小沈恍然大悟，利用两三周的时间观察自己的生理规律，并以此为依据来制定自己一天的工作安排，自此之后，工作效率果然大大提高，也无需夜以继日的加班，更无须担心重要的事情拖到最后一刻才险险完成。不需再时刻担心工作没时间做完，精神也放松了不少，做起事情来更加精力充沛。
每个人在一天的不同时间段里，精神状态和生理节奏必然有所不同，在某一个时间段里会感觉精力充沛，对工作充满了热情和信心，做起事情来也是得心应手，而许多时候却恰恰相反，无论做什么都没有精神，丢三落四、颠三倒四，工作效率自然也就大打折扣。同样，每天的工作中，必然有一些是十分重要并且紧急的，而有些却是不太重要的应酬。如小沈的情况所述，为了整体提高我们的工作效率，可见，了解自己的生理节奏变动规律曲线，并以此来安排自己的工作势在必行。
为什么要了解自己的生理节奏变动规律曲线
很多人都不了解自己的生理节奏变动规律曲线，总是可能会在自己一天中精神最充沛效率最高的时候做一些无关紧要的事情，诸如与客户合作伙伴打一通不太重要的电话，回复各种不太紧急的邮件，接待意外来访的客人等等，而急需要完成的工作诸如今天下午你需要在会议上做的项目简介，明早就需要向经理汇报的当下的项目进度，新上项目的市场调研等等，却被搁浅，被迫往后拖延。等处理完这些无关紧要的事情之后，一天中效率最高的时刻也已经被白白浪费掉了。等你回过神来，想要去处理眼下急需完成的工作时，却再也提不起精神，一件本来可以很轻松就能完成的事情，却因为思路不清晰，大半天才搞定。接下来要做其他事情，就只能加班加点了。而如果你能根据自己的生理节奏变动规律曲线来安排一天的工作，则可能要相对轻松许多，不仅能按时完成重要的紧急的工作，而且精神面貌也会好很多。
总而言之，按照自己的生理节奏变动规律曲线来安排工作有如下好处：
1、对自己一天的工作时间和范围以及了如指掌；
2、下意识地回避掉毫无意义的事情，加快工作进度；
3、提高工作效率，避免加班加点；
4、精神状态好，工作积极热情。
简单几步骤，合理规划自己的工作时间
按照自己的生理节奏变动规律曲线来安排工作，比盲目进行工作，不仅大大提高了效率，而且对于我们安排工作有着极大的帮助，所以，我们要熟悉自己一天不同时间段的生理状况，根据其来安排自己的工作，可参考一下几步骤：
1、了解自己一天的精神状态；
2、分清事情主次轻重缓急；
3、在合适的时间做合适的工作；
4、综合提高工作效率，不再加班；
5、保持好的精神状态，轻松完成工作。
根据生理状况调整自己的工作，不再焦头烂额地“赶工”
按照生理节奏变动规律曲线来安排自己的工作，其目的就是为了能够更好更合理更迅速地进行工作，减少一些毫无意义的时间上的浪费，真正做到把工作重心放到重要而紧急的事情上，减少干扰我们进行工作的无意义的事情和干扰，轻轻松松完成一天的工作量和任务。那么，了解了自己的生理节奏变动规律曲线，也能够按照此规律进行工作安排，我们还需要注意什么事项呢？
1、连续2~4星期记录自己的生理变化和时间利用情况，将效果汇总，按照“极佳”“佳”“普通”“差”“极差”分成5个层次，画在一张图上，可确切得出自己一天的时间效率曲线图。
2、做一些专门的分析，看看在某个工作地点的时间利用效率更高，在某个时间段内做某种工作更加容易提高效率。
3、根据黄金时间表和所做出的分析，着手调整自己的时间安排计划。
4、在每周进行一次自省和时间管理分析，查漏补缺。
每一分钟都高效，时刻保持清爽的工作状态
凡在事业上有所成就的人，都有一个成功的诀窍：变“闲暇”为“不闲”，也就是不偷清闲，不贪逸趣。实际上，有我们的生活和工作中，有不少时间是零碎的，还有一些时间是用来等待的，浪费的时间可以用数以万计来说明是并不过分的。当我们能够按照自己的生理节奏变动规律曲线来安排工作的时候，这些所谓的“闲谈”来访以及电话时间，便可以在工作到疲惫，进行休息的时候来做，这样，便可以大大提高自己的工作效率，保证工作中的每一分钟都高效，每一分钟的工作状态都是清爽而轻松。
总是做些毫无意义的事情吗？
放下与工作无关的活动和信息
通讯工具的发达、海量信息的传播、组织机构的膨胀与任务诉求的多元化，令我们的工作越发繁重。特别是近几年来，办公室白领越来越面临着永远无法完成的任务、永远不能集中的精力和永远落后于理想预期的绩效。
每天早上来到办公室之后，大堆的文件、邮箱里满满的邮件、响个不停的工作电话、来自领导的指示、各种会议……是不是都让你无暇分身，甚至搞不清眼下首先要处理的事情是哪些？而哪些又是可以往后拖延几天的？等你完成这些工作之后，一天的工作也接近尾声，急需解决的事情、所想要的工作效果，理所当然地没能按时达成。
拿王波举例，我们是否要认真考虑一下，你所做的这些事情真的都是与工作息息相关，非做不可的，而不是毫无意义的吗？
王波进入公司已经差不多有8个月时间了，每天早上到公司之后，先是从杂乱无章的办桌上找出自己昨天已经完成的文件和档案，以及今天需要做的东西，整理完办公桌的时候，已经过去40分钟了。然后，公司的电话开始响个不停，王波又开始忙于接电话，详细记录每个来访者的咨询；同时，领导办公室也传来一系列的事情：复印文件、换水、通知会议等等。等王波将这些事情一一完成的时候，已经过了午饭时间。打个盹儿后，下午得工作又纷至沓来。他打开电脑，查询公司的邮件，等到邮件终于慢慢变少（可总是处理不完），差不多又快到下班时间了。结果，一天下来，该完成的事情还是没有完成，所以，又得晚上加班......而与之同一个办公室的孙姐，不仅不需要加班，事情也完成的井井有条，每天都神清气爽。王波无奈之下，去向孙姐请教，该如何处理这一大堆无关紧要的杂事琐事。
孙姐告诉他一个重要的办公室工作原则：学会请托，放下与工作无关的活动和信息。比如每天下班前都要把自己桌子上的文件整理清晰，已经完成的，急需完成的，不是很紧急的，可以拖上一拖的，这样，早上来到办公室的时候，需要做的事情就一目了然，既节省了时间又避免事情出现纰漏；再如给领导办公室换水，完全可以请后勤科的人员来做.......这样，属于自己的时间就多了，工作也做的得心应手，效率大大提高，自然不需要没日没夜的加班。
王波恍然大悟，按照孙姐的方法来进行工作，果然效率快多了。工作也做得更加出色，心情也好了起来，整个人都似焕然一新。
在日常的工作中，总有些时候仿佛无头苍蝇一般，对着满桌的文件和繁杂的工作任务不知所措，从而使得不少工作时间浪费在不必要的事情上，大大降低了工作效率。这就要求我们，每天在进行工作之前，先要搞清楚哪些才是必须要做的事情，而哪些则是毫无意义的事情。这样，才能提高工作效率，使得日常的工作更加轻松。
为什么总是做些毫无意义的事情？
在职场工作中，我们通常在时间控制中容易陷入下面的陷井：
1、习惯拖延时间。当个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度时，对于具体的工作，尤其是自己不擅长的事情，就会习惯性地将之往后拖延，而不是立刻想办法去解决，这就导致了在解决这件事情之前所浪费的时间都是在做毫无意义的事情。
2、不擅处理不速之客和各种无端电话的打扰。根据一项调查，办公室里平均每11分钟就会被打断，而恢复到上一任务状态则需要长达25分钟。所以，如果不能顺利解决上述问题，将耗费我们很多宝贵的时间，理想的做法应该是，工作时不接电话、不看资料、不开邮箱、关紧门窗，这样可以少被分心和打断，将当下的节奏和感觉保持得更长。
而在实际中，要保持这种状态时不可能的，办公室的打扰无可避免，电话、来访、邮件等等，甚至有不少人对打扰提出了抱怨，同时也有无奈。
3、不擅处理各种请托。作为职员，可能很难拒绝来自上司的指令，但若这件事情不在自己的职责范围之内，即使接手了请托，也不见得就能做的很好，这个时候，合理地拒绝才是明智的选择。而对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：
*担心部属做错事；
*担心下属表现太好；
*担心丧失对下属的控制；
*不愿意放弃得心应手的工作；
*找不到合适的下属授权。
其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
4、泛滥的“会议病”困扰。不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！
放下与工作无关的活动和信息
针对如此纷繁复杂的做无用功的事情，究竟怎样做才是我们的可取之道呢？我们的策略是将被打扰的时间缩短，放下与工作无关的活动和信息，将其负面影响减至最少。
1、将邮件处理时间定为每三小时一次，而按照轻重缓急分别处理。
2、缩短接打电话的时间。
>事先的约定与准备。
>保持简短而明确的开场白。
>控制通话时间、保持通话主题。
>过滤掉无关紧要的电话。
3、合理接受请托。我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。
对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员等等。
有计划、有组织地进行工作
放下与工作无关的活动和信息，其目的只有一个，就是将时间花在真正重要的事情上，防止一些毫无意义的事情浪费工作中的部分时间，从而减少我们工作的任务量和时间，轻轻松松完成一天的工作。因此一定要懂得时间的分配，本着先重后轻、先紧后慢、先急后缓的原则，梳理清楚，有计划、有组织地进行工作。那么，该如何有组织有计划地进行工作呢？套出体现在以下几个方面：
1、将有联系的工作进行分类整理；
2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列；
3、按排列顺序进行处理；
4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间；
5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。
轻松工作，不再加班
在最新一期的《财富》杂志里读到：busyness is the great affliction of job（繁忙的工作是最大的苦恼）。其实，我们的“苦恼”有许多是因为低效工作带来的，而低效的一大原因是由于我们没有根据前面提到的工作环境的变化而调整自己的工作状态和方法，反而将时间浪费在一些跟工作关系不大或是并没有很紧急的事情上。比如，职责权限没有分清楚，重复做一项不是很重要的工作，例如不停地处理工作邮件；“事必躬亲，亲力而为”，不论什么事情，都要自己亲自去过问，查探进度；与下属、领导沟通不良，导致一件事情反反复复修改；被一些计划外的事情所打断，不能持续高效的工作。
针对这些问题，我们提出了一系列的建议，相信能够给予各位处在繁忙繁杂工作中的职员们一定的帮助。虽然起初可能没有太显著的效果，但是只要坚持下来，相信很快就能以新的方法进入工作状态，并且大大提高工作效率，从此无需再加班，轻轻松松工作，并且得到不逊于日夜加班的工作成果。得到上司的赏识也不再是遥远的梦想！
希望您能通过一点一滴的改进与积累，寻求合适的支点位置，不断地扩大组织和个人的力量，促使生活品质和工作品质的改善，相信大家都会有一个有意义、充满快乐的人生！
工作中遗漏了关键信息，总是在反复沟通？
随时反问自己重点在哪儿
我们在工作中，是否常常会遇到这样的情况：某一项工作任务，看上去似乎很简单很平凡，可是在实施的过程中，却总是三番五次的出现不同的失误，或是没能达到领导所要求的标准，然后针对这一件事情，反反复复来回修改，致使本来一天或是一周就能解决好的事情，却足足用了十来天甚至大半月。经此一事之后，领导可能对你有所偏见，而自己，也可能觉得工作中的事情似乎比自己想象的要难得多。但事实上，这件事情真的有这么难吗？还是你的沟通方式有问题呢？
又或者，在与客户的交流中，总是粗心大意，爱听不听，对于客户的要求没有特别加以留意，致使对公司反馈信息的时候并不知道顾客要求的重点在哪里，所以客户对公司的产品和服务态度大有意见，不仅没有按时按质按量地完成工作交派的任务，而且大大折损了公司的名誉和效益。为了弥补损失，公司不得不派出另外的人员陪同你来将这件事情善后，这不仅浪费了自己的时间，同时也浪费了别人的宝贵时间。
你可能会觉得，这些事情冤枉了自己，因为在这一天的时间中，你也是在勤勤恳恳地努力工作着，至于出现这样那样的失误，因为自己是新手，因为工作量太大，自己急于完成，所以总是不可避免的。但是，你若在工作的一开始，便将任务的要求与处理方式以及所需要达到的效果都搞清楚；在拜访客户的时候，然真倾听客户的要求，对产品性能、价格以及服务方面的期望，然后努力去达到，就不会出现这样尴尬的事情了吧？
拿张三举例，你真的知道自己工作的重点在哪里，没有遗漏关键信息吗？
