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第20章 职场口才(2)

尽管我们个人在能力和成就上有所差异,但人格是平等的,虽然对上司必须保有敬意,但这并不表示和上司说话时要态度卑微、千方百计讨好他。一般而言,许多上司并不喜欢职员太过谦卑,反而希望自己的职员能自信地表达自己的想法及见解。

向上司提出建议或构想时,可以引述一些成功的先例,或是一些哲理,让上司在无意之中采纳你的意见。

另外,与上司谈话时的态度不要太过严肃,不妨以较轻松自然的口吻和对方讨论,并向上司请教自己的提议是否有需要改进的地方。

11.要了解上司的脾气

有些上司喜欢你有事随时和他商量,有的上司则要你先打电话预约或是先用文书说明。如果你有事要和上司讨论,应该先明白自己要讨论的主题是什么,立场是什么,时间最好是选择上司较有空闲、心情较佳的时机,你的意见也较容易被接受。

怎样拒绝上司的要求

在职场中,我们也时常碰到一些上司的要求。当你力不能及而不得不表示拒绝时,千万不要马上表示不可接受。而应先谢谢他对你的信任和看重,并表示很乐意为他效劳,再含蓄地说明自己爱莫能助的困难。这样,彼此都可以接受,不至于把事情弄得很不愉快。

你也不可一味地拒绝。尽管你拒绝的理由冠冕堂皇,但是上司也许仍坚持非你不行。这时,你便不能一味地拒绝,否则,上司可能会以为你只是在推托,从而怀疑你的工作干劲儿和工作能力,以致失去对你的信任,在以后的工作中,有意无意地使你与机会失之交臂。那么,如何才能两全其美呢?

提出合理的接替方法。对上司所交代的事,你不能接受又无法拒绝,这时,你可得仔细考虑,千万不可怒气冲天、拂袖而去。你可以与上司共商对策,或者说:“既然这样,那么过一天,等我手头的工作告一段落,就开始做,你看怎么样?”你也可以在向上司表示自己一定会去给他出点子的同时提建议推荐一位能力相当的人。这样,你一定能进一步赢得上司的理解和信任,也会为你以后的工作、生活铺开一条平坦的大道,因为上司也是和你一样普普通通、有血有肉、有感情的人。

三国时期的华歆在孙权手下时,名声很大,曹操知道后,便请皇帝下诏召华歆进京。华歆起程的时候,亲朋好友千余人前来相送,赠送了他几百斤黄金和礼物。华歆不想接受这些礼物,但他想,如果当面谢绝肯定会使朋友们扫兴,伤害朋友之间的感情。于是他便暂时来者不拒,将礼物统统收下来,并在所收的礼物上偷偷记下送礼人的名字,以备原物奉还。

华歆设宴款待众多朋友,酒宴即将结束的时候,华歆站起来对朋友们说:“我本来不想拒绝各位的好意,却没想到收到这么多的礼物。但是,匹夫无罪,怀璧其罪。我单车远行,有这么多贵重之物在身,诸位想想我是否有点太危险了呢?”

朋友们听出了华歆的意思,知道他不想收受礼物,又不好明说,使大家都没面子,他们内心里对华歆产生了敬意,便各自取回了自己的东西。

假使华歆当面谢绝朋友们的馈赠,试想千余人,不知道要推却到什么时候,也不知要费多少口舌,搞得大家都很扫兴,使大家都非常尴尬。而华歆却只说了几句话便推却了众人的礼物,又没有伤害大家的感情,还赢得了众人的叹服,真可谓一箭双雕。

华歆为什么能够成功地谢绝馈赠呢?

这主要是因为华歆注意保全朋友们的面子,他在拒绝朋友时,没有坦言相告,而是找了一个危害自身安全的理由,虽然朋友们也知道他是在故意推辞,但不会以此为意,因为华歆委婉的拒绝并没有让他们丢面子,也没有令他们跌身份。

找一个适当的借口拒绝对方。拒绝的理由一定要充足。正如上例,首先设身处地,表明自己对这项工作的重视,希望自己能接受的心情;然后表明自己的遗憾,具体说明自己为什么不能接受。如说:“我有件紧急工作必须在这两天赶出来。”充足的理由、诚恳的态度一定能取得上司的理解。

选择恰当的离职原因

当你去面试的时候,往往会被问到你离开原单位的原因。对这个看似简单的问题,回答时切不可掉以轻心。因为面试考官能从中获得很多有关你的信息,关系到你是否会被录用。

下面一些原因要慎之又慎,否则,很有可能使你的面试陷入僵局。

1.关于人际关系复杂

现代企业讲求团队精神,所有成员都要求具有与别人合作的能力。你对人际关系的胆怯和躲避,可能会被认为你心态不佳,处于忧郁、焦躁、孤独的心境之中,从而妨碍了你的就业机会。

2.分配不公平

现在企业中实行效益薪金,浮动工资制度是很普遍的。目的在于用物质刺激手段提高业绩和效益,同时,很多单位采取了员工收入保密的措施。如果你在面试时将此作为离开原单位的借口,一方面你将失去竞争优势,另一方面面试考官会认为你有爱打探别人收入乃至隐私的嫌疑。

3.关于竞争过于激烈

随着市场化程度的提高,无论企业内部还是同行业间,竞争都日趋激烈,这是无法避免的。作为现代企业的员工,你必须具备适应激烈竞争环境的能力。

选择一个合适的离职原因,有利于你赢得主考官的好感,从而避免自己与新的工作岗位擦肩而过。

4.关于上司的不好

对你的前任上司切不可妄加评论,要知道现在招聘你的考官可能就是你未来的上司,既然你可以在他面前说过去的上司不好,难保你今后不在别人面前对他说三道四。一个人要在社会中生存,就得与各种各样的人打交道,挑剔上司说明你对工作缺乏适应性。

小刘是一位很有工作经验和工作能力的女秘书。当招聘她的女经理问她:“小姐,你人这么美,学历又高,举止又优雅,难道你原来的上司不喜欢你吗?”小刘微笑着说:“也许正是因为美的缘故,我才离开原来的公司。我宁愿老板事多累下人,也不希望他们‘情多累美人’。我想在您手下工作,一定会省去许多不必要的累。”小刘并没有说“老东家”的好与不好,但一句“情多累美人”既让人同情又让人爱怜,结果小刘很顺利地走上了新岗位。

5.关于工作压力太大

在这个快节奏的现代社会,无论是在企业内部还是在同行业之间,竞争都很激烈。竞争不仅来自于社会压力,同时也要求员工处于高强度的工作状态。如果你动不动就说,在原单位工作压力太大,很难适应,很可能让现在的招聘单位对你失去信心。

汪小寒原是某经济报专刊部的记者,报社不仅要求记者一个月完成多少字的文稿,而且还要负责拉广告。中文系毕业的他对家电、电脑的市场行情一窍不通,要写这方面的文章,感到压力太大,于是他到商报应聘新闻记者。负责招聘的考官问他:“你是否觉得在经济报的工作压力太大?”汪小寒说:“作为年轻人,工作压力大点没关系,最重要的是希望找到能发挥自己专长的工作岗位。”结果汪小寒如愿以偿地进了商报社,文章也频频得奖,很快当上了新闻部主任。

6.关于收入太低

如果你直截了当地说出这句话,面试考官一定认为你是单纯地为了收入,而且太计较个人得失,并且会在心里说:“如果有更高收入的工作,你肯定会毫不犹豫地跳槽而去的。”这种理念一旦形成,考官就可能对你不理不睬。

李晓敏原在一家效益较差的企业做文案工作,到现在的单位应聘时,考官便问他:“你是不是觉得原来收入太少,才跳槽过来的?”李晓敏说:“在原单位我的工资还算高的,关键我学的是财会专业,又有会计师职称,来应聘会计职位是最适合不过的了。”

在回答这类问题的时候,求职者既要表明对原单位的薪金不满,又要表明这并不是你离开原单位的主要原因。这样既有利于你在新单位获得更高的薪金,又让面试考官觉得你并非只是因为薪金问题才离职的。

向老板提要求

向老板提要求一般都要做到以下几点:

1.一定要有十足的把握

如果你准备换个部门工作的话,在新的工作岗位,你会比在原岗位干得更好,否则,不仅使你自己处在很不利的境地,而且还会让上司很没面子。

2.要敢于向你的上司提出要求,要敢于争取自己的利益

一般来说,除非你的工作十分出色,不然上司是不会主动褒奖你的。有些时候自己的利益还是要靠自己来争取。所以当涉及自己的利益时,一定要敢于争取,向上司提出你的要求。

当然每个人的表达方式都会不同,关键一点是要有技巧地表现自己。向老板提要求,一定要注意心平气和、面带微笑地陈述你的主要原因,然后再委婉地提出你的要求,尽量多用征询的话。

3.向你的上司提出要求之前必须对你的要求作好权衡

考虑一下,如果你是上司,你能否接受这样的要求。倘若你自己都觉得这样的要求不能接受的话,那最好不要向你的上司提出,否则目的达不到,还会给上司留下坏印象。

4.选准时机向上司提出要求

最好是在上司心情愉快,较为空闲的时候,这时候上司高兴,你的要求被接受的可能性较大。

巧言应对下属的借口

一位士兵不想服役,于是找了各种借口要求退役。

一次,他对军事长官说:“你看我身体瘦弱,在战场上和敌人肉搏时,肯定不是敌人的对方,所以不适宜当兵。”

军事长官说:“这没有关系,经过一段时间军训后,你的体能和技能将有很大提高。何况现在的战争是现代化战争,一般不需要肉搏。”

那位士兵马上说:“可我个子不高啊。”

军事长官笑着说:“这更好啊。个子高了,露在战壕外边的头颅很可能被敌人的流弹击中。”

士兵忙又说:“长官,我跑得不快。等到冲锋时,我老是落在别人的后面呀!”

军事长官说:“这不要紧,等你先跑到敌人眼皮底下,我们再吹冲锋号。”

那个士兵看到这些理由不奏效,急了,赶忙再次分辩:“长官,我是个色盲,颜色都辨不清,怎么能上战场呢?”

军事长官说:“小伙子,这正是你的优点啊,一旦战斗中负了伤,流了血,而你又分辨不清红绿颜色,这样就不会过分地刺激你的大脑神经。”

士兵发现还是不行,就拿出了自己的最后绝招:“长官,我是一个近视眼,您总不能让一个连靶子都瞄不准的人上战场吧?”

军事长官微微一笑:“那我就把你送到最前沿的阵地上去,你总能看见敌人了吧!”

这个士兵本想找个借口不再服役,结果反而把自己推到了阵地的最前沿,真是可悲。但也可看出,军事长官一开始就吃透了士兵的真实用心,利用语言的技巧,既暴露了对方的意图,又达到了自己的目的。如果直接批评和指责士兵,效果就远不如这样好了。

向下属下命令的语言技巧

下达命令是一种需要技巧和专长的微妙艺术。如果你想要在你所选定的领域中获得高度的成功,就必须知道如何通过你的命令指挥控制别人的行为,因为你不能一味地强迫下属去做你想让他们做的工作,你必须学会如何运用特殊的领导手段让他们心甘情愿地为你效力,使他们既尊重你又服从你。

掌握了以下几条技巧,你下达命令时便会胸有成竹,你的下属除非故意冒犯,否则找不出任何理由不贯彻执行命令。

1.命令不要太复杂,要尽量简单

在商业上,那些利润最多的公司都是在各方面力求简洁的公司,他们有简洁的策略思想,有简单的计划和执行纲领,对做决策的责任也有专门的安排,简化行政管理程序,取消繁文缛节,采用简单的直接联系。成功的商业公司各个方面都尽可能地保持着简朴的工作作风。

在军队中也使用同样的原则,简单是战争的一个准则。最好的计划应该是在制订、表达和执行上都不复杂的计划,这样的计划也更便于大家理解。一个简单的计划也会减少错误的机会,其简洁性也会加快执行的速度。

2.命令应简要中肯,只强调结果,不强调方法

为了达到这个目的,可采用任务式的命令。任务式的命令是告诉一个人你要他做什么和什么时候做,而不告诉他如何去做。“如何做”那是留给他去考虑的问题。任务式的命令为那些替你工作的人敞开了可以调动他们的想象力、主观能动性和独创性的大门。不管你的路线是什么,这种命令的方式都会把人引导到做事的最佳道路上去。如果你是在为你自己做生意,改善方式和方法就意味着增加利润。

当人们准确地知道你所需要的结果是什么的时候,当他们准确地知道他们的工作是什么的时候,你就可以分散权威和更有效地监督他们的工作。

当你发布使人容易明白的简洁而清楚的命令时,人们就会知道你想做什么,他们也就会马上开始去做。他们没有必要一次又一次地回到你那里只是为弄清楚你说的话。在多数情况下,一个人没有为你做好工作的主要原因就是他或者她没有真正弄明白你要做什么。如果你希望别人丝毫不走样地执行你的命令,那么命令的简单扼要是绝对必要的。

3.命令要重点突出,不要面面俱到

如果你把你的命令讲得过于详细和冗长,那只会制造误解和混乱。

得体地拒绝员工的要求

所有人都想顺人意、讨人爱,但在工作中难免要拒绝别人的一些要求——有的要求合情合理,有的却可能是非分要求。下面是一些管理者非坚持立场不可的例子:

1.员工要求改变上下班时间

照顾子女、交通问题以及其他事情常常给员工带来困难。能与员工配合,帮他们渡过暂时的困难当然好,但不一定总能行得通。

如果员工感到你对他的困难漠不关心,他就很有可能另谋高就。所以怎么说“不行”一定要讲究技巧。

有些时候,准许员工偶尔迟到或早一点走,不是什么大不了的问题。重要的是一定要事先征得你的同意,不然,你迟早会发现下属自行其是地确定上下班时间。

有时你准许某个员工提前下班,而有时候又不得不否决这类要求,这时一定要跟员工讲清楚原因,否则,他们会认为你办事没有原则或偏袒某些人。

具体处理时要尽可能灵活,探讨各种可能的办法,这样即便是否决他的请求,你为此所做的努力也有助于消除员工的怨恨。

2.员工要求调到另一部门

如果是一个可有可无的人请求调动,那就赶快批准,你还应该庆幸自己的运气。但要是最得力的员工请求调动,而且是在大忙时节,或在一时找不到人顶替的时候,千万不要断然拒绝,因为那样会使一个好员工消沉下去。

你应该跟他坐下来谈谈为什么要请调。你会发现促使他请调的原因可能与工作无关,可能是他与某位同事关系紧张,也可能是由于一些通过调整工作可以解决的问题,通过交谈才会发现问题在哪里。

如果谈话毫无结果,没有什么能使他改变调动的想法,你只有拒绝。但要尽可能减少给他造成的消极影响,尽量给他一线希望。比如可以说:“现在不能调,过一两个月再看看有没有机会。”

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