第二十条档案编目与编制检索工具。
1、编制档案总目录、档案分目录、底图目录和保管单位目录。
2、根据需要编制多种档案检索工具，积极提供利用。
第二十一条档案保管。
1、接收档案，认真验收，并办理交接手续。
对案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，文件材料收集完整，内容可靠，分类清楚，组卷合理，标题简明扼要，文件排列系统，保管期限划分准确，装订整齐。
对不符合案卷质量标准的应限期修改，合乎标准时，方可接收。
2、存放档案有专用柜、架，排架方法科学，便于查找。
3、定期对库存档案进行清理核对，做到账、物相符，对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制，库存档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。
4、保存档案设有专门库房，并且具有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。
5、做好档案的鉴定工作，由公司领导和有关部室、档案人员组成鉴定小组，定期对已过保管期限的档案进行直接鉴定，提出存毁意见；销毁前应编制出销毁清册，经公司领导批准报上级主管机关备案；销毁档案时，指定专人监销，防止失密。
6、做好档案的统计工作，积极为本公司的各项工作做好档案的提供利用。
7、健全划分密级档案的借阅手续，防止失密、泄密事件发生；对造成失、泄密事件的责任者，要视情节严肃处理。
8、做好档案材料的二次加工工作，积极开展编研，以提供高层次的档案信息。
保密工作管理制度
一、公司秘密
下列内容可以列为公司秘密：
①公司重大决策中的秘密事项。
②公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
③公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
④公司的技术实力、技术开发进展情况、项目开发管理技巧。
⑤客户名单、货源情报、产销策略、销售状况、招投标中的标底及标书内容。
⑥公司财务预算决算报告及各类财务报表、统计报表。
⑦公司职责人事档案，工资性、劳务性收入及资料。
⑧公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
⑨其他经公司确定应当保密的事项。
二、行政保密工作
行政工作所涉及的保密工作主要有：
①文件保密，包括：秘密文件、资料、图表等的密码、密码电报及传真的保密。
②会议保密，包括：会议时间地点、会议发言、会议文件等的保密。
③新闻报道保密：对于新闻报道中有可能涉及的公司秘密，需征求主管负责人的同意方可报道。
④涉外保密：在承担对外接待任务时，要加强保密观念，防止以各种参观访问为名，窃取科技情报的事件发生。
⑤通信保密：公司已经越来越多地使用现代化的有线电和无线电通信设备及复印誊印、录像设备，在使用这些设备传输公司机密时，要注意防止被监听、窃听。
⑥计算机保密：计算机由于信息存储量大，往往会成为机密集中的地方。行政人员应掌握有关计算机保密的技术。
由于工作的特殊性，公司行政办公人员要接触大量的文件和不同的领导，掌握一些机密情况。因此，对他们进行严格的纪律要求很有必要。公司行政办公室在保密纪律上有以下要求：不说不该说的话；不问不该问的机密；不看不该看的机密；不记录不该记录的机密；不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及机密；不在公用电话、明码电报和普通邮件中办理机密事项；不在公共场所谈论机密；不将机密文件和机密资料存放于不利于保密的地方；不携带机密材料游览、参观、探亲访友和出入公共场所。除此之外，为慎重起见，公司办公行政人员还应做到：不在著述中涉及机密事项或资料，不在新闻报道中涉及机密事项或资料，不在有非涉密人员在场的条件下翻阅机密文件或资料，不随意收录涉及机密的讲话及其有关事项。
保密工作制度
一、保密制度
总则
（1）为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
（2）公司秘密是关系公司权益和利益、依照特定程序确定、在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
（3）公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。
（4）公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。
（5）对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。
保密范围和密级确定
1、公司秘密包括下列秘密事项。
（1）公司重大决策中的秘密事项。
（2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
（3）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
（4）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
（5）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
（6）公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。
（7）其他经公司确定应当保密的事项。
一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件，不属于保密范围。
2、公司秘密的密级。
公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。
3、公司秘密的确定。
（1）公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策、文件、资料为绝密级。
（2）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。
（3）公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
4、秘密文件的保密期。
属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。
保密措施
（1）属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行；采用计算机技术存取、处理、传递的公司秘密由计算机部门负责保密。
（2）对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
1）非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄。
2）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。
3）在设备完善的保险装置中保存。
（3）属子公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。
（4）在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。
（5）具有属子公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：
1）选择具备保密条件的会议场所。
2）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。
3）依照保密规定，使用会议设备和管理会议文件。
4）确定会议内容是否传达及传达范围。
（6）不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
（7）公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。
责任与处罚
1、出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元。以上500元。以下。
（1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。
（2）违反本制度规定的秘密内容的。
（3）已泄露公司秘密但采取补救措施的。
2、出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。
（1）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。
（2）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。
（3）利用职权强制他人违反保密规定的。
附则
本制度规定的泄密是指下列行为之一：
（1）使公司秘密被不应知悉者知悉的。
（2）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。
二、机要文书管理规定
第一条本规定是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定的。公司职员必须根据自己的职务，遵守处理机要文件及机要事项的纪律。
第二条本规定的修改与废止，由公司办公会议提议，公司总裁决定后实施。
第三条本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项，凡符合下列条款之一者均属于此。
（1）关于公司的重要政策或计划。
（2）关于人事问题。
（3）关于重要会议的讨论事项。
（4）关于公司产品的重要事项。
（5）契约、协定或根据协商而决定的事项。
（6）规定、命令中特别指定的事项。
第四条机要文件及其处理按其程序可分为以下三种。
（1）秘密。不能向部长、处长及业务上相关人员以外者公开。
（2）公司外秘密。不能向公司以外公开。
（3）绝密。不能向部长、处长以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。
第五条机要文件、机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的部长负责，但公司总裁可以命其变更。
第六条机要文件或机要事项由该业务部部长负责印制和传达。
第七条机要文件由其制发部门制成正本、副本两份；一份由制发部门分门别类加以保管，另一份由总务部长保管。机要文件应加盖相应的红色标记，其处理和保管由收件人自行处理。
第八条机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发送至有关部门时，必须请收件人签字。
第九条总公司及分公司之间进行文件的来往传送或邮寄时，应采用亲启信函方式。必要时应采用挂号信函方式。
第十条公司内机要文件的传递，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。
第十一条机要文件须经制发部门的部长同意后方可复制。机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在第八条规定的发文簿上记载复制件的去向。
第十二条秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项，由制发部门的部长负责，请专门代理店或协作工厂进行分发和传送，但必须履行第八、第九条规定的手续。
第十三条机要文件及其相关草案、其他无用物品的销毁，应确定时间，由所管部长负责销毁。
第十四条凡违反本规定者，由惩罚委员会讨论处理。
三、重要文件保管处理规定
第一条重要文件的收藏、保管、处理按本规定实行。
第二条重要文件分为以下四种，分别处理。最重要文件是指该文件的丢失将给工作造成重大影响的文件；一般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。
（1）最重要文件（日常用）。
（2）最重要文件（非日常用）。
（3）一般重要文件（日常用）。
（4）一般重要文件（非日常用）。
日常用文件是指工作人员在日常业务中需经常查阅、放在办公桌近旁的文件，非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查阅的文件。
第三条在紧急情况下，重要文件的收藏、保管场所应按照如下规定加以保管，但根据文件的性质、数量及处理方法的不同亦可作适当变更。
（1）地下室、仓库存放公司特别重要的文件。
（2）各业务处室保险柜存放各部、处、室的重要文件。
（3）现场保管（在各部、处、室的办公地点以适当的方法整理保管）。上级对现场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。
第四条各种重要文件的分类保管期限及保管场所可另行规定。对文件进行保管时，同一内容的系统文件必须按地区加以区分后保管，最重要文件尤应如此。
第五条重要的账票或文件，在没有其他材料可以替代时，即在确认除原件外没有其他可以反映其内容的文件，该件如发生丢失将给工作造成重大障碍时，需将该件做出表示其内容的特别标记，办理另置安全场所保管的有关手续。
第六条重要文件的搬出及收藏，由各业务主管处室负责实施，仓库内文件的整理保管由庶务处承担。各业务主管处室应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交庶务处。庶务处在安置文件时应考虑到平时的使用。
第七条将各业务科室文件搬出加以收藏时须按如下规定执行，但在公司有特别指示时须遵照执行。
（1）正常情况下文件处理完结时。
（2）在特别紧急危险时。
（3）在发表紧急状态宣言时。
第八条收藏文件仓库的位置，根据文件的数量等由庶务处决定。在搬运、收藏文件时要注意准确无误地置于各自位置。当确认文件数量大、保管场所不足时，应预先与庶务处协商，要求给予增加或变更保管场所。
第九条对于保管期满的文件，庶务处在征求业务主管处室领导意见后可予以销毁。
第十条对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至公司以外。
分社及工厂的文件，在无特别命令时除第三条之外可参照以上条款执行，并将期满文件处理方案呈报本公司庶务处。
四、保密准则
（1）公司员工应自觉遵守和执行国家《保密守则》及公司的有关规定。
（2）公司员工不准向外界泄露已确定为公司秘密的有关公司内部情况或虽未确定为秘密但尚未公开和不宜公开的有关资料、计划、部署、工程标底等。
（3）上级及公司各部门发文如需保密的，应加以注明。
（4）上级有关部门和公司下发的“三密”文件、保密图表、资料等，应由专人妥善保管、不得乱丢乱放。不准带回家或其他公共场所。要认真做好“三密”文件的收发登记，并于年终进行整理，该销该存、分类处理。
（5）对不准拍照的设备、图表、资料，应悬挂明显的标志或采取掩蔽措施。
（6）加强对生产要害部位的管理。凡需进入生产要害部位的非本部工作人员，应执行公司“进入生产要害部位的规定”。
（7）对不遵守保密制度造成后果的，视情节给予责任者以处罚。
（8）本准则自××年×月×日制定××年修订执行。
五、机密文件管理制度
范围确定
（1）生产设备设计图：具有专利性与独特性的机械设计图以及生产设备布置图。
（2）技术性资料：独特技术性的操作标准，与他人技术合作或他人技术指导资料，产品配方，产品开发、改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性的资料。
（3）业务性资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性的资料。
（4）其他经部门主管以上领导认为有必要列入机密文件管理的一切资料。
保管部门
（1）外来机密文件应以各公司总经理室为保管部门；经各公司总经理核准准予事业部、研究所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经（副）理室或总经理指定之部门为保管部门。
（2）属技术、开发、工务、营业等部门自行建立的专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。
（3）各部、室、中心的机密文件，属该部门承办的专责性质者，应以该部、室、中心为保管部门。
