一、集中精力，抓住时间
要集中精力，抓住时间，就必须放弃一些活动。只有停止多余的活动，才能赢得更多的时间。一个有效的利用时间的秘书工作人员会注意以下几点：
（1）一件事还没有行动或做完，就不要卷入到新的活动中去。
（2）只要这件事对自己毫无价值或价值不大就不要随意介入。
（3）不要急于求成地指手划脚，特别是当做好事情的条件尚不成熟之时，你应当将自己的预见告诉其他工作人员，而不是去催促。
（4）以可控制的步骤工作，不要一开头就无法收拾。
（5）放弃让不能胜任工作的人去应付局面的想法，以免使其产生沉重的负担。
二、提高效率
作为一名秘书工作人员，必须要注意在工作中讲求效率。
1.提高说话的效率
秘书工作人员，为了提高说话的效率，可以注意以下两方面：
（1）准备在先。在讲话前要尽量使自己有准备，哪怕是会前的几分钟，也应该理一下思路，想一想讲话的要点。最好写上几条，这样就不必在讲话的同时利用“嗯、啊”之类的语气词来想下一句应该讲什么了，从而节省时间，提高讲话效率。
（2）言简意赅。尽量不用“开场白”，单刀直入进入正题，避免添枝加叶地解释，这也许会使你的讲话更吸引人。
2.跳出“会海”
为了有效地限制会议时间，迫使人们尽快地发表意见、作出决定，不妨可以采用以下几种方法：
（1）站着开会。这种做法在国外非常流行。有些记者招待会、酒会、现场会等，都是站着进行的，这样的会议决不可能持续几个小时。受条件限制，人们发言时就不能再装模作样地闲扯些什么别的内容。
（2）午餐前开会。利用大家肚子饿了的机会开会，无疑是开短会的绝妙方法。人们再不会为了一些无聊琐事来辩论谁是谁非，自然就缩短了会议时间。
（3）限定会议时间。假如把会议结束时间告诉与会者，则有可能使他们精神集中在参加会议。一般的会议最好限制在一个半小时以内。超过时间，人们就会感到疲劳和无聊，吸烟、喝水、打电话、上厕所之类的事也会频频出现。
在下午下班前开会，也有异曲同工之效，与会者都会把注意力集中在问题的症结上。这样，在其他时间要用两个小时的会，一个多小时便可结束。
3.缩短交际时间
秘书要从繁忙的社会活动中解脱出来，去从事对自己更有意义的活动，应掌握以下原则：
（1）想回去就立即告辞。
（2）到说“不”的时间就说“不”。
（3）在社交活动中，要节约等候的时间。应当采取以下一些积极的做法：①尽可能预先约定见面的准确时间。如果事先没有约好见面的时间和地点，对方可能不太感兴趣，必须认真考虑是否需要登门拜访未约定时间的人。②如果一定要去拜访某人，应选择不必等候太久的时间去登门，这就需要事先了解对方的工作方法和每天的工作安排，特别是此人的生活习惯，以便赶上他有空的时间见面。③如果提前到了约定地点、会场，不得已要等候一会儿，应当有效地利用这一段时间。凡是能善于利用零星时间的人，口袋里、公文包里总是有些“消磨”时间的东西——书、本子，不是看些什么，就是写些什么。假如有人总是抱怨没有时间看书，利用此法，或许可以实现每天读书一小时的愿望。如果能有价值地利用等候的时间，会使这段时间很快地过去。④还有一些很会工作的人，也很会休息，他们甚至能用五分钟睡上一觉。他们会在等候的几分钟里，不受拘泥地坐在那里闭目养神。如果没有坐的地方就靠在墙边，静静地保持身体的平衡，同样可以使自己得到休息。会使用这种“小憩”之法的人，认为它与睡一个小时有同样的效果。⑤限制自己等候别人的时间。可以把时间限定在一刻钟，超过这个时间则去干自己的事情。如果去别人家，被拜访人恰巧不在，也应到一刻钟就离开，估计对方在时再去拜访。这样做可以给他人一个很好的印象，即你是严守时间的人，下次约会他也会考虑到这一点。
4.正确处理文件
秘书工作人员要防止办公室内文件堆积的现象，必须从提高办理文件效率入手，使文件的流通合理化。
