没有卓有成效的数据管理，就没有成功高效的数据处理，更建立不起来全组织的计算机信息系统。
——威廉·德雷尔
在现代公司管理中，借助统计数据及时掌握组织内部信息，进而作为决策的依据，已经成为一个通行的方法。重视公司的基本数据，掌握真实、有效、及时的数据是经理人的职责，是把管理工作做到实处的保证。
私营公司所需的数据信息有两类：一是每日、每周、每月进行分析的数据；二是不经常的、不定期检查工作或临时需要的长期数据。
（1）每日、每周、每月分析的数据。
[1]销售数据和趋势。如果销售额与计划损益表的要求一致，呈稳定增长趋势，则是乐观的。如果增长高于计划，则要检查存货是否足以支持销售的增长需要。如果销售下降，低于计划要求，则应找出原因，是哪个部门或哪条生产线出了问题，还是正常的波动。例如，广告是否发挥了作用？是否需要加强宣传？是否因市场发生了变化而对本私营公司产品的购买力有所下降？下降趋势是从何时开始的？是否还有其他原因？应根据数据对公司发展趋势进行分析获取结论，然后采取相应措施，消除消极因素。
[2]生产记录。如果公司没有按计划完成生产任务，原因可能有：设备没有充分发挥作用，雇员工作效率低，设备维修不及时，调整劳动力引起暂时波动，训练方法不当等。公司管理层可以根据生产记录查找出原因，采取措施，防止继续影响生产。
[3]现金状况和现金流动的前景。有经验的经营者对今后的现金收入是心中有数的。但是，大多数公司很少编制现金流量表（或称现金收支一览表），如果现金状况不妙，必须找到原因。
[4]存货数据和调整的必要性。公司必须指定专门机构或专人负责检查存货情况，并且进行必要的调整。如果销售量上升，要根据存货数据检查各部门、各种产品的存货是否充裕。如果销售下降，要根据存货数据检查这是全公司的普遍现象，还是个别部门的问题。如果导致下降是个别部门的问题，普遍压缩库存则是危险的。
[5]分析应收账款分户账。即使没有现金问题，公司仍然需要定期全面分析应收账款。对应收账款的拖欠时间的分析，可供公司决策时参考，如采取加强催款、中断向某些客户发放信贷、中止未结清账户、只采用现金或信用卡销售方式等。但是，值得注意的是，在没有事实根据时，不能采取纠正行动。
[6]政策问题。如果发现公众反对公司的某些政策，就要重视并加以调整。例如，出售饮料的商店不回收空瓶，如果顾客不满，因此转到别的商店购买。对此，公司在发现后应立即决定回收空瓶，并广为宣传，以挽回影响。
[7]可能提出的价格问题。如果顾客发现公司出售的一二种商品的价格高于附近的另一家公司，便会离开。是否应该降价？怎样评价这类顾客？是个别现象，还是普遍情况？对此公司要作必要的决策。此外，公司还可以特价出售库存的呆滞商品，或者说为招引顾客，亏本出售一些特价商品。
[8]对付失窃的有效措施。这是一个长期存在的问题。警惕的经营者经常注意防盗窃措施的效果。
[9]每周业绩是否符合盈亏平衡图的要求。如果将准确的盈亏平衡图分解为每周、每月、每季和每年核算收支关系，便能随时了解目前的销售是否使公司的经营处于盈利区域。许多小私营公司即使没有正规的盈亏平衡图，对此也应做到心中有数。
[10]公共关系的效果。在任何营业日，甚至一个社会集会上，都能反映公司公共关系的好坏。参与一个社区项目，承担一项特殊服务，支持一项事业，或者资助某个活动，都有可能受到表扬，同样也可能收到不满意见。公司经营者对两方面的反映都要注意，并据此改进今后的公共关系工作。
（2）不定期分析的数据。
[1]会计数据是否齐全。在公司运行过程中，如果不能提供经营者决策需要数据，就会在利用现有会计记录时增加财务分析的工作量。申请银行给予贷款，需要现金收支一览表上有关数据的支持。全面的会计评估，不仅仅涉及日常的记账操作，还要准备年末的基本财务报表。日常事务的决策，例如，衡量公司招揽顾客的能力，都需要基本的会计数据。缺乏必要的会计数据，公司做强做大做优的扩张计划无法准确进行权衡和判断。
[2]人事政策。缺勤过多和劳动力流动频繁是很多公司人事政策存在问题的信号，同时，也会对公司在公众中的形象产生负面影响。这就需要从政策入手进行认真审查。有的公司用人少，相互之间替代的可能也小，因此只能从人员调配和报酬上采取措施。当务之急是必须善于发现问题，并能及时采取行动。
[3]扩大或收缩经营的前景。即使有利可图，也不是所有的公司都愿意扩大经营。许多经营者满足于现有经营水平，但富有开拓精神的公司则极力寻求扩大公司规模的有效途径，力图使本公司成为同行中的佼佼者。市场的变化也会向公司提供扩张的机遇。因此，有远见的公司应经常掌握有关市场、竞争、可提供的场地、费用的细节以及融资的可能性等信息，以支持其作出任何必要的决策。
[4]对季节性变化的调整。要使公司在做强做大做优过程中获取成功，清楚地掌握公司近来季节性变动的情况是十分重要的。对那些难以避免的变化，必须决定是否可以通过专门的推销活动、生产安排和其他措施使它平稳下来，或者改变采购政策、雇员的休假计划，雇用兼职人员，采取存货控制等办法。但是，值得注意的是公司的任何决策必须以事实为根据。
[5]复查租赁协议。许多公司都是租赁其所需设施。因此，能否继续在一处营业，往往决定于能否续订租约。有的公司虽然经营顺利，但因无力承担租金而被迫迁移。分成租赁是按租赁财产收益的一定比率计算租金的租赁办法，如果公司经营收益超过预期水平，它需向房地产主缴纳额外收入。有远见、会管理的公司经营者能够正视续订租约的工作，在准备做出其他选择的同时，力争在有利于公司经营的位置续订租约。
[6]复查公司所在位置和地点的价值。租赁设施的好处是一旦公司所在位置和地点失去了原有价值，便可及时离开位置较差的地区。当原订租约期满，由于找到更好的地方，便可不再续订。
[7]改变公司法律形式的可能性。政府会经常制定支持中小型公司的新法规和新措施，要学会抓住机会，争取享受这些优惠。
[8]增加资产的需要。通过对经营状况的分析，能够发现需要增添新资产的地方。为了提高公司的经济效益，有远见的经理人会在公司做强做大做优过程中常常增添新的设备或者其他设施。
[9]保险的范围是否充分。风险总是存在的，问题是要不断研究对策。公司经营者如果发现某种风险所造成的损失正在增长，就会决定扩大这方面的投保范围。保险单上往往会增添新的内容，例如增加对存货损失的保险。有些风险的损失很少，只需要加强管理，不一定需要投保。公司的状况会告诉你，哪些领域需要投保，关键在于要善于研究分析。
[10]采购效益和寻求新的供应来源。卖方的购货折扣有时是没有意义的，在这种情况下，物色新的供应来源反而能得到更有利的价格、质量和交货条件，或者更好的销售条款。
总之，总经理要掌握这些基本数据，并学会作出科学准确的判断，才能实现出色经营与管理，使公司的发展建立在坚实的基础之上。
一个优秀的管理者要重视基本数据的基础的管理。一般来说，作为公司的总经理不可能事必躬亲，公司事务繁多，要抓好整个公司的管理，精明的总经理往往是重视私营公司生产经营的各类基本数据，抓住这些基本数据发现管理上的问题，防微杜渐，使公司生产经营处于一种良性循环之中。为此，总经理要重视基本数据的收集整理，确保数据的一致性、可靠性和支撑度。
