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第22章 自我管理的准则(1)

1.遵守纪律是职场的根本

一个团结协作、富有战斗力和进取心的团队,必定是一个有纪律的团队。同样,一个积极主动、忠诚敬业的员工,也必定是一个具有强烈纪律观念的员工。可以说,纪律,永远是忠诚、敬业、创造力和团队精神的基础。对企业而言,没有纪律,便没有了一切。

当企业和员工都具有强烈的纪律意识,在不允许妥协的地方绝不妥协,在不需要借口时绝不找任何借口时,比如质量问题,比如对工作的态度等,你会猛然发现,工作因此会有一个崭新的局面。正如伟大的巴顿将军所说:

“我们不可能等到2018年再开始训练纪律性,因为德国人早就这样做了。你必须做个聪明人:动作迅速、精神高涨、自觉遵守纪律,这样才不至于在战争到来的前几天为生死而忧心忡忡。你不该在思虑后去行动,而是应该尽可能地先行动,再思考——在战争后思考。只有纪律才能使你所有的努力、所有的爱国之心不致白费。没有纪律就没有英雄,你会毫无意义地死去。有了纪律,你们才真正的不可抵挡。”

对企业和员工而言,敬业、服从、协作等精神永远都比任何东西重要。但是,这些品质不是员工与生俱来的,不会有谁是天生不找任何借口的好员工。所以,对他们进行培训和灌输显得尤为重要。

还是来看看伟大的巴顿将军的例子吧。乔治·福蒂在《乔治·巴顿的集团军》中写道:“1943年3月6日,巴顿临危受命为第二军军长。他带着严格的铁的纪律驱赶第二军就像‘摩西从阿拉特山上下来’一样。他开着汽车转到各个部队,深入营区。每到一个部队都要啰啰嗦嗦训话,诸如领带、护腿、钢盔和随身武器及每天刮胡须之类的细则都要严格执行。巴顿由此可能成为美国历史上最不受欢迎的指挥官。但是第二军发生了变化,它不由自主地变成了一支顽强、具有荣誉感和战斗力的部队……”

巴顿可以说是美国历史上个性最强的四星上将,但他在纪律问题上,对上司的服从上,态度毫不含糊。他深知,军队的纪律比什么都重要,军人的服从是职业的客观要求。他认为:“纪律是保持部队战斗力的重要因素,也是士兵们发挥最大潜力的基本保障。所以,纪律应该是根深蒂固的,它甚至比战斗的激烈程度和死亡的可怕性质还要强烈。”“纪律只有一种,这就是完善的纪律。假如你不执行和维护纪律,你就是潜在的杀人犯。”巴顿如此认识纪律,如此执行纪律,并要求部属也必须如此,这是他成就事业的重要因素之一。

被人认为有些粗鲁的巴顿并不是强硬的命令者。他从不满足于运筹帷幄和发号施令,他经常深入基层和前线考察,听取部属意见,而已身先士卒,让部队感受到统帅就在他们中间,从而愿意听从他的命令,愿意服从他的指挥。

2.自我管理是敬业的起点

对于自我管理的问题,诙谐作家杰克森·布朗曾经有过一个有趣的比喻:“缺少了自我管理的才华,就好像穿上溜冰鞋的八爪鱼。眼看动作不断可是却搞不清楚到底是往前、往后,还是原地打转。”如果你知道自己有几分才华,而且工作量实在不少,却又看不见太多成果,那么你很可能缺少自我约束的能力。

在日常管理活动中,有许多禁止、不准和不允许,或者还有一些不主张、不赞同,等等。一直以来人们就认为这些东西应该是生硬的和冷冰冰的。但这样做的效果却未必理想。

一家很有名的法国餐馆里,在大厅里可以见到这样的字眼:“服务人员禁止在大厅抽烟、休息,违者记过”,意思固然很清楚,但员工并不喜欢,因为它明显带有不信任、带有强制性,令人压抑。对这家餐馆来说,这样做并不会实现员工的自我管理,可能适得其反。让员工进行自我管理过程中虽然可能无法避免地会出现一些倦怠或低效率的情况,但随着自我管理的不断加强,这种局面终将有所改观,而如果对员工自我管理进行粗暴干涉或听任不管都可能导致混乱。所以,对员工自我管理进行引导的方向和策略,应当成为企业战略规划的一个新的组成部分。

我们时代的许多伟大的思想学说,为管理学的发展开辟了极其广阔的空间。在员工应得到尊重、鼓励,应从工作中得到乐趣和满足这些人性化理念的推行和应用过程中,员工的自我管理也得到了推广。

毫无疑问,一个人的工作态度以及他与周围人的关系决定了工人的生产效率。拒绝或忽视运用自制力的人,实际上是把好机会一个又一个地浪费掉,而且,最糟的是,他们本身并不知道错过了这些机会。

在职业生涯过程中,大都数人很难在开始的时候,就具备出色的自我管理能力。往往是在经历了他律、协助性自我管理之后,才实现了真正意义上的自我管理。

少年时期,父母与老师负责我们的自我管理任务。我们大多数都是在督促中完成了自我管理,而并不是主动去完成学习与生活的任务。虽然那时可能有朦胧的自我管理意识,但尚不具备自我管理能力,督促甚至是强迫则成了必要的手段。

踏入社会,开始了独立自主的生活以后,自我管理回归到独立进行的阶段。虽然有些时候我们仍然需要别人的协助与支持,但更多的是,要依靠自我。这既是个性不断完善的过程,也是我们职业生涯稳步发展所必经的阶段。

当我们意识到自我管理的重要性时,并在工作中加以实现,那么你会发现,自己的生活习惯与工作习惯都因此得到了一定的提高。无论做什么事,都会有条理可循,做事稳重,不留后患,在同事与上司眼中,你是一个严格要求自己的优秀员工,是一个可以让人放心和领事的人。所以,你的上司会放心地把重要的工作交由你去完成;你的同事喜欢与你共同工作,并会主动与你交往。你的能力在上司交待的任务中得到了锻炼与提高,为你赢得了晋升与加薪的机会;你的人际网络在同事与你的工作过程中得到了扩大,这可能会为你带来许多意想不到的成功机遇。

3.守时是工作的需要

现代生活的快节奏,呼唤着人们的时间意识。守时,理应是现代人所必备的素质之一。但是,不守时的情况经常在我们的身边发生。通知了几点开会,却总有那么几个人迟到;要求什么时间要办完哪件事,到时也总有人不能按时完成……诸如此类事情,屡见不鲜。

如果只是偶尔一次,似乎也情有可原,然而仔细观察一下,就会发现,在某些人身上不守时的事是经常发生的。信息经济时代,时间的价值已远非自然经济和工业经济时代可比。不守时,既浪费了自己的时间,也浪费了别人的生命。

守时就是遵守承诺,按时到达要去的地方,没有例外,没有借口,任何时候都得做到。即便你因为特殊原因不得不失约,也应该提前打电话通知对方,向对方表示你的歉意。这不是一件小事,它代表了自己的素质和做人的态度。如果你对别人的时间不表示尊重,你也不能期望别人会尊重你的时间。一旦你不守时,你就会失去影响力或者道德的力量。因为守时的人会赢得每一个人的好感。

很多人没有时间观念,上班迟到、无法如期交件等等,这些都是没有时间观念导致的后果。时间就是成本,养成时间成本的观念,将会有助于你日后的晋升和工作效率的提高。若是想要在企业中生存下去的话,首先必须守时,做一名好的员工,就要时刻记得遵守时间,不要迟到。

准时上班很重要,迟到是不能得到谅解的行为,因为这表示你对工作不够重视。一些年轻人刚到企业的时候,对企业的规章制度看得较轻,工作上虽十分卖力,但迟到早退却往往是纪律严明的企业所不能容忍的,因为他们认为守时是最基本也是最重要的品质。假如和人约好了时间却未准时地到达,那领导对你的印象不只是大打折扣,而是立刻一落千丈。常常迟到、早退、或是事先毫无告知便突然请假,既会让事情变得杂乱无章,又会妨碍全体成员的工作进度。这样的人无法让他人信赖的,更无法让领导信任。每个人都希望别人讲信用、守时间,那我们自己首先应该做到,在自己的身边营造出一个守时重信的氛围。

4.按时完成工作是职业的素质

在指定时间内完成任务,是你应主动去做的事,而不是对你的特殊要求。这样的员工在其职业生涯中才会获得极大的成功。

作为一个能干的员工,对大量不成文的“规则”,就是一般领导认为员工“想当然”会遵行的事,应该清楚。

你的任务是要在指定时间内完成工作,领导最不喜欢下属凡事都找借口。认真完成每一份差事,别等他人来提醒你,尤其是那些职位比你高的人。

如果你的权力不足以解决问题,你向领导报告时,就要提出自己的意见,让他知道你具有随机应变的能力。再者,不要在办公室树敌,在决定某件事情是否值得争取前,先考虑它对工作的影响,造成的损害是暂时的还是长期的?值得因此而与对方作对吗?你有必胜的把握吗?

面对堆积如山的工作,你可能感到心情烦闷,情绪紧张,无法摆脱工作的阴影,就算与朋友一起饮茶聊天,也不会开怀大笑。你可能埋怨说:“我的工作能力太差,事情总是不能做完,反而日渐累积起来。”实际上每个人的办事能力都差不多,关键在于他们怎样处理事情,若你想用最少的时间,发挥最大的工作效率,你必须注意下列各点:

(1)为每件工作定下最后完成的时问,除非在很特别的情况下,不然不要拖延。

(2)对于不是自己份内的工作,坚决地说个“不”字。

(3)如果你整天的工作排得满满的,应该把一些必须马上完成的事情抽出来,专心处理。

(4)假如你觉得自己的心情不好,应先放下工作,让自己有松弛的机会,待心情好转时再投入工作。

(5)中午时间,不要安排太多的会议,你可以利用早餐时间会见客户,尽量利用每一个机会。

(6)若你能用电话直接处理事务,就不要浪费时间写信。

(7)把文件整齐排列,就不必费时找寻资料报告。

怎样发挥最高的工作效率是攀上成功阶梯的重要一步。以下是一些基本步骤:

定时整理档案。记忆力再好的人也不能将所有东西永远记住,因此档案是非常重要的。若你的部门本身不重视,或你已有秘书代劳,那么最好设立一个私人档案柜,帮助记忆,也利于有需要时翻阅。

手袋里必备备忘录。工作忙碌的时候,你呆在办公室里,或经常外出,无论大小约会,有关事项,最好用笔记下来,办好的就删掉一些,每天翻看,确保万无一失。

不要让案前堆积信件、便笺。每天要清理一次,因为许多事情是需要立即进行的,不应搁置,一旦遗漏就会后悔莫及。当拆阅时,应立刻分类,可以丢弃的、应该入档案的,或者编入办事日历……工作才会一天天顺畅的进行了。

刚刚工作的人,终日埋在文件堆里,却发觉根本没有完成任何大文件。那么请坐下来检讨一下,并不是你的工作能力有问题,只因为能力根本没有发挥。若你的组织能力欠佳,所以被琐事围困着,请你参考以下的方法:

买一本小型的记事簿,最好小到可以放到口袋里去,在开会、午饭甚至坐车时,只要想起一些工作上的细节、意念或行动,都要立即记下来,每天晚上睡觉前,重新温习一下,按事情的重要性编排成第二天的工作顺序表。第二天,你就可以按本子办事了。

其次,使你烦扰的比如日常的报告、备忘、信件和刊物等,它们一般会堆积在你的周围,使你感到烦闷,何不尝试以下的办法:

每一张经过你办公桌的纸张,只能有四种命运——丢掉它、送给另一位同事、存入档案或立即行动。

那么你的办公桌应该好好地清理,你才能专心做应该做的工作。将计划变成事实是有法可依的。首先你要清楚你要得到怎样的成果,并反问:这目标是否切合实际?对你的前途有没有影响?答案不是负面的,就是说你选对了。接着找到适合人选,或许你有许多同事,可是每个人都有其长处,且一个任务并不需要所有人都去做,择人而委任才是有效的方法。

目标鲜明,又有恰当人选,下一步就是清楚地让执行者知道你的要求,让他正确地朝目标迈进,并让他多提出建议,尤其是工作时遇到什么困难时,好灵活地有所改动,迎合需要。

制订行动进度表,能使你有系统地了解整个计划,那是累积经验的好办法,请别忘了考虑一下其他的成果,做到一举数得,才是真正好的计划。

根据进度表,虽然小节不需你操心,但了解全盘情况则是你的责任。还有,请考虑各个方面的反映,对执行者的表现表示一下欣赏。一件任务的成功,是不可能只归功于你一个人的!

要防止文件堆积,你需要在收到文件的当时,马上决定其“去向”,当所有文件“归其所属”,办起事来才会容易,并且不会遗漏了。

怎样才能在短促的时间内,把工作做得最好?

不管你面对的工作怎样艰巨,你都保持心平气和,集中精力,把自己需要完成的事情,都记录下来。

把整件工作划分为几个独立完成的部分,每个部分又分成多个容易解决的步骤,使工作变得有条理,方便自己着手进行。

每天为自己制订出先完成的工作目标,并且分先后次序,一切依照计划进行。

把较为复杂又艰巨的工作,放在最前面完成,这样可帮助你减轻工作的压力,发挥你的潜能。

把已经完成的步骤写下来,再看看还有什么需要改进的地方。

为每一个独立步骤定下最后完成的期限,不论在什么情况下,都不要让自己拖慢工作的进度。

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