控制和平衡是与授权分权相辅相成的管理行为。也就是说在授权给下属之后,不是放任下属任意所为,凡事可自做主张了,而是要有必要的、权威性的控制与监督,要注意关注其职责的履行状况,并及时发现和消除偏差、纠正错误,以确保被授权者在所授权力范围内完成任务而不出现任何差错。
一、控制是一项管理艺术
控制下属同尊重和信任下属是不矛盾的。尊重和信任下属,指的是在地位平等、利益一致基础上的上级对下级应有的态度。而控制则是上级管理下属的一项日常工作,是上级对下属实施领导的功能之一。
控制下属,目的不是控制人,而是控制整个工作,上级通过对下属个人的控制来控制工作的整体。
控制可避免重大的失误发生。如果发现下级有什么不妥当的地方,有什么缺点错误,可通过适当的方式,予以提醒或批评,帮助其及时注意和克服,这样,就可防微杜渐,把可能要发生的失误消除在萌芽状态,帮助下属避免出现大的错误,跌大的跟斗,从而确保整体工作免遭损失。
控制可提高管理水平。部门主管通过必要的手段控制下级,可以及时地了解下级履行职责的状况。了解他的品德和能力、优点和不足,及时帮助下属克服偏见、总结经验、吸取教训、分析原因、研究措施、完善手段、发扬优点,这不仅能使下级的工作水平得到提高,而且也必然使部门主管自己的管理水平得到提高。
1.控制的方式
部门主管要保证部门内的组织、个人都能很好地履行自己的职责,需要有一定的保证措施,这些保证措施也可以称做控制方式,部门主管常用的控制方式有以下七种。
(1)直接控制
直接控制指部门主管直接向下属发出命令和指示,提出工作要求,约束下属的行为,这种控制具有明显的直接性、强制性和权威性,并且运用起来简便直接。
(2)间接控制
间接控制指下属从上司制定的制度、规定、计划那里接受控制信息,进行自我控制和调节。这种控制有利于调动下属的主观能动性,但控制效果没有直接控制那样迅速,容易出现滞留现象。
(3)诱导控制
这是部门主管采取诱发和引导的方式,改变下属心理状态的一种控制方法。其最大特点是通过调整下属的心理状态,从而改变其行为。诱导控制又可表现为若干种形式。
①情感诱导控制。部门主管对下属动之以情,以极具人性化的感情去感动下属,以引起对方感情上的共鸣,激发他们高尚的理智感、道德感,化消极情绪为积极情绪。
②说服诱导控制。部门主管对下属晓之以理,以理服人,不以势压人,使其心悦诚服地接受并改变态度。
③行为诱导控制。部门主管对下属示之以行动,以身作则,率先垂范,要求他人做到的,自己必须首先做到,带动对方转变态度和行为。
(4)警示控制
它是通过某种示意和告知,使下属产生如果不这样做将于自己不利,或者发生某种损害的认识,从而产生符合主管意图的某种活动和行为。
(5)监督控制
部门主管依照各种规章制度,监察下属的行为与工作效果,并要求他们按标准办事。要想确保控制效果,应建立灵敏的信息反馈系统,及时而准确地收集反馈信息,不断调整控制策略,不使下属的行动偏离目标,以达到预期的效果。
(6)制度控制
风气正,正气则可以压倒邪气,否则就会邪气压倒正气。这说明,一个组织内的制度好坏,对人的行为会有很大影响。
解决这个问题的有效措施,是建立健全的规章制度,以及相应的工作标准,达到人人有责任、有权限、有奖罚,如此才能克服不负责任的不良倾向。
(7)程序控制
部门主管将管理用人规范化、集约化,以程序的形式予以表现和实施。
程序控制要进行科学的分析,以确保其规范与合理,使之起到常规控制无法比拟的作用。
2.控制的要领
主管对下属的管理控制好,会保证全部门的工作协调一致,效率提高,反过来,控制不好,就会产生各种矛盾,从而影响整个部门的工作秩序,因此,要做好控制工作,需要主管明确地掌握以下四大要领。
(1)科学公正
一般来讲,控制下级的目的是为了帮助下级纠正偏差,保证整体目标和要求的实现,不是向下属显示权威和树立一己私利,因此,我们在控制方法和手段上,就必须光明正大,坚持科学公正。一是对待下级,不能耍伎俩,当面一套,背后一套;二是不能安置亲信,偏听偏信;三是不要喜欢听“小报告”,否则不正派的人就会投其所好,说东道西,拨弄是非,形成对一部分人的不正确看法,进而采取不正确的措施;四是要与人为善,态度要端正,言语要讲究分寸。这样,既可达到控制效果,又不挫伤积极性,避免出现消极怠工情绪和反控行为。
(2)因人而异
正确有效的控制,是部门主管从下属发展的各种可能性中,选择某种状态作为目标,并通过对其施加主动的、积极的影响,改变其行为状态,使之朝着既定的或新的目标努力。显然,对不同的人,要灵活地采取不同的控制方式,方能实现优化控制的目的。
(3)合理适度
控制的要义和真谛在于合理和适度,控制方法得当,能产生好的用人绩效,而绝非控制越强越紧越好,一般要看控制所产生的压力是否超过了下属的心理承受能力。至于下属心理能承受的压力的大小,并无什么模式可以计算,需要部门主管在平时细心琢磨掌握。
(4)控制优化
一个组织由许多个体组成,而每个个体都有自己的不同动力,诸多个体综合形成了群体动力。注重使每个个体在方向大体一致的条件下,愉快地工作,充分自由地发挥个体的能量,才是一种优化控制的理想状态。
最优控制,就是设法尽量使下属乐于接受这种控制,并愿意把主管的意图变成自觉的行动。部门主管在用人实践中,应该寻求和确立对下属的最优控制,在大方向一致的前提下,在不背离总体目标和原则的前提下,允许和提倡下属“八仙过海,各显其能”,充分表现出各自的聪明才智。
3.控制的实践
部门主管对下属施控主要是通过对权利的控制来实现的。在权力控制上,部门主管不但是被控体,受到上级制约,而且还要作为施控体去制约权限之内的各种权力,消除各种干扰以确保自己所应有的法定的权力、权威,从而为有力地实现部门主管工作提供权力保证。这主要表现在对下属的制约与控制方面,这也是部门主管控制权力的主要方面。
权力制约作为主管控制权力的方法,就是指部门主管借助自己的职权,对影响和干扰自己权力运行的各种权力的制约。
(1)权力制约的意义
权力制约是部门主管控制权力的主要方法。它的最大优点在于可以限制权力的滥用,有利于克服腐败现象,即抑制权力的负向作用,保证权力的正向作用。
比如:有一个销售部门的副经理未经上级领导的允许,也未与经理商量,擅自做主,将一批货物做了降价处理,与客户签订了意向合同,当经理得知此事时,立即做出决定解除意向合同,并对副经理进行了批评,同时又向上级做了汇报,以求得处理结果,从而保证了集体利益没有受到损害。如果部门主管这一控制是不及时的、无力的,甚至是不正当的,那么就会影响控制的科学性使控制失去意义。
(2)权力控制需注意的问题
部门主管在对权力实施控制时应该对以下几个问题特别加以注意。
①部门主管必须明确权力控制的目的。部门主管使用权力制约方法控制权力,是为了制约各种权力,消除各种干扰,以确保自己所应有的、法定的权力和权威。
②部门主管要保证权力制约的正确性。权力制约方法的一个重要特点,是可以在短期内实现控制,并且效果显著。如果部门主管这一控制行为不对症,甚至是不正当的或与预期目的背道而驰的,那么在短期内就会产生显著的消极影响。
③部门主管在控权时要保证下属的积极性和创造性。权力制约是一种强力的控制,搞不好就容易挫伤下属的自尊心,影响其积极性和创造性。所以部门主管要取得他们的理解与认同,以保证不影响他们的积极性和创造性。