会务服务概述
一、会议的基本概念
会议对于人们来说，是再熟悉不过的日常活动了。人们在生活中，始终被会议包围着，随处可见。单位部门、社会家庭，会议活动生生不息，我们无不生活在会议的海洋里。打开电视，会议场面扑面而来；翻开报纸，会议新闻连篇累牍；上网冲浪，会议报道滚动发表；空中电波，会议消息接踵而至。人们出席会议，聆听政要精英的宏论，收获专家学者的高见，表达赞同否定的意愿，探求解决问题的办法。通过会议人们获知党和政府的方针政策，掌握推动工作和建设的方法，推进社会和经济发展，了解世界的变化，汲取各种不同的信息。
会议在人们日常的工作和生活中时刻发生着。会议，简而言之，就是相聚而议的意思。这是古已有之的现象。人们在同自然界和经济、社会的交往活动过程中，受限于个人的能力，遇到问题需要与相关人共同协商，以求成功，这就产生了会议。所以，人们在一定的时间内，有目的有组织地把有关人员召集起来，通过讨论商议，集中大家的智慧来认识问题、解决问题而举行的活动，就是会议。会议是领导者实施领导的工具，是管理者履行职责的手段，是机构组织行政管理的行为方式。划时代的会议载入史册，重大的会议影响深远，日常的会议推动工作。会议不论规模大小、规格高低、议题多少、时间长短，只要必须，就有出现和存在的价值。因此，会议是人们在政治、经济和社会活动中一种常见的重要活动方式。
但是，不是任何活动方式都构成会议。会议一般包含以下八个方面的要素：主办者：会议举办方，也称会议的发起人或东道主。现在一些较大型的会议还有主办者、承办者、协办者之分，但都为会议的举办方，只是其中的分工不同。与会者：参加会议的对象，是会议的主体。与会者一般以会议涉及的范围和内容而定，会议的大小以与会者的多少或领导层次的高低来判别。议题：召开会议所需要讨论或解决问题的具体议项。体现召开会议的目的，是为什么要议、议什么的具体目标。
名称：一般指会议的主要议题和会议类别。常见的会标，实际上表达了会议的名称。
方式：指用以达到会议效果的一些会议样式、采用的手段。时间：会议日期或召开会议的具体时间。地点：会场所在地。大型会议还有主会场、分会场等。结果：会议结束时实现会议目标的程度，是会议所期望的最终达到的效果。上述八个要素中，主办者、与会者、议题和结果是会议的基本要素。既然人们与会议不可分离，那么会议有些什么作用呢？可以认为，会议有沟通信息、联系社会、民主决策、科学管理、协调关系、促进工作的作用。随着现代社会和科学的高速发展，会议的作用更加显现出来。近年来，我国现代化建设的持续发展和社会、经济活动的日益频繁，人们召开各种会议和举办各类与会议相关的活动也日趋增多，大大推动了各项工作的开展，促进了各项事业的进步与发展。
由于主办单位召开会议的目的不同，其作用是不一样的。我国各级党政机关、人民团体、企事业单位召开各类会议，应该坚持党的民主集中制原则，发挥会议通达情况，交流信息，统一思想，统一认识，研究情况，解决问题，加强团结，协调行动，促进社会主义事业的稳定、改革与发展。会议不同的开法，其作用也是不一样的。会议议题的选取准不准，议题是多是少，选择什么时间开会，会期长短如何，在什么地方开会，会务的接待服务质量，会议组织是否严密等等，都会影响会议的效果。作为会议的组织者，为充分发挥会议的作用，一定要注意克服会议计划不周、准备不足、时间不当、环境不适、服务欠佳、成本过高等问题。各种不同类型的会议，也有各种不同的作用。会议类型很多，要全面、系统地认识会议类型，才能避免滥用和误用会议形式，正确地掌握会议的开法，从而有效发挥会议的作用。
会议的类型大约有以下几种：按区域分，有世界大型会议；国际性的会议；全国性的会议；区域性的会议；单位或部门的会议；街道、家庭会议等。按规模分，有几人到十几人的小型会议；上百或几百人的中型会议；上千或几千人的大型会议；万人以上参加的特大型会议等。按内容分，有政治类会议；政务类会议；事务类会议；商务类会议；经济类会议；军事类会议；学术类会议等。
按时间分，有定期性会议；不定期性会议；需要连续开两次以上的多次性会议等。
按形式分，有有聚有议的会议，如讨论会、座谈会等；有有聚不议的会议，如报告会、动员会、表彰会、纪念会等。按会议阶段分，有预备会议；正式会议。
按会议手段分，有传统方式的常规会议；有电视、电话、广播、网络等运用现代通讯工具进行的电讯会议等。
要全面了解和掌握会议的类别，重要的是按会议的性质来分类。根据不同会议性质，大致可以分为：
法定性或制度规定性会议，如党代会、人代会、职代会、妇代会、股东大会等。决策性会议，如常委会、党组会、理事会、行政会、董事会等。工作性会议，如动员大会、工作布置会、经验交流会、现场办公会、总结会、联席会、座谈会、协调会、务虚会等。专业性会议，如研讨会、论坛、论证会、听证会、答辩会、专题会、鉴定会等。显示性会议，如表彰会、纪念会、庆祝会、请功会、命名会等。商务性会议，如招商会、订货会、贸易洽谈会、观摩会、产品推介会、促销会等。联谊性会议，如接见、会见、茶话会、团拜会、恳谈会、晚餐会等。信息性会议，如新闻发布会、记者招待会、报告会、咨询会等。会议的类型很多，从不同的角度审视，就会有不同的类型。同一个会议，从这一角度看，属于某类会议；从另一角度看，又属于另一类会议。每类会议都有其各自的特点和要求，了解和掌握会议的类型，目的在于认识会议和更好地组织会议，从更大程度上发挥会议的作用。
事物总有它的两面性。人们开会是为了商议解决问题的办法，以众人的智慧来达到认识问题和解决问题的目的。但是现实社会中，还存在会议“过多过滥”等现象。据对上海15所高校中600名基层党政干部的调查显示，46％的人反映自己平均每月要参加会议6～10次，时间要化5天左右。有些人还存在一些错误的认识：不开会好像就是不重视，不开会就会办不成事，领导不到场、不讲话似乎就不支持。有些部门为了追求会议所谓的高规格，通过各种关系邀请领导，甚至“挖”领导、“抢”领导。于是，有些人以开会作为日常工作，以开会作为绩效目标大行其道。有的会议会而不议，议而不决，不讲效果，其后果只能是延误工作。对于那些动不动喜欢开会，搞文山会海，开没有充分准备的“无轨电车”会议等等现象，人们早已抱怨声声。
无效的会议，效果不大的会议不仅我国存在，也是世界性的问题。据美国《劳工月刊》2004年奏明显加快的人们来说是何等的重要。从召开会议存在的“过多过滥”等现象来看，问题主要集中在三个方面：会议的成本意识仍不很强，对召开会议比较随意；会议总体质量仍不很高，拖会、陪会、泡会、内容不集中的会时有发生；会议的效益难以体现，往往开过会，也等于把上级的精神落实了，缺乏有力的检查考核措施。为此，各级组织提出了“缩会”、“限人”、“定时”等提高会议效率的一系列有力措施，避免出现那些无效或效率不高的会议。各级党政机关为转变作风，制定了一些规定，要求各单位、各部门加强会议管理，精简会议，注重会议效果，树立良好会风，提出“可开可不开的会议坚决不开，可大可小的会议坚持开小会”等会议原则。针对各地普遍出现的领导干部层层“陪会”的现象，制定会议规范，严格控制会议规格、会议规模和会议时间。对需要传达和部署工作的会议，要求采用电视电话会议形式，一次性开会传达到基层，避免层层开会、层层传达等措施。这些措施和办法的贯彻执行，必将还会议的本来面目，提高会议的效率和会议质量。那些以开会的名义搞旅游或赚取钱财的会议，更被列入了党纪党规严查的范围。
二、会议业与会展业
（一）会议业
说起会议，大家自然会想起“世界会场”日内瓦。在那风光秀丽、领导云集的地方，每年有超过3万人次的国际会议召开。无数来自世界各地的政要、商界人士在那里穿梭忙碌，带着不同的问题，召开不同的会议。由于各种会议的召开，由此产生了众多的商机和经济效益，带动了会议举办地或周边地区的商贸、旅馆和餐饮业的发展。同时，举办会议涉及的面非常广，从落实会场、安排交通、解决食宿到服务接待，服务工作都要紧紧跟上。由此，负责安排会议的服务公司或接待单位应运而生，推动了人员的就业和经济的发展，成为一个令人瞩目的新兴产业。这种因会议的召开而促进经济发展，产生经济效益的活动，形成了会议业。
有“国际会议之都”之称的法国巴黎，目前每年要承办300多个国际性会议。1994年，巴黎还专门成立了一个“会展局”，其主要任务就是向会议市场的供求双方提供咨询和会务服务，在国际市场上“推销”巴黎。据法国《世界报》2004年3月1日报道，“目前全球5％的会议都是在巴黎举行的。2002年至2003年，在这里举办了382次大型国际会议，420次展览及849次展览外活动，吸引了900万人参加，巴黎和巴黎大区因此获利32亿欧元”。
近年来，上海一大批国际会议场馆相继建成，构筑了面向世界的讲坛，完善了上海城市的综合服务功能，已不断地吸引国际组织的高层次会议来上海召开，促进了国际间的交流与合作。上海成功举办如‘99《财富》全球论坛年会、承办2001年APEC会议等，都证实了这点。据了解，目前国际大都市平均每天要召开一个国际性的会议，上海在经济和社会发展进程中，也越来越重视会议服务功能的开发。市领导在不同的场合多次强调上海要成为国际经济、贸易、金融和航运中心之一，同时也要成为国际会议中心之一。
由于会议的举办手段不断更新，人们对会议功能的认识又不断拓展，与会议相关的各种具有会议形式和特点的活动越来越丰富多彩。因此，可以认为，会议有狭义、广义之分。狭义的会议专指召开的各种会议。广义的会议包括与会议相关的各种内容的活动形式，如贸易洽谈会、商品发布会、展览会、博览会等，这就形成一种新的产业---会展业。
（二）会展业
会展是会议和展览的简单统称。会议和展览两者你中有我，我中有你，是一个不能截然分开的组合体。会展业是通过召开发布会、贸易洽谈会等各种会议，并且用实物、文字、图表来演示或展现产品成果、特点的一种宣传形式，是综合运用多种传播手段促进经济发展的一项商务活动。随着社会和经济建设的深入发展，会展业是一项“朝阳”产业，已越来越被大家所认识。它可促进商务活动，带动宾馆业、餐饮业、旅游业的发展，形成一条激活商业、影响深远的产业链。
会展业在目前的营销中介组织中，是最见效的一种方式。据统计，全世界每年会展业收入3800亿美元，且以8％～10％的速度在增长。据有关部门估算，每增加1000平方米的展览厅，便可创造近100个人的就业机会。我国加入WTO后，坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，致力于经济建设和社会发展。北京、天津、上海、广州、南京、杭州、深圳等城市在全面实现国家战略的宏伟目标、开展社会主义现代化建设中，也越来越重视会展功能的开发，并正在依托经济中心城市的资源优势，大力发展国内、国际会展业。决策者有意识地将无污染、高效益的会展业作为服务贸易领域的一个重要方面，制订了发展会展经济的战略目标，并推出一系列鼓励政策，促进硬件设施建设。不少城市通过举办大型会展活动，提高了城市知名度，繁荣了市场，促进了城市经济的发展。上海的华东商品交易会、海南的博鳌论坛、杭州的西湖博览会、广州的中国出口商品交易会等会展活动已成为城市的品牌，在全面建设小康社会的进程中，取得了令人瞩目的成就。据报道，上海2003年国际会展数量已达到200多个（不包括国内），预计2005年以后，将达到每天一个国际会展，甚至是平均两天三个会展，随着时间的推移和会展业规模的扩大，国际会展的数量和规模还将不断地扩容。南京近年也成为举办各种会议和展览的热点城市。2003年在该市举办的各类会展近4000个，其中较大的展会102个，参加人次突破100万，有近30个国家和地区的客商前来参会。当年尽管受到“非典”影响，但当年会展拉动南京经济仍超过人民币77亿元。这些成绩可以说明，我国继日本、泰国、新加坡、韩国之后，已成为亚洲又一会展业大国。时代在前进，经济在发展。近年来，会展业在世界各地颇受青睐，质量和数量也在逐年提高，众人瞩目和影响深远的大型会议和展览活动吸引国际政界、商界、业界、学界知名人士参加。与此同时，大型会展活动又在不断得到延伸和拓展。会展活动主要有下面几种形式：
1．会展旅游
会展旅游是召开会议、参加展览和观光旅游的总称，是近年来发展迅速的一项产业。人们在参加会议和展览会之际，少不了要到当地及附近景区、景点、商业区和街区旅游一番，从而出现了会展旅游。会展旅游对于带动经济发展，提升城市地位、跻身国际环境、参与国际竞争，争取更大发展，都具有重要意义。
位于瑞士阿尔卑斯山边的达沃斯，只是一个常住人口不过1万的小镇，但目前国际知名度直逼日内瓦、洛桑、伯尔尼等以开会办展而闻名的国际大都市。究其原因，成功的会展旅游不能不说是一个重要的因素。这里雪峰绵延，景色如画，符合当今回归自然的时尚，被称为欧洲的“人间天堂”，是举办会展的好地方。在达沃斯，会议被比喻为“面包”，当地拥有全套最先进的会议接待设施，一应俱全。更重要的是，人们开发会展旅游的意识非常强，做会议的学问非常高，会展旅游成了当地的主要经济收入。当各国政要和商界巨头汇聚这个小镇，全世界多数媒体都聚焦达沃斯，由此而产生的这种无形资产是无法估量的。
云南昆明举办世界园艺博览会之际，吸引无数国内外人士浏览昆明湖光山色，奇花异草，加上品尝当地小吃，体会少数民族风情，就成了一次生动、完整的云南旅游，同时还带动了周边或其他地区的观光旅游，其推动经济发展的影响是久远的。
2．博览会
