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第22章 沟通素养:班组长进行协调的艺术(2)

当然在沟通的过程中,班组长有可能会遇到对方的异议,即员工不同意你的观点。在沟通中遇到异议时,不要强行说服对方,而要善于利用对方的观点来说服对方。

4.达成一致协议

沟通的结果就是最后达成一个协议。是否完成了沟通,就取决于最后是否达成了协议。而在达成协议的时候,班组长应该对员工的配合和支持表示感谢,当然还需要对员工接下来的工作表明立场。

5.共同实施方案

任何沟通的结果即意味着一项工作的开始。如果班组长与员工达成了协议,可是班组长没有按照协议去实施,就会让员工觉得你不守信用,就会失去对你的信任。信任是沟通的基础,如果员工失去了对班组长的信任,那么下一次的沟通就会变得困难起来。所以作为一个班组长,对所有达成的协议一定要努力按照协议去实施。

某车间各个岗位之间的专业性都很强,各岗位也很分散,除了本岗以外,想要弄懂其他岗位也很难。班组长程星勇敢地去面对这个头痛问题,经常和班组成员在一起沟通,一起谈生产上如何协调,一起谈工作上如何配合,一起谈集体的力量等等。

在车间搞成本核算考核以后,程星经常和班组里每一个成员共同研究如何才能节能降耗,如何使班组效益达到最大化。程星经常把成本核算结果拿给班组里的每一个成员看,让组员和别的班组去比较,提高他们的成本意识;找到自己班组的差距,让组员们充分认识到,节能降耗不是一个人所能完成的。时间长了,大家都很关心这件事,每个人也都会主动进行生产调整,降低消耗,各个岗位都主动配合,并且紧密地团结在一起,努力争第一。

经常的沟通使得这个班组自然而然的形成了一种凝聚力。有了班组这种凝聚力,各项工作就相应的好开展了。

所以说,沟通一定是双向的,如同是握手关系,需要双方共同努力。在班组内部,班组长必须对沟通都非常重视,以避免不必要的误会和麻烦。

主动去沟通,掌握沟通技巧

任何人都喜欢与自己志趣相投的人在一起,但是作为企业的班组长,需要和不同性格的人打交道,如果不去主动与别人沟通,自己的工作不可能顺利进行。只有主动与不同的人沟通,才能去了解别人,才能让别人了解自己,这样才能让自己的工作顺利展开。

班组长在主动与员工打交道的过程中,应该掌握沟通的技巧。实际工作中要注意:

1.与员工换位思考

所处的位置不一样,思考的方式也不一样,因此班组长与组员之间的冲突也往往不可避免。如果班组长能够站在组员的立场,设身处地的为其着想,才能更好地理解组员的想法和做法,才能找到沟通的融合点。同样,要想和员工达成一片,班组长必须先放下架子,不要高高在上,要有适宜的言行举止。

杨佳是新晋班组长,按照年龄来说,在班里年纪最小,其他组员工龄都比杨佳长,因此刚开始,杨佳遭到了一些组员的排挤。

一次,杨佳让一名组员去车间办公室把劳保用品取来,连续跟他说了三遍,他都没有动地方,到第四遍时,杨佳非常气愤了,以生硬的语气质问道:“你是拿还是不拿啊?”虽然后来取来了,但这名组员是非常不情愿,这名组员认为,“凭什么,什么事情都让我干!”。通过这件事,杨佳的感触很大。杨佳想到,如果自己被自己资历浅的人叫去干活,心里也肯定有所不悦,以后和自己的组员沟通要注意语气和方法。

在以后的工作中,杨佳也尽一切力量身先事行,尽可能站在组员的角度去考虑问题,和班组成员经常沟通,遇到事情,也说给组员听,让大家一起去想解决的办法。如果没什么异议就一起去实施。之后,该班组的日常工作不再让杨佳每天去强调了,而是组员主动去做。

2.确认组员是否听清沟通内容

沟通最大的障碍在于员工误解或对班组长意见理解得不准。为了减少这种问题的发生,班组长可以让员工对班组长的意图做出反馈。

班组长在向员工宣布一项任务之后,要求员工把所布置的任务再复述一遍,通过直接或间接地询问“测试”员工,已确认他们是否完全了解。如果员工所复述的内容与班组长意见一致,就说明沟通是有效的;如果员工对班组长的意见领会出现差错,可以及时地进行纠正,调整陈述方式,以免带来不可估量的损失。

3.对不同的人应使用不同的语言

在同一组织中,不同的员工往往有不同的年龄、教育和文化背景,这就可能使他们对相同的话产生不同的理解。另外,由于专业化分工不断深化,不同的员工都有不同的“行话”和技术用语。若班组长不注意到这种差别,以为自己说的话都能被其他人恰当地理解,一定会给沟通带来障碍。所以,班组长沟通时必须根据接收者的具体情况选择语言,语言应尽量通俗易懂,尽量少用专业术语,以便接收者能确切理解所收到的信息。

4.交流时间短,沟通频率高

频繁接触员工,每次交流时间可以短一点,这容易让员工更容易感到亲近,更容易知道班组长注意他、关心他。

5.恰当地使用肢体语言

无论是在聆听员工谈论时,还是在与员工进行面对面的沟通中,班组长都应给予对方合适的表情、动作等提示,使之与表达的信息内容相配合。比如,赞许性的点头,恰当的面部表情等,如果员工认为班组长对他的话很关注,就乐于提供更多的信息。相反,当员工在滔滔不绝地向班组长汇报信息时,而班组长却心不在焉地边听边做其他与谈论无关的事情,这样员工会认为班组长对他所说的并不在意,沟通的激情会立刻蔫下来。

肢体语言是现实交流双方内心世界的窗口,他可能泄露我们的秘密。一个成功的沟通者在强化沟通的同时,必须懂得肢体语言沟通的技巧,注意察言观色,充分利用它来提高沟通效率。这就要求班组长在沟通时,要时刻注意与员工交谈时的肢体细节,不要以为这是“雕虫小技”,这对有效沟通起到非常大的促进作用。

6.要让人服,先让人言

纵使班组长说服员工的理由有一百条,也不要忘了让员工先谈谈自己的看法。如果连听都不听就取消别人的发言权,这种单向沟通对管理的负面作用是不可忽视的。

7.更多地了解员工

作为班组长,应该花更多的时间用于了解员工。班组长不妨根据以下几个要点来察觉员工心灵的跃动:

脸色、眼睛的状态(闪烁着光辉、咄咄逼人、视线等);

说话的方式(声音的腔调、是否有精神、速度等);

谈话的内容(话题的明快、推测或措辞等);

身体的动作、举止行动是否活泼;

整个身体给人的印象(精神奕奕或无精打采)。

不吝啬赞扬,每个员工都有闪光点

当班组长希望激励下属员工提高工作效率时,他需要做的事情很简单,就是——赞扬他。因为,赞扬是达到这一目的最行之有效的办法。人人都有得到别人承认、信任、重视和赏识的渴望,受人重视、被人赞扬的愿望,已成为人们内心最强有力的动力。

赞扬的影响常常是出乎意料的深远。其实很多人不仅仅是为了薪水而工作,他们更希望得到企业的重视。而对他们最有价值、最有力的赞美就是经常告诉他们:“我为你感到骄傲。”

任何人都不喜欢处于被动地位。赞扬为何有如此功效?因为,赞扬一个人意味着尊敬。重视称赞,可最大限度地鼓舞人的士气和精神,提高他的被重视感和工作热情,释放一个人身上潜在的能量。有实验结果表明,当班组长公开赞扬下属时,他们的工作效率能提高90%,私下赞扬虽不及公开赞扬效果好,但工作效率仍可提高75%。

尽管如此,仍有不少班组长不了解如此显而易见的事。他们认为使用赞扬会使人自高自大,认为过多的称赞会使下属变得随便和普通。所以,他们吝啬于他们的赞扬,宁愿使用命令和督促的口气催人办事,鞭策别人,认为这不但很有效果,自身还可以产生一种威严感。其实,任何人都不会喜欢和欣赏如此下命令的人。反之,如果班组长若使用赞扬,特别是正面赞扬,夸他在某些方面比别人更出色或更能发挥作用时,他一定会充满信心,更加主动地做好事情。

有些班组长深感赞扬一个人很困难,他们抱怨没有在下属身上发现值得赞扬的“闪光点”。其实,每个员工都是一块闪亮的金子,只要班组长愿意睁大双眼,就能很容易地在每个人身上找到值得赞扬的地方。

青工林跃先后换过好几个班组,都因为个性太强,难与人相处而成了公认的“刺儿头”。后来,有个先进班组的班组长老张主动“接盘”,要下了又一次面临“被挑选”命运的小林。小林抱着“破罐子破摔”的想法进了这个先进班组,一切行为举止和过去没有任何变化。

没料想到的是,整整一个月时间过去了,没有任何人来找他“谈谈”或是“批评批评”。正在他纳闷的当口,班组长老张在一次班组会上宣布:本月开展“每个人身上都有闪光点”的主题活动,要求每位班组成员都能讲出班组中其他成员身上的“闪光点”,然后将所有的闪光点以小故事的形式张贴在“班组园地”上,供大家学习。小林是带着“看戏”的心情参加主题活动的。谁知道,主题班组会一开始,就有人提到了小林,说他有正义感,敢于在社会上同不良现象作斗争。小林确实“管过闲事”,他曾经抓过一个小偷,他还以为没人知道这事。接下来,其他成员在发现他人闪光点的同时,都提到了小林,说他学习新技术特别快,说他知识面特别广等等。小林顿时非常感动,他感到这个班组的同事们真的将他看作集体中的一员,为他的点滴优点而自豪。

从此,小林变样了,他也开始关心班组里的其他成员,愿意融入这个温馨的集体中去。第二年,小林荣获了企业先进员工的光荣称号。

有人说,赞扬本身就是一门艺术。事实的确如此,班组长赞扬员工并非一定要给予壮志凌云般的鼓励,但一定要注意表扬下属的技巧:

1.表扬要有具体,不要含糊其辞。表扬本来是激发热情的有效方法,但有时运用不适宜则会使下级反感。因此,班组长在谈话中表扬下属应斟酌词句,要明确具体。

2.表扬应抓住时机。班组长与下级的谈话中能把握住有利时机去表扬对方,其效果则会事半功倍,而失掉有利时机,其效果则可能是事倍功半。

3.表扬要实事求是。对于一位班组长来说,要做到实事求是论功行善,首先必须把握公正这一原则。不管是谁,只要他出色地完成了一项工作甚至仅仅提供了一条有创意的思路,都应该受到表扬。

4.表扬要放下“架子”。放下“架子”表扬下属可以用谦虚、真诚的姿态来表现,还可以把自己置于次要的位置、突出下属,表达自己对属的赞扬之情。

5.表扬要有实际行动。班组长对下属的长处和优点表示赏识和肯定,仅凭表扬的话是不够的,还要求关心和体贴下属,让人觉得他在充分地表达对人才的尊重。

6.表扬可以借口于人。借人之口表扬人,其中微妙的心理不仅让下属感到惊奇,更会令其陶醉在表扬的高超技术中。

7.多表扬对方才华。每个人总是对自己的才华十分关注,多表扬他独特的才华,会产生激励的效果。

8.赞美别人的前途和未来。赞美下属的前途和未来,应该要结合下属具体的奋斗目标。不过这种赞扬不宜太具体,并且要加一定的附加条件,如“通过努力,你一定可以成为公司的明星员工”。

不过值得注意的是,班组长对下属的赞扬有一大忌,那就是切勿掉进“奉承”这一既虚假又无价值的陷阱里。诚恳地去赞扬员工,就会激发出员工超强的战斗力。

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