在不同的时间与情况下人们常以不同的方式去听一切声音。有些场合，我们听得很专心，有些场合，我们却心不在焉。例如，有些人在公司能够很专心地听上司或老板的讲话，但回到家里，却对家人的话充耳不闻。
有效倾听的缺乏往往导致错失良机，产生误解、冲突和拙劣的决策，或者因问题没有及时发现而导致危机。有效的倾听是可以通过学习而获得的技巧。认识自己的倾听行为将有助于你成为一名高效率的倾听者。按照影响倾听效率的行为特征，倾听可以分为三个层次。一个人从第一层次上升到第三层次的过程，就是其沟通能力、交流效率不断提高的过程。
第一层次：在这个层次上，听者完全没有注意说话人所说的话，假装在听，其实却在考虑其他毫无关联的事情，或内心想着辩驳，他更感兴趣的不是听，而是说。这一层次包括三种方式：①表面的听，知道眼前有人在说话，但却只是关心自己心里正在想的事情；②半听半不听，为了要找寻自己发言的机会，所以不得不偶尔听一下人家在讲什么；③安静而消极的听，听是听了，但没有反应，没有几句话真的被听进去。这一层次的倾听者可能眼睛瞪着说话的人，但他可能更在乎的是自己的心情，而对别人的话并不在意。这种层次上的倾听，导致的是关系的破裂、冲突的出现和拙劣决策的制定。
第二层次：在这一层次下，人们只能作肤浅的沟通，听到讲话者的声音，也听到他的话了，但听得还不够深刻，没有理解其真正的含义。听者主要倾听所说的字词和内容，但很多时候还是错过了讲话者通过语调、身体姿势、手势、脸部表情和眼神所表达的意思。这将导致误解、错误的举动、时间的浪费和对消极情感的忽略。这一层次的人表面上看起来却是在听，有时也会通过点头同意来表示正在倾听，好像是理解了，而实际上并非如此。于是，彼此之间的误会很容易在不知不觉中发生。
第三层次：这一层次的人专心而有效地倾听，表现出一个优秀倾听者的特征。这种人带着理解和尊重倾听，扭自己放在讲话者的立场，试图以讲话者的观点去看待事情。这种倾听者清楚自己个人的喜好，避免对说话者作出武断的评价；对于激烈的言语，能掌控自我情绪，不受负面的影响；不急于作出判断，而是感同身受对方的情感；询问而不辩解、设身处地看待人和事物。
在说话者的信息中寻找感兴趣的部分，他们认为这是获取新的有用：信息的契机。高效率的倾听者清楚自己的个人喜好和态度，能够更好地避免对说话者作出武断的评价或是受过激言语的影响。不让自己分心，不断章取义，不忽视言辞以外的信息（如讲话者的身体动作等），好的倾听者能够设身处地看待事物，通过询问而不是辩解的方式与对方交流。
倾听对管理人员至关重要。当一个员工明白自己谈话的对象是一个倾听者而不是一个等着作出判断的管理人员时，他们会不隐瞒地给出建议，分享情感。这样，管理人员和员工之间能创造性地解决问题，而不是互相推诿、指责。
大概80%的人只能做到层次一和层次二的倾听，在层次三上的倾听只有20%的人能做到。如何实现高层次的倾听呢？以下几点可供借鉴：
（1）以一种关心的态度，让说话者试探你的意见和情感，同时感受到你是以一种非裁决的、非评判的姿态出现。不要立即问一大堆的问题。
（2）带着理解和相互尊重进行倾听。
（3）透过非语言行为，如眼睛接触、某个放松的姿势、某种友好的脸部表情和宜人的语调，可建立积极和谐的氛围。轻松、专注的表现，可使对方感到安全和被看重。
（4）表现得像面镜子。回馈你认为对方当时正在考虑的内容，总结说话者的内容以确认你完全理解他所说的话，如“我想你刚才是要告诉我……”
（5）避免先人为主，过早下结论。以个人态度投入问题时，往往导致愤怒和受伤的情感。
（6）用简单的语句认同对方的陈述，例如“嗯”、“噢”、“我明白”、“是的”或“有意思”等；还有“说来听听”、“我们讨论讨论”、“我想听听你的想法”或者“我对你说的话很感兴趣”等，鼓励说话者谈论更详尽的内容。
（7）细心观察他（她）的声调和肢体语言。
倾听是一种领导者的交流手段，为了提高倾听效率，领导者要有意识地锻炼自己的听话能力与听话技巧。以下一些效果可作为倾听效率是否提高的指标：
（1）能解释谈话人的面部表情。
（2）能理解谈话人用词的意图。
（3）能理解弦外之音。
（4）能对谈话的内容进行全面评估，而不在乎他具体谈些什么。
（5）能明确谈话人提出的假设。
（6）能把谈话人的观点和事实分开。
（7）能用自己的语言准确重述谈话人的想法。
（8）能判断出信息来源的可靠性，谈话人的真正想法、问题所在、谈话目的。
当然，要做到以上几点不是一件容易的事，有许多人在听完对方的长篇大论、口沫横飞的表达之后，还是一头雾水地频频追问：“你到底说了些什么？”这是因为我们中大多数人没有或很少受到听话的训练，缺乏听话所应该具有的理解技巧——用心倾听。
