选用最专门化的词汇来表示：（1）工作的种类；（2）复杂程度；（3）技能要求程度；（4）可能出现的问题的标准化程度；（5）任职者对工作的各方面所负的责任大小；（6）责任的程度与类型。运用表示动作的词汇，如分析、搜集、召集、计划、分解、引导、运输、转交、维持、监督以及推荐等。通常情况下，组织中较低级职位的任务最为具体；而较高层次的职位则处理涉及面更广一些的问题。
4、简单化
最后，检查一下职位说明书是否囊括了工作的所有基本要求。问问你自己：“如果一位新雇员读了这份职位说明书，他或她对这份工作是否会有所了解？”
二、工作规范
（一）工作规范的涵义
工作规范又称职位规范或任职者资格，指任职者要胜任该项工作必须具备的资格与条件。它说明一项工作对任职者在教育程度、工作经验、知识、技能、体能和个性特征方面的最低要求，而不是最理想的任职者的形象。一般情况下，工作规范是依据管理人员的经验判断而编写的。当然也可以使用比较精确的统计分析法来做。工作规范常常是工作说明的重要组成部分。比如护士的工作规范。在她的工作说明中，对其资格和身体要求的描述，可为她的日常工作提供一种规范，另外这类信息在招聘和选拔过程中也非常有价值。
（二）工作规范的一般内容
工作规范中提到的个人必须具备的完成义务和责任的素质水准都编在工作说明书当中。工作规范特别包含以下两个方面：①工作所需的技能；②工作对员工的体能要求。
与工作相关的技能包括教育或经验、特殊培训、个人性格或能力，以及动手能力。工作的体能要求是指工作时走、立、抓、举、说的程度。还包括体力工作的环境条件和可能会涉及的有害物体。
1、体能素质
（1）身体素质
即是从事体力或脑力劳动所需要的能力。包括身高尺寸、体型、力量大小、耐力，以及身体健康状况等（见表2）。表3—3是对身体体能的量化表。
1、动态力量：在一段时间内重复或持续运用肌肉力量的能力2、躯干力量：运用躯干部肌肉（尤其是腹部肌肉）以达到一定肌肉强度的能力3、静态力量：产生阻止外部物体力量的能力4、爆发力：在一项或一系列爆发活动中产生最大能量的能力5、广度灵活性：尽可能远地移动躯干和背部肌肉的能力6、动态灵活性：进行快速、重复的关节活动的能力7、躯体协调性：躯体不同部位进行同时活动时互相协调的能力8、平衡性：受到外力威胁时，依然保持躯体平衡的能力9、耐力：当需要延长努力时间时，保持最高持续性的能力表2九种基本的体质能力 （2）心理素质包括视觉、听觉等各种感、知觉能力，例如辨别颜色、明暗、距离、大小细节等能力，辨别音调、音色及分辨语声的能力，辨别气味的能力等；记忆、思维、语言、应变能力；兴趣、爱好、性格类等个性特点等。
下面介绍几种心理表示方法。
（1）计分法
这种方法一般首先把操作活动所涉及到的心理能力归纳为多种（一般为25～30种），然后通过谈话和问卷等手段，为某一职位的每种能力用5点量表计分（也可用7点或11点），5点计分标准如表4所示。 表4计分操作标准（2）文字表达法
这种方法侧重于文字来描述职位工作对任职者心理品质的具体要求，文字表达法具有突出重点、分析细致的优点。它的缺点在于缺乏量的估计，无法对所需的心理特征进行定量的分析，参见表5。
（3）表格法
这种方法是用表格的形式来描述某职位对任职者所要求的品质、各种品质的重要性、训练时间和原因等内容。
表格法既突出重点，注意对任职者中心品质和中心能力的分析，也注意用定量的方法来分析问题，因而是一种受欢迎的心理图示。但在进行各种职位之间的比较时，不如计分法直观。
2、知识要求
指胜任本职位工作应具有的知识结构和知识水平，包括一般文化修养、专业知识水平等，它由以下六项组成。
（1）学历要求
根据本职位的知识含量，确定本职位的最低学历要求。
（2）专门知识
胜任本职位工作要求具备的专业理论知识与实际工作经验。如掌握所使用机器设备的工作原理、性能、构造、加工材料的特点和技术操作规程。掌握使用调整某一设备的技能和使用某种工具、仪器、仪表的能力等等。
（3）政策法规知识
即具备的政策、法律、规章或条例方面的知识。
（4）管理知识
应具有的管理科学知识或业务管理知识。
（5）外语水平
因专业、技术或业务的工作需要，对一种或两种外语应掌握的程度。
（6）相关知识
本职位主体专业知识以外的其他知识。
知识要求可采用精通、通晓、掌握、具有、懂得、了解6级表示法来进行评定。
3、能力要求
事实上，许多工作所要求的技能是相同的。也就是说，尽管有些工作可能需要一系列非常独特的技能，但不可能每项工作都需要。因此，我们可以合理地假设可从50—60个技能中挑选12～15个技能满足工作的需要，多数是相类似的，可能只有一个或两个是独特的专门适用于该项工作。表6所列的并不是全部的技能，只是一些典型的例子。难点在于确定技能与何种特点的工作相匹配，确定哪些技能对工作是需要的，哪些技能是重要的。下面对一些能力进行具体的阐述。
表6所列的并不是全部的技能，只是一些典型的例子。难点在于确定技能与何种特点的工作相匹配，确定哪些技能对工作是需要的，哪些技能是重要的。下面对一些能力进行具体的阐述。
（1）理解判断能力
对有关方针、政策、文件指令、科学理论、目标任务的认识与领会程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断能力。
（2）组织协调能力
组织本部门开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力。
__________________________________________________适应性听力注意细节监测
承诺动机
交流谈判
服从说服力
创造性计划
决策领导
授权陈述
其他发展问题分析
精力解决问题
影响恢复力
独立性敏感性
主动性建立团队
创新性坚韧性
团结忍耐力
判断力愿景
__________________________________________________表6部分能力范例（3）决策能力
从整体出发，对方向性、全局性的重大问题进行决断的能力。
（4）开拓能力
对某一学科、业务或工作领域进行研究、改革的能力。
（5）社会活动能力
为开展工作在社会交往、人际关系方面的应具有的活动能力。
（6）语言文字能力
包括言语理解与词语表达两个方面。在撰写论著、文章，起草文件、报告，编写计划、情况说明、业务记录，讲学，演说，宣传方面，应具有文字和口头语言表达能力。
（7）业务实施能力
在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解决实际问题的能力。
4、工作经验
工作经验是指胜任职位工作所必需的经历。一般指从事该工作应具有的工作年限，从事低一级职位的经历，以及从事过与之相关的职位工作经历。对工作经历的分析，一般采用的是定量分析法。
5、职业道德
从职人员除了必须遵纪守法和具有一般公德外，还要对职业所需要的职业品德（或职业伦理）（workethic）有所要求。通过职业道德水平的分析，管理者应具备诚信、公正、敬业、规范、尊重与自尊等品质。例如，教师要热爱学生、教书育人；销售人员要童叟无欺，待顾客如上宾；财务保管人员要公私分明，非己之物，分毫不沾。
（三）工作规范的形成方法
1、经验判断法
所谓经验判断的方法，就是根据主管人员和人力资源管理人员这样一些有经验的人员的判断来编写工作规范的方法。这种方法的目的就是回答：“要做好这一工作，工作承担者需要具备的受教育程度、智力和培训是什么？”
最具综合性的编制工作规范的判断方法之一在美国《职位名称词典》中已经有阐述。对于词典中的每一种工作，都已经由工作分析人员和职业顾问就它们对从业人员的要求进行了判断和总结。工作对于人员或人员特点的要求都可以用以下的字母来表示：C（智力intelligent），V（语言表达能力verbal），N（数字能力numeirical），S（空间想像能力spatial），P（理解力perception），Q（办事能力decrialperception），K（运动协调能力motorcoordination），F（手指灵活能力fingerdexteritv），M（手动灵活性manualdexterity），E（手一眼一脚协调性eyehand—footcoordination），C（颜色分辨能力colordissemination）。对这些要素分等就可以反映出目前在这些工作职位上工作的绩效水平不同的人所具有的每一类特点或能力的数量差别。
2、统计分析法
如果工作规范建立在统计分析基础之上，那么使用它就最具有自我辩护力，但是它也要更麻烦一些。简单地说，使用统计的方法就是要说明下列两者之间的关系：
（1）显示人员特点的一些预测指标，如身高、智力或手指灵活度等。
（2）表示工作绩效的一些表现指标或标准，（例如主管人员所评定的绩效等级）。
这一过程包括以下5个步骤：
（1）对工作进行分析并确定如何对工作进行绩效评价；（2）挑选出能够作用于绩效水平的那些个人特征，指灵活度等：
（3）测试工作候选人身上的这些特征；
（4）衡量这些候选人实际工作以后的工作绩效；（5）对于人员特征（手指灵活度等）与工作绩效之间的关系进行统计分析。
在这里，其目的就是要确定前者对后者是否有预测作用。按照这种方法就可以将工作对于人员特点的要求用统计的方法确定下来了。
相比较而言，统计性方法比判断性方法更具有辩护力。这是因为如果不能确定某些人员特点与工作绩效的高低是有关系的，那么法律将会禁止招聘员工时使用这些人员特点作为筛选工具。如果存在以性别、种族、宗教、原居住国或年龄为依据的直接或间接的歧视，那么必须有证据说明它们确实能够反映出绩效方面的差别，而这通常来说需要统计上的效度分析。
