文晓琴 叶卓
【摘 要】 中小型图书馆图书到馆后容易在编目部形成积压，成为影响图书馆工作的瓶颈问题，如何用最少的人力、物力创造出最大编目效益，本文用计算机技术和网络编目方法进行较为有效的对策性思考。
【关键词】 图书馆 编目 计算机技术 网络一体化
一、引言
21世纪的图书馆发展将是一个混合体，传统图书馆与数字图书馆将共存互补。就图书馆文献资源结构而言，电子信息资源所占的比例逐渐增大，读者通过网络获取所需信息已成为一种十分普通的阅读现象。然而，从目前图书馆的发展水平来看，通过印刷型载体的书刊获取知识仍是读者利用图书馆的重要途径。
打开知识宝库的钥匙，通向科学迷宫的桥梁，就是图书馆目录。编目工作是图书馆开展各项业务工作的基础，是对文献进行加工处理的最基本环节。它的工序复杂、技术性强、工作量大，同时又是多工种、多人协作的综合性工作，且编目流程有自己的特点和规律。而编目工作是否能做得又好又快，很大程度上将会影响图书馆新书上架流通的周期。
然而，由于图书馆订购书刊环节较为复杂，书刊到馆时间相对于新知识的产生较为滞后。如果书刊在加工过程中某些环节出现时滞，势必使这种滞后现象更为严重，延缓了读者获取新知识的时间。实践证明，图书到馆后容易在编目部形成积压，成为图书馆知识更新的瓶颈。
另一方面，编目工作的自动化、标准化是图书馆开展馆际协作，促进文献交流，实现资源共享的前提。著录标准及规则对规范文献著录工作起到积极的促进作用。20世纪80年代我国先后颁布了《文献著录总则》及《普通图书著录规则》，经过十余年的探索和不断积累经验，又有了《中国文献编目规则》、《中国机读目录格式》、《中国机读目录格式使用手册》等。
可见，图书馆正在向自动化、网络化、数字化方向转变。计算机在图书情报工作中的广泛应用，特别是随着网络技术的发展，人们对资源共享有了进一步的认识。与此同时，对图书馆编目工作和编目数据也提出了新的要求。图书馆的编目工作正面临着新的抗战和机遇，人们在不停地思考着如何用最少的人力、物力创造出最大编目效益，而计算机技术和网络编目正好可以适应这一发展要求。
在大型图书馆纷纷投资建设完善的数字图书馆及完成传统图书资料信息化、标准化的同时，国内仍有数目巨大的中、小型图书馆由于种种原因而无法开展信息化建设，只能在信息世界的门外望洋兴叹，仍旧沿用纯粹手工的编目方法。本文从具体情况出发，在信息化转型时期，就中小型图书馆的编目工作做一点探讨。
二、当前编目工作过程
当前通行的手工编目主要工作流程是：登记、查重、分类、著录、分配馆藏、贴书标、排目录、上架流通，编目结果反映在三种信息表册之中，详细的数据流图如下所示。
形式上看来，这是编目过程唯一正确而有效的过程，可是对于中型图书馆每年成千上万种新书的上架工作来说，这一过程的效率就很难令人满意了。
问题到底出在什么地方呢？当对数据流图中的处理细化到如图所示形式时，这种过程的不足之处就比较明显了：书籍从采购员到读者经历着14个处理工序，这14个工序之间流动的都是实物的“书籍”，而不是抽象的“信息”，对各个工序来说，相关的信息只是附属品。也就是说，这种过程完全是按照时间先后顺序而设计的，对于手工处理是可行的，但没有为效率进行优化。由于各道工序基本以时间先后为线索而组织成一个完整的过程，所以只能串行顺序处理，很难展开人力而提高效率。即使采取流水线结构，整体效率只能与最慢的工序相同，人力积压不可避免。而且，其中三、四两道工序因技术性强、参照资料数量大而容易出错；第一、六两道工序生成的表册数据通常是非标准化的，而手工表册不便于修改、查阅，也不易进行信息化转换；第九、十、十一道工序都可能出现操作错误……凡此种种，最终都会给读者带来困难。
三、从“信息化”角度对手工过程的优化
从以上分析可见，对于手工处理过程至少可从两个方面进行优化：从处理工序的效率方面和表册、卡片信息的准确性方面对手工处理过程进行优化。
从效率角度进行优化，就是合并各道工序中重复的部分，重新划分工序，使对实物书籍的操作只在开始和最后两步工序中出现，中间步骤都对表册、卡片进行，这样一方面节省工作量，另一方面也会提高表册、卡片的准确性。从信息准确性方面进行优化，就是重组工序顺序，从工序设计上增加审核校对的功能，使错误更早地被发现，降低修改错误的时间成本。
在以上处理过程中，工序一、六、九、十一都与实物的书籍有关，作为优化后的第一步，并增加著录、打卡片、打书标的预处理过程，将与实物书籍有关的信息一次性登记，从而避免在中间步骤中多次翻阅书籍。第二步、第三步中的各道工序之间有紧密的数据联系，所以各自内聚成为一步，以减少各步骤之间的记忆信息量，降低出错的可能性。第四步的两道工序之间是有关联的：审核校对卡片、书标时需要对书籍类别方面的全面信息，而这些信息足以完成馆藏分配，所以合成一个步骤。但是这两道工序不能合并到第三步，而且执行第四步的人员也不能参加前三步的工作，以免降低审核质量，遗漏更多的错误。第五步和第六步是对于实物书籍的最后上架处理，其中第五步在编目地点完成，第六步在其他地点完成。优化后的数据流图如下。
经过这样重新组合之后，编目内容没有变化，但各步之间的联系已不如前述那么紧密，各步之间的并行度有所提高，由于各步之间的不一致性而出错的可能性已降到最低限度。具体操作时，不仅各个步骤可以采取流水线方式近似独立地工作，大部分步骤不需要等待前一步或下一步工作的完成，而且每个步骤内也可以通过增加人员而提高工作效率，便于从一开始就充分展开人力，并且由于各步骤之间耦合的降低而使编目质量有所提高。
四、编目过程的信息化方向
随着计算机技术和网络技术的发展，我国大多数图书馆已实现或正在实现网络下或单机下的计算机数据库管理，尤其是实现了图书、期刊的编目信息的管理。近年来，一些功能强大的数据库管理软件纷纷问世，并广泛地投入使用，大大提高了图书馆的工作效率和信息管理的安全性。可是，就目前普遍使用的数据库管理软件来看，无论从功能、性能方面，还是成本方面，都有很大不足。而且无论使用数据库系统软件还是使用现成的图书管理软件，初次建设都是投入成本高，难度大，管理方式转变也有一定困难。但是，信息化是现代图书馆不可避免的发展方向。为此，为了迎接未来信息化的到来，在仅使用简单通用计算机软件的前提下，以上流程可以进一步变化以提高工作效率。
对于小型图书馆，可以采用通用的Excel软件作为数据库的代用品。
因为这种格式的数据与各种数据库数据完全兼容（即使不兼容也可以很方便地进行转换），另一方面Excel的每张表格有65536行，足够存储中小型图书馆一个书库的藏书编目。
这样，以Excel为中心，可以对以上流程进一步修改：第一步信息全部输入到Excel数据表中（重复用到的只需要输入一次）；在作简单、适当的Excel数据表设计之后查重工作全部自动化实现，第二步分类结果也记入该数据表；随着第二步结果（就是分类编号）进入数据表，第三步的所有结果都可以自动完成；接下来的审核其实就成了对第二步分类与第一步输入的审核，而对于按不同类别分到不同书库的小型图书馆来说，分类号中已隐含了馆藏分配信息；第五、第六步是纯手工工作，没有什么变化。
经过以上变化之后，编目工作结束之后，图书馆就得到编目过图书的编目数据表。如果以后实现网络化，这种数据不经任何处理就可以通过ODBC接口在图书馆内部网络上直接提供全方位查询，实际上卡片柜就会被用于查询的计算机所代替。
即使不提供网络查询，使用计算机辅助编目之后，第一步中大部分重复输入工作和全部打印工作、第二步查阅历史表册的工作、第三步的全部工作、第四步的一半工作都可以高速、自动实现，而这几步是编目过程的最关键也最耗时的步骤，最终编目效率很可能会有数量级上的提升。
五、结束语
现代计算机与通信技术的结合，把人类带进了网络时代，出现了全球网络化的趋势，图书馆的存在形式也发生了重大变革，馆与馆之间的联系更加紧密，个体图书馆将告别过去封闭、独立的状态，进入一个开放的广阔的网络环境，成为全球网络图书馆中的一个节点。也就是说，为促进我国图书馆工作自动化、文献信息化、传输网络化，最大限度地实现书目数据资源的共建共享，在网络充分发展的条件下，图书馆的办馆模式将由独立自办馆向馆际合作、网络一体化方向转化。
我国从20世纪80年代开始机读目录的研究，90年代着手全国联机编目中心的筹建和运行。目前，国家图书馆的全国联机编目中心（http：//olcc．nlc．gov．cn）自1997年10月正式成立并启动以来，已有248家成员馆，书目数据的使用者已超过670家，通过软盘、光盘、网上数据传输等多种形式提供数据库产品；以北京大学为核心的中国高等教育文献保障系统（CALIS）自1997年10月正式开始建设到现在，也已成为具有152家成员馆的全国性的联机编目中心。
这些国家级图书馆联机联合编目对实现网上编目资源共享，降低成员馆及用户的编目成本，提高编目工作质量，避免书目数据资源的重复建设，通过网上信息传输实现书目数据资源的共建共享，都是非常重要的基础。
与国家级编目中心进行网络连接，配合每本出版书籍上的标准书号（我国从1987年开始实施标准书号）及条码阅读器，不仅编目时各项信息都无需输入，对于非前沿图书馆来说，分类工作其实也可能简化：只要其他某一图书馆已编目过该种书籍，通过对该书在别馆所具有的分类号完全可以生成本馆中该书的分类号。这样一来，编目过程中，从书籍进入编目室到各种编码的生成及书标、卡片打印只需数秒便可完成，图书编目工作效率便会极大提高。
在经济全球化的时代，图书馆的一体化势在必行。为了迎接时代的挑战，各不发达地区中小型图书馆做好自身的信息储备以及将目前编目工作规范化是当务之急。本文通过对于手工编目工作的探讨，试图找到一种向网络一体化转变的平稳道路。
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