六是引述式。常用于有具体规定格式的文体中，如“合同”，或引述下级来文、上级指示精神，或有关政策法规，以此作为撰文的依据。如批复、函等常用这种方式。
有人不大重视开头，或者虽然重视，但缺乏经验，经常出现一些毛病。常见的问题有三个：
一是离题太远。公务应用文的开头，一般应当是开门见山，一下子就把话引向主题，不能东拉西扯，拐弯抹角，言不及义。更不能想写什么就写什么，或者不顾是否需要先发一通议论，或者自以为别人不懂，大段大段地介绍背景。古代有条谚语叫“博士买驴，书卷三纸，不见驴”，讽刺书呆子写买驴契约，洋洋洒洒写了三页纸还不见“驴”字，说不到正题上，这是应该避免的。
二是套话过多。应用文中有许多礼仪类、辞稿类文章，适当用一点客气话就很得体。但有人喜欢套话，如在一些集会上的讲话稿，一开头就用上几个“尊敬的”介绍来宾，再用上一串“在……关心下，在……领导下，在……支持下，在……努力下”表达感谢之情，用得太滥了，使人一看就倒胃口。
三是空话连篇。一提笔就从大原则说起，什么目的、意义、重要性，讲一些人所共知的空道理。虽然没有离题太远，但也浪费了读者的时间。
结尾是全文的收束和结局，能帮助读者加深认识，把握全篇，达到预期的写作目的。俗话说：“好戏在后头”，好的文章结尾铿锵有力，干净利落。反过来说，不好的结尾，经常会前功尽弃，就好比是一场大型晚会，尽管前面节目的演出水平很高，如果压轴好戏跑腔走板，整场晚会自然给人留下不好的印象了。文章的结尾和开头是密不可分的，有什么开头，必须有相应的结尾，才可以构成完美的整体。应当像兵家布阵那样，“击首则尾应，击尾则首应，击腹则首尾俱应”。首尾不能互应，顾头不顾尾，有头无尾，或者是拖泥带水，尾大不掉，都将影响文稿的效果。
常见的结尾方式有：
一是自然收。就是在主体部分写完之后，事尽言止，自然收结。比如法规，该写几条就是几条，最后一条写完即可收尾。汇报提纲把该汇报的内容讲清楚就可打住。会议纪要也是把会议的要点，分条分段写出，不必再加什么“尾语”。批示更是有什么讲什么，讲完为止。
二是固定式。就是在结尾处，采用特定的用语结束全文。
比如请示结尾要提出肯定式要求，多用“以上是否妥当，请批示”，“当否，请示”等。指示和决定的结尾，一般要提出落实的要求，如“望各地各部门按照执行”，“把落实情况尽快上报”等。通知结尾一般用“特此通知”等等。
三是总结归纳式。指在主体写完后，对全文的主旨进行简要的概括，总结全文。它是依据正文的中心内容，进行概括总结，作出结论，点明主旨，以加深人们对文章的印象。这多用于总结、调查报告、通报等。例如：“灾区的党政军民在抗洪救灾中，万众一心，团结奋斗，取得了全面的胜利，充分展现了中国人民的力量和精神风貌。”在结尾对全文内容进行了归纳和概括，点明了文件主旨。
四是号召式。就是在结尾部分提出希望，发出号召，展望未来，以鼓舞斗志。这多用于总结、决定、会议纪要等。如《国务院、中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”荣誉称号的命令》的结尾：“号召广大科技工作者向钱学森同志学习，号召整个社会自上而下地形成尊重知识、尊重人才的良好风尚。”
五是说明式。说明式，主要是对主体部分的未尽事宜做补充说明，或者对与内容有关的问题做一些必要交代。这多用于公告、通报、通告、规章制度等。如“本通告自公布之日起生效”、“这个通知精神，适用于政府机关和事业单位”之类的结尾语句，都是对有关事项的补充说明。而规章制度的附则部分相当于一个说明式的结尾，一般写明文件的实施日期，文件的修改权与解释权、具体实施细则的制定权以及其他需要说明的事项等。如“本合同一式两份，甲乙双方各执一份。本合同自签订之日起生效。”“以上只是征求意见稿，不作执行依据。”
六是展望式。即谈今后打算、设想，或是展望前景、预测未来。
有人不大重视结尾，易犯的毛病有：
一是画蛇添足。主要是该止不止，拖沓啰嗦的重复表述，自然无法引起别人阅读的兴趣。
二是节外生枝。文章结尾要求紧凑严密，如果东拉西扯，就会愈扯愈远，甚至离题了。
三是空洞无物。文章气势到最后最容易松弛乏力，也就是说了一大堆无关痛痒的话。
四是前后冲突。文章结尾要能和题目、正文互相呼应，不要前后矛盾，立场相反。
五是草草了事。文章结尾草草结束，甚至没有结尾，不了了之，造成虎头蛇尾的结果。
四、选择语言表达技能
语言是思维的外部表现形式，是写作的媒介，是文章用来表达思想内容的重要工具。孔子曰：“言之无文，行而不远。”从事写作的人，都希望有选择语言、驾驭语言的技能，便于更好地表述自己的思想观点或情感，并不断咬文嚼字，力求作品语言表达的完美。但是，天下文章因文体选择不同、因作者语言的敏感和语言的基本功不同，也就出现不同特点与风格的作品。中国古代文章通常分为有韵和无韵两种，现代文章其实也可分两大类，一类是应用文，一类是文学作品。应用文是用来主“事”的，而文学作品是用来主“情”的，可以说两类文章的功用相去甚远，因此，它们对语言表达的要求也就有相当大的差异。
1.应用文和文学作品语言比较
应用文是为处理事务必须应用的文章。务实应用是它在现实中的实际效能。也决定了它不崇尚言辞的华丽、含蓄、委婉，而且为了防止“以文害用”，必须强调“先质而后文”。也就是说，应用文应以内容的明白晓达与事理洞彻、周全为其第一要求，一切都要为内容服务，在此前提下再遣词造句。应用文的表达要求准确、简明、精练，具有平实的特点，对修辞手法的使用有一定的限制。
下面我们选取两段文字作一比较，体会应用文语言与文学语言的差异性。
邓小平的《中国共产党第十二次代表大会开幕词》：
同志们：
中国共产党第十二次代表大会现在开幕。
我们这次代表大会的主要议程有三项：（一）审议第十一届中央委员会的报告，确定党为全面开创社会主义现代化建设新局面而奋斗的纲领；（二）审议和通过新的《中国共产党章程》；（三）按照新的党章的规定选举新的中央委员会，中央顾问委员会和中央纪律检查委员会。
上面的例文用简洁明了的文字指出中国共产党第十二次代表大会的议程，毫不含糊，使与会者明白，会议就照此进行。这就是应用文的事务语体。
红楼梦中有一段写到：
一语未完，只听后院中有笑语声，说：“我来迟了，没得迎接远客！”黛玉思忖道：“这些人个个皆敛声屏气如此，这来者是谁，这样放诞无礼”心下想时，只见一群媳妇丫头拥着一个丽人从后房进来：这个人打扮与姑娘们不同，彩绣辉煌，恍若神妃仙子，头上戴着金丝八宝攒珠髻，绾着朝阳五凤挂珠钗，项上戴着赤金璎珞圈，身上穿着镂金百蝶穿花大红云缎窄袄，外罩五彩缂丝石青银鼠褂，下着翡翠撒花洋绉裙；一双丹凤三角眼，两弯柳叶掉梢眉，身量苗条，体格风骚：粉面含春威不露，丹唇未启笑先闻。黛玉连忙起身接见。贾母笑道：“你不认得他：他是我们这里有名的一个泼辣货，南京所谓‘辣子"，你只叫他凤‘辣子"就是了。”……
这段文字准确地描写了王熙凤的出场，未见其人，先闻其声。整段文字简洁、形象、逼真，使读者对这个人物有一个感性的认识。它就是文学作品的文艺语体。
针对同一个写作客体，应用文与文学的语言表达风格差异性极为明显，以长江三峡巫峡为例：
解说词：巫峡景区位于长江巫山县城下游，巫山距重庆水路481公里。巫峡长42公里，峡谷奇峰削壁，群峦叠嶂，挺拔秀丽，由3台8景12峰组成大峡谷画廊。巫峡12峰雄居两岸，南北各6峰。其中神女峰最俏丽，海拔1112米，神女石柱高约6.4米，乘船人多翘首以盼。
刘白羽《长江三峡》游记：抬头望处，已到巫山。上面阳光垂照下来，下面浓雾滚涌上去，云蒸霞蔚，颇为壮观。刚从远处看到的那个笔直的山峰，就站在巫峡口上，山如斧削，隽秀婀娜。人们告诉我，这就是巫山十二峰的第一峰。它仿佛在招呼上游来的客人说：“你看，这就是巫山巫峡了。“江津号”紧贴山脚进入峡口。红彤彤的阳光恰在此时射进玻璃厅中，照在我脸上。峡中，强烈的阳光与乳白色云雾交织在一起，数步之隔，这边是阳光，那边是云雾，真是神妙莫测。几只木船从下游上来，帆给阳光照得像透明的白色羽翼。山峡越来越狭，前面两山对峙，看去连一扇大门那么宽也没有，而门外完全是白雾。
同为巫峡，由于文体不同语言表达就不同，因此，我们可以说，在应用文中，语言艺术失去了它独立存在的价值，它必须依附于内容而存在，为内容的传达与事务的处理服务。文学作品是用来陶冶人们的情操的，是满足人们的审美需求的精神产品。
文学语言是文学形式的构成因素之一，它直接构成了文学作品诉诸审美感知的物质外观，并制约着作家的创作过程，而读者正是首先通过语言来欣赏和把握文学作品的。所以高尔基称“文学的第一要素是语言”，语言透射着“优而能壮、刚而能润”的风采，在文学作品中，语言具有自己独立的艺术价值，是作品美的有机构成因素之一，是作品中一道独特的风景线。
所以，在应用文与文学作品中语言有不同内涵：
一是应用文追求语言的直陈简明，而文学作品追求语言的含蓄委婉。社会生活中，人们在公、私务活动中经常传递信息，为了便于写作受体能准确解读，准确地按要求办事，就要直陈其事、语义简洁明了。如果语义理解为这样也可那样也行的摇摆状态，就让应用文的接受者难实施，尤其遇到歧义就可能因理解不同而引发官司或造成大的损失。如在50多年前的一次战争中，曾发生这样一件不幸的事。某部步兵营经过两天激战获得了胜利，并向团指挥所发去了电报：“我营一连数次发动猛攻，占领210、220高地，伤亡很大。下步如何行动，速批示。”团指挥所分析电文后认为：该营一连伤亡大，二连、三连仍有战斗力。于是回电如下：“一连休整，二连坚守210、220高地，三连速向235高地进攻。”谁知，原来步兵营电文中“我营一连数次发动猛攻”的“一连”是“连续”之意，即：我营连续数次猛攻，并非特指“第一连”。但军令如山，步兵营接到指示后，只得兵分三路，照令行动。结果，由于兵力严重不足，不仅没攻下235高地，而且还造成210、220高地丢失，人员伤亡惨重的后果。很明显，正是由于区区一词——“一连”的多义性，造成了如此大的悲剧。
但在文学作品中，通过语言创造境界，境界越美妙、越神奇越有韵味。王国维《人间词话》云：“古今之成大事业、大学问者，必经过三种之境界：‘昨夜西风凋碧树。独上高楼，望尽天涯路。’此第一境也。‘衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴。’此第二境也。‘众里寻他千百度，回头蓦见，那人正在，灯火阑珊处。’此第三境也。此等语皆非大词人不能道。”这里所提到的三位大家的词，就是运用含蓄委婉语言表达的典范，读者都能在作者营造的特定语境中获得各自不同的审美体验。
二是应用文追求语言的规范得体，而文学作品追求语言的灵动鲜活。应用文写作以规范为上，得体为重。在长期实践中，形成了应用文语言的社会化、稳定化和简便化的特征。不同的文种都有自己的模式化语言，标题句的语序排列，起首句常用词，衔接句的连接词，结束句的专用语等等。不同文种都有不同的规范要求，尤其专业文书离不开专业术语的表达，语言表达的逻辑思路也常模式化。
但在文学作品中，为了更好地唤起人们的艺术感受，引起读者兴趣，使人们意识得到升华，就要用灵动的语言给人想象的空间，用鲜活的语言表达不同的创作个性与新颖的事物。灵动鲜活就能产生文学的动态美。莱辛在《拉奥孔》中说，动态之美是一纵即逝却令人百看不厌的美，比一般的美能产生更强烈的效果。正因为如此，“好雨知时节”、“两岸青山相对出”、“春风又绿江南岸”这些古代“以静写动”的佳句，才那么脍炙人口，流传不衰。写作中灵活的作“化静为动”的描写，让静物活起来，富有生气、充满活力，文章自然就会活力四射，大放异彩。鲜活灵动的语言是有文采的标志，语言若没有文采，读起来就会使人感觉索然无味。
