秦然
档案业务监督指导工作是档案事业的重要组成部分，是档案行政管理部门的重要职能之一。《档案法》规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”档案业务的监督指导是《档案法》赋予档案行政管理部门的职责和权利，也是高校档案馆履行其行政管理的主要手段。本文结合武汉大学档案业务监督指导工作的实际情况，就档案业务监督指导工作的特点、存在的困惑以及应对之策，作出了一些思考。
一、档案业务监督指导的特点
武汉大学早在2001年就实行了部门立卷制度，即严格实行文件材料形成部门立卷归档制度，全校各党政管理部门、直属单位和各学院均为立卷单位。基于全国综合性大学和四校合并的特点，武汉大学档案业务监督指导工作呈现出以下特点：
（一）指导立卷单位和人员的数目众多。武汉大学档案业务监督指导的立卷单位和人员数目众多。截止2009年底，武汉大学共有90个立卷单位，包括12个行政单位、19个党群部门、36个学院、22个直属单位和1个后勤部门，90名兼职档案员和190名立卷员。由于工作性质和内容的不同，各单位立卷员数目不等，例如学校党委办公室只设一名档案人员，学校国际交流部设1名兼职档案员和17名立卷员。
（二）指导立卷归档文件材料类型全面。根据文件材料所反映的内容和问题，指导各部门归档文件材料科学、正确地分类，是档案业务监督指导的一个重要环节。根据《高等学校档案实体分类法》的分类标准，武汉大学立卷归档的文件材料类型齐全，包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类、声像类合计12个一级类目、54个二级类目和24个三级类目。
（三）档案业务监督指导的环节繁琐。档案业务监督指导工作的环节众多、过程琐碎，档案馆监督指导人员要全程参与、监督和指导各部门文件材料立卷归档的每一个环节。据笔者统计，武汉大学档案业务监督指导工作的全部过程包括文件材料的收集和预立卷、整理、数据录入、案卷装订进盒和编写立卷说明、档案移交接收5个阶段，督促立卷人员及时收集待归档文件材料、和立卷人员一起对每份文件材料作归档和进馆鉴定、审查归档材料的齐全完整性和系统性、督促遗漏文件材料的收集等26个环节。
二、档案业务监督指导存在的困惑
（一）立卷部门对档案工作的认识不高，重视不够目前，武汉大学一些立卷部门对档案工作的认识还不高，重视程度还不够，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，使档案业务监督指导工作存在很大难度，具体表现如下：
1.对档案工作认识不高。少数单位对学校档案馆的服务利用功能认识不够，对档案实行集中统一管理的基本原则认识不足，出于工作方便或者知识产权的考虑而不愿意及时向档案馆移交档案；认为档案部门是贮存破旧资料的地方，认为没有使用价值的材料才向档案馆移交；个别单位把重要的文件材料积压多年不立卷归档，特别是合校以前的文件材料，督促收集工作的难度更大。
2.对档案工作重视不够。首先，个别单位虽然把档案工作列入分管领导职责范围，但没有把档案工作列入单位工作计划和领导议事日程，没有把文件材料的立卷归档作为一个常规性的工作来抓，没有养成平时日积月累收集整理归档文件材料的习惯，出现归档时重要的文件材料无法找到的情况，增加了督促收集工作的难度；其次，个别单位虽然把档案工作列入了单位工作计划，但没有做到日常工作与档案管理工作的“四同步”，没有制订配套的档案工作规章制度，在布置、检查、总结、验收各项工作时，没有同时布置、检查、总结、验收档案工作。例如，学校的科研管理部门还没有实行科研管理工作与科研档案管理工作的“四同步”管理制度，导致科研档案业务监督指导缺乏行之有效的制约手段，增加了督促收集科研文件材料工作的难度。
（二）档案人员队伍不稳定，结构不合理
武汉大学档案人员队伍不稳定，是档案业务监督指导存在的主要困惑之一，主要表现在以下三个方面：
1.档案人员兼职过多。基于成本效益、编制等因素，学校各立卷部门的档案人员往往是身兼数职，公务缠身。一则档案员或立卷员难以保证有足够的时间从事档案工作；二则档案业务指导工作不能正常开展。档案业务监督指导工作者在对兼职档案员或立卷员进行指导时经常出现被其临时性工作打断的现象，需要不时停下来等待立卷人员处理完当时的工作；立卷人员由于随时有工作要处理，也不能静下心来接受档案业务的指导，在一定程度上影响了档案工作和档案业务指导工作的正常开展。
2.档案人员变动频繁。学校各立卷部门档案人员普遍变动频繁，影响了档案业务指导的效果，主要表现为：一是档案人员的工作调动；二是安排接近退休人员立卷；三是安排工勤人员或勤工助学的学生立卷。一则工勤人员和勤工助学的学生不了解立卷部门整个工作的运转流程，对文件材料的收集难以把握；二则这些人员流动太快，增加了档案业务监督指导的频率，影响了立卷部门档案工作的连续性和业务指导效果。
3.档案人员素质不高。有些立卷部门在选配档案人员时出现主观随意性，没有考虑档案工作的特殊性和对工作人员的特殊要求，任用那些年龄偏大、学历较低的人员担任档案人员，有的部门甚至聘用合同工从事档案工作。这些人员素质参差不齐，对档案工作毫不了解，难以接受档案业务指导，效果也很不理想。
（三）归档鉴定不易把握，考虑内容复杂，存在主观因素归档鉴定是文件材料转化为档案的鉴定，归档鉴定工作主要解决以下问题：鉴别文件材料有无保存价值，从而确定文件材料的取舍，剔出无保存价值的文件材料，把有价值的文件材料进行归档，即确定文件材料是否归档的过程；判定归档文件材料价值的大小，据以确定保管期限的长短，对每个归档的文件材料划出保管期限。（档案鉴定标准及应注意的问题，http：//www.qgdaj.gov.cn/ltzh/200709/26.html，2007—9—22）文件材料的归档鉴定是档案业务监督指导工作中最重要和关键性的环节，此部分的工作量最大，难度也最大。主要表现在以下几点：
1.标准难以把握。文件材料的归档鉴定虽然有一定的原则和标准可循，包括思想原则和工作原则、内容标准、年龄标准、职能标准、效益标准和文件名称标准，但这些都偏重于理论分析和一般原则，在实际文件材料归档鉴定中不易把握。例如文书档案，其内容庞杂，涉及面广，价值不易确定，在鉴定时困难较大。
2.考虑内容复杂。我们在实际的归档鉴定工作中要综合考虑文件材料的各种价值，既要考虑现实价值，又要考虑长远价值；既要考虑内容标准，又要考虑文件名称标准和效益标准；既要考虑是否归档，又要考虑给其定制合适的保管期限；既要考虑文件材料的价值，又要考虑馆藏资源的优化问题。所以档案业务监督指导工作者在进行文件材料的归档鉴定时，要综合考虑各方面的内容。
3.存在主观因素。对于同一份文件材料，不同的档案工作者进行归档鉴定，可能有不同的处理结果。这与鉴定人对档案内在价值认识和理解的差异、对档案整理标准与尺度不一致、对文件材料涉及内容了解的程度、知识结构的不同、鉴定标准不同有着很大的关系，所以，文件材料的归档鉴定存在一定的主观因素。
（四）文件材料收集不够齐全，归档不够完整
文件材料归档的齐全完整与否不仅切实关系到整个档案资源的建设问题，而且关系到学校各部门和社会对档案的利用问题。目前，高校部门文件材料归档不够齐全和完整的现象依然存在，这是很多立卷部门共同存在的问题，也是档案业务监督指导工作中存在的主要困惑。武汉大学部门文件材料归档不够齐全和完整，主要表现在以下两点：
1.具体问题的文件材料收集不够齐全。一些立卷部门平时只注意对红头文件材料的收集、整理，而忽略了其相应过程材料的收集归档；只注意文书档案材料管理，而忽略了业务档案材料收集整理。例如，有的文件材料有请示，无批复，有结论、缺过程；有正文，无附件。例如，各院系归档的本科毕业生注册卡片档案材料，往往缺少中途退学、肄业、出国、转专业学生的注册卡片。
2.归档范围所列问题归档不够完整。有些立卷部门对于属于归档范围的内容和问题，归档不全，只把部分内容和问题的文件材料收集归档，而其他一些重要问题的文件材料不归档，不向档案馆移交。例如，学校关于举办大型活动的声像材料、科研项目研究实验阶段的文件材料目前还未归档。
三、对策
（一）提高重视程度，提升认识水平
各立卷单位高度重视档案工作，是做好档案工作的前提。如何提高各立卷部门对档案工作的重视程度，提升对档案重要性的认识水平？笔者认为，应该从以下两个方面来解决：
1.加强沟通和交流，提高认识。做好立卷部门档案人员立卷归档的思想工作，是档案业务监督指导工作中的一个重要内容。档案业务监督指导工作者要建立和全校各立卷部门的联系网络，加强和各立卷部门档案人员的沟通和交流，要使他们从思想上真正提高对学校档案工作重要性的认识，提高对学校档案馆服务利用功能的认识，提高对档案实行集中统一管理基本原则的认识；使各立卷部门的档案工作由被动变主动，增强档案工作的责任心，及时完整地向档案馆移交档案。
2.加强档案宣传力度，依法治档。一则档案馆要利用各种有效载体抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，扩大档案工作的影响力，使各立卷部门干部职工充分认识档案工作的重要性，落实好依法治档的工作机制，对违反《档案法》的人和事，要依照《档案法》的相关条文严格处理，以维护档案工作的严肃性；二则档案馆要主动抓好档案工作的宣传，采取展板、讲座、会议等多种形式宣传档案工作，要让全校都认识到档案工作的重要性，使他们自觉支持档案工作。
（二）强化人员队伍，健全管理机制
