在企业中，因正常的发展需要，部分员工在出差或者开展其他业务的时候，需要先向公司预支一笔现金，这笔现金在财务中叫做备用金。备用金是指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。一般来说，备用金主要用于小额零星报销费用支出，其使用范围有：除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出；出差人员必须随身携带的差旅费；其他确需支付现金的支出等。预支备做差旅费、零星采购等用的备用金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。前账未清，不得继续预支；对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。
顾名思义，备用金是备用的意思，当企业员工在预支备用金时，一般都会对差旅费、管理费等费用分别进行一个预算，但员工真正在使用这些备用金时，并不会很清晰地区分这些费用，尤其是公司并不能监管到这些费用的真正用途，所以有些备用金极有可能被员工挪作他用（但都以差旅费等的形式被报销了），特别是现在企业存在大量派遣员工的时候，企业财务部门面临这种情况时根本无法通过克扣其工资的形式来对其加以惩罚。所以，管理备用金也是让总经理感到头疼的问题。现有以下几点建议供参考。
①给员工办理个人信用卡，信用额度要视其业务开展的需要而定，信用卡的开卡行必须是其企业发放工资的银行。员工来报销时，直接将款项打入其信用卡中，挪作他用不给报销，由自己承担还款。
②不能办理信用卡的，可申请小额支票。这样可以防止员工将备用金挪作他用。
③若是确实需要现金的业务，必须规定最短的还款期限，逾期不报。
