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第35章 精打细算,健全企业财务管理(1)

很多中小企业的创业者在财务方面缺乏应有的知识,很难做到理性理财,所以学习财务管理知识也是创业者的必修课。除此以外,制定制度规范企业的财务管理也是企业管理的重要组成部分。

1.建立完善的账务管理体系

创业企业是新生力量,创业企业的经营,有其区别于成熟企业的特点。创业企业大都是处于成长初期或是成熟前的中小型企业,在成长与扩张中,创业企业的财务管理问题具有一些鲜明的个性。创业企业必须有条不紊地建立有效的内部财务控制体系,单纯依靠外部财务审计公司肯定行不通,如何使得公司内部财务控制体系更加完备,数据更加精确,信息披露流程更加合理,是摆在众多创业者面前亟须解决的问题。

1.聘请经验丰富的财务人员

对于刚刚开始起步的企业来讲,创业之初的财务工作相当重要。由于聘请专业的会计师成本太高,所以聘请一些经验丰富的老会计和财务人员对于新创企业来说是个不错的选择。

每个创业者都希望企业能够蓬勃发展。作为创业者,你可能本身并不懂财务,那么就需要聘请一位经验丰富的财务人员来帮你打理财务。在一些情况下,专业的财务人员起的作用非常大,同时企业也必须通过他们建立正规的财务管理制度。

2.建立财务控制系统

统合的财务信息系统能够使企业家无须花费过多的精力探究和核对数据的准确性,而是将全部注意力都放在如何开发市场和增加企业效益上。

3.让一个对财务有高度敏感的人管理财务

这个人应该清晰地了解公司体系架构、业务流程和资源分配状况,并且对财务工作有着高度的敏感。这样,作为创业者的你才能对自己企业的财务工作完全放心。

一般来说,稍微大一点的企业都会毫不犹豫地聘请会计人员来管理账目。这个原本不需赘述,但许多小额创业者却忽视这点.尤其是打算开个小店的创业者,认为收支自己心里有数,不需要记什么账。

这种想法肯定是错误的。麻雀虽小,五脏俱全,小企业日常运营的各项收支,同样要有清晰的账目。除了全面掌控经营状况之外,还要考虑成本核算、税务筹划、资金管理等项目。不管怎样,再小的买卖也要有账本,你未必专门请财会人员,也可以考虑代理记账业务,或者记账软件等。

小杨和小马一直珍藏着他们当初开店用到的记账本。说是记账本.其实就是两个很普通的笔记本,账也记得不那么规范。无非就是一天卖了几张桌子、花了多少钱等。但简单归简单,账本上每一笔都记的十分认真。

小马有自己的工作,收入稳定,工作时间也有规律,业余时间还算充裕。2005年6月,女朋友小杨从干了三年的超市辞了职,小马和小杨开始琢磨生财之道。后来在朋友的介绍下,小马看中了某品牌的学生桌。“如果在小区和学校多一些的地段开家专卖店,生意肯定不会错。”

选定项目之后,他就开始马不停蹄地找店面。几经周折,终于在几个小区边上找到了一个小门脸,“旁边还有一所小学和一所中学,应该是比较理想的店址。”选好了店面,小杨和小马开始和房东谈价钱。“我当时有1300元钱,她手里有1000元钱,总共就这么多。”小马说,两人在找好了店面之后才开始考虑资金问题,算下来第一笔启动资金只有2300元。而最终谈下来的店面租价是每个月900元,而且房东要求一次付清两个月的房租和一个月的押金,总计2700元。“拿着2300元就开店,你可能都想不到,但我们就是这么干的。”

这才仅仅是个开始,随后又有一些陆续不断的投入。两人又东拼西凑了几千元,开始着手进行店面装修。为了省钱,房子粉刷等简单活都是请朋友来帮忙干的,5个人整整干了10天。2005年7月10日,小杨和小马的学生桌专卖店开张了。

账本上显示,开业第一天卖出学生桌一台、椅子一把、护眼灯一盏,收入420元。

淡季的那几个月,平均每月只有1000元的利润,除去一些必要开支,基本上所剩无几,但不管怎样都得坚持下去。慢慢地,随着账本数量的增多,他们对这个行业日渐熟悉,知道了哪些商品销量好,什么时候是黄金季节,再加上注意研究顾客心理,揣摩经商之道。他们的生意日渐兴隆起来,规模也越来越大,早已不是当初那家小店了。

创业过程中,随时都要用到钱,总是感觉钱不知不觉间就花光了,你不妨试着从记账开始,唯有清楚金钱的流向,确切地掌握支出的各项细节,创业者才能明白、合理地支出。而且创业时用记账的方式让自己了解成本、利润,一年或一季定期检视获利状况,还可以避免盲目扩张。

账簿按其用途的不同,可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三种:不管你创业所开的店规模有多小,都要给自己至少准备这三类账簿:

序时账簿,也称日记账,是按照经济业务发生的时间先后顺序,逐日、逐笔登记经济业务的账簿。按照记录内容的不同,这种日记账又分为普通日记账和特种日记账。

普通日记账,也称通用日记账,是用来登记企业所发生的全部经济业务的日记账。在账中,按照每日所发生的经济业务的先后顺序,逐笔编制会计分录,因而这种日记账也称分录日记账。设置普通日记账的单位,一般不再编制记账凭证,以免重复。

特种日记账是用来专门记录某一特定类型的经济业务发生情况的日记账。在账中,将该类经济业务按其发生的先后顺序逐日、逐笔登记。需要设置特种日记账的业务,通常有现金收付业务、银行存款收付业务、购货业务和销货业务等。我国要求企业必须设置的特种日记账是现金日记账和银行存款日记账。

分类账簿。分类账簿是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。按照总分类账户进行分类登记的账簿叫做总分类账,简称总账;按照明细分类账户进行分类登记的账簿叫做明细分类账,简称明细账。总账是用来反映经济业务的总括内容的,而明细账则是用来反映经济业务的详细内容的,总账中某账户的金额与其有关的明细账的金额之和相等。

备查账簿。备查账簿是指对一些在序时账簿和分类账簿中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿,对序时账簿和分类账簿起补充作用。相对于序时账簿和分类账簿这两种主要账簿而言,备查账簿属于辅助性账簿,它可以为经营管理提供参考资料.如委托加工材料登记簿、租人固定资产登记簿等。

2.创业初期的财务人员管理

创业初期的企业在财务管理方面不会涉及到特别复杂的内容,但是由于此时财务管理制度还不够完善,因此,除了对财务人员专业技能方面的要求外,更要看重财务人员自身诚实守信的品质。否则,企业将会“祸起萧墙”,在激烈的竞争中就更加处于不利的地位。

谢××利用其在企业任统计员、负责厂技改项目财务账目管理的工作之便,以购买电料为名,先后从厂财务骗取转账支票4张,金额46万余元,借给其同学曹某或通过曹借给他人使用,并用曹某提供的8张北京市增值税专用发票,虚列金额后在本厂财务报账列支,从中侵占企业资金43万余元。另一位财务人员王××同样利用其任总出纳员的职务之便及负责全厂现金收人、付出、登记现金账的工作之便,先后采取用支票取现金后不制证及收取现金不入账等手段,共侵吞公款32万余元。

企业的财务人员直接与企业的财务打交道,职位给予他们非常便利的条件。尤其是在一些制度还不十分健全的企业,如果财务人员丧失了对金钱诱惑的抵御能力,很容易就走上犯罪道路,对企业会造成巨额的财产损失。因此,必须加强对企业财务人员的管理,防患于未然。

有许多初创的企业考虑到财务管理的敏感性和重要性,所以往往会选择自己信得过和自己有着特殊关系的人来管财务。这里存在的问题一方面在于这些人不一定有着过硬的专业水平,另一方面,由于关系特殊,在处理事情的时候不一定能够公事公办,很多政策也会因此打些折扣。所以更好的办法是严格把关,确定好需要的财务人员,统一进行招聘,择优录取。选拔出既具有专业水平又有职业道德的财务人员。

在通过统一招聘择优录用了财务人员之后,首先要对刚进来的人员进行岗前的集中培训。很多初创企业往往觉得培训既浪费时间又浪费钱,最好是聘来的人马上就能上岗工作。其实培训不仅仅是对其进行业务培训,更重要的是让其尽快了解公司的经营状况、项目分布、机构设置、经营目标、企业文化等。

这样有助于财务人员在工作中更好地履行职责,也可提升财务人员对企业的承诺感。

其次,作为经营者,要正确认识财务人员的职责。在市场经济条件下,企业会计成为某一经济主体管理系统中的一个组成部分。财务人员应当协助企业经营者制定财务策略和财务预算,合理组织筹资、投资活动,正确进行利润分配,以保证企业经营目标的实现。尤其是企业会计,在协助企业经营者加强经营管理、提高经济效益方面,以及帮助企业经营者做好财务监控等方面应具有不可替代的作用。公司经营者应该充分尊重会计人员的工作与职责,为他们提供良好的环境让其遵照会计准则如实做账,不能以不正当手段胁迫会计人员做假账。

财务人员是做好企业财务工作的根本,也是加强财务工作管理的基础,正如前文所提,财务人员的管理不仅仅涉及到他们本身的专业水平,更涉及到他们的个人诚信与职业道德,所以必须重视企业财务人员管理系统。

3.如何进行成本核算

成本,是大家平时都熟悉的词语,简单地讲就是企业为生产商品和提供劳务所发生的各种耗费和支出。美国会计学会所属的“成本与标准委员会”对成本所做的定义是:“为达到特定目的而发生或未发生的价值牺牲,它可用货币单位加以衡量。”

一般来讲,工业企业生产经营过程分为三个阶段,在这三个阶段中都会发生各种耗费。因此都有成本计算的问题。所以成本计算在工业企业中分为共赢阶段材料采购成本的计算、生产阶段生产成本的计算以及销售阶段产品销售成本的计算。一般可以按照下面的路径来深刻理解在会计核算中“成本”一词的意义。

采购成本一存货成本一生产成本一完工产品成本一销售成本1.采购成本

包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存活、采购成本的费用。

2.存货成本

存货成本是指存货所耗费的总成本,是企业为存货所发生的一切支出。主要包括采购成本、订货成本、存储成本、缺货成本等部分。

3.生产成本

生产成本是生产单位为生产产品或提供劳务而发生的各项生产费用,包括各项直接支出和制造费用。直接支出包括直接材料(原材料、辅助材料、备品备件、燃料及动力等)、直接工资(生产人员的工资、补贴)、其他直接支出(如福利费);制造费用是指企业内的分厂、车间为组织和管理生产所发生的各项费用,包括分厂、车间管理人员的工资、机器的折旧费、维修费及其他制造费用(办公费、差旅费、劳保费等)。

4.完工产品成本

企业为了生产产品而发生的各种耗费。可以指一定时期为生产一定数量产品而发生的成本总额,也可以指一定时期生产产品的单位成本。

5.销售成本

销售成本是指已销售产品的生产成本或已提供劳务的劳务成本以及其他销售的业务成本。销售成本包括主营业务成本和其他业务支出两部分,其中,主营业务成本是企业销售商品产品、半成品以及提供工业性劳务等业务所形成的成本;其他业务支出是企业销售材料、出租包装物、出租固定资产等业务所形成的成本。

企业生产经营过程就是实现价值的过程,也是一个成本流动的过程。在企业运营的不同阶段。“成本”的概念是不同的,它所表达的内容也是不同的。

成本核算的目的,广义上讲就是要计算出各阶段成本的“真实”数据。“成本”看似是大家都很熟悉的领域,但是从不同的角度去看,会发现它有不同的内涵。下面我们说到的“隐性成本”和“资本成本”就是两种会计账目上不会告诉你,你却不能不了解的“成本”。

会计成本是记录在账的历史成本,也是显性的成本。它所涉及的会计业务都是已经发生并记录在账目上的事情。但是,对于绝大多数管理者来说,了解显性成本并不够,还要关心隐性成本。

隐性成本是由于经济主体的行为有意或无意造成的具有一定隐蔽性的将来成本或转移成本,通常隐藏于经济组织总成本之中,游离于财务审计监督之外。隐性成本也是成本管理与控制的难点。

隐性成本最大的特征在于其具有隐蔽性。它里面有一部分是潜在成本,在会计账目上并未发生,但是却要在企业未来的经营中起到作用,同时还具有一定的放大性。例如,企业今天省下50元采购成本,买来的廉价阀门却可能会因泄漏、染菌导致两个月后企业上万元的经济损失,这就是隐性成本的放大性。因此,隐性成本积累得越多,其爆发性就越强。危害也会越大。因为隐性成本的长期积累会造成对客户和社会以及员工丧失信用,轻则经营成本增大,重则丧失客户,使经营难以为继。现实中就有许多企业猝死,开始迅速壮大,不久之后就发现是负债累累的空壳。

由此可知,企业要长期生存和发展,就必须将企业的隐性成本的预防和控制纳入到企业战略管理之中。如果隐性成本广泛存在,威胁的是企业的长期成本,其直接后果就是远期的个体成本增大,或者远期的企业生态系统恶化。所以,预防和控制隐性成本对于企业的长远发展至关重要。

“资本成本”也是经营者容易忽视的一部分成本。它是指企业为取得和长期占有资本而付出的代价。它包括资本的取得成本和资本的占用成本。资本取得成本主要是指企业在取得资本的过程中发生的各种费用,如企业上市过程中产生的证券印刷费等。一般来讲,取得成本属于一次性支付项目,与筹资次数有关,而又筹资数量没有太大的关系,可以看做是固定成本。资本的占用成本则是企业因占用资本,而向资本提供者支付的代价。如长期借款利息、长期债券利息等都属于此类成本。

计算资本成本在企业管理中占有非常重要的地位。因为资本成本不仅是资本预算决策的依据,而且也是包括租赁决策、债券偿还决策以及制定资本运营管理决策等企业重要决策的直接依据。一般来讲,综合资本成本是衡量企业资本结构是否合理的依据。

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