讲太复杂的英语,免得客人回复我答不上来。我只能用最简单的口语开始练习:
Hello,Is thatMrXXX speaking?
Yes,whois calling?
This is Judyfrom F factoryin Dong Guan China .
国外客户很有礼貌,一般会开心的笑道:Hi,Judy,Howare you?What can I do for you?
我是抱着学习口语的目的打这个电话,只能小心翼翼地问对方:I havesent one e**toyou,Did you get mye**?
Oh,Yes,yes,I am checkingit.I willreply toyousoon.
听到这里,我不敢再说下去了,担心客户讲得多我听不懂,连忙回答:ok ,thankyouso much,have anice day,Bye bye.
对方也连忙客气的回答我:bye
经过几次练习后,我的信心增强了很多,白天上班时也敢当着同事们的面给国外客户打电话,虽然不标准,但是国外客户大多听得懂,就像我们听不同地方的人讲普通话一样,讲得再标准的人也会带口音。
真是应验了那句话,学习英语口语就要胆子大,敢开口说,多练多说,才能讲一口流利的英语。我的口语就是在这家工厂学会的。