2.库房温湿度控制
录音、录像档案适宜的库房温度是15～25℃，相对湿度应保持在45％～60％。
库房温度过高，易使磁性介质变脆；湿度过大，则易导致磁性装置受潮变形。为此，录音、录像档案库房应备有温湿度测量仪器和调节设备，以便随时记录、监测和调整库房的温湿度，保证录音、录像档案的安全。
3.存放方式正确
录音、录像档案应避免平放保存，其正确存放方式为竖放，这样可使其受力均匀，避免磁带变形。
4.定期重绕与复制
长期保存的录音、录像档案，应每隔6个月或在雨季、高温季节对磁带进行重绕，以释放磁带内的压力，并进行定期检查。重绕磁带应注意采用正常转速，卷绕的松紧度要适当，边端要平整，不能出现褶皱、弯曲，防止带体损坏。
为了使录音、录像档案信息长久保存，还应该根据磁带的保存情况，每隔5年或10年时间，进行信息转录的工作。
（五）录音、录像档案的利用
录音、录像档案的利用最好使用复制带。其利用方法主要有以下几种。
1.视听服务
有条件的档案部门应该建立专门的声像档案视听室，提供必要的设备供利用者利用录音、录像档案。
2.复制服务
提供录音、录像带的复制件较为容易.效果也较好，而且可以同时满足众多利用者的需要，还可以利用网络进行远程服务。
3.编辑出版
档案部门可以将保存的录音、录像档案按一定的专题编辑成音像制品，对外公开出版发行，充分发挥音像档案的作用。
四、电子档案的管理
（一）电子档案的管理模式
1.单位内部的文档一体化管理模式
单位内部的电子文档一体化管理模式主要是通过计算机管理软件来实现的。
这样的文件和档案管理软件通常是一个包括文件发文处理环节、收文处理环节、分类、鉴定、立卷、归档、接受、著录、标引、检索、调阅、登记、统计等全部文书处理与档案管理环节的系统。该系统在运行时，单位日常管理和经营活动中生成的数据、文件、表格、单据等均在计算机网络上进行传递、交换、处理和管理；同时，电子档案的目录、索引自动生成，并可以实现即时归档。各种信息的用户及管理者通过身份验证系统得到使用权限的确认后，才能进入系统进行操作。
2.档案馆电子档案的管理模式
档案馆管理阶段的电子档案管理模式有两种：其一是“集中保管的模式”，即立档单位失去现行效用，将具有长远保存价值的电子文件移交给档案馆集中保管；其二是“分布保管的模式”，即电子文件始终由立档单位自己负责保存，档案馆对电子文件具有一定的控制权，并对其管理进行指导。
3.数字档案馆的管理模式
数字档案馆是利用计算机网络远程获取文件信息并进行管理的一种档案机构；它是运用网络技术在逻辑上组织存储于不同地址的电子档案信息，构成档案信息资源共享的环境，为用户提供便利的利用服务。数字档案馆的信息源是各个机构的电子档案。数字档案馆对电子档案实行的是虚拟的管理方式，即电子档案可以存储在立档单位的地址中。也可以存储在档案馆指定的地址中，档案馆对电子档案的管理和存取都在计算机网络上进行。
（二）电子档案的保管
1.电子档案载体的保护
电子档案的载体包括磁带、硬磁盘、软磁盘、光盘等，它们比纸质载体档案的寿命短，并且对保管环境的要求高。
（1）存放方式。电子档案的各种磁带、软硬磁盘和光盘均应垂直放置，以防止变形和受重物挤压。在电子档案的整理、保管和利用过程中，禁止用手直接触摸载体表面，更不允许使用其他物品捆绑、固定载体，以防止划伤载体。
（2）温湿度控制。国家档案局制定的《磁性载体档案管理与保护规范》规定：电子档案各种磁性载体库房的温度应在15～27℃，相对湿度应为40％～60％。《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》规定：光盘档案的保管温度应是14～24℃，相对湿度45％～60％。
（3）有害因素的预防。在对电子档案的管理中，应采取各种防护措施，防止磁场、灰尘、光线、有害气体和强烈机械振动对载体的不良影响。
2.电子档案信息的安全保护
与纸质档案相比较，电子档案信息的完整性和真实性面对着来自于载体自身和计算机网络环境中一些不安全因素的威胁，因此，应利用现有的电子信息安全防护技术手段，如信息加密、电子签名、身份识别、防止计算机病毒、信息备份、信息迁移技术等，维护电子档案信息的安全。有条件的单位应该采取对重要的电子档案异地备份保存的方式，以防止突发性灾害事故对档案的危害。
（三）电子档案的利用
1.文件下载的提供利用方式
文件下载的提供利用是指档案部门向用户提供电子档案软硬磁盘、光盘等版本的利用方式，一般包括如下方式：
（1）阅览室阅览。一般情况下，不便在计算机网络上阅览的以及具有机密性的电子档案，应在档案室（馆）的阅览室中提供利用。为此，档案室（馆）一方面应在阅览室中配备专用的计算机阅览设备；另一方面要建立相关的阅览制度，对用户阅览、拷贝、摘抄档案信息的手续、权限等作出明确的规定，保证电子档案信息的安全利用。
（2）出借。出借是指在单位内部，因工作需要将电子档案磁盘和光盘借给有关人员在工作岗位上利用的方式。电子档案的出借必须建立严格的审查与借阅制度，手续要严密；同时，对利用者所承担的不得摘抄、复制责任和保密责任应予以规定。
（3）复制。复制是指档案室（馆）依照有关的法律法规向用户提供复印文件和图纸以及拷贝的胶片、光盘等各种载体的电子档案复制件的提供利用的方式。采用复制的方式提供电子档案，有利于充分发挥其作用、保护原件。
2.档案在线提供利用方式
档案在线提供利用的方式是指通过计算机网络系统为用户提供档案信息。由于档案信息的特殊性，在线提供利用又分为办公自动化的单位内部网络提供利用和互联网向社会提供利用两种方式。
办公自动化的单位内部网络通常用于提供开放期限未满和暂时不宜公开的档案信息。因此，在提供利用中要对上网的信息进行选择，并对利用者的权限加以限定。
互联网用于开放档案的提供利用，其具体形式包括提供开放的档案目录、公布档案原件、举办网上档案展览、介绍档案馆馆藏等。利用互联网提供利用档案信息可以实行无偿服务，也可以实行有偿服务。
知识链接
一、音像档案作用与特点
音像档案是指在社会活动中产生的具有保存利用价值，以声音、图像为记录手段的各种载体形式的原始记录。它是随着现代音像技术的发展逐步发展起来的档案种类。这类档案由于采用了声音、形象为记录传递方式，使人们能够通过多种渠道多种方式传递信息、记录历史，极大地丰富了档案信息的载体，拓宽了档案工作的内涵。
（一）音像档案的作用
音像档案能更加直接、真实、全面、动态地记录历史、反映生活，其社会作用十分明显。
1.历史凭证
音像档案是人类社会活动客观、真实的记录，是最原始、最直接的历史凭证，同时音像档案特有的信息量和现场感使它显得更加真实有力。
2.科学研究
利用音像档案记录科研成果，提供科研素材，为现代科学研究带来便利。
3.广泛交流
利用音像档案容量大，并且具有直观、多维的优势方便人们的交流，进行各种信息交流工作。
4.宣传教育
利用音像档案进行宣传教育不仅形象生动，而且效果明显，具有极强的说服力和感染力。
（二）音像档案的特点
1.信息存储密度大
由于采用了感光记录、磁记录、激光记录等先进的记录方式，音像档案的存储密度要大大超过传统的档案形体，具有体积小、密度大的特点。
2.信息处理和加工方便、灵活
可以比较方便地对已保存的信息进行进一步的处理和加工，尤其是采用数字记录后，可以根据不同的需要进行调整、提炼和加工传递。
3.信息的复制容易、传播快捷
音像档案的复制程序较为简单，目前大多可以通过机械手段完成，而且经翻印、拷贝、复录后的复制件可以大量制作、广泛传播。如与现代通信技术结合起来，能够实现短时间、远距离、互动性传递。
4.标准化和规范化程度较高
音像档案在标准化方面有明显的优势。目前大多数技术都有了自己的标准，硬件和软件的兼容性也达到了比较高的水平。这种状况大大推动了档案工作的现代化进程，促进了档案信息的交流和利用。
5.信息处理的设备和费用高昂
音像档案所需的制作、存储、重现设备比较复杂，同时需要专业人员进行操作和维修，工作时所需耗材价格也比较高，而且大部分音像档案一旦离开特定的设备，档案就无法利用，这给声像档案作用的发挥带来许多不便。
6.载体的保存寿命较短
音像档案载体的寿命各不相同，但保存时间受载体的物理性能、所处的环境、信息记录及读取方式等因素影响，大都不及纸张。
本章小结
完善的档案管理规章和合理的档案机构是档案管理的制度保证和组织保证。
一个单位应建立健全档案管理制度和设置必要的档案机构来保证档案管理工作的顺利进行，提高档案管理工作的质量。本章简要介绍了档案管理建设内容及主要规章、常见的档案工作机构类型和档案管理体制，重点明确了档案管理制度制定要求、企业档案馆设立基本条件和档案机构设置原则及要求。另外，特殊载体档案管理也是秘书档案工作的重要组成部分，与普通文书档案管理相比，因其载体特点需要特别注意其不同之处。本章还介绍了音像档案的作用与特点，主要从档案管理过程角度着重说明了照片档案、音像档案、电子档案各环节的内容、方法和要求，对秘书管理此类档案将起到指导作用。本章教学可实地考察本学校档案制度建设和档案机构设置情况，调查学校档案机构特殊载体档案管理和使用情况。
【关键概念】档案管理制度 档案机构照片 档案音像 档案电子档案
思考和训练
一、填空题
1._____制度既是组织职能部门进行归档工作的基本规范，又是组织档案部门指导、监督和检查文件归档工作的依据。
2.分立型档案工作机构是档案工作发展过程中自然形成的，带有_____的特点。
3._____是一个组织的档案工作任务的主要承担者。
4.档案工作机构的设置要以_____为基础。
5._____档案是指单位在工作中形成的照片、录音、录像、影片、电子档案等。
6.照片档案主要由__________构成。
7.按国家有关规定，照片档案中底片保管温度为_____，相对湿度为。
8.数码照片档案拷贝至少要求一式两套，一套_____，一套_____。
9.录音、录像档案适宜的库房温度是_____，相对湿度应保持在之间。
10.光盘档案的保管温度应是_____，相对湿度为_____。
二、选择题（每题有一个或多个正确答案）
1.音像档案的特点有（）
A.信息处理的设备和费用高昂B.信息存储密度大C.信息处理和加工方便、灵活D.信息的复制容易、传播快捷E.标准化和规范化程度较高
2.音像档案的作用有（）
A.宣传教育B.科学研究C.广泛交流D.历史凭证E.调查依据
3.电子档案的载体包括（）
A.磁带B.硬磁盘C.软磁盘D.光盘E.录音机
4.照片档案的利用包括（）
A.照片档案展览B.借阅服务C.复制服务D.编辑出版照片画册E.存储服务
5.照片文字说明的编写要素有（）
A.事由B.时间C.地点D.人物和背景E.摄影者
6.照片复制的方法有（）
A.复印B.拷贝C.扫描D.缩微E.刻录光盘
7.照片的装具种类有（）
A.簿册式B.插袋式C.粘贴式D.压膜式E.档案式
8.特殊载体的档案包括（）
A.照片B.录音C.录像D.影片E.电子档案
9.档案机构的设置原则有（）
A.组织自身依法设立、自主决定的原则
B.与组织和组织档案工作的现状和发展相适应的原则C.保证组织档案完整、完全和有效利用的原则D.节约档案管理成本的原则
E.档案管理点面结合的原则
10.照片档案的收集范围主要包括（）
A.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案B.领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案C.本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案D.记录本单位、某地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案E.与其他载体档案有密切联系的照片档案
三、简答题
1.简述电子档案文件下载的提供利用方式。
2.简述电子档案的管理模式。
3.简述录音、录像档案的利用方法。
4.简述档案机构的设置原则。
5.简述档案管理制度。
四、论述题
1.论述照片档案的收集范围。
2.论述电子档案载体的保护要求。
3.论述录音、录像档案的保护方法。
4.论述综合型档案工作机构相比分立型机构具有的优点。
五、实务题
背景说明：你是上航天宇公司行政秘书李玉春，下面是办公室主任何东方需要你完成的工作任务。
