时间压力通常是经理人的最大压力。现在关于如何管理和利用时间的书籍很多，关于时间管理的咨询机构也在大规模出现，各种管理时间的技巧不胜枚举。然而，问题是，大部分人在时间管理方面却仿佛越来越糟糕。注意一下你周围的人，你能说出谁是一个优秀的时间管理者吗？有谁不抱怨时间不够用吗？我们一般很难说出很多人来。
21世纪是信息过量和迅速变化的社会，我们不得不加快前进以跟上时代的步伐。我们感到时间不够用也是因为我们发现自己不能完全跟上这种变化。希尔顿时间价值调查发现，有77%的人认为，他们最高的目标是“有更多的时间同家人和朋友在一起”，有2/3的人希望“有更多的可以自由支配的时间”。问题是，另外一项研究发现，一位经理平均每天需要处理237到1073件事务。有1/3的经理在下班时不能完成当天的任务。
消除时间压力源和有效管理时间的技能大致有两个方面。第一个方面是高效地利用每一天的时间，第二个方面是长远打算，有效地利用自己的时间。
对自己的不良习惯说“不”
对于一个企业家来说，时间就是金钱。因此所有做企业的人都懂得拖延就意味着丧失商机。很多人不善管理时间，如果能善用时间，许多拖延的事情就可以在期限内完成，因此工作压力就可缓解了。
我们看到职业经理人每天匆匆忙忙，有的人用焦头烂额来形容也不为过。时间管理专家菲利普认为人们在时间管理方面的错误思想观念和行为大约有如下几种：迷惑、犹豫不决、精力分散、拖拉、躲避、中断和完美主义。
迷惑———我应该做什么？
这可能是一个非常明显的问题，但往往被很多人所忽视。一位时间管理的专家曾经说过，如果你不知道你要做什么，那么谈时间管理就没有任何意义了。我们每天似乎非常忙碌，但下班后心中一盘算：今天我们完成了什么？往往会痛苦不已。因为我们发现自己一天中没有任何斩获。要想管理好自己的时间，首先要明确自己的目标。没有为以后几个月和以后几年做出个计划可能是时间管理中最大的错误。
解决困惑的办法是去除掉不需要的和达不到的目标。这就要求你将自己的精力用在能够达到你的目标的工作上。最重要的，学会对那些让自己参加其它活动的要求说不。尽管对所有的人都能给予帮助是非常愉快的，但最好还是对自己和家庭做个负责任的人。
如果下次有人要求您干些事情，不论是出席工作会议，或是去朋友的派对，在您点头应允之前，记得先查看清楚自己的时间表，按优先次序处理。若是真的不能腾出时间的话，您要学会怎样拒绝。如果您觉得难以启齿，可找一位朋友替您传递讯息。如果你发现自己说没有困难，检查一下原因。是害怕被别人冷落还是害怕不被别人喜欢？尝试说不看看有什么后果，你就会发现实际上问题并不是很难解决。
那些在别人不论提出多么不合理的要求时很难说“不”的人通常可以归结为以下几种原因：
（1）对自己的判断力缺乏自信，不知道什么是应该做的，什么是不应该做的，这主要是由于迷惑造成的；
（2）渴望讨别人的喜欢，担心拒绝别人的请求会让别人对自己的喜欢程度降低；
（3）对自己能够成功地负起多少责任不清楚；
（4）具有完善的道德标准，会为“拒绝别人”而感到罪过；
（5）觉得自己低人一等，因而把别人看成是控制自己的“权威人士”。对于这些人来说，提高自己的自信心是最佳的选择。当你认为自己与别人已经达到“平等”时，你就会心平气和地说“不”了。
假如发现自己的拒绝是完全公平合理之时都很难启齿说“不”时，试着用下面的办法来帮助自己：
（1）在别人向你提出不能接受的要求之前做好准备。如果你觉得很难决定时，则不要贸然决定，过后再告诉别人你的决定；
（2）把你的答复预先演习一遍，准备三四套可以使用的句子对自己大声地练习几遍；
（3）当你说不时，不要编造借口。如果你有理由拒绝而且想把理由告诉别人，是很好的。要简洁明了，一语中的。你没有必要为自己找理由，你有充分的权利说不；
（4）在说不时态度要坚决，假如举棋不定的话，别人会认为可以说服你改变主意；
（5）在说出不之后，千万别有负罪感。别人不是你的行为的评判官。
犹豫不决———我应该怎么做？
时间管理的第二个错误是犹豫不决，或者说不能做需要做的决定。也就是人们常说的“鸵鸟政策”，对不愉快的事情不予理睬。犹豫不决意味着我们对某一任务不是一次完成，而是要花很多次的时间。另外，一个人的领导和管理职位越高，犹豫不决对周围的人的困惑和压力影响就越多。因此犹豫不决不只局限在个人的范围内，而且还会影响团队的效率。
不做决定并不意味着问题已经解决，而是在扩大化地浪费你的时间。即使你不去理会它，它还是在那里等待着你去决定，即使在进行别的任务时，它仍然在脑海的某一部分活动。犹豫不决让我们无法集中精力，无法投入地完成一个高强度的工作。
犹豫不决可能来自许多心里因素。可能是由于事件本身关系重大，内心深处对做出错误决定的恐惧，也可能是对所做的事情缺乏兴趣和动机。当然，不做决定也许是缺乏足够的信息，这时不做决定也许是明智的。
精力分散———多点进攻的危害
精力分散是企图做超出需要的甚至超出可能的过多的事情。在同一个时间完成几个任务会使人的注意力在几个目标之间转移，这给人的精神上造成了更大的压力。一只敏锐的豹子在捕捉斑马时，总是一边偷偷地接近猎物，一边仔细观察斑马群中最弱的个体。一旦时机成熟，他会闪电般地直扑自己的目标，即使有其它的斑马从自己的身边跑过也毫不理会。豹子的这种特点看上去仿佛很可笑，而实际上，老虎、狮子等大型的掠食动物都具有这种行为习性，几十万年的自然选择使它们保留了这种共同的习性，也使它们的种族得以生存下来。
人类是万物之灵，可以同时完成“左手画圆，右手画方”的复杂任务。但是，对于一些人来说，他们仿佛过度利用这种能力。A型性格的人往往具有一箭双雕或者“一箭多雕”的做法，这往往会引起压力的增大，出现所谓的“忙病”。患有“忙病”的人同时想做许多事情，为了达到这个目的经常不断地为等待要做事情着急。随着压力的增大，开始不知道什么可以做，什么可以不做，最后导致效率极其低下。
拖延———等待时间的审判
拖延是时间的窃贼。时间管理专家道格拉斯将拖延分成三种类型：拖延自己不喜欢做的事情、拖延困难的事情、拖延难以决定做的事情。影响拖延的因素包括认知和情感的成分，如非理性的想法“我希望能够换别的任务来完成”、低自尊、抑郁、焦虑和害怕失败等都会造成拖延。
如果你发现自己有习惯性拖延的毛病，首先要在一段时间内观察自己在哪些任务上总是拖延，然后寻找这些任务的共同特征。
我们可以用以下的四种办法来防止对事情的拖延：
（1）定一个期限，可以刺激我们的紧迫感；
（2）将不愉快的事情先完成，之后便会在期待愉快或喜欢的部分，使今天在正面的情绪中结束；
（3）把事情当作“游戏”来完成，以有趣的态度来处理；
（4）给自己定一个奖励合同，如完成之后可以多休息一会儿，或者可以听一会儿音乐，这可以增强完成任务的动机。
拖延的一个最常见的原因是因为当事人觉得工作太多，而时间又太少，因此无法完成工作，所以也就不愿意开始。解决的方法是把任务分解成小块。例如写一篇经营报告，可以把它分成几个部分，包括背景工作、阅读、组织、起草和定稿。甚至还可以分得更加细致。一旦这样看待工作的话，就会看到许多时间是有用的，开始工作就会变得容易一些。
把你的工作环境设计得可以帮助你开始工作，而不是增加工作的惰性。办公室中不应该有很多的非工作信号，如家庭度假照片、休闲杂志等等。这些都会在最不适合的时候吸引你的注意力，特别是当你做一件困难的工作时。
在工作环境中，不要让功能混淆。如果你在睡前必须阅读的话，就只有在床上这样做，不要在工作的椅子上这样做。如果你发现自己每次在阅读的时候都感到困倦，可能就是混淆了信号。你的大脑告诉你阅读是睡眠的信号，而你在那个时候却是需要清醒的。因此，应该加强对有效工作习惯最有利的信号。
逃避
人们可以找到很多逃避问题的办法。他们延长休息时间、在楼道中聊天、假装谈论与工作有关的事情、阅读不需要的书籍和报纸、做一些琐碎的事情。不断地清理办公桌和文件的人可能是在逃避真正的事情。
管理者有时做着应该让其他人做的事情，而自己实际上应该做更重要的发展性的工作。他们可能会一遍遍地书写信件和备忘录，实际上，他们可能是在逃避其它不愿意做的工作。如果你发现自己经常自我标榜为“完美主义者”，可以考量一下自己是否通过过分做某件事在进行逃避。
中断
几乎每个管理者都有在工作中不断被打断的痛苦经历。电话、老板进来聊天、同事和下属进来问候以及突发的紧急事件都是对正常工作的干扰。据一个调查发现，一般的管理者每8分钟就被打断一次，另外一位研究还有趣地发现，如果一个管理者在半个小时不受到干扰，他将安排一件事情使自己的工作中断。这说明，中断并非完全难以控制。
中断对复杂的工作伤害巨大。复杂的工作需要一段启动的时间来找到工作的节奏，而不断的中断则要求附加的时间来重新定位和再启动。
对管理者的一项调查发现，他们每天有12%的时间用来处理紧急情况，有44%的时间来进行计划内的工作，有14%的时间给予了顾客要求的活动，其余的时间都被日常的活动和政府的要求所瓜分。
在事情的重要性和紧急性之间存在着竞争。重要的任务从未被马上去做，甚至没有在一周内完成的。另一个方面，紧急的事情要求马上行动。此时，危机就转移了对重要事情的注意力，同时也成为了不做重要工作的借口：“重要的工作没有做是因为出现了紧急的任务需要处理”。
拖延和逃避的一个潜在目的是，将可以在计划内完成的重要事情拖到最后，从而将可控事件转化成一个难以控制的紧急事件。这样就可以缓解因为任务完成得不好而带来的负罪感。
完美主义———矫枉不需过正
完美主义者通常都会因事情没有他们想象中那么好而感到失落，令情绪紧张。完美主义的思想必须立即停止。请切记，有些时候，事情做得恰到好处已经很好。因此，目标不要定得太高，也不要超出自己能力以外。一份准时完成而又做得恰到好处的工作，总比无限期花时间去雕琢为好。
完美主义在生活中是有用的，但是为了完美而完美的完美主义与强迫性的过分工作没有什么区别。过度的完美主义就像在给汽车打蜡时，由于第一次有一点没有打好，就要把整个汽车重新打一遍一样。对于完美主义倾向的人，特别要注意付出回报原则：在某个转折点之前，认真的工作是有价值的。超过了这个极限之后，多付出的努力是不会再产生任何益处的。
帕累托原则是以一位意大利经济学家的名字命名的，他的理论可以总结成一句话：重要的少数和不重要的多数。这一理论认为，20%的目标具有80%的价值，而剩余的80%的目标只有20%的价值。为了有效的管理时间，应该根据价值来投入时间，即将时间投入到有较大意义的目标中去。
以控制感消减压力
创造快乐和抵抗高压力的要素是自主。所谓的自主是一种自己控制生活的感觉，高自主感的人通常对自己有清楚的认同，在生活上有选择的自由，有工作选择权及足够的技巧，每天的行动能朝自己的长短期目标前进。当你自问：我能控制自己的生活吗？如果答案是否定的，小心，你正处在生病的危险当中。
缺乏权力与控制力的人。总觉得自己所享的权益比一般人少，需要非常努力才能勉强达到“收支平衡”，常处于种族或性别歧视的情况下，或工作负荷超过极限，自然也没有自主权。没有自主权的人常处在高度压力和极端焦躁之下，也因此有严重的健康问题。
要想增强压力的抵抗力，只有培养基础能力的方法，才能使自己具有自主的能力、控制生活的感觉，在此先介绍几种能立刻付诸实现的方法。
养成每天写日记的习惯，以反省自己
要增强对压力的抵抗力，首先就要认清自我。了解自己之后，才能发现自己在何时会感受何种压力，也才能及时找出解开陷入不安等负面情境时的因应之道。无所依据是很难自我分析的，所以，写日记就成为自我分析最佳的客观工具。
不用特意准备多华丽的日记本，只要普普通通的就行了。至于书写的内容，只要写下当天令你印象最深刻的事物即可，并且应用5W1H（何时When、何地Where、何人Who、何事What、何人Whom、如何How），坦率写下自己的心情。从日记中，不难发现自己的个性，也可看出自己的行为习惯。日后回顾，就能发现自己潜意识的行为模式，及出乎意料的心理性格。例如，在重要会议的前夕，应该要写”没问题”，或“和上司同组工作，压力大增，晚上连觉也睡不好。”等“发现”，这对正面思考是一大关键。坦率将自己的心事写下来，才有效果。
从身边一些小困难下手
不知你有没有怀抱不安的心情去迎接挑战，结果却出乎意料地顺利过关的经验呢？由此带来信心，“我做得到”。因此当下一次再遇到相同的大压力，也能不畏惧、不迟疑而应付得当。要制造对付压力的抵抗力，方法之一是从对自己有点困难的地方着手。例如，戒烟、戒酒、减肥等切身问题。对瘾君子而言，戒烟不仅需要有勇气，还得忍受烟瘾之苦，正因如此，我们更应该向它挑战。无论是多小的事情，只要能慢慢累积成功经验，有朝一日承受压力时，就能发挥出”免疫”的效果。不妨主动接近令你棘手的长官，对英文会话棘手者，也可主动向英文挑战。只要能提起勇气，就是克服压力、迈向成功的第一步。
把握平时能独当一面的机会
团体行动要比孤军奋斗来得安心，而且和团体和睦相处也是重要的一门学问，但是培养独当一面的能力，也是非常重要的。虽是日常琐事，却是培养“抵抗压力”的最佳时机。例如：女子团体球队要远征海外参赛时，不循惯例组团前去，而命令每位球员单独前去。一般而言，女性对团体的依赖性大于男性，这招就是针对此点，希望能将依赖程度降低。
一旦依赖条件丧失，就必须靠自己来解决问题，单独行动可以培养出判断力、自主性，同时也能获得自信。产生“自己一个人也能做到”的自信，就是所谓反弹压力的力量，因此，单独旅行最能培养这份自信。以周边的事物为例，不妨一个人去酒馆喝酒、看电影、去高级餐厅用餐，不要老是和朋友黏在一起，试着改变一下自己吧！
在生活中建立控制与选择权的最有力方式，是透过关键技术的发展。这里所谓的关键技术，指的是知道如何有效管理他人、做好时间管理、帮助他人做好工作等等。此外，人们在家庭与工作上的自主程度往往不同。有些人在办公室里表现得非常好，他们设定目标、参与会议、做绩效评估，事事进展顺利；但是在家里，他们没时间与家人相处，甚至没有时间静下心来一个人独处。
如前所论，时间管理中最重要也是最困难的事情就是区分哪些事情是重要的，哪些事情是紧急的。没有一个固定的标准来衡量事情的重要性和紧急性，实际上，每个需要解决的问题都是很重要的。然而，如果你总是让别人决定哪些是重要的，哪些是不重要的，你就永远不能有效地管理时间。
拜瑞·苏里文是一位大公司的CEO，他时间管理的策略是首先决定哪些事情是自己需要完成的，他会给自己留出一大块时间来完成这些事情，剩下的时间再由自己的秘书决定。蒂姆是菲利普电子公司的CEO，他聘用了一名核计员来记录他使用时间的策略。每个季度他都会向公司报告他用于公司主要目标的时间。
问题实际上还没有解决时，一个人如何确信他目前所做的事情是重要的事情，而不是仅仅紧急的事情，这依赖于个人的价值观、基本的行为准则和个人偏好。因此，要解决这个问题，首先要知道自己核心的价值观、基本和行为准则和偏好。否则，一个人的时间就会处于别人的控制之下。
为了使你能够更好的判断事情的重要性，请你回答以下的问题：
（1）我是谁？我将为哪些目标而生存（或者死亡）？
（2）什么对我来说是至关重要的？
（3）我最想留下的遗产是什么？我最希望别人记住关于我的什么事情？
（4）我愿意用20年的时间来完成的事情是什么？
（5）如果我想劝导世界上所有的人遵守几条基本的准则，哪些准则是我要向他们传播的？
回答这些问题可以引导你思考自己所遵守的准则。这些个人准则就是你用来评判什么是重要事情的标准。
其他人只能告诉你什么是紧急的，但什么是重要的需要你来判断。
下表是两份不同的个人准则陈述的例子，强烈建议你能够花一些时间来完成你自己的个人准则陈述。没有这个准则陈述，你就不能摆脱紧急事件的控制。
范例A：
（1）我不应该害怕世界上的任何人；
（2）我只敬畏上帝；
（3）我不应该给别人任何不好的意向；
（4）我不应该屈服任何人的不公；
（5）我应该用真理来控制谬误；
（6）为了反对谬误，我愿意忍受任何的痛苦。
范例B：
（1）首先要在家庭方面取得成功；
（2）寻求和赞美神圣的帮助；
（3）永远诚实；
（4）记住所有与自己相识的人；
（5）今天计划好明天做什么；
（6）每年精通一种新技能；
（7）通过自己的成绩而引人注目；
（8）使自己的同事成功；
（9）尽最大努力追求卓越；
（10）忠诚、温和并且果断；
（11）做一个有创意的人；
（12）不害怕犯错误；
（13）尽最大努力做好手边的事情；
（14）接受别人的劝告；
（15）多听少说；
（16）有序工作；
（17）保持积极的态度和幽默感。
按照核心的准则来判断事件的重要性也是说“不”的关键。如果你已经知道了什么是你全力追求的，什么是你想留给世人的，什么是你最想完成的，你就会很容易对与这些准则不一致的行为说不。我们经常说不，但是，我们往往对重要但不紧急的事情说不。这些事情往往是与我们的个人准则是一致的。
因此，时间效用管理就是在你所能够控制的时间内，完成你想要完成的事情，而不是完成别人要求你完成的事情。
积极时间管理的方法
考察自己时间管理的特点
要想管理好自己的时间，首先要回答三个基本的问题：你要做什么？什么时候做？需要多长时间？获得这些信息的方法是记录时间日记。
具体的做法是在一页纸的第一行写下日期，然后在纸的左边记下时间段（最短的时间可以精确到15分钟，最长可以到一个小时），右边写下做的事情。收集了一周之后，开始寻找自己利用时间的规律。首先将无关时间（如上班路上的时间）排除在外，然后找出自由利用的时间（自己可以自由控制的时间），最后找出自己不能控制的时间。
时间管理的创始人塔克认为管理者只有25%的可控时间，其余的时间是不可控制的。找到了不可控的时间之后，看看在自由时间内是否有可以改善的地方，或者是否有时间浪费的地方。不要为了推脱责任将时间划为不可控时间。
如果看到大段的自由时间被分割，可以找出干扰的因素，这时你就可能会发现一个简单的行动计划使情况得以改善。假如发现很多时间都花在上下班的路上，你可能会让这段时间变得有意义。
将每个工作依其重要性及紧急性排序
设定目标应该遵循以下几个原则：
（1）建立清楚的目标；
（2）确定每个目标的优先权；
（3）找出可以在短时间内完成的工作；
（4）确定完成较小工作的时间；
（5）定期对目标进行评估。
目标首先应该是清楚和可以达到的。应该明确区分目标和梦想的真正含义。梦想是进步所必须的，然而不现实的梦想通常只能产生失落和较低的业绩。
关于时间的管理，可以从时间的有效性和高效性两个维度来界定。时间的有效性决定了你利用时间的方向性，时间的高效性决定了你做事情的效率。关于时间管理的高效性的方法在各种著作中十分常见，包括利用日历、做计划单、学会说“不”、整理书桌等。很多人都用了这些方法，但是仍然觉得时间不够用。这并不是说以上的方法是无效的。这些方法只是利用时间的高效方法，但并不能有效地消除时间压力源，也就是说，以上的方法不是有效利用时间的方法。
许多时间管理的专家利用时间管理的矩阵来表述事件的重要性和紧急性。重要的事情指那些具有重大意义的事情，而紧急的事情是指那些需要立即做出决定的事情。处理工作危机和客户抱怨是重要性和紧急性都很高的事情；接电话、收邮件和一些不时打断正常工作的是一些非常紧急但并不重要的事情；个人的发展机会和生涯设计是非常重要但并不紧急的事情；一些简单的谈话、做白日梦是一些既不重要也不紧急的事情。
重要而紧急的事情经常排满了经理的日程表。这些事情都是必须立即做出决定的重要事情。参加一个重要会议、回一个重要的电话、面见一个客户，以及完成一个报告都是既重要而且紧急的事情。这些事情要求经理做出反应，它们经常是由别人支配的事情，事情的结果也不是由经理人可以控制的。
不重要但紧急的事情对经理人来说是更加糟糕的事情。这些事情往往意味着对工作的打断，使时间压力变得更大。在一个人压力过大的情况下，他往往从事那些既不重要也不紧急的事情以减缓压力的影响。这实质上是一种逃避。这种逃避可以暂时缓解压力感，但是不能根本解决问题。一个最好的办法是将精力集中在那些非常重要但不紧急的事情上，这种做法可以将紧急而且重要的事情“消灭”在萌芽状态。我们可以认真计划和准备那些对我们的事业发展具有重要作用的事情，这样就多了一分控制，而不仅仅被动地对一些事情做出反应。这些事情不紧急，因此往往不会排在经理人的时间表中。事实上，重要而不紧急的事情应该排在时间表的最重要的位置，只有这样，紧急的事情才会被减少，时间压力源才能够消除。
在确定目标的优先权时，应该区分重要和紧急的不同性质。紧急的任务指那些必须马上处理和关注的。在现在社会中，电话、传真和电子邮件都可以包括在紧急任务之中。例如每次电话响起之后，就是一个紧急呼唤的信号：“赶快拿起电话来吧！”这时我们会马上停止正在进行的工作，跑去接电话，恐怕没有接到电话之前对方就挂断了。然而，所有的电话都是重要的吗？并非尽然。如果我们认为手边的事情更重要的话，可以不去接听，或者由周围的人去接。这时我们就获得了很多的控制。因此，紧急不一定意味着顺序优先。有些事情是重要的，但从来就不是紧急的；而有些事情总是紧急的，但是却不重要。时间管理的技巧是将重要的事情列入紧急的事情之列，而将不重要而且紧急的事情授权给其他的人去做。
下边的表格帮助我们从重要性和紧急性两个维度来区分做事情的循序。我们可以反省自己的行为风格，是不是经常陷入那些不重要但是很紧急的事务之中？如果是这样，说明你在时间管理方面的潜力还有待开发；如果你能够抓住那些重要而紧急的事情，说明你在时间管理方面基本上是成功的；如果你能够着眼于那些重要而不紧急的事情，说明你已经是一个管理时间的高手了。
你是一位公司的副总裁，正急着去参加公司的一个重要会议。然而在路上由于司机着急赶路而闯了红灯，车子被扣下了。这时你有如下的几个选择：
（1）跳下车与交警大声争辩自己有紧急事务；
（2）给公司打电话，说自己有紧急事情可能要迟到了；
（3）向交警耐心说明自己的实际情况，请他体谅并且让他放行；
（4）留下自己的司机处理这件事情，你迅速转乘的士赶往开会地点。
你觉得你当时的反应会接近哪一种呢？
以上所描述的只是一个很小的事情，但这种事情我们在日常工作中会经常遇到。显然，第四种可能是最明智的选择。车子被扣留是一个非常紧急的事情，尤其在匆忙赶路的时候，但它对你来说并不是最重要的，你最重要的目标是参加会议。因此，这件事情完全可以授权给你的司机来处理。对司机来说，这件事情是非常重要的。你如果能够转乘的士的话，这件事情对他也就不会像原来那么紧急了。因此第四种选择可以同时减少总裁和司机两个人的压力。
上班时间分配运用分析
请列出上班时间内必须负责的事务，同时对每件事情做一个深入的分析。
做完以上的自我分析后，请回答下面的问题：
（1）我是否在做一些不必要的事情？
（2）在这些事情中，对我而言，哪些事情费时最多？
时间的利用
时间管理的中心理念就是用你的时间做最重要的事情，或者说用自己有限的时间达到目标。以下练习的目的在于探测你是否聪明地利用了时间。
81－100分：你管理自己的时间非常得当，大部分时间你能控制情境；
61－80分：你仅有时管理时间得当，必须贯彻自己的时间管理法；
41-60分：你快要失控了，必须好好学习时间管理的方法；
21－40分：你已经失控，缺乏组织能力，丧失任何时间的控制面；
0－20分：你已经向时间压力投降。如果想改善现状的话，需要好好运用时间管理的方法。
达到以上目的的办法是列出长期、中期和短期的时间目标，然后对清单上的事情按照重要性来排序，最后将大部分时间分配给清单最前面的事情。时间管理的创始人塔克曾经说过“做正确的事情比把事情做得正确更加重要”。因此了解哪些事情是最重要的非常重要。
在一段时间内确定的目标并不永远是有效的。为了防止做不正确的事情，重新评估是根本。阿尔敦是第一批登上月球的宇航员之一，返回地球后精神就崩溃了。他的自传可以告诉我们发生了什么事情。根本的问题在于，他忘记了除了月球还有生活！他的注意力过于集中于登上月球而忘记了去想以后要做什么。许多管理者也和他一样，他们把一生都奉献给了公司，然后退休。退休之后大部分人在一年半的时间内就都死去了。研究表明，这些人如阿尔敦一样失去了生活的目标。
改正自己的做事偏好
除了从时间的效用来考虑时间管理之外，同时还要注意时间的利用效率。有很多效能帮助经理人有效地利用每天的时间。
一个方法就是注意自己无效利用时间的偏好。下表列出了做事情的一些习惯性行为，在大多数情况下，这些行为从时间管理的角度来看都是不合理的。
（1）在做我们不喜欢做的事情之前，先做我们喜欢做的事情；
（2）喜欢做自己知道如何做的事情，不喜欢做自己不知道如何做的事情；
（3）先做最容易完成的事情，再做最难完成的事情；
（4）先做需要很少时间就能完成的事情，再做需要很多时间才能完成的事情；
（5）做完成资源充足的事情；
（6）先做计划内的事情（如开会），再做计划外的事情；
（7）先关注别人的需要，而后才考虑自己的需要；
（8）先做紧急的事情，再做重要的事情；
（9）很容易对危机和紧急事件做出反应；
（10）先做有兴趣的事情，再做没有兴趣的事情；
（11）只有快到最后期限时，我们才会全力以赴；
（12）我们做事情要看是谁需要我们来做；
（13）我们做出反应依赖于做某件事情或者不做某件事情对我们的影响后果；
（14）在解决大问题之前，我们先解决小问题；
（15）我们根据事件出现的先后顺序来处理事务；
（16）做事情依据这件事情对团体是否有利；
例如，如果我们总是先做有计划的事情，而后再做没有计划好的事情，这样一些很重要的事情就永远也不会完成，除非我们已经做了计划。再如，我们总是先做容易的事情，而后再做困难的事情，我们的大部分时间就会花在一些琐碎的、很容易完成的小事情，而一些重要的但困难的事情却不能完成。
有效时间管理规则36条
以下的36条规则是用来有效利用时间的。前20条对任何人都适用，后16条是针对经理人的管理角色的。
一般人时间管理规则
规则1 有选择性地阅读。这条规则适应于那些陷于阅读材料（如信件、杂志、报纸、书籍和小册子等）的人们。除非是为了消遣，要像读报纸一样掠过不重要的部分。即使是非常重要的材料，其重点也大部分在文章和段落的开头。
规则2 将每天需要完成的事情列一个单子。不但要关注你今天要做的事情，而且要关注你每天要完成的事情。
规则3 每件物品都有其固定的位置。随意摆放物品会使你在找东西上花费很多的时间，这会打断你当前的工作。
规则4 将你的任务按照重要性排序。每天你首先要将注意力集中于重要的任务，然后再处理紧急的事情。在第二次世界大战期间，艾森豪威尔将军就严格恪守规则4，他每天将自己的注意力集中于只有他才能够处理的重要的事情，而其他的事情让下属去做。
规则5 在一段时间内做一件重要的事情，在一段时间内同时做几件不重要的小事情。当所做的事情不需要过多思考的时候，你可以同时完成几件这样的事情。
规则6 将在5到10分钟可以完成的事情列出来。这可以帮助你充分利用边角时间。不过一定要注意，不要将注意力集中于这些小事情而忽视了重要的事情。
规则7 将一个大的任务化整为零。这可以帮助你避免产生被巨大的、重要的任务压垮的感觉。如果一个任务太大，会让人有工作超载的感觉，因此可能会推迟完成。
规则8 20%原则。做好20%最重要的事情。
规则9 将最好的时间段留给最重要的事情。不要将不重要的任务安排在你最好的时间段。在你精力下降的时候去处理那些日常的事务。
规则10 为自己留出一些别人不能够打扰你的时间，利用这些时间完成一些重要但是并不紧急的事情，或者在这一段时间思考一些重要的事情。这些时间也许是别人还没有来到办公室的时间，或者是别人已经上床休息的时间。
规则11 不要拖延。
规则12 弄清自己是怎样利用时间的。这是一条非常重要的规则。除非你知道自己是如何利用时间的，否则你不可能提高你管理时间的技能，也不可能缓解时间不足带来的压力。你应该用时间日志的方法记下每天所从事的活动。但是记录的频率不要太频繁，以免给自己造成不必要的负担。一般情况下，每个半个小时或者一个小时记录一次就可以了。
规则13 设定最后期限。这会帮助你提高利用时间的效率。如果你不为自己定一个期限的话，可能完成一件任务会需要更多的时间。
规则14 等待的时候做一些有意义的事情。据估计，每个人有20%的时间用来等待。可以利用这段时间来完成阅读、计划、准备、复习等任务。
规则15 在一天特定的时间里处理一些需要迅速完成的事情。按照前面的论述，一个人很容易将简单的工作挤掉重要而困难的工作。因此，除非到了自己规定的时间，否则不读邮件和报纸。
规则16 每天至少完成一件事。一天下来，如果一件事情也没有完成（哪怕是一个10分钟的小任务）会让人产生时间压力。
规则17 给自己留一些私人的时间。每个人都需要一段安静的时间。在这段时间你可以规划一下自己，或者确定任务的优先权，或者是放松自己。
规则18 不要持续不断地担心任何事情。可以允许自己在某个特定的时间为一些事情担心，不要在其它时间考虑那些令人心烦的事情。这可以使你的心情放松，从而专心于手头的事情。这个规则具体实施起来有些困难，但是控制你的忧虑时间可以使你更加有效地利用时间。
规则19 将自己长期的目标写下来。这条规则可以使你保持任务和行为的一致性。你可能办事井井有条，并且效率极高，但是如果方向不明确的话，你将不能取得任何成绩。写下你的长期目标可以不断提醒你。
规则20 学习他人的一些关于时间管理方面的有效方法。
经理人时间效率管理规则
规则1 将例会安排在每天工作结束前。精力和创造力水平在每一天开始的时候是最高的，因此不能浪费在一些琐碎的小事情上。
规则2 采用站立的方式开一些短会。这个规则可以保证短会不变长。舒适可以使会议变长。
规则3 设定一个时间限度。这可以对会议什么时候结束有一个预期。在通知开会的时候就确定会议的长度。
规则4 偶尔取消一些会议。除非必须，否则不要开会。如果议程没有安排满，或者不能达到目的，可以将会议取消。
规则5 写下议程，并且按照议程进行。这些规则可以帮助人们准备会议、确定主题并保持工作定位。
规则6 按时开会。这可以保证人们按时到会。有些经理人有意将时间定得很随意，如10：13，这样可以保持对时间的清醒记忆。按时开会是对按时到会的人的奖励。
规则7 准备会议记录。这可以保持会议的目标而不至于偏离主题。
规则8 坚持让下属提出解决问题的办法。这个规则的目的是消除向上授权的倾向。你授权下属完成的事情有时会反馈给你。下属往往通过向你询问问题达到这一目的。最好的办法是让你的下属提出更好的解决办法。
规则9 在门口会见来访者。通过控制你的办公室的空间可以控制你的时间。站着谈话可以使会见的时间变短。
规则10 到下属的办公室开一个短暂的会议。如果条件允许的话，这一办法很有用。这样做的好处是，你可以在认为满意的情况下自由离开会场。如果到下属的办公室需要很多的时间，这一规则就不可取了。
规则11 不要把每天安排得太满。在每一个工作日，你应该有一些空余的时间。别人的会议和需求可能会破坏你的时间安排，除非你尽力恪守自己的时间表。
规则12 授权别人帮你接听电话和检查E-MAIL。
规则13 找一个不受打扰的工作地点。当一个任务的期限快到的时候，这可以帮助你专注于自己的工作。安定心神有时会浪费很多的时间。
规则14 对一些文书工作一次性处理清楚。这可以使你避免不断重复同样的工作，如打开文件，思索如何处理等。
规则15 保持工作场所清洁有序。这可以减少你寻找文件的时间。
规则16 学会授权。确定授权给其他人的工作量，并且相信他们能够成功。高效授权是管理时间的有效策略。
有效时间管理的提示
· 利用上下班的时间
· 学会授权
· 内部黄金时间
· 为了职业的发展而阅读
· 一次性对付信件
· 适当的休息时间
· 根据排定的优先级作息
