任何一次谈判取得结果后，都要举行公开、正式的签字仪式，签字是一种双方相互的承诺，意味着双方最终所达成的意向正式生效，双方各自的利益、权利以及责任得到了保证。在这种庄严的场合，当然更不能在礼节上有所怠慢。
一个中国玩具厂有与英国的一家大型超市达成供贷协议，但在举行签字仪式的时候，中方人员请对方坐在左边，于是英方拒绝签字，愤愤地离开了这家玩具厂。就因为没有重视签字时双方座次安排的礼仪，这家玩具厂让连续几天的谈判成果付之东流，让签字仪式变成了“散伙仪式”。
依照国际惯例，在举行涉外签字仪式的时候，签字的各方要依礼面门而坐，主方在左，客方在右。
精心筹备，安排座次别出错
签字仪式之前，我们必须慎重确定签字人和陪同人员，签字人的身份必须符合所签文件的性质，另一方面，双方的签字人身份应该相当。如果签字仪式意义重大，还要酌情邀请比签字人级别更高的人员参加，以示隆重。
无论是在专用的签字厅，还是在会议厅、会客室进行签字，我们都要精心予以布置，要尽力使签字场地整洁、庄重、肃静。签字厅的标准布置是在室内的地板上铺满地毯，只陈列签字专用的桌椅。标准的签字用桌是长桌，桌面上覆盖深绿色的台呢。
将签字桌横放在室内，桌上应该放置席位卡、鲜花、话筒、会标，以及必需的签字笔、吸墨器等工具，待签的合同、协议书等文本，事先要细心校订，保证无误后再仔细印刷、装订、盖章。每一个环节都涉及到签字的效果和结果。如果是涉外签字仪式，无论是公务性还是商务性，或者是公益性，都要在签字桌上摆放签字各方所在国家的国旗，双方的国旗均插在各自坐椅的正前方，主方居左，客方居右。有些国家会为双方分别设一张签字桌，并分别摆放本国国旗。也有的国家会设一张桌，双方对面而坐，但将双方国旗悬挂在桌后。这并非失礼，我们对此要愉快地接受。
座次的安排是由主方人员来确定的，在签字仪式上，座次问题关乎尊卑礼仪，我们一定要格外重视，避免出错。
在签字仪式上，座次安排一般有三种方式。
举行双边签字仪式，类似与谈判，我们可以用并列式或相对式的方法排座次。并列式排座次时，请双方全体人员并排站在签字桌后，双方签字者面门而坐，位置居中，主方在左，客方在右。在一些涉外签字仪式上，我们可以采用相对式。它与并列式安排的区别是：请双方陪同人员位于双方签字人的对面。
国内一个颇有名气的游戏网站与某品牌电脑合作，谈判成功后，决定以新闻发布会的形式举行签字仪式。签字仪式是在一个星级宾馆的商务专用大厅里举行的，到会的除了双方的签字人员，还有网站、报纸、杂志、电视等媒体记者，大家都全副武装地盛装待命。签字桌横放在大厅，双方签字人面对着大厅正门，神情沉稳安详。左边是主方游戏网站的代表，右边是客方某品牌电脑的代表，双方代表的身后，各有两排各自的随行人员，依职务、身份而站，整个阵势看起来庄严而华贵。大厅里面对签字桌的空地上，放了几十张椅子，坐着参加新闻发布会的记者和摄像人员。因为经过精心策划和大力宣传，这次新闻发布会式的签字仪式取得了特别成功的效果，游戏网站和某品牌电脑都赢得了可观的利润。
举行双边签字仪式时，站在双方签字人身后的参加人员，要按照“中央高于两侧”、“前排高于后排”的规则站立，即将中间和前排的位置留给身份较高的人。
举行多边签字仪式时，参加仪式的所有人员都要背对正门、面对签字席就坐。签字时，各方人员按事先排好的顺序依次去签字席签字，完毕后回到原座。签字时，双方的助签人员要分别站立于各方签字人的外侧，随时准备提供帮助，比如为签字人翻揭待签的文件，为签字人指明应在何处签字。其他的各方陪同人员，应分别以一定次序站在本方签字人的身后。
遵循程序，认真签署别大意
举行签字仪式，我们要严格按照程序来进行，任何一点差错都可能导致对方对我们实力和诚意的怀疑。整个签字仪式的时间，30分钟左右即可。
首先是宣布开始。请参加仪式的各方人员按次序依次进入签字厅，并在既定的位置上落座。此时，我们要保持得体的仪表和沉稳的态度。
接下来是签署文件。一般来说，任何一方签字人签字时，都要先签署需要要由己方保存的文本，使己方签字人的名字位列首位。而后再交由其他参与签字的代表签署。这被称为“轮换制”。目的是为了保证公平平等，让每一位参加签字仪式的签字人，均有机会在文本上的签名排序上位居首位。
一位热心公益事业的演员发起一场义演捐助山区失学儿童的活动，她代表自己所在的演艺公司，协同其他几个演艺公司与某慈善协会签署活动公约的时候，犯了低级错误。女演员签完自己保存的那份文件后，习惯性地坐在唯一的签字席上不动了，似乎在等待影迷送签名本上来。当她正准备继续索要另外的文本时，其他代表制止了她。女演员这才意识到自己的失礼，赶忙走下签字席。她虽然大力澄清，说自己只是怜惜山区儿童，想得太过投入，一时忘情。关于她“不懂规矩”、“连签字仪式上也不忘耍大牌”的负面消息却在娱乐圈内不胫而走，她出于慈善目的的倡议也被渲染地带上了极其强烈的功利色彩，不禁叫苦不迭。
参加签字仪式，每一步都不能出错，走神失态是万万不可的。
再一个环节是交换文本。签字完毕后，所有的签字人要热情地相互握手，相互表示祝贺，交换签字时所用的签字笔，表达纪念之意。此时，全体参加签字仪式的人员应热烈鼓掌，庆祝签字仪式的圆满结束。
最后的程序是饮酒庆贺。这是国际通行的十分具有礼仪美感的重要环节。各方签字人交换文本后，当场饮一杯香槟酒，然后与其他签字人，以及参与签字仪式的陪同人员逐一干杯。随后双方参加签字仪式的人员通常会合影留念，当司仪宣布签字仪式圆满成功时，整个签字到此全部结束，所有参加人员应有序退场。先请各方最高级别的人员和客方人员退场，东道主最后退场。
