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第18章 管理之道(1)

2009年伊始,尽管经济大环境还是很惨淡,Eva的小圈子却显得万事如意,升职加薪这类好事接二连三地降临到他们头上,连Emily也开始参与单位比较重要的项目了。Eva觉得人生是美好的,前途是光明的,职场的水游泳也是舒服的。不过,尽管她的2009开始很顺利,她还是发现,公司有些东西在变化,一种微妙的气氛在他们中间弥漫,小道消息到处乱飞,像Eva这种对谣言不太感冒的人,都发现这次的氛围不一般。据前台莉莉探听到的,谣言主要集中在以下几个方面:

传说,因为去年的业绩不太理想,集团要对公司的领导层进行调整。

传说,总裁一派占了上风,主管业务的公司副总李总这次可能保不住了。

传说,因为李总受到打压,六部的钟总的位置也岌岌可危了,虎视眈眈很久的郭副总重要要全力反扑了。

传说,行业另一家大的公司对李总伸出了橄榄枝,李总一过去就是执行总裁。

传说,六部的钟总,二部刘总,三部的陈副总这些李总一手带出来的人,这次都要跟着他一起走。

几乎每个人都神色紧张,都希望从其他人身上探听点什么出来,然而,并没有更多的消息露出来,只是原来那些谣言的重复和夸张版本而已。行政办因为和高层接触比较多,成了打探消息的香饽饽,陈菲对此烦不胜烦。

这天中午,Eva和陈菲约了一起吃饭,Eva先到达餐厅,过了一会才见到陈菲满脸不郁的样子走过来。点完餐,Eva关切地问:“怎么?出什么事啦?”

“哼,不是你也想打听什么吧?我告诉你,我什么都不知道,别再问我了!”陈菲推开面前的茶杯,烦躁地说。

“打听什么呀?陈菲,是不是遇到什么不高兴的事了?”

“哼,还不是那些三姑六婆们拉着我问东问西。老总们的事我哪里知道?烦死人了!”

“那就别说这个了,我们还不如讨论下什么时候去吃那条小巷子里的甜品,我可是垂涎很久了。”Eva夸张地装出很馋的样子说。

“你呀!”陈菲白了她一点,“不知道你是少根筋还是怎么的,怎么好像一点都不关心事态的发展!”

“你这人,我打听吧,你说我多事;不打听吧,又说我少根筋。说嘛,有啥劲爆的消息说出来也给小民们了解了解。”Eva嬉皮笑脸地说。

不是Eva不关心事态的发展,其实她也想了解发生了什么事情,她是有切身的感受的,她发现,最近审批的速度明显地慢了下来,领导们总是匆匆地来,匆匆地走,高级经理们也面色沉重,不再像以前一样有耐心来管Eva这些新丁了。但是Eva觉得,HC作为这样一个大公司,不会一直乱下去,总会有稳定下来的一天,她觉得这一天不会远。在这种非常的时候,与其做一个上串下跳地打探消息的人,还不如踏踏实实地继续做好自己的事。因此她该联系的业务还是联系,该向谁汇报就向谁汇报。在工作上她甚至更为细致。她认为,在混乱的时期,在原地不动会是最好的选择。这一点林华和她一致。

“Eva,最近公司有一些流言。不过这些都不关你的事,你好好做好自己的事就行了。”有一次,朱琳严肃地和她说,她深以为然。

“你和行政办的陈菲很熟,她有没有向你透露什么内幕消息啊?”有人试探着问Eva,Eva无辜地甜甜地笑着说:“没有啊,我们在一起从不谈公事。一来二去,也就没人来问Eva了,她也乐得清闲。

“这个反正顺便,我正要去办公室,帮你送过去吧。”她对无心做事的同事说。

“我去给大家买奶茶。”办公室八卦得正酣的时候,Eva找了借口悄悄退场。

“客户要看投放利率分析,没办法,等下再和你聊哦。”她笑着对一个明显想要对她八卦的同事说。

Eva的借口哲学在这里充分发挥了作用,她努力地制止自己卷入到流言的漩涡。而她也成功了。

三月份,一切终于尘埃落定,李总、钟总、二部的刘总、三部的陈副总以及一些高级经理等十多个中坚力量呼啦啦地离开了公司,小马哥居然也跟着走了,公司元气大伤,很多职位一下子空了出来。结构有待遇重组,业务需要重振,一切百废待兴。

不久命令就下来了,郭副总真的成了六部的郭总,朱琳升了高级经理,代理六部的副总职务,公司又新进了一批人,有的是刚从银行出来的踌躇满志的精英。

在风暴中各人的表现其实都有人看在眼里,踏实做事的Eva、林华受到了表扬,一些重要点的业务也开始由他们负责了。非常时期,新人提前有了机会,这倒是Eva没有想到的。无论如何,Eva的职场生涯掀开了新的一页。

一、NO,NO,NO

时间是世界上最短缺的资源,除非善加管理,否则一事无成。

——彼得·杜拉克

生活是这样,有时候你拼命去追求的东西始终无法得到,而你对此并无期望的,却在不经意间降临,戏剧的情节反复上演,你才发现,原来平静坦然地面对会更好。

就像一座城市的倾覆成全了白流苏一样,Eva没有想到,公司的重新洗牌使她成了受益的群体。她只是为钟总和小马哥的离去小小地惋惜了下,特别是小马哥,那个笑起来阳光灿烂的男人,教会了她很多东西。她不想去评判谁是谁非,这原是分不清楚的,“出来混,迟早要还的。”短兵相接后,有人胜,有人败,有人走,有人留,如此而已。争得再高职位,也不过是在一个小小的公司而已,心心念念盯着眼前的东西,格局始终不会大。Eva的这种思想与她踏实做事、偶尔耍点小诡计的作风奇异又和谐地存在着,也是啧啧怪事。

在Eva看来,郭副总和朱琳无疑都是聪明人,在他们的身上,Eva没有嗅出一点得意的味道,他们非常低调地处理了升职事件,在会议上,仅仅有条地布置了接下来的任务:首先稳定人心,和各个客户进行联系沟通;与各个办事处的人进行接洽。其次将业务尽快地做上去,各业务经理要求将之前的业务进行总结,搞清每个项目的进度;将拖下来的项目加快进度,并发掘其他的可行的项目;各办事处也同样要求做以上工作。

Eva手里的事情多了起来,她接手了原来小马哥一个项目,并忙于回访客户,督促客户按时将租金打过来,与此同时,她出差的几率也高了起来。她已经不再被视为新人,而作为一名可以奔驰沙场的战将在用了。虽说逼上梁山人总是会不自觉地发掘出最大的潜力,Eva还是觉得很吃力,事情多,她又是边学边做,时间很快不够用起来,脑子里也塞满了关于工作的事情。阿木的工作是要经常加班,现在Eva的工作也这样起来,两人见面的时间不觉少了很多。Eva曾期望的是一份不需要加那么多班的工作,现在看来,Eva的期望是落空了,至少在现阶段是不行了。

Eva倒也没有多少抱怨,不管怎么说,这都是一个难得的锻炼机会,因此,她尽心做每一件事情,务求每件事都尽善尽美。Eva的完美主义小宇宙爆发了,连和阿木见面的时候聊的都是工作,让阿木也跟着头痛起来。

“丫头,你要把工作和生活分开来,别混在一起了。”阿木很认真地多次跟她说。阿木是那种工作的时候就全心投入工作,而一旦休息,却不会让工作来打扰的人。

Eva很以为然,工作似乎成了她现在的全部,工作影响了她的生活,她也很不喜欢。怎么改善这种情况呢?Eva想起了培训时讲的一个概念:时间管理和Sayno。

说实话,时间管理这个概念对Eva并不陌生,在日常工作中,她也有注意,比如说,将一天的工作列出来,分出轻重缓急,哪项工作先做,哪项工作后做,哪项工作可以暂时丢下不管,Eva心里还是有一本帐的。但是为什么时间总是不够用呢?郭总、朱琳以及程华他们手里的事情只会多,不会少,看上去好像也比她要轻松。就连林华,也没有她的手忙脚乱,这也不仅仅能从经验丰富与否方面来找原因可以的。

Eva决定先做个测试,测测自己目前时间管理的能力:

请回答以下问题,并为自己统分,从不:0分;有时:1分;经常:2分;总是:3分,请根据你的实际情况作答:

1、在每个工作日之前,我都能为计划中的工作做些准备。

2、我充分放权,只要能交给下属(别人)做的,我都会交下去;

3、每份文件我都会尽量一次性处理完;

4、干扰电话、不速之客以及突然的约会都是我尽量回避的对象;

5、在规定工作任务和目标的时候,我尽量使用书面的工作进度表;

6、每天在工作开始前,我会列一个应办事项的清单,并按工作的轻重缓急来排序,依次处理;

7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的事务;

8、为了应对突发事件,我会将我的日程表留有余地;

9、当我有更重大的事情要处理的时候,我会sayno,不会让别人来占用我的时间。

答案分析:

0-12分你缺少自己的时间规划,老是让别人牵着你的鼻子走。

13-17分你有一定的时间规划,但是不能持之以恒。

18-22分:你有着良好的时间管理状况。

23-27分:你是时间管理的典范,值得所有人学习。

Eva测试的分数是14分,有一定的时间规划,但不能持之以恒。那么时间主要浪费在哪些方面呢,根据以上的选项,我们可以总结出时间浪费的主要地方:

1、做事缺乏明确的目标;

2、对细节过于注重;

3、做事作风太拖拉;

4、不会拒绝别人的请求;

5、把简单的事情复杂化,缺乏条理;

6、对重点把握不准,缺乏优先顺序;

7、虎头蛇尾;

8、不懂得授权,事必躬亲;

9、思考消极。

Eva发现,她最大的问题是对细节过于注重,不太会把握住重点,另外,凡事都要自己去做,不放心交给别人,也是很大的一个问题,再加上容易受他人的干扰,一件事情,本来预计只要一个小时的,总要花上两个小时甚至更多才能完成。另外,Eva也发现,自己有时有点像掰玉米的猴子,处理下这个事情,又想到那个事情更重要,又跑去处理另外一个。这些都是导致自己效率不高的原因。

那么,要怎么才能提高效率呢?Eva发现,有一个关键词,就是学会说不。提高专注力,对不重要的事情说不,对干扰因素说不,在一件事情没处理完的时候,对另外一件事说不。

Eva已经会将她一天当中最重要的事情列出来,并分出轻重缓急来,但是她的分类是很粗放,对其分类的次序并有没有特定的标准。其实,时间管理的方法有很多,Eva仔细研究了,比较有用的是其中的两种,第一种是6点优先工作制。

这种方法是效率大师艾维利提出来的,当时美国一家濒临破产的钢铁公司向他咨询,如何才能提高效率,使企业从破产的边缘拉出来,这种方法不仅使他获得了2·5万美元的咨询费,而且使该钢铁公司一跃成为全美最大的私营钢铁企业。

这种方法按照事情的重要性排序,并对其进行标序,从“1”到“6”标出最重要的六件事情,先全力以赴做好标号为“1”的事情,等完全做好后,再全力以赴做第二件事情,依此类推,直到做完所有的事情。

艾维利认为,人一天能够全力以赴地做好六件事情,那他的效率就很高了。

这种方法对Eva比较有用,因为有时她在做一件事情的时候,总会想到还有另外一件事情没有做,好像也很急,于是会丢下手头的事情去处理另外一件事。等到想要再去处理之前的那件事时,又需要花一些时间来熟悉情况、整理思路、熟悉状况,导致效率非常之低,而Eva也觉得很疲惫。

还有一种方法就是帕累托原则,这是由意大利经济学家帕累托提出的,他认为,80%的业绩是由20%的客户带来的,创造了80%的利润。世界上20%的人掌握了80%的财富,而其他80%的人的财富总和只占总财富的20%。因此,帕累托认为,人应该将注意力集中在20%的关键事情上。我们在区分事情的重要性时,可以进行如下分类:

A、重要且紧急(如救火、抢险等),这类事情必须立刻做。

B、重要且不紧急(如做计划、与人沟通、体检、学习等),在没有前一类事的情况下,这类事情也不能拖延,必须马上去做。

C、紧急但不重要(比如有人打电话邀你出去吃饭,开心农场的菜熟了),这类事情应在考虑了重要事情之后再来考虑。紧急的事情不一定重要,拖一拖甚至不做,对大局都没有影响。

D、既不紧急也不重要(比如要上网和人聊天,听听音乐,看场电影等),这类事情放在闲暇的时候就好。

Eva觉得,可以将这两类的分类方法结合起来,先用帕累托原则分出事情的轻重缓急,再用六点优先原则标出序号。

分出轻重缓急之后,Eva发现,能否贯彻到底,是比分类更为重要的事情。比如说,Eva正在做第一号重要的事情的时候,很可能郭总或者朱琳或者其他同事过来催她坐第四重要的事;又或者有电话进来,让她去做一件其他的事情,这个时候Eva经常会不假思索地放下自己手中的事情去处理别人交代的事情。另外,Eva是慢热型、发散型思维的人,她在做一件事情的时候,可能会要比别人更多的时间才能进入状况,漫无目的地游逛一会后,她的思维才会慢慢集中起来,这样做固然可以让思路打得更开,却也非常浪费时间;另外,Eva逛着逛着,容易被其他的事情吸引住注意力,比如在查资料的时候,想到自己农场的菜快熟了,一逛就逛到开心农场去了,有时还差十几二十分钟的样子,Eva往往会产生等待的心理(尽管看上去摘摘菜很快,可是实际上Eva发现,她在上面耗费的时间并不短。开心农场成了她工作时间的隐形杀手),此外,买卖奴隶、停车等等小游戏,无形中都谋杀了Eva的时间。

Eva曾看过这样一句话,执行力比方案更重要,与一流的方案、三流的执行力相比,宁可要一流的执行力、三流的方案。计划得再好,都不如能够坚持到底。怎么提高时间的利用率,不拖沓呢?Eva借鉴他人的方法,总结出了以下几条:

1、喜欢你的工作

我们在去玩游戏、看电影的时候,总是开开心心地做,一点也不会拖延。为什么工作起来却一再拖延呢?因为,我们一般在做某件事之前,总是抱着一定要完成某事的想法去做的。当你告诉你必须去做的时候,你其实是在暗示自己是被迫的、勉强的,因此越到临近的时候,就越有不愉快的感觉。

换个角度去看,我们应该尽量从工作中发掘乐趣,我们也有选择工作从什么时候开始的权利,我们是否工作都取决于我们自己,这样的思路告诉自己,我们工作起来就愉快多了,拖延也减少了。

2、专注眼前,大任务里设定小目标

有时,我们面临的往往是一件非常复杂、耗日持久的任务。这样的任务摆在眼前,步骤并不能一下子就清晰,也不知道哪天才能完成它。大多的时候我们都缺少成竹在胸的感觉,这往往让我们很沮丧。而理性又在告诉我们:我必须完成它,这种感觉非常不愉快。心理学证明,对于不愉快、没有把握的事情,人们往往会选择逃避、拖延。

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