公文处理工作是一项由众多工作人员共同参与却又分散进行的群体活动，要使这样一项工作活动秩序，有效率地实现其价值，必须妥善解决每一个具体工人人员能力有限客观实际对能力需求巨大之间的矛盾，以及目标集中一致而又必须由众多机构以及各级各类工作人员分散进行之间的矛盾。也就是要以各种有效的方式，通过科学的分工与合作，集个人微小的力量为强大的集体力量，根据统一目标的需要将处于分散运行中的机构、人员以及财物、信息等因素安排调节最佳配合状态，以建立秩序，提高效率。我们知道，这些分工合作、安排调节活动也就是管理。
公文处理工作管理的主要任务包括两个方面：一个是使公文处理工作构成要素（人、物、财、时间、信息）等确立最佳组合关系，这需要管理职能中的组织职能来实现，另一个是使公文处理工作构成要素的流通过程有序、有效、顺畅、快捷，相互间取得最佳配合，这就需要管理职能中的监督控制，综合协调职能来实现。
对公文处理工作构成要素的管理内容主要包括：重视并充分发挥人的决定性作用，并以优化组织结构、科学分工，合理配置人员确立行为规范，全面培训，教育激励等方式扩大这种决定性作用的实际效果；合理配置，充分利用各种设备工具，材料，仪器和能源等，保持供需间的平衡关系，厉行节约，最大限度地避免或减少浪费，降低消耗，确立成本观念和制度，精打细算，合理使用资金，使有限资金的投入产生最大效益；充分发挥时间的利用价值，科学安排时间，合理确定时间配置，维护公文信息的时效；广泛收集，认真分析加工、系统整理和存贮有关信息，使其具备可供有效传递的条件，使信息资源得到充分利用。
对公文处理工作构成要素、流通过程和管理内容主要包括：根据目标需要，建立各种规范的形式，确定流通中各要素应处的最佳状态以及各要素相互间的最佳配合关系，通过控制公文数量，质量及运转传递过程的方式，不断调整各要素的实际状态，使其同目标需要保持一致，根据工作目标需要，统一调解流通过程中各要素间内部各方面的关系，有效解决有关矛盾的问题。
二、公文处理工作的组织公文处理工作这一项管理职能的组织，就是指将事物的构成要素以有成效的方式组合为一个整体的行为或过程。
（一）公文处理工作的组织形式公文处理工作的组织形式就是公文处理工作组织结构的形式，即公文处理工作要素的具体构成及组合的基本型制。由于组织形式是一项基本的制度，对工作效率，工作质量有决定影响，因此必须予以重视，正确地确定与实际需要相适合的公文处理工作组织形式。
公文处理工作的组织形式主要有三种基本类型：集中型、分散型、复合型。
集中型的特点就是根据公文信息处理与管理功能（如输入、输出、加工、存储、控制等）进行基本分工和建立公文处理实体。机关内各职能部门只负责创制，办理公文，不再承担其他公文处理与管理职责，这些职责由机关专设公文机构专门集中承担。这种组织形式使公文处理工作整体性强，便于集中统一控制，但灵活性较差，主要适用于：规模不大、职能简单，业务量和公文量不多，驻地集中的中小型机关和基层单位，以及一部分职能单一、组织机构层次少、分工不明确、驻地集中的大型、中型机关。
分散型的特点就是按机关职能部门划分的结果进行基本分工，把每个职能部门组织为独立的公文处理工作实体，使其具备相对完整的公文处理与管理功能。这种组织形式好处是灵活性强，公文周转过程相对短捷，但机关总体控制能力较弱，机关综合办公部门主要承担统一规范指导监督各职能部门的公文处理工作，自身只负责为机关首长提供公文服务，以及处理和管理一些综合性公文，以审核及控制收发环节等形式控制一部分重要公文的运转过程。分散型主要适用于：规模大、分工明确的大型机关，以及各职能部门办公驻地非常分散的大中型机关。
复合型的特点就是在一个机关中同时采用集中型与分散型两种组织形式。或者，使一部分职能部门成为相对独立的公文处理工作实体；另一部分职能部门则主要负责创制输公文；或者，使职能部门均获得公文处理工作的有限独立性，除收发环节及部分重要公文的审核由机关综合办公部门负责外，可完整处理和管理权限范围内的公文。关涉机关全局的公文则由综合办公部门直接处理，复合型兼有集中型与分散型两种组织形式之所长，绝大多数中型机关，特别是办公地点不够集中的，以及公文量在各职能部门分布严重失衡的大中型机关均采用这种组织形式。
（二）公文处理工作机构的设置这里所说的公文处理工作和机构是指机关中专设的从事公文收发、传递、审核、制作等公文管理工作的专（兼）职机构。
一些大中型机关大都在综合办公部门下设专职公文机构，如秘书、文电、机要、文印、收发、通信、值班处（室）等。这些机构的层次划分一般不超过两层，以上例举的处室间既可以是并列关系，也可以在秘书或文电处下设几个室。
实行分散型或复合型组织形式的一部分机关，在职能部门下的办公室内设置专职或兼职的公文机构，至少要配备专兼职的公文处理工作人员。
小型机关特别是基层单位一般不设专门公文机构，而是由综合办公部门直接兼管，但需配备专职公文处理工作人员。
（三）公文处理工作责任的区分在公文处理工作中，不同类型的工作人员承担着不同的具体工作任务及与之相吻合的责任，为了使公文处理工作确有秩序和质量，应注重对公文处理工作责任的明确区分。
1．机关首长的公文处理工作责任机关首长是一个机关单位的负责人，在公文处理工作中，他们的主要责任在于：
亲自参与对重要公文的撰拟，审定签发以本机关名义制发的重要公文并承担其法律和行政的后果；阅处重要来文并指示处置原则与方法；直接承办最重要的来文；审定机关公文处理工作方面的计划，规章和标准，确定对公文处理工作系统的重大改造方案，指导解决机关内公文处理活动中带有根本性的随机事件等。
2．综合办公部门负责人的公文处理工作责任综合办公部门指机关内部设置的办公厅（室）等综合服务、综合管理机构，该部门是公文信息流通的中枢，因此，其负责人公文处理工作负有全面而具体的多种责任：亲自动手撰拟一部分重要的综合性公文；审定签发部门名义制发的公文并承担其相应的法律或行政的后果；亲自审核重要的对外发文；经机关首长明确授权代为审定签发以机关名义制发的公文；阅处或经机关首长明确授权代为阅处部分来文并指示处置原则与方法；直接拟办和承办重要来文；制订本机关公文处理工作质量与效率保障体系，确保机关公文处理工作的质量与效率；协调机关内外的行文关系；指导解决机关公文处理工作中的日常工作和随机性事件；指导下级机关的公文处理工作等。
3．业务部门负责人的公文处理工作责任业务部门指机关内设的具体承担机关某一项或某几项职能的职能机构。这些部门负责人的公文处理工作责任包括：亲自撰拟一部分比较重要的公文；审定签发以本部门名义制发（仪限非正式对外发出）的公文并承担相应的法律和行政的后果；审核由本部门承办以机关名义发出的公文；阅处由本部门直接办理的来文并确定具体处置方案；直接拟办和承办重要来文；协调与其他部门间的行文关系；指导本部门的公文处理工作；控制其质量，确保工作效率，向机关首长或综合部门反映有关情况，解决部门内部公文处理工作中的矛盾和问题。
按机关公文处理工作组织形式的要求，在职能部门设置专兼职公文处理工作机构的部门负责人还负有制定有关计划和实施方案；组织规划公文处埋工作流程；指导公文机构工作等责任。
4．公文处理工作机构负责人的公文处理工作责任公文处理工作机构又称文书部门、公文处理部门或公文机构。它是在综合办公部门或业务部门内部下设的专门承担公文管理任务的机构。这类机构负责人主要的公文处理工作责任包括：草拟由领导交办的公文；审核公文；拟办、承办部门来文；组织公文处理工作人员集中完成一部分公文处理工作作业；具体协调解决机关内部、外部的一般性具体矛盾关系；具体组织控制部门公文的流程；以多种渠道了解公文处理工作具体情况，直接指导解决或提请领导设计公文处理工作制度、标准和规程；规划公文处理工作流程；具体指导下级机关的公文处理工作等。
5．专（兼）职公文处理工作人员的公文处理工作责任机关中总需要有一部分专门承担或主要承担公文处理工作任务的工作人员，一般称其为公文处理工作人员或文书人员、文秘人员、机要人员等。他们在公文处理工作中的主要责任包括：分类集中承担一部分公文处理工作作业，特别是其中具有管理性质的作业，如收发、分办、启封、登记、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、提供、借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递以及审核公文等；组织公文的具体运转过程；辅助设计制定公文处理工作制度、标准和规程等。
6．一般业务人员的公文处理工作责任在各职能部门工作的一般业务人员在公文处理工作中的责任就是按质量要求和规定的时限阅处公文，提出拟办意见，具体承接办理公文，解决其中所涉及的问题，起草和修改公文，参与审核一部分公文等。
（四）公文处理工作的分工这里所说的分工主要是指以科学的方法和标准，对公文处理工作各个岗位进行认真分解，从而确定一个工作岗位的职责任务以及任职条件。科学地进行分工，有利于合理用人，有利于充分发挥人的潜能，实现公文处理工作各要素及要素内部各方面的最佳配合，提高工作效率与质量。分工时应予注意的是：
第一，要掌握正确的分解标准。工作活动的性质（决定性，还是手续），技术特性（熟练性还是复杂性）、工作环节等均可作为分解的标准。实际应用时，可以以工作环节为主，同时兼顾活动性质和技术特性。
第二，保持工作人员实际工作量分担的大致均衡，否则将会给总体工作效率带来损害。
第三，使每个工作人员的岗位可以与其法定职责、知识层面、能力结构以及性格特点等相适应。
第四，不要过度专门化，其原因在于容易造成工作分担的失衡，易磨灭工作人员的工作热情和创造力，使工作变得单调枯燥。
第五，分工要相对稳定，频繁变更会抵消熟练程度给工作效率带来的潜在影响，降低工作质量。
第六，分工结果应明确化、文件化。应形成职务岗位说明书，以免出现漏管现象，同时给检查衡量和人员培训工作带来方便。
第七，注意各岗位间的协调，以各种方式强化其“自动”协调能力。避免或减少推诿和漏管现象。
第八，按制度规定必须由专兼职公文处理工作人员从事的活动（收发、销毁、立卷归档等），不得指派给其他工作人员。
（五）文件工作人员的配备公文处理专兼职工作人员主要是指在机关中专职或者兼职承担公文处理管理工作的人员，合理地配备和使用这些人员，对于提高公文处理的质量与效率是很重要的。
1．公文处理专兼职工作人员的能力素质要求公文处理专兼职工作人员因职责、任务、能力等各面的区别而划分以下三个层次：主管级、管理级与实际操作级。不同层级工作人员在能力素质方面的要求是有区别的。
(1)主管级：指在机关中对公文处理工作负主要领导责任的机关综合部门负责人，如办公厅主任、办公室主任等，对他们的能力素质要求是：具备很强的政策水平，能够全面地理解和掌握党和国家的方针政策以及有关的法律法规，熟悉有关政策和规定；具有较强的综合协调能力，经验丰富，熟悉机关内部的职责分工并能妥善地处理各种矛盾，协调有关关系；有较强的信息意识和信息处理能力，能及时地捕捉对机关发展有价值的信息，当好领导决策的参谋和助手。
(2)管理级：指对公文处理工作进行具体组织与管理的负责人员，他们是公文处理队伍中的骨干，一般是文件机构的负责人。对他们的能力素质要求是：具有较高的政策水平和高度的责任感；具有正确理解党和国家的方针政策以及本机关制定的重要决策；具有较强的业务工作能力，精通公文处理工作的程序和规律，掌握文件管理的基本理论与方法，并能结合实际在工作中灵活地加以运用；有一定的实际工作经验，熟悉机关内部业务分工和有关的法律政策。
(3)操作级：主要是指专（兼）职从事文件的收发、传递、核稿、催办、文印、机要等具体工作的人员也包括具有一定专门技能的技术人员。对他们的能力素质要求主要是：具有一定的政治觉悟和较强的责任心，能够认真负责地对待本职工作；具有与本职工作相适应的知识、能力以及熟练的专业技能；具有认真负责、一丝不苟的工作态度和默默无闻、无私奉献的精神。
2．配备专（兼）职公文处理工作人员要注意以下几点：
(1)正确划分公文处理工作岗位的层次，每个岗位应配备相应等级水平的工作人员，其素质、能力、知识水平和性格特点应与岗位实际需要的水平保持一致。
(2)注意克服公文处理工作辅助性、服务性等特性对人员配备的不利影响，以多种手段提高其地位，创造尽可能有利于满足人们成就感的工作环境条件。一方面要教育工作人员发扬献身精神，安心做好本职工作；另一方面应创造条件使工作内容丰富化，增强激励因素，以满足不同人员的工作成就感，提高工作热情。
(3)注意整个文件工作人员队伍总体结构的合理性，层次性，具有各种专长的人员应可能齐备。
(4)注意加强培训，应将这些工作人员视为真正的专业人员，做到不经培训不上岗、不换岗。
（六）公文处理培训人是公文处理中最重要的因素，参与公文处理的人员的素质与能力直接影响和决定着公文处理的水平。为了确保参与公文处理活动的机关工作人员真正懂公文，懂公文处理，胜任工作，必须注重相关的培训工作。
多种培训形式适用于公文处理培训，举办公文处理讲座，进行公文处理专题讨论，进行典型公文案例分析，创办公文处理刊物，刊授公文处理知识，举办公文处理展览等都各有所长，各有一定的有效性。
