第一节 西夏档案机构及管理制度探索
西夏作为一个西北边鄙的少数民族封建国家，“其制多与宋同”，仿照宋制建立了比较完善的档案工作机构，使西夏的档案资料能够比较完整地保存下来，增填了我国少数民族档案史料，成为学界研究西夏的宝贵财富。
一、西夏档案管理机构与主管官员
西夏建国前，“元昊谋称帝，阴蓄使介往来，久悉中朝典故。至是，于正朔朝贺，杂用唐宋典式，而见官属，以六日为‘常参’，九日为‘起居’，均令蕃宰相押班，百官以次序列朝，谒舞蹈，行三拜礼，有执笏不端、行立不正、趋拜失仪者，并罚”。元昊“晓浮图学，通蕃汉文字，案上置法律，常携《野战歌》《太乙金鉴诀》”。元昊建号之初，野利仁荣尝论兴灵立国大势，言：“一王之兴，必有一代之制。议者咸谓化民成俗，道在用夏变夷，说殆非也。昔商鞅峻法而国霸；赵武胡服而兵强。国家表里山河，蕃汉杂处，好勇喜猎，日以兵马为务，非有礼乐诗书之气也。惟顺其性而教之功利，因其俗而严以刑赏，则民乐战征，习尚刚劲，可以制中国、驭戎夷，岂斤斤言礼言义可敌乎？”等，这些史料证明，西夏统治者利用档案维护皇权、治理国家、征收赋税、监察吏治、审理案件等的意识很强，已形成风气。但是，西夏这么庞大的档案保存在什么机构？由哪些官吏来进行管理？
西夏法典对此有明确的规定，如西夏《天盛改旧新定律令·失藏典门》（以下简称《天盛律令》）中有两段材料：“国内秘事中有自多族部议逃以上数种事兴起者，以计谋施行捕逃语及干连人部分未制捕等时，欲受贿而盗隐、损毁文书者与犯罪者同。其中无心失误而失之时，推问中有疑则当绞杀，无疑则徒六年。若推问已毕，典已置库中而盗隐损之者，徒三年，失之则徒二年。”“诸司为种种文书，行之未毕及已毕，已藏置中，受贿盗、隐、损失等罪，依所定实行。其中盗、隐、损之中有相议，则以从犯判断。”这里提到“库中”应为西夏保管档案的“档案库”或仿宋制称“架阁库”。第二句中“已藏置中”的“中”，疑为“库中”的省略写法。因为西夏制度多仿宋朝，按照宋朝大臣富弼的说法，就是“得中国土地，役中国人力，称中国位号，仿中国官属，任中国贤才，读中国书籍，用中国车属，行中国法令”。宋朝中央设有保管档案的金耀门文书库和六部架阁库，地方政府也普遍设置架阁库，这是宋朝档案工作的一个创举，也是中国档案工作发展的新标志，而西夏最善于学习和借鉴他国先进的经验和做法，那么对档案库房的建设也不例外。至于西夏管理档案的机构或库房到底称“档案库”或“架阁库”或其他什么，目前再没有资料来证明，只好等待考古资料的继续挖掘。但有一点是明确的，西夏从中央到地方普遍设立保存档案的“库中”是肯定的。
主管西夏档案的官吏，在《天盛律令·纳军籍籍磨勘门》说得非常明白：“司吏纳籍日临近时，应先备籍册，经军首领囗用印。假若主簿大人不造册，不用印，首领亦未主簿备印，及不驱遣，日期内籍册不至时，其军首领、主簿、司吏等一律一日至五日内勿治罪，迟六日至盈月则有官罚马一，庶人十三杖，迟逾月一律徒二年。”“国中纳军籍磨勘者，应自纳簿增籍日起，畿内四十日，地中五十日，边地两个月以内皆当磨勘完毕。若主簿、司吏纳簿磨勘未毕，弃职出走时，与主簿、司吏迟至逾月不归同罪。若主簿在而军案局分处等懈怠，不依日限磨勘毕，则军案头监罚马一，都案、案头、司吏依误公文法判断。”按照以上法规，西夏主管档案的官吏为主簿和司吏，辅之以都案、案头等文书官吏。至于主簿一职，古以有之，如汉代时各衙署都设有主簿一职，主管文书档案，“古者官府皆有主簿一官，上至三公及御史府，下至九寺五监，以至郡县，多置之”。宋朝同样设有主簿一职来管理文书档案，“契丹归明人进士梁济世为应天府楚邱县主簿。济世本涿州人，尝主文书敌帐下，一日得罪来归，且言将有割地之请”。西夏沿袭，只在各监军司设主簿一职，主管西夏各司文书档案，下设具体从事档案工作的司吏若干。司吏一职，从中央到地方各衙署司均设置，其职责主要是主管或协助管理档案工作。
《天盛律令·纳军籍磨勘门》明确了主簿、司吏的派遣要求：“各部主簿者应将实在主簿、司吏依类分遣各地，各种类勿相杂混，不允使不称职者任主簿。若违律时，各种类混淆派遣主簿，及命不称职者任主簿时，则派遣者及贪安乐任主簿者一律徒一年。受贿则与枉法贪赃罪比较，依其重者判断。国中各种部类主簿派遣法：一百抄以内遣一人，一百抄以上一律当遣二人。”司吏的派遣要求在律令中规定：“中书、枢密诸司等应遣案头者，属司司吏中旧任职、晓文字、堪使人、晓事业、人有名者，依平级法量其业，奏报而遣为案头。”“诸堡、城、军……县末等司都案、案头、司吏者，当以职阶计，限量遣之。”其具体数额在《天盛律令·遣边司局分门》中规定：“诸边经略使及监军司等案头、司吏数当依所定派遣，不许使超额……诸边经略使监军司全部一律当遣五十。监军司司吏当遣四十。”
二、西夏档案管理制度
西夏档案管理制度以法律形式明确下来，且细致严密而便于操作。具体归纳为以下几方面。
（一）确保档案完整与安全
首先，要保证西夏中央政府“库中”所存文书档案的完整与安全。《天盛律令·失藏典门》规定，凡是“写秘事及牒诏书，兴兵文书、恩敕等”重要档案要严加保管，若懈怠造成“损毁、盗隐、亡失等时”，依律分四种类型处理：1.国内族人议逃及以计谋施行捕逃语等时，“欲受贿而盗隐、损毁文书者与犯罪者同。其中无心失误而失之时，推问中有疑则当绞杀，无疑则徒六年。若推问已毕，典已置库中而盗隐损之者，徒三年，失之则徒二年”。2.若“盗隐、损毁、亡失所记文书秘事中”言及敌人归降之事，还有“两国间写牒敕、誓文，接壤邻国分予我等之地”等档案时，可“视其时节语义，奏报实行”。3.文书传递特别是“持恩诏者”不许懈怠，必须限期到达，若违律迟误，依迟误时日多少治罪，“若恩诏已至所属司内，依恩施行已毕，藏置局分人处，有名亡失时，徒一年”。4.持边中兴兵火急文书者，局分人失之及他人盗之等，当绞杀。失、盗军品文字者，一律徒三年。
其次，保证地方各司文书档案的完整与安全。《天盛律令·失藏典门》规定，各司所形成的档案，“行之未毕及已毕，已藏置中，受贿盗、隐、损失等罪，依所定实行。其中盗、隐、损之中有相议，则以从犯判断。”为此，律令有具体规定。1.文书未办理完毕，就“盗、隐、损失文典时，释放有罪人，则当与有罪人同”，相反，“则当比有罪人减一等”。此外，因无意失典，根据造成影响大小不同，处三年、二年、六个月及笞十不等的惩罚。2.有罪人为了避罪“而盗典者，当于前所有罪上加一等。”3.典已入“库中”，“诸人不许贪收雇值盗隐及索予损坏等。违律盗隐及索毁之，予者一律当比局分人失典罪加一等”。4.案头、司吏及其他局分人“受贿而盗、隐、损毁文典者，当比局分人失典罪加一等”。5.官文书办理完毕，已藏置“库中”而盗、损之时，徒二年；若无心失误失之，徒一年。军册及赏赐臣民、陛任官事等文书，“行之未毕而盗、隐、损之时，徒三年，无心失误失之则减二等。行之已毕，已藏匿置中，盗、隐、损之及失之等，比前述盗失二等罪情当各自减一等”。6.盗、损种种官文书，“当量价钱，以为偷盗法，与前述罪情高下相较，从重者判断”。7.亡失文书中，因起火、洪水漂、遇盗、遇敌而致入敌手亡之者，是实言，则因不经心为之，十三杖。8.得官方所失文书，不交局分处而亡之时，得之者识字徒一年，不识字徒六个月，其中已知晓失者为谁而不予之者，识不识字，当比前述罪加一等。9.官文书被他人盗出时，盗者当依法承罪，失者罪责难免，有官罚马一，庶人十三杖。
最后，《天盛律令·失藏典门》还规定了文书档案亡失后的寻找期限及处罚。1.亡失族部议逃以上要言及兴兵火急文书等者，“限期内得之则罪勿治，逾期，得与不得一律当承全罪”。2.亡失牒诏等秘密文书者，“三日以内得之，罪勿治，逾期不得则依法判断，已判断而后得之者当减三等”。3.亡失降恩敕者，“遂即得之，于限期内往至者罪勿治。若逾期，得与不得一律依稽缓罪法判断，不须减罪”。4.因公事而失典，“死罪、长期徒刑应得四十日劳役”。其他大小公事当于十日期间寻得，则罪勿治，“逾期不得，依法判断，已判断而后得之，则当减三等”。5.官文书中不涉及罪，失之者，“一个月以内寻得则勿坐，逾期依法判断，已判断而后得之者当减三等”。
以上法律规定不仅针对档案主管官员，同时涉及“盗窃者”，这样有力地保证了西夏档案的完整与安全。
（二）专门档案的管理制度
《天盛律令·失藏典门》规定：“官畜、谷、钱、物、武器、杂物种种权正分领之状文、升册等亡失时，另有相同钞本及无相同本等二种，失之者局分人之罪，依以下所定判断。其中有官财物之典为他人所盗隐者，依钱总数，断以偷盗法。”即畜册、粮账、钱册、实物账目、武器账、杂物账、地册、军册等等专门档案，在一定时间磨勘完毕，交由相关衙署及中央政府的“库中”保管，在保管期间若丢失，则要处罚，且看有无副本，涉及价值总数多少，处罚则不同。如有副本时，原始档案丢失，其处罚分6种类型：“有同本存放之罪法：自一缗至二十缗十三杖，二十缗以上至四十缗徒三个月，四十缗以上至六十缗徒六个月，六十缗以上至八十缗徒一年，八十缗以上至百缗徒二年，百缗以上一律徒三年。”无副本保存而丢失原件时，处罚更细：“无同本存放，失典之罪法：自一缗至十缗十三杖，十缗以上至二十缗徒六个月，二十缗以上至三十缗徒一年，三十缗以上至四十缗徒二年，四十缗以上至五十缗徒四年，五十缗以上至六十缗徒六年，六十缗以上至七十缗徒八年，七十缗以上至八十缗徒十年，八十缗以上至九十缗徒十二年，九十缗以上至百缗无期徒刑，百缗以上一律绞杀。”
（三）查阅制度
西夏对藏入“库中”的档案，若要查阅，必须通过一定的审批程序方可阅读，否则，按违律论，“军案内置官簿者，不准诸人随意来司内及拿到司外看阅。违律时，如系司内人，则随意查阅者及局分人等一律徒六个月；如系拿到司外，则阅者及局分人等徒一年”。
（四）立卷制度
西夏时，档案领域还未出现“立卷”或“档案”等确切概念，但档案立卷制度的存在却是客观现实。西夏法律有相关规定，考古发掘也验证了这一事实。《天盛律令·库局分转派门》规定，“管何畜、谷物等，当告经略使人转囗。不隶属经略之边中、京师、五州地等各司囗，自己本司人各自账册有所告纳聚集，与文书接校之，磨勘司当引送告纳，一面同日告知中书、枢密所管事处。告纳处各司及来告知处当分别为板簿，注册而藏之”，“京师管辖官物各司、边中监军司、府、军、郡、县、经略使等，一律以本处所属库局分迁转”，且磨勘完毕后“种种簿籍当好好藏之。纸当依时总计成卷，印、手记全备，藏者当明之，依边等法为板簿登录”。黑水城遗址中发现了很多西夏档案，“1909年6月科兹洛夫又率领考察队进入黑水城遗址，奇迹终于出现了。考察队员打开了西城外的一座佛塔，塔内从上部到基座摞满了大量的文物、文献，他们似乎找到了一座古代的博物馆和图书馆”。西夏档案立卷制度的内容很丰富，现归纳如下。
1.档案集中。西夏统治者和中原王朝一样，对于所形成的地册、户籍册、仓库粮食收支账目、军册、畜册、司法档案等档案的集中是非常重视的，并要求在一定的时间内要逐级上报直至中央政府主管部门。“每年畿内三月一日，中地四月一日，边境六月一日等三种日期当年年交簿”，“按所属次第由监军司人自己地方交纳籍者，年年依时日相互缚系自囗”。直到中央所辖枢密院“库中”保存。地册在每年冬天按照“所属郡县局分大小人交纳种种地租多少”，于“十一月一日”交于转运司，若不交簿册、凭据或迟缓之时，都要受到处罚，最严厉者“二十日以上一律徒一年”等等。考古发现的西夏档案也是集中在一起堆放，如在黑水城西夏遗址的一座佛塔内所存放的档案就“紧密地叠放着成百上千册的书籍、经卷和卷轴画”，而且“井然有序地堆放在一起”。这样，西夏重要档案都能集中在中央或相关主管部门的“库中”，方便了西夏统治者了解全国情况和严密控制各衙署司的目的。
2.一案一卷制。《天盛律令·纳领谷派遣计量小监门》规定，管事者将“边中、畿内租户家主各自种地多少，与耕牛几何记名，地租、冬草、条椽等何时纳之有名”，“一一当明以记名”，“于所属处当簿册成卷”。《天盛律令·库局分转派门》规定：“京师管辖官物各司、边中监军司、府、军、郡、县、经略使等，一律以本处所属库局分迁转。磨勘完毕，所损耗、卖、本利限、借领、交还数等当催促交毕，又依时节所出之帐册等，种种簿籍当好好藏之。”《天盛律令·畜利限门》规定：“诸人捡得畜，律令限期已过，应充公，……每日大人当手记印之，一年为一卷，年年往牧场大检时，磨勘司当引送。”1908—1909年俄国探险家科兹洛夫先后两次在中国黑水城遗址发现大量的西夏档案资料，“据科兹洛夫的日记记载，在城西南的一座佛塔中就挖出了‘3本西夏文书本和30本西夏文小册子’，一下子装满了9个俄担箱”。
3.分类。西夏管理档案已经有了初步的分类，如西夏编制的天盛律令是中国历史上第一部少数民族文字印行的法典，全书20卷，分150门，1461条，这就是典型的“置卷分门列条”的形式。《天盛律令·库局分转派门》规定，档案移交之时，要求各衙署“分别为板簿，注册而藏之”。如地册、畜册、纳领粮账册、军册等档案都分别注录而藏匿之。
每一类档案之下还分小的类，如《天盛律令·抄分合除籍门》规定：“人、马、坚甲正军、辅主新生等所有当注册注销者……已注销数应记入案簿册，每年纳籍日当送交军案册，与军籍册核校，已注销未注销均应标明。”由此可知，军册还分“军案册”与“军籍册”，这就说明西夏对档案的分类是比较细致的，也是比较科学的。
4.注册或板簿登录。对应归档保存的档案“依时节”或“依季节”形成的顺序或文书的内容等统一编写的文书目录。如此，“分别为板簿，注册而藏之”，“藏者当明之，依边等法为板簿登录”会使归档文件有规律可循，方便了档案的查找利用。
5.卷之使牢。这一制度相当于宋朝的连粘，即使所形成的同一问题的新旧档案粘连在一起，不易于分散。如《天盛律令·纳领谷派遣计量小监门》规定，纳粮账册，除原旧本册以外，“依所纳粮食之数，当为新册一卷，完毕时以新旧册自相核校，无失误参差，然后为清册一卷，附于状文而送中书。中书内人当再校一番，有不同则当奏，依有何谕文实行。同则新旧二卷之册当藏中书，新簿册当还之，送所管事处往告晓”，中书处将“新旧二卷之册”连粘使其牢固而藏于“库中”。所有郡县自每年二月一日始，将所辖县的土地数目写五份地册，“自己处及皇城、三司、转运司、中书等当分别予之”，卷之使牢而藏于“库中”。如司法审判文书的连粘更为明显，“国境中诸司判断习事中，有无获死及劳役、革职、军、黜官、罚马等，司体中人当查检，明其有无失误。刺史人当察，有疑误则弃之，无则续一状单，依季节由边境刺史、监军司等报于其处经略，经略人亦再查其有无失误，核校无失误则与报状单接”，将前后审判的原始记录及“刺史的状单”连粘之后藏置经略司“库中”。
6.手记印之。西夏文书撰拟时要“手记”，“上等中书、枢密自相传牒，语尾依牒前同至请等当有，官下当手记，而后各司上当置，在末尾当说，并记上日期”。文书归档后，要“手记”，文书形成一整卷后，“纸当依时总计成卷”，由主管档案官吏在案卷上“记上日期”，即归档日期，然后加盖印章，只有“印、手记全备，藏者当明之”之时，才能置于所属“库中”，目的是为了防止拆换档案，保证其真实性。
7.边等法。宋朝由江南西路转运使周湛创立了按时间顺序以《千字文》给文书编立写号的“千文架阁法”，西夏给文书编立写号的方法是什么，我们可以从西夏法典的记载中了解一些线索。西夏各司衙署“种种簿籍当好好藏之。纸当依时总计成卷，印、手记全备，藏者当明之，依边等法为板簿登录”。由此可知西夏是采取“边等法”而且是“依时节”顺序给文书编立写号的。“边等法”的内容是什么？如何编排？与宋朝的“千文架阁法”有何联系？目前无法弄清，但“边等法”是一种编排档案顺序的方法是无可置疑的。
8.典册清洁。西夏仿宋“每三年一检简”的制度，明确了档案价值鉴定的标准，如《天盛律令·纳领谷派遣计量小监门》规定，要求户籍、地册档案“虚杂不入，典册清洁，三年一番，司干及中书郡县等处所置新册当卷之使牢。”这就说明西夏仍旧是三年对所辖档案进行一次“检简”，将那些没有保存价值的档案剔除，使现存档案“虚杂不入”，并保持有价值的“典册清洁”，然后使“所置新册当卷之使牢”，保存在“库中”。
9.档案封套和存放方式。档案封套是用于直接存放保护每一档案案卷的大大小小的不同质地的包装物。西夏在保存档案时也使用了封套，如黑水城西夏遗址的佛塔内，“紧密地叠放着成百上千册的书籍、经卷和卷轴画。书籍和经卷大小尺寸不等，装帧式样各异，装有用绸绢或花布制作的封套中，井然有序地堆放在一起”。可以看出，西夏保存档案也采用绸绢或花布之类的丝织品来制作档案封套，其牢固性和韧性比较好，方便于比较长久地保存档案；存放档案的方式采取“叠放”“堆放”，这种存放方式更有利于档案的保护。
（五）副本制度
副本制度是从西周开始的，《周礼·内史》贾公颜疏，王有诏、王金玉《宋代地方架阁库的设立及其管理制度》，载《档案管理》1994年第3期。
敕颁之事，则当副写，一通藏之。以后各朝沿袭。西夏的重要档案，为了便于日常政务的利用，同时为更好地保护正本，开始制作稽查利用的档案副本，副本由各类文书的主管部门和有关部门保存。西夏文书大都录有副本，如纳粮账册、地册、军册等等。西夏法律明确规定，档案有无副本，其盗、隐、损之时处罚也不同，如有副本时，原始档案丢失，其处罚分6种类型，最轻者为十三杖，最重者徒三年。无副本保存而丢失原件时，处罚更细，分11种类型，最轻者为十三杖，最重者一律绞杀。可见西夏的档案副本制度是非常严格的。
（国家社科基金项目《西夏文书研究》，项目批准号03BTQ007）
（原载《宁夏社会科学》2006年第5期）
