任何一个正常运营的企业，几乎每天都要召集大大小小的各种会议。这些会议，一方面起到推动企业实现经营目标的重要作用，另一方面也增加了企业的开支、占用了工作时间、耗费了企业的各种资源。尤其是耗时长、效率低、开支大、对企业发展没有多少实际意义的会议，更是企业经营中的巨大浪费。
建设节约型企业，必须重视节约会议成本，提高会议效率，把节约精神落实到每一个会议中，从而为企业节省更多的资源和经费，为企业增加利润做出实际贡献。
1.节约会议成本：企业节流的有效手段企业要把节约精神落实到每一次会议中。
企业组织一定规模的会议，就需要投入一定的经费。有些重要会议的成本是非常可观的。因此，对企业的会议成本，不可以等闲视之，而必须精打细算，可开可不开的会不开，即使是必须开的会，也要尽最大努力节省会议成本。一般而言，会议成本分为直接会议成本、时间成本和效率损失成本3种。
（1）直接的会议成本直接的会议成本即是会议所需的各项开支，分为可变开支和不变支出，这是核算会议经费预算的核心，下文将详述之。
（2）会议的时间成本时间对企业经营而言是有价值的，与经济效益密切相连召开各种会议，必然会占有宝贵的生产和经营时间，必然会使企业损失一定的经济效益，对此应当认真核算，精心组织，以使会议的时间成本降至最低。一般有这样几种情况会直接加大会议时间成本：
第一，会议组织者不知道何时是开会的最好时机。
许多企业的会议即便不十分重要，也非要安排在事务繁忙的周一开。
第二，会议组织者对于何时开会几乎都不征询意见。这使得与会者疲于奔命，甚至需要延后或放弃参加其他企业重要的工作。
第三，有些必须到会的与会者，因为已经与重要客户有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。
这三种情况，会议组织者应予以重视，力争避免加大会议的时间成本，降低会议的时效。
（3）效率损失成本开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。
组织任何会议都要进行成本核算，这是对企业管理者的一般要求，更是会议组织者必须掌握的一项工作责任。没有经费预算、不计投入多少的会议，即使效果再好，也会对企业造成不必要的浪费。这是与现代企业管理要求相违背的行为，应当加以纠正。
日本太阳工业公司为提高开会效率，率先实行开会成本分析制度。每次开会时，总是把一个醒目的开会成本分析表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。平均工资乘3,是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性的工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。
有了成本分析，大家开会的态度就会慎重，会议效果也会明显。
开会总是时间和人力的耗费，所以应该计算成本。
如果每次会前都计算成本并由召集单位支付的话，可能会议次数会大大减少。即使不得已开会，也要尽量减少开会人数，压缩会议时间。
2.会议经费预算：明明白白开好会开会之前，一定要列出会议成本清单。
会议经费预算也如企业经营管理中所有的预算一样，都需要列出成本会议开支清单。无论到会的人数多少，这些开支都应当包括在预算中。会议开支可分为三项，一项是固定开支，一项是可变开支，还有一项是应急开支。
（1）会议的固定开支会议的固定开支覆盖面较大，包括以下几个方面：
会议策划费、宣传费；与会人员邀请费（包括有关人员的差旅费）；会议办公、电话、电传费；会议场地费；保安、停车安排费；文艺娱乐活动费；其他固定开支费用。
没有两个会议是完全相同的。虽然固定开支在相当大的程度上取决于举办方与会场之间的合同，但总的来说，会议的固定开支大约为会议总开支的35%左右。
（2）会议的可变开支会议的可变开支指的是与出席会议人员数多少相关的费用开支。通常，可变开支是会议组织预算中又一重要的构成部分，如果组织者不希望预算失控的话，就应该仔细核实可变支出的内容。
与会人员的膳食、酒水、饮料费；与会人员的住宿费；与会人员的参观费；赠与与会人员的印刷品、礼品费；与会人员夜间酒吧酒水费；服务人员的服务费、小费。
由于会议的可变开支与出席会议人员的数量相关，因此会议主办者要特别注意与会的人数。与会人数几乎对每一项可变开支都起着或增或减的决定性的作用。所以，在拿出可行的预算之前，准确了解（估算）与会人员的人数是至关重要的。
假如会议与会人数从一开始就和预计人数有较大的出入的话，那么，就需要制定一个可变的总预算范围。
（3）会议的应急开支会议在进行过程中，可能会发生一些意外情况，为此，必须在预算会议经费时，计划好会议的应急支出。会议的应急支出一般占可变支出的10%.此外如果会议在国外进行的话，还应留出一部分资金以应付货币汇率变化。
无论是固定开支，可变开支还是应急开支，会议组织者都需要列出费用明细，并尽可能把可变因素都考虑进去。这样当会议举办时，才不至于因计划不周而加大经费投入，甚至影响整个会议的进行。
3.控制会议费用，少花钱开好会会议组织者要在预算范围内行事。
如果可能的话，会议主办者应该负责会议的预算控制，也就是说，会议预算方面的所有变动应该由主办者提出，或者至少组织者要参与商讨。某个协会组织曾经在承办会议的时候，自己把持整个预算，会议主办者只能得到很少的预算信息，工作起来就十分迷惑。最后，一切预算决策都是由承办会议的工作人员做出的，主办者变得毫无权力。
预算并不是给会议承办者或其他任何人以实际的资金，而只是一个计划性的文件，以便对财务支出进行估计。同时，预算也能反映出会议方面的重要决定。
会议主办者必须参与制定预算，尤其是当也拥有决策权的时候。即使主办者只能提出建议，制定预算时也必须考虑他们的建议。
在会议策划的某些时刻，会议预算必须得到正式的认可，而且所有相关的人员都应该清楚地知道谁有权认可预算。在大多数情况下，主办者通常拥有这个权力，不过还需要明确主办组织中的哪一个人具体负责认可预算。
（1）制定会议节约目标会议节约目标必须与企业领导层预期制定的目标相一致。
很多时候，会议节约目标是信誉目标而不是赢利目标。（如：年终庆祝大会可能是为了增强公司在员工心目中的良好信誉和感谢他们在这一年创造了良好佳绩。该活动的开支最有可能全部由某个部门来负担，根本不是期望从中赚钱或是压缩开支。）而在另一些时候，会议的核心节约目标是为了赢利。（如：面向公众的培训班和展览会，必须赚到钱。）许多会议筹划人员都不喜欢从事会议节约方面的工作，但是这项工作和我们生活中的许多其他活动一样，也是非常关键的。实际上，节约会议开支的人就保证了整个会议的成功。
（2）会议预算控制大致说来，当主办者开始对会议进行计划时，可能要监管40余项支出。通过把这些支出分为不变、可变和意外支出，可以尽早对预算实行控制。这样做对商业会议更为重要，因为会议开幕前商业会议的准备费用是有风险的。若能尽早控制预算并且知道在准备过程中组织者在会议支出方面的职责，就能做出明智的判断，是增加还是减少会议开支。
对会议预算的控制，除了前文讲过的一般要求外，主办者要特别注意算出合理的意外支出和定期地检查会议进行中的支出。
（3）会议支出控制预算主要是对收入和支出的计划，但是在实际操作中任何一笔支出都需要得到负责人员的许可。这个负责人员最好是会议主办者，否则主办者就会在支出方面没有丝毫责任。
当然，会议承办者要在预算范围内行事，但是预算也有一定的灵活性。为了扩展这种可能性，预算中比较灵活的项目应该有书面的说明。例如，会议承办者是否有权将一个项目的预算转移到另一个项目上，通常的做法是允许组织者自主决定10%（也可以是其他比例）的预算转移。
4.节约会议时间，提高会议效率无效或低效会议，是企业时间浪费的最大因素。
低效甚至无效的会议是浪费企业时间的最大因素。这在很多企业中都被验证。
根据一项问卷调查显示，有3/4的企业员工认为：会议的时间，有一半以上是完全浪费的。
根据统计，企业的管理人员平均每星期花在会议上的时间多达十小时，一些企业高层的领导者甚至经常高达二十小时。所以一般管理人员每星期有五小时，也就是每天有一小时（占上班时间的八分之一）被浪费；而企业高级主管则经常每天浪费两小时（占上班时间的四分之一）。
（1）会议时间浪费的原因会议时间浪费的原因大致包括以下几个方面：
一是无目的的聚会倾谈。
有些企业召开会议是因不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈本部门有关的问题而召开的。这一类的会议其实与聊天或交际并没有多大差别。
二是迎合惯例而开会。
有些会议是因历来我们都利用星期三下午那段时间开会而召开的。这即是一般所谓的例会。例会的召开与议案的多寡无关，因为它是一种为开会而开会的会议。
三是为争功或表现自我而开会。
有些会议是因若不多开会，则老板将以为我们偷懒而召开的。这一类会议是用以取得上司的信任与好感的手段。
有些会议是因人家会计部每两星期就举行一次会议，我们人事处又岂能不跟进？而召开的。这-类会议本是一种东施效颦式的举动，它并非旨在解决自身之问题。
四是会议主持者欠缺管理技巧而令会议费时无功。
有的会议主持者不注意研究管理技巧，主持会议时，东一榔头，西一铁锤，难以解决主要问题，且使会议旷日持久，有害无益。
以上这些原因表现出的会议时间浪费，普遍地存在于一些企业中，而且有些危害程度相当严重。我们必须对症下药，科学地减少会议时间的浪费问题。可开不可开的会议不开，可长可短的会议宁短勿长，突出会议主题，限定会议时间。
（2）提高会议效率的途径企业要提高会议效率，节省会议开支，就应当注意从以下几方面抓紧抓好：
首先，绝不要出于对某些人的尊重，或者人多力量大的考虑而请过多的人参加会议，尽量以最少的人数作出决定。
其次，要开短会，直指会议中心议题，砍掉不必要的讨论。
最后，任凭他人积习难改，只要坚持节约第一的精神，总会有收获。起步也许是艰难的，但是随着时间的变化，任何事情都会有改观。
这时候再进行减少会议的一系列改革，所有的人都会认为这是理所当然的事，会主动调节心理适应变化。越往后阻力会越小，信心会越足，节约的成本越大，对企业的贡献也就越多。
5.利用现代技术，变个方式开会采用新形式开会，能有效降低会议成本。
企业开会往往耗费大量的时间和金钱，尤其当与会者来自不同地区时，时间和金钱支出会迅速上升。在高科技通讯发达的今天，采用新形式开会，可以使会议成本大幅度下降。
（1）召开电话会议在接线员的帮助下，可以将若干个人员连接到同一个电话交谈中，这可以使各方成员间的讨论同时进行。会议最好事先进行通知。
（2）召开远程会议远程会议与电话会议不同之处在于前者将两个以上的会议联系在一起而不是将三个以上的人连接起来。典型的远程会议要求人员汇集在有语音话筒的会议室中。最多可联接58个国内或国际接点。每个接点是可以下线继续次一级会议，也可以上线参与大的讨论。
（3）召开可视电话会议由于视像传送成本较高，因此单向图像传输和双向语音传输的方式是可视电话会议中最常见的方式。但随着新技术的发展，这种状况即将得以改善。如今你可以在特定的会议室或播音室里进行视像传送，对方可以经由普通的电视机来收看。远程会议中心还可以通过装配语音交流设备，成为中心传输点进行多方位交流。
