刘秋华
档案信息化是20世纪80年代中后期出现的，全国各级各类档案馆（室）迅速掀起了信息化建设的热潮。2000年我国先后制定了《全国档案事业发展“十五”计划》和《全国档案信息化建设实施纲要》。相形之下，我校在档案信息化方面发展缓慢，严重阻碍信息时代我校档案事业的发展。为此，笔者就我校档案信息化建设问题谈谈自己的看法。
一、我校档案信息化建设现状
高校档案信息化建设的主要内容包括：档案目录数据库建设，传统档案的数字化，档案全文以及多媒体数据库建设，电子文件归档管理，档案在线查询中心建设。
为了满足学校与社会对档案信息的需求，我校档案馆在最近几年特别是在2004年后加快了档案信息化建设步伐。2004年底完成了合校前四校的档案电子目录信息资源的整合，实现了统一的档案软件平台管理；2005年馆内正式启动并加快了对馆藏档案目录录入工作，年底购入两台IBM服务器；2007年初修订完善了《武汉大学B/S（Browser/Server）档案管理软件》（具有电子目录的远程归档和电子原文的上传功能），同年底首次实现了全校范围各二级单位形成档案的电子目录的远程归档，使得新进馆档案可以立即实现计算机检索；2008年启动了对馆藏部分早期实体档案进行全文数字化扫描加工处理工作，实现了部分馆藏档案的全文数字化管理。经过几年的努力，我校档案信息化水平有了显著的提高。
（一）档案目录数据库的建设
档案目录数据库建设的主要任务就是采用数据库管理系统和档案管理软件将档案目录信息资源电子化，简言之就是将传统手工目录转化为机读目录，存放于后台服务器，使之成为计算机可读的档案目录信息集合，并通过相关的档案管理软件进行存取，提供档案的借阅利用。档案目录数据库建设是档案信息化建设系统中的基础工程。
近几年来档案馆采用多种途径使档案目录数据库的建设不断得到完善。档案机读目录条目较2004年（当时不足十万条）有了大幅提升，截至2009年底，我馆档案目录数据库（包括涉密档案）累计条目已达近百万条，其中机读案卷目录数达16万余条，机读文件目录数达83万余条，占馆藏档案案卷的85%以上，绝大多数的档案已经可以实现计算机检索。
（二）传统档案全文数字化建设
传统档案全文数字化建设就是利用扫描、翻拍等数字化加工处理技术将传统档案转化为可机读的电子档案，它不仅可以有效地保护原始档案，而且可以提高档案利用效率，并为将来提供网上在线浏览提供基础，是实现档案信息化的一个重要内容。
至2009年底我们已经完成对馆藏合校前老武汉大学1980年至2000年本科生成绩、以及2001年至2006年新武汉大学本科生成绩以及老湖医1946年至1954年部分成绩单的全文数字化扫描处理，涉及档案案卷累计达1840余卷，87000余件，12万5千余页；完成部分馆藏老照片和底片的数字化扫描加工处理。
（三）电子文件归档管理
随着学校办公自动化工作的不断开展与普及，每年全校各单位各部门会产生大量的电子文件。其中很多电子文件具有很高的查考价值，而且较纸质文件有着诸多的优越性，如查询利用速度快、效率高，并可实现远程共享等，保管和利用好这些电子文件将是未来档案信息化发展的必然方向。
当前由于学校多方面条件的限制，如学校统一的办公自动化系统尚未正式投入运行、各部门各单位对电子文件的管理认识不到位、重视不够等，电子文件的归档管理工作在我校尚未正式全面启动，仅于2008年正式启动了各院系各类毕业生合影的电子原文的上传归档工作。
（四）档案在线查询中心的建设
档案在线查询中心的建设是档案信息化建设中非常重要的一项内容，直接反映了档案信息化发展的水平和程度，因此也成为检验档案信息化建设发展成果的重要标志，并直接体现在档案馆门户网站可供用户在线查询的档案的范围与质量。
目前我们可提供的在线服务包括：1.已录入馆藏档案的目录在线查询；2.武汉大学制发文文件目录的在线查询，涵盖2000年至2008年学校形成的制发文文件目录。由于全文部分尚未进行数字化处理，目前还不能提供全文在线浏览和下载。
值得一提的是尽管近些年来我校档案信息化建设工作取得了一些成绩，在湖北地区尚处于领先位置，但较其他地区部分高校特别是华东地区部分高校如上海交通大学、南京大学等仍有一定差距。以上海交通大学为例，他们已经完成了全部馆藏档案的目录与全文数字化工作，建立了数字化档案馆，电子文件归档管理通过几年的摸索也卓有成效。未来我校档案信息化工作依然任重道远。
二、我校档案信息化建设中存在的主要问题
（一）资金投入严重不足
信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础。要解决信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储问题，需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁带机、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备、模数化终端组合电器等，这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投入。
学校每年划给档案馆的行政事业费是我馆目前主要的经费来源，支撑日常的办公经费已十分紧张，根本无法满足购置大量信息基础设备的需要。资金不足已经成为制约档案信息化建设工作发展的突出问题。
（二）认识不到位，思想观念落后
部分单位档案分管领导和兼职档案员、立卷员对档案信息化建设工作的重视程度不够，没有正确认识档案信息化与本部门、本单位日常工作之间的联系，认为档案信息化是档案馆一家之事，每年只需按部就班做好纸质文件材料的归档工作就可以了。具体表现在对本单位形成的电子档案监管不力，导致疏于管理、电子档案流失严重等诸多不良后果，直接影响到学校档案信息化建设进程。
另外档案馆内部分人员对档案信息化建设工作的认识也存在误区，不能充分认识到此项工作的重要意义和作用，满足于现状，缺乏挑战精神。
（三）电子信息资源开发利用率低
至2009年年底我馆馆藏档案已达十八万余卷，而数字化加工处理的档案仅为上文提到1840余卷，仅占全部馆藏档案的不足百分之一。对比已经实现数字化的档案馆上海交通大学、南京大学我们的差距可见一斑。
（四）档案人员素质无法完全适应信息技术的发展需要部分档案人员素质无法完全适应信息技术的发展。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新型载体形式的档案资源将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现，这些变化正深刻影响着档案工作人员队伍结构及档案人员知识结构，对档案人员素质提出了更高的要求。
（五）档案信息化标准建设滞后，电子文件归档难档案信息化工作的基本任务是实现档案数字化信息的完整生成、便捷传递、永久保存、利用共享及其全过程安全管理。与传统档案管理相比，档案信息化建设的显著特点是具有极强的相关性，如档案信息的传输、流转、共享必然涉及诸多相关主体及其相互间的关联；电子文件归档管理更使档案管理系统与办公系统、各种计算机辅助设计系统等的关联度明显提高。因此，档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言，更加需要标准化和规范化。但从现状看，我国档案信息化工作中的标准化建设严重滞后于实践发展，即便已出台的相关标准其内容也缺乏系统性、配套性，对当前档案信息化工作的实际需要无异于杯水车薪。
三、应对策略
（一）加大对档案信息化的资金投入，优化信息设施配置根据中华人民共和国教育部、国家档案局27号令第五章第三十八条“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”的文件精神，学校每年应当设立档案信息化专项经费，为我校档案信息化建设发展提供资金保障。
