假如我们仔细地观察人们做事的模式，就不难发现事都是有一些共性的。
（1）先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事情。
（2）先做熟悉的事情，然后再做不熟悉的事情。
（3）先做容易做的事情，然后再做难做的事情。
（4）先做只需花费少量时间即可做好的事情，然后再做需要花费大量时间才能做好的事情。
（5）先处理资料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事。
（6）先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。
（7）先做经过筹划的事情，然后再做未经筹划的事。
（8）先做自己的事，然后再做别人的事。
（9）先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。
（10）先做有趣的事，然后再做枯燥的事。
（11）先做易于完成的整件事或易告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。
（12）先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。
（13）先做已发生的事，后做未发生的事。
这些行为方式大致上都不符合有效的生活和工作方式的要求。实际上，科学有效的方法是：按事情的重要程度编排行事的优先次序。所谓重要程度，即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越重要，它们越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，越不重要，它们越是应延后处理。
在这十三种决定优先顺序的误区准则中，对人最具支配力的当属第9种：先做紧迫的事，再做不紧迫的事，换句话说就是按事情的缓急程度决定行事的优先次序，实际这是极为违反客观规律的做事方式。
固然事情的缓急程度是任何一位管理者所不容忽视的，但在考虑事情的缓急程度之前，首先应先衡量它的重要程度。相信你对按轻重缓急办事这句话早已熟悉。从时间管理的角度来看，大多数的人在编排行事的优先顺序时，所考虑的是事情的缓急，而非事情的轻重，难怪人们经常把每日待理的事区分为三个层次处理：今天“必须”做的事（即最为紧迫的事）；今天“应该”做的事（即较不紧迫的事）；今天“可以”做的事（即不紧迫的事）。
假如越是紧迫的事，其重要性越高；越不紧迫的事，其重要性越低，依循以上的优先次序办事并无不妥。可是在多数情况下，越是重要的事偏偏越不紧迫。它们往往因不具紧迫性而被无限期地延迟办理。至于许多紧迫的事情，则往往不具重要性，如面对不速之客的拜访、外来的电话等皆是。按事情的缓急程度办事的人不但使重要的事情的履行遥遥无期，而且使自己经常处于危机或紧急状态之下。
工作计划的编制就是一个典型的实例。任何一个人都承认，工作计划的编制是极其重要的事。但若现在距离提出工作计划的截止日期尚有声个月时间，则一般人大概不会将它视为今天“应该”做的事，而不会将它视为今天“必须”做的事，很有可能将它视为今天“可以做的事情。”既然它是“今天可以做的事情”，它也是“今天可以不做的事情”，因此它将不断地被拖延下去。直到截止日期之前数天，这些人才如临大敌般地处理紧急事务，结果不是迟交了业务报告，就是草率地应付了事。经过这一番挣扎之后，远些人可能信誓旦旦地下定决心，下一年度的业务报告将提早准备。但是除非他们能彻底改变按缓急程度办事的习惯，否则到了下一年度他们仍将重蹈覆辙。
人们做事时不应全面否定按事情的缓急程度办事的习惯。在此需要强调的是，在编排行事次序时应先考虑事情的轻重，然后再考虑事情缓急。
根据这个见解，人们值得考虑采取的办事次序应该是：
（1）重要且紧迫的事；
（2）重要但不紧迫的事；
（3）紧迫但不重要的事；
（4）不紧迫也不重要的事。
按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”原理的基础上。
这个原理是19世纪末期与20世纪初期的意大利经济学家兼社会学家维弗烈度·帕累托所提出。它的大意是：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。圣个原理经过多年的演化，已变成当年管理学界所熟知的“80/20”原理——即80%的价值是来自20%的因子，其余的20%的价值则来80%的因子。“80/20”原理对人的一个重要启示便是：避免将时间花在琐的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。你应该将时间花在重要的少数问题上，因为掌握这些重要的少数问题，你只要花20%的时间，就可取得80%成效。
