走进办公室，一抬眼便看到你的办公桌上堆满了信件、报告、备忘录之类的东西，很容易使人感到混乱、紧张和焦虑，给人留下一个不好的印象。有些人没有养成整理办公桌的习惯，他们总能为自己找到借口，说自己是多么的忙，无暇分心在这些小事上，或是怕清理东西时，把需要的或是有价值的文件也一起清理掉了。其实，这是一种忙而无序的表现，不仅会加重你的工作负担，还会影响你的工作质量。如何掌控你的工作？就从整理办公桌开始。
办公桌是工作的一面镜子
在工作中，每个员工都应该具备一些档案管理方面的基本知识。作为本部门共用的文件资料会有专门的人管理，但个人也应收集和保存一些自己用的文件资料。对于个人用的文件资料，你就应该进行妥善保存，要用的时候能很快找到。哪些文件必须保存？如果要保存又该如何保存？哪类资料看完就可以毁弃？这里面大有学问。
作为一般的员工，常用的资料大概可以分为两种：一种是本部门共用的，一种是个人专用的。有些资料虽然可以是大家共用，也可以是个人专用。如果是归个人专用，那么，在保存的时间、使用的范围以及保存的方式上与整个部门共用的都有很大不同。哪些资料归个人专用，哪些资料属大家共用，公司一般都有明确的规定。
归整个部门共用的资料包括：政府法律和公司内的各种规章制度、业务参考资料。业务参考资料包括各种规定和标准、各种业务手册和商业应用文集等。
归员工个人专用的资料，主要是自己所需的文件资料。如果是没有保存价值的资料就应及早销毁，这样既可以省地方，又可以节约办公费用。
当然在很多情况下，对于一些东西究竟是要还是不要，你可能会难以判断，如果保存起来，除了占用文件柜，看不出它有什么实际意义，而如果毁掉，万一将来要用到，那又怎么办呢？遇到这种情况，最保险的办法是请示上级：如果上级说要，就存起来；如果上级说不要，就毁掉。如果经常遇到这种情况，也不能老是去打扰上级，所以，在这方面主要是靠向老同事学习和自己经验的积累。
一个优秀的职场人士应该保持“日事日毕”的习惯，办公桌上的文件，按急办的、缓办的和一般性的分门别类地摆放，有条有理，井然有序。临下班的时候，将办公桌收拾整齐，包括掎子的摆放。
你的办公室就像是一面镜子，从中折射出的是你的工作效率和办事作风。
办公环境需要整理与装饰
一个整洁有序的办公环境是日常工作中必不可少的，办公环境的整理与装饰要遵循以下几个标准：
（1）办公场所最先整理的应该是办公桌。办公桌是办公的集中点，是进入办公室办理公务的人员注意力最集中的地方。通常情况下，办公桌要向阳摆放，让光线从左方或右方射进来，这样可以保护眼睛。办公桌上不能摆放太多东西，只摆放当天需要或当时处理的公文，其他书籍、报纸不要放在桌上，应归入书架或报架；除特殊情况，办公桌上不放水杯或茶具。招待客人的水杯、茶具应放到专门饮水的上方，有条件的应放进会客室；文具要放在桌面上，为使用便利，可准备多种笔具，如毛笔、自来水笔、圆珠笔、铅笔等，笔应放进笔筒而不是零散地放在桌面上。
（2）书架应靠墙摆放，这样比较安全。如果办公室里有沙发，最好远离办公桌，以免谈话时干扰别人办公。茶几上可以适当摆放装饰物，例如盆花等。临时的谈话可在这里进行，较长时间的谈话或谈判，应在专门的会议室进行。
（3）办公室人员比较多，不必进行特别的修饰，但要做到：干净、明亮。窗和玻璃应该经常擦洗，书架的玻璃门要保持洁净、透明。办公室的门不应该关得过紧，以免来访者误以为没人在，也不能用帘布遮挡。
（4）办公室中不宜堆放积压物品，堆积物会影响观瞻，给来访人以脏乱差的印象，要经常清理办公室里的废弃物。
（5）办公室的地面要保持清洁，水泥地面要经常清扫、擦洗。地毡要定期吸尘，以免滋生寄生虫、尘螨。窗户要经常打开透气，若门窗不常开，势必使室内空气混浊，会给来访者带来不便。
（6）办公室的墙切忌乱刻乱画，不能在办公室的墙上记录电话号码或张贴记事的纸张。墙面可悬挂地图或与公司有关的图片。
（7）办公室是公众场所，不经允许，主人和客人均不得吸烟或高声喧哗。任何人不应摔门或用力开门，出入要轻手轻脚。
（8）电话是办公室的必备用品，但同时也是办公室的饰物。办公电话一般应摆放在专用电话桌上；无电话专用摆放桌，也可摆放在办公桌的角上。电话机要经常清理，用专用消毒液进行擦洗，不能粘满尘土和污垢。一个办公室是否清洁，电话机是一个重要指标。接电话时声音要小，不能高声喊叫，以免影响他人。任何在电话中谈及私事的做法都是违反规定的。在电话中谈及隐私，对办公室里的其他人也是不尊重的行为。
（9）宽敞的办公室可以放置盆花，但盆花要经过认真选择，一般不用盛开的鲜花装点办公室。过艳的色彩会分散来访者的注意力，使人们的精力发生偏移。可以选用以绿色为主的植物，绿色可以给人舒适的感觉，可以调节人的情绪。对盆花要给予经常的浇灌和整理，不能让其萎枯而出现黄叶。可以在绿叶上喷水，使其保持葱绿之色。花盆的泥土不能有异味，肥料要经过精选。有异味的肥料会引来苍蝇或滋生寄生虫，反而会给办公室带来污染。
让你的办公桌整洁有序
有一位研究所的研究员，经过无数个日日夜夜的苦战攻关，终于解决了研究中的一个难题。这位研究员把攻克这一难题的资料和办公桌上其他的资料放在一起，就带着满意的笑容入睡了。他睡得很香，第二天上午醒来时，却找不到攻克难关的资料了。原来，这个研究员的孙子进入他的办公室，为了扎一个风筝，正巧拿走了那些有用的资料。当这个风筝带着小孙子的幻想，在天空中越飞越高、越飞越远，最后变成一个看不见的小黑点时，老研究员的心血也化成了泡影。这真是人生中的一大憾事。如果研究员的办公桌是井井有条的，不把那些无用的东西放在桌上，并告知小孙子办公桌上的东西都是有用的，不能乱动，这样的悲剧还会发生吗？
很多时候，让你感到疲惫不堪的往往不是工作中的大量劳动，而是因为你没有良好的工作习惯——不能保持办公桌的整洁、有序，从而降低了办公室生活的质量。
在多数情况下，东西越堆越高，物件越杂乱无章，就越可能浪费更多的时间。当你不能记起堆积物下层放的是什么东西时，或者你要为一个项目找到所有相关资料时，你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样，一部分时间就浪费在了查找丢失的东西上了。更糟糕的是，随意放置的东西随时会吸引你的注意力。当你在做某项工作的时候，你的视线也许会在不知不觉中被别人送你的小纪念品、钟表或者全家福照片而吸引。等你回过神来的时候，你又不得不从头思索你刚才正在做的工作或者写的文书。
从另一方面来看，如果你的办公桌老是弄得乱糟糟的，上司也许就会觉得你这个人的工作大概就像你的办公桌一样杂乱无章，交给你的任务怕你做不好，你的上司还会因此对你不放心、不信任，进而你在办公室的地位就不稳固，那又谈何成功呢？
办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。杂乱无章的工作方式是一种恶习。有些人却把杂乱看成了一种工作方式，他们还宣称在这种随意的工作环境中，他们的心情会更放松，那些重要的东西总会在大堆的文件中浮现出来的。一位西方著名的管理者对办公桌上堆积如山的东西提出了精辟的解释：“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把最想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。”
事实上，这种不良的工作习惯不仅会加重你的工作任务，而且会影响你的工作热情。
曾经有一项2000人参与的调查，他们当中67%的人表示他们坐在办公桌前的时间比两年前增加了；大约有40%的人说，他们经常因办公桌上杂乱的纸张、用品而发怒。研究表明：杂乱的办公桌容易使人生病。日本电气和三菱公司的研究员指出，日本的办公室工作人员正遭受“办公易怒综合症”的困扰，经常性长时间工作、杂乱的办公桌以及错误的坐姿是导致这种新的都市病发生的主要原因。研究人员表示，在工作时保持办公桌整齐，使办公桌更具个性化，诸如此类的措施都可以减少病况的发生。
从办公桌的整洁状况，也能够反映出一个人的能力和修养，因此，对待办公桌也要像呵护自己的内心一样，不但要纤尘不染，而且要脉络清晰。
整理办公桌的过程实际上也是整理你的思路的过程，不管你有多么忙，也要把办公桌收拾得像你的内心一样，保持办公桌的整洁、有序。
美国管理学家蓝斯登可以算得上是一位真正有条理的人。他桌上的公文已减到最少程度，因为他知道一次只能处理一件公文。当你问及他某个文件时，他立刻可从公文柜中找出。当你问起某个项目的历史资料时，他一眨眼就能想到放在何处。当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜。
养成经常整理办公桌的好习惯
如果你的办公桌上经常物品、文件堆积如山，你就要花时间来整理一下了，在这个时候花上半个到一个小时是值得的。
（1）把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来，把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央，其他的按照分类分别放入档案袋或者抽屉里，这样做的目的是提醒你，你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作，你一次只能做一项工作，你要把所有精神集中在这件事上，不能让其他工作影响你。
（2）不要因为受到干扰或者疲倦而放下正在做的工作，转而去做其他不相干的事情。因为如果此项工作还未结束，就又开始另一项工作的话，你的办公桌就开始混乱。你一定要力求把你手头的工作做完后再开始另外的事情，即使这项工作遇到了阻碍，你也要尽量完成到一个再做它时容易开始的阶段。
（3）一项工作做完后，一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐，并按照类别把它们放到合适的位置，千万不要把它们就这样摊放在办公桌上。
（4）从办公桌上拿开目前不需要的书籍文件，对它们可以按照重要性和先后顺序的原则，进行分类。
在每天下班前，可以抽出几分钟把办公桌收拾干净，并且每天都按照以上的标准进行清理，这样你就可以安心结束今天的工作，为明天迎来一个好的开始打下基础。长此下去，养成习惯，你的办公桌一定会保持整洁，而这对于你的工作，是有百利而无一害的。
有条理往往从简化开始
效率往往就是从简化开始的。把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。永远要记住杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。
有这样两种类型的人：一种是善于把复杂的事物简单化，办事又快又好；另一种是把简单的事物复杂化，使事情越办越槽。当我们让事情保持简单的时候，生活显然会轻松很多。不幸的是，倘若人们需要在简单的做事方法和复杂的做事方法之间进行选择时，我们中的大部分人都会选择那个复杂的方法。如果没有什么复杂的方法可以利用的话，那么有些人甚至会花时间去发明出来。这也许看起来很荒谬，但真有不少这样的事情。
我们没有必要把自己的工作变得更复杂。爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简单，如果不能更简单的话。”我们不必担心人们会让他们生活中的事情变得太简单。问题刚好相反：大部分人把他们的生活变得太复杂，而且还总奇怪为什么他们有这么多令人头疼的事情和大麻烦。他们恰恰是那些外表看起来很勤奋的人。
有很多人沉迷于找到许多方法使个人生活和业务变得复杂化。他们在追求那些不会给他们带来任何回报的事情上浪费了大量的金钱、时间和精力。他们和那些对他们毫无益处的人待在一起，在某种程度上这简直像受虐狂。
许多人都趋于把自己的工作变得更困难和复杂。他们快被自己的垃圾和杂物活埋了，那就是他们的物质财产、与工作相关的活动、关系网、家庭事务、思想和情绪。这些人无法实现像他们所希望的那么成功，原因是他们给自己制造了太多的干扰。
永远要记住，杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。有些人将“杂乱”作为一种行事方式，他们以为这是一种随意的个人风格。他们的办公桌上经常放着一大堆乱七八糟的文件。他们好像以为东西多了，那些最重要的事情总会自动“浮现”出来。对某些人来说他们的这个习惯已根深蒂固，如果我们非要这类人把办公桌整理得井然有序，他们很可能会觉得像穿上了—件“紧身衣”那样难受。不过，通常这些人能在东西放得这么杂乱的办公桌上把事情做好，很大程度上是得益于一个有条理的秘书或助手，弥补了他们这个杂乱无章的缺点。
但是，在多数情况下，杂乱无章只会给工作带来混乱和低效率。它会阻碍你把精神集中在某一项工作上，因为当你正在做某项工作的时候，你的视线不由自主地会被其他事物吸引过去。另外，办公桌上东西杂乱也会在你的潜意识里制造出一种紧张和挫折感，你会觉得一切都缺乏组织，会感到被压得透不过气来。
如果你发觉你的办公桌上经常一片杂乱，你就要花时间整理一下。把所有文件堆成一堆，然后逐一检查（大大地利用你的字纸篓），并且按照以下四个方面的程度将它们分类：即刻办理；次优先；待办；阅读材料。
把最优先的事项从原来的乱堆中找出来，并放在办公桌的中央，然后把其他文件放到你视线以外的地方——旁边的桌子上或抽屉里。把最优先的待办事件留在桌子上的目的是提醒你不要忽视它们。但是你要记住，你一次只能想一件事情，做一件工作。因此你要选出最重要的事情，并把所有精神集中在这件事上，直到把它做好为止。
总之，那些容易把事情复杂化的无数人应该学会的一种能力是：清楚地洞察一件事情的要点在哪里，哪些是不必要的繁文缛节，然后用快刀斩乱麻的方式把它们简单化。这样要节省不少时间和精力，从而大大提高你的效率。
