第8章 合同管理技巧

69节 了解采购合同内容及形式

“要点提示”采购合同是采供双方在进行正式交易前为保证双方的利益，对采供双方均有法律约束力的正式协议。所以，作为采购人员，应了解合同的内容及形式。

一份完整的采购合同包含很多内容，从大的方面可以分为三个部分：开头、正文、结尾。

开头的主要内容

（1）合同的名称。

（2）合同编号。

（3）采供双方的企业名称，要求在合同中写明其名称和地址，如果是自然人就应写明其姓名和住所。

（4）签订地点。

（5）签订时间。

合同正文的主要内容

（1）货物名称与规格。

（2）货物数量条款。

（3）货物质量条款。

（4）价格条款。

（5）运输方式。亦即空运、陆运还是水运或其他方式都应标注清楚。

（6）支付条款。包括支付期限、支付工具等。

（7）交货地点。

（8）检验条款。

（9）保险。

（10）违约责任。

（11）仲裁。

（12）不可抗力。

“采购方应对购入的货物进行检验，要根据货物的生产类型、产品性能、技术条件的不同，采取感官检验、理化检验、破坏性检验等方法，双方应在合同中约定检验的标准、方法、期限以及索赔的条件。”

合同结尾的主要内容

（1）合同份数及生效日期。

（2）签订人的签名。

（3）采供双方的公司公章。

70节 签订采购合同方式

“要点提示”根据《合同法》规定，采购合同的签订应当按照平等原则、自愿原则、公平原则、诚实信用原则、遵守法律、行政法规和尊重社会公德的原则进行。

按照《合同法》的规定，签订采购合同采用要约、承诺方式。

要约

要约是希望和他人订立采购合同的意思表示。要约应当符合下列两点规定：

（1）内容具体确定。

（2）表示受要约人一旦承诺，要约人即受该意思表示的约束。

承诺

承诺是受要约人同意要约的意思表示。《合同法》规定：承诺应当以通知的方式做出，但根据交易习惯或者要约表明可以通过行为做出承诺的除外。同时规定：承诺的内容应当与要约的内容一致，受要约人对要约的内容做出实质性变更的，为新要约。

因此，在订立采购合同的过程中，受要约人可以向要约人承诺，也可以向要约人做出新要约。当受要约人向要约人做出新要约时，原要约人就成为被要约人，面临是否对新要约人做出承诺的选择。

“所谓对要约的内容做出实质性变更，是指对有关采购合同的标的、数量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任和解决争议的方法等条款做出变更。”

71节 签订采购合同时要看清其内容

“要点提示”合同签订意味着法律效力产生，故采购人员在签订合同时一定要看清合同内容。

物品信息

物品名称、规格、数量、单价、总价、交货日期及地点，须与请购单及决算单所列相符。

付款办法

按照买卖双方约定的条件付款，一般付款的方式可以分为下列两种：

（1）一次付款。约定供应商将物料运抵企业，经企业验收人员验收合格后一次付清。

（2）分期付款。依金额大小及供应期间的长短分为几期。

延期罚款

于合同书中约定，供应商须配合企业生产进度，物料最迟在几月几日以前，全部送达交验。除因天灾及不可抗力的事故外，若逾期，每天供应商应赔偿企业采购金额千分之几的违约金。

解约办法

于合同书中约定，供应商不能保持进度或不能符合规格要求时的解约办法，以保障企业的权益。

验收与保修

于合同书中约定，供应商物料送交企业后，须另立保修书，自验收日起保修一年（或几年）。在保修期间内如有因劣质物料而致损坏者，供应商应于15日内无偿修复；否则企业得另请修理，其所有费用概由供应商负责偿付。

保证责任

于合同书中约定，供应商应找实力雄厚的企业担保供应商履行本合同所订明的一切规定，保证期间包含物料运抵企业经验收至保修期满为止。保证人应负责赔偿企业因供应商违约所蒙受的损失。

其他附加条款

视物料的性质与需要而增列。例如：订制马达、变压器等类的物料，须于合同书中约定，出厂前供应商应会同企业技术人员实施各项性能试验，合格后方可交货。

72节 对采购合同应适时监控

“要点提示”采购人员在和供应商签订了采购合同后并不就意味着万事大吉了，应加强对合同的监控管理。这样，以便合同正常执行，满足企业物料需求及保证合理库存水平。

采购合同的监控是采购合同管理的重要工作之一。具体如下：

合同执行前的监控

采购人员签订了一份合约之后，还应考虑供应商是否乐于接受，是否及时签订等。

在物料采购中，同一物料一般都有几家供应商可供选择。虽然每个供应商都有分配比例，但在具体操作时可能会遇到因为各种原因的拒签现象。由于时间变化供应商可能要提出改变“认证合同条款”，包括价格、质量、货期等。此时，采购人员应充分与供应商进行沟通，确认本次物料可供应的供应商。与供应商正式签订过的合同要及时存档，以备后查。

合同执行过程的监控

与供应商签订的合同具有法律效力，采购人员应全力跟踪。确实需要变更时要征得供应商的同意，不可一意孤行。合同执行的监控要把握以下事项：

（1）严密地监控供应商准备物料的详细过程，保证合同的正常执行。发现问题及时反馈，需要中途变更的要立即解决，不可延误时间。

“不同种类的物料，其准备过程也不同，总体上可分为两类。一类是供应商需要按照样品或图纸定制的物料，存在加工过程，周期长，变数多；另一类是供应商有库存，不存在加工过程，周期短。前者监控过程比较复杂，后者相对较为简单。”

（2）紧密注意生产需求形势。如果因市场需求生产紧急，要本批物料立即到货，采购人员应马上与供应商协调，必要时可帮助供应商解决疑难问题，保证需求物料的准时供应。

（3）慎重处理库存控制。库存水平在某种程度上体现采购人员的水平。既不能让生产缺料，又可保持最低的库存水平。

（4）控制好物料验收环节。物料到达合同规定的交货地点，对国内供应商一般是企业仓库，对境外交货是企业国际物流中转中心。境外交货情况下，供应商在交货前会将到货情况表单传真给采购人员及相关人员。企业采购人员及相关人员必须按照采购合同对到货的物料、批量、单价及总金额等进行确认，并进行录入归档，开始办理付款手续。

“境外物料的付款条件可能是预付款或即期付款，一般不采用延期付款。与供应商进行一手交钱一手交货的方式，采购人员及相关人员必须在交货前把付款手续办妥。”

合同监控的要点

（1）在合同监控过程中，要注意供应商的质量、货期的变化情况。需要对合同的条款进行修改的，要及时提醒相关人员办理，以利于采购合约的履行。

（2）注意把采购合同、各种经验数据的分类保存工作做好。有条件的，可以采用计算机软件管理系统进行管理，将采购合约进展状况录入计算机中，借助计算机自动处理跟踪合同。

（3）供应商的历史表现数据对采购合同的下达及跟踪起到重要的参考价值，因此采购人员应注意利用供应商的历史情况决定对其实施的过程方法。

73节 修改采购合同要分清情况

“要点提示”采购合同的修改，必须为采购企业或供应商任何一方提出并经双方同意。

通常，采购合同有来自国内及国外两种，其修改也分两种情形：

国内采购合同的修改

国内采购合同的修改最常见的有交货日期及价格的修改两种。

1.交货日期

在合同签订后，供应商因受水灾影响，生产设备受损或停工待料，无法在预定时间内完工交验；而供应商又不愿受违约罚款的损失，经采购企业同意延期交货，此同意文件视为合约附件之一。

2.采购价格

由于工资及材料上涨，按采购合同约定的价格，供应商无法履行交货义务，而解约重购对双方均属不利时，可协调修订合同价格。

“在生产过程中，基于事实需要，供应商的物料组成部分应追加或修改时，其供应仍由原供应商提供。此项追加或修改物料的约定也视为合同附件之一，并办理加减货款手续。”

国外采购合同的修改

国外采购合同的修改一般有下列三种常见形式。

1.装运期的修改

此种修改方式通常由供应商提出。由于原料短缺、延误生产或其他原因，供应商无法在约定日期内将货品装运，来函要求企业修改装运日期。

2.船运改空运

供应商迟延交货的特殊急需货品（如某机器的重要零件、医疗用品）、季节性销售货品等，是涉及时效性货品，必须改为空运的。

3.一次装运改分批装运

由于制造日程或船只舱位问题，供应商无法一次将货品装运完成，要求企业修改分批装运。

74节 了解采购合同取消（终止）情形

“要点提示”一份好的合同，能够保障商业活动的正常进行，有效预防纠纷的产生。若意外情形发生时，一方有权取消或终止合同，以维护自身利益。

采购合同取消

采购合同的取消，有下列三种情形：

1.因违约而取消合同

其原因有二：

（1）供应商违约，例如所交物料不符合规格或不能按规定日期交货而取消合同。

（2）企业违约，例如不依约定开出信用证而取消合同。

以上两者都属不正常的取消合同。

2.因需求变更由采购方要求取消合同

因市场不景气，企业临时决定取消部分物料的采购而取消合同，但供应商因而遭受的损失应由采购方负责赔偿。如果是以信用证方式付款并订明供应商收到信用证若干日起为交货时间，则在信用证尚未开出前，合同并未具体生效，所以采购方因需变更而在尚未开出信用证之前要求终止合同，则不须负任何赔偿责任。

3.供需双方同意取消合同

多半出于天灾人祸或不可抗力因素，经调查确实而无能力履约，经双方同意取消合同，均不负赔偿责任。

采购合同终止

为维护采供双方权益，合同中应订明终止的措施。一般言之，有下列两种情形：

（1）合同因期间届满而终止，但订明有效期间者，不另外记载合同终止日期。

（2）合同因解除条件的具备、法定解除权的行使或约定解除权的行使而终止。如：

①在合同有效期中，除合同另有规定外，经双方同意，可终止合同；否则视实际需要，可要求对方赔偿损失。

②企业因供应商所交物料有瑕疵，得解除合同或请求减少价金。但其解除权或请求权在物料交付后6个月内不行使则自行消灭。

③信用证规定的单据提示的有效期限届至，而供应商仍未能在有效期限内提交物料装运文件并办理押汇手续时，采购方以不同意延期为由终止合同，不须负担任何责任。

75节 妥善解决采购合同纠纷

“要点提示”采购合同的纠纷即违约责任引起的。违约责任是指当事人一方不履行合同义务或履行合同义务不符合约定，应当承担继续履行、采取补救措施，或者赔偿损失等违约责任。

违约责任形式

违约责任的形式有以下三种：

1.买方未向卖方支付价款

在这种情况下，卖方可以要求买方支付价款，继续履行合同，还可以同时要求买方支付逾期利息或双方约定的违约金。

2.继续履行合同规定

当事人一方不履行非金钱债务或履行非金钱债务不符合约定的，对方当事人可以要求继续履行合同。例如，卖方未交付原材料、机器设备等，就属于不履行非金钱债务。此时，买受人应当在合同期限内提出继续履行合同的要求。

3.对标的物的修理、更换、重作、退货和减价

如果采购合同的卖方提供的标的物不符合双方约定的质量要求，则是违约行为。此时采购方根据标的物的性质及损失大小，合理选择要求对方承担修理、更换、重作、退货、减少价款等违约责任。修理、更换、重作是对标的物的补正，如果补正仍能实现合同的目的，并且对采购方没有什么损失，那么就应采取补正措施。如果不经补正采购方能够勉强使用且同意使用，可以减价。如果标的物的补正和减价对于采购方都无意义，那么买受人可以要求退货。

“违约责任必须是由于当事人的过错致使合同规定的义务不能履行或不能完全履行，违约方应承担的以民事责任为主的违约责任。”

卖方由于标的物的质量不符给采购方造成损失的，且采取修理、更换、重作、退货和减价仍不能弥补全部损失的，对于不能弥补的部分，采购方有权要求赔偿损失。

解决方法

解决采购合同纠纷的方法有和解、调解、仲裁、诉讼四种方法。采购合同当事人应在合同当中约定解决合同纠纷所采用的方法。我国的经济仲裁制度，实行仲裁条款或仲裁协议的原则，当事人在合同中约定仲裁条款或者在纠纷发生后达成仲裁协议，是仲裁机构受理合同纠纷的法律依据。因此，如果当事人要采用仲裁方法解决合同纠纷的话，必须在采购合同中明确约定或事后达成仲裁协议。

76节 有采购损失时应索赔

“要点提示”当事人一方违约，在继续履行合同或者采取补救措施后，仍给对方造成其他损失的，应当赔偿损失。

损失一般是指给对方当事人造成的财产损失，包括实际损失和利益损失。实际损失是现有财产的灭失、损害和费用支出，是一种现存的财产损失。而可得利益损失是致使对方当事人丧失了合同履行后可以获得的利益，这种利益是当事人签订合同时预期获得的。对于违约损失的索赔应根据《合同法》规定事先约定。

损失赔偿额限度

《合同法》规定：受害方要求的损失赔偿额，不得超过违反合同一方订立合同时预见或应当预见的因违反合同可能造成的损失。也就是说，赔偿的损失是合理预见到的损失，而不是没有限度的。

计算方法

《合同法》规定：当事人在订立合同时，可以预先约定一方违约时向对方支付损失赔偿额的计算方法。这样规定，有利于理赔和执法机关对损失赔偿额的确定，也有利于促使当事人认真履行合同。

约定违约金

《合同法》还规定：当事人可以在合同中约定如果一方违约应当向另一方支付一定数额的违约金。如果当事人对违约金做出了约定，那么这种违约金为约定违约金。

《合同法》又规定：

（1）约定违约金低于实际造成的损失，当事人可以请求人民法院或者仲裁机构予以增加。

（2）约定违约金高于造成的损失时，当事人可以请求人民法院或者仲裁机构予以适当地减少。

（3）同时支付违约金并不当然免除继续履行的义务，守约方要求继续履行合同的，只要违约方有继续履约的能力，必须继续履行。

“如果当事人在合同中既约定违约金，又约定定金的，一方违约时，对方可以选择适用违约金或者定金条款。也就是说当事人只能适用违约金和定金条款中的一种作为违约责任的承担方式，而不能将两者同时并用。”