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第40章 办公自动化系统工程设计与施工(2)

6.2.1电子商务

1.电子商务的概念

所谓电子商务(Electronic Commerce,EC),是指实现整个贸易活动的电子化,即通过互联网络进行生产、营销、销售和流通活动,它不仅指基于Internet上的交易,而且指所有利用电子信息技术来解决问题、降低成本、增加价值和创造商机的商务活动,包括通过网络实现从原材料查询、采购、产品展示、订购到出品、储运以及电子支付等一系列的贸易活动。电子商务并不仅局限于在线买卖,它从生产到消费各个方面影响商务活动的方式。在改变购物方式的同时,电子商务还大大改变了产品的定制、分配和交换手段。而顾客则可在全球范围内选择产品乃至服务,消费方式也大为改进。

2.电子商务的特点

电子商务具有公平性、自由性、高效性、全球化、虚拟化、交互性、主动性以及个性化服务等特点,它可以使供应商和客户更紧密地联系,更快地满足客户需求,也可以使客户在全球范围内选择最佳供应商。电子商务缩短了生产厂商与最终用户之间供应链上的距离,减少了销售环节和交易成本。电子商务改变了传统的市场结构和准入条件,可以使中小企业从原先主要被大企业占有或垄断的市场中获得一定的份额。

3.电子商务的应用

电子商务是未来企业参与国际竞争和扩展全球市场的崭新方式,世界许多国家非常关注电子商务的发展和应用,一些国际着名的信息技术厂商在用产品技术引领市场的同时,也向世界各地投资电子商务建设。由于电子商务的潜力和市场很大,使它从一开始就得到了迅速发展,并显示出了巨大的经济效益。据报道,IBM有25%的收入(约200多亿美元)与电子商务有关。通过电子商务,1999年IBM节省了2.5亿美元支出。随着世界经济一体化的进程加快,企业对外业务交往增多,企业与企业、企业与消费者之间的交易都将受到电子商务的影响。对于一些大企业来说,即使是对企业内部各子公司之间的交易,电子商务也将发挥巨大作用。电子商务的推广和普及将促进企业实现资源的优化配置,增加贸易机会,在提高管理水平的同时大大提高经营效率。因此,建设企业自己的电子商务窗口,使之成为企业对外交易的新型手段已成为发展趋势。电子商务系统作为企业信息系统的一部分,可以方便地获取市场信息和用户定单,进行信息处理,安排生产计划,满足用户需要,从而实现内外贯通。电子商务对于企业减少销售环节,避免长途搬运,消除结算违约行为,加快资金流通,杜绝欺诈现象和盘活资金都将起到十分重要的作用。

6.2.2电子政务系统

1.电子政务系统

党政机关的电子政务系统是以Internet/Intranet技术为基础的面向业务信息流的集成办公环境。这种集成办公环境是以Internet/Intranetr技术为构架,以Browser/Server和Client/Server双重结构为基础并融合数据库技术的环境。

电子政务系统是基于网络的,符合Internet标准的、面向政府机关内部和其他政府机构以及企业和社会公众的信息服务和信息处理系统。它并不是简单意义的“上网”(即建立Web站点发布信息),而是一个综合的信息系统。

它的服务对象不仅包括政府内部,还包括其他机关、团体、企业和社会公众;它处理的对象包括政府机关内部信息、可在一定范围内交流信息和公开发布信息;采用模拟政府机关内部政务处理流程的处理方式,并进一步促进内部协作,迅速发布信息,受理各类申请、投诉、建议和要求。也就是说,电子政务系统既包括信息的接收与发布,也包括信息和交互式处理。由此可见,构建电子政务系统需要一个坚固可靠、安全、可管理的符合Internet/Intranet标准的平台,这个平台本身应该可以跨操作平台运行,可以屏蔽操作系统的差异,确保可以联结从高端到低端的各种计算设备,以便能够充分利用现有的计算资源;具有丰富的数据访问、存储、操纵和管理机制,为电子政务系统提供综合的数据处理能力;具有强劲的开发能力,因为在电子政务上的应用不同于传统意义上的以数据为中心的计算,它更关注于广泛的流程,其特点是需要涉及大量的相关人员、数据,需要大量的交互与协调,缺乏规范性的模型,流程也在不断地变化。如果采用传统的开发技术和工具来开发电子政务应用,不仅效率低下而且难以维护。

2.电子政务系统与一般办公自动化系统的差异

电子政务系统不同于一般办公自动化系统。它们的主要区别在于应用定位不同。电子政务侧重于政府内部部门之间(如某部委的各局间)、跨部门(如教育与卫生),以及政府部门与企业或个人模式的应用;办公自动化系统则更多地把重点放在一个政府部门内部(如某个部委的机关)或一个系统内部(如全国的税务机关)。各政务系统与自已的办公系统有交集,各政务系统之间也可能有交集,各政务系统都连在公众网上。

在系统用户方面,也有差别。办公自动化系统的用户一般是政府部门的内部用户;电子政务的用户主要是政府部门以外的用户,如其他部门,企业和社会公众。虽然用户对象不同决定了两者的应用环境、功能设定、操作模式、系统管理模式等方面的差异,它们之间仍有着紧密的联系。比方说,可以把电子政务看作是办公自动化系统在范围和功能方面的延伸,即“面向社会的政府办公自动化”,参与应用的人员由政府部门职员扩展到社会上各种类型的用户。

3.电子政务系统的组成

目前电子政务系统的主要内容至少应包含6个方面。

1)综合信息管理

它的主要功能是提供一个共享信息的基地。其主要信息涵盖了办公所需的各种信息资料,如期刊、大事记、政策法规资料和通讯录等等。

2)个人信息管理 它包括个人资料和个人邮件等。

3)档案管理

对于党政机关来说,档案是一种特殊的信息,做好档案的管理是电子政务系统的一项主要工作。档案管理工作包括案卷管理、目录管理、档案查询、档案借阅、档案统计和档案销毁等。

4)公文管理

公文处理是党政机关主要的日常工作之一。我国党政机关的公文种类很多,批阅过程也很复杂。公文管理包括对公文的起草、来文的接收、公文的批阅、公文的发送、公文的密级管理等各个环节进行有效的控制,加快公文的批阅进程,减少积压。

5)信息发布与收集

信息发布对党政机关具有特别重要的意义:一方面社会需要了解国家的经济政策、法律法规以及本地政府的相应措施和政策;另一方面,政府也要了解人民群众的反映和建议,加强政府与社会各界的沟通,提高市民参政、议政的能力。信息发布与收集是以前的办公自动化系统所没有的。由于Web技术的成熟,将以前以纸面形式公告的政策法规、政府通告等一些面向大众的信息可以以电子的形式发布,而且电子方式具有传播速度快、传播面广的特点。利用Web技术,可以进行诸如社会调查、民意测验等以前需要花费大量人力与物力来完成的工作。用这种方法收集的信息面广,可以反映各个层次的信息。如果将它和数据库结合在一起,可以快速地统计出各种调查结果。

6)决策支持

为决策者提供决策的理论依据,是现代电子政务系统努力追求的目标。政府的决策对社会造成的影响相当大。决策正确与否直接关系到一个地区,甚至一个行业的发展。靠单一表格数据所提供的信息远远不能满足现代政府机关做决策的需要。电子政务系统必须包含为党政机关领导做决策提供理论依据的功能,这也是以前的办公自动化系统所没有的。

6.2.3政府上网工程

政府上网工程就是各级政府、各部门在互联网上建立正式网站,提供信息共享和便民服务的应用项目,并逐步构建“电子政府”。实施政府上网工程,对推动政务公开,改进政府工作,提高工作质量和效率具有重要意义。

1.辽宁省人民政府上网工程

辽宁省政府的网站设有中国辽宁、政府领导、政府机构、政府文件、法律法规、省长信箱、领导活动和省政府网站八个版块,每个版块设有二级、三级子栏目。主页上还有各种专辑,新闻的链接和其他政府上网单位的链接。同时,还可以链接到本省各个市政府的网站。

国际互联网正在成为跨越时空的“第四媒体”,将成为人们获取信息和实现社会多种功能的主要载体。利用这个开放性媒体可以广泛、深入地宣传省情和特色,使外界及时了解全省改革开放的成就和招商引资的项目,从而向世界展示辽宁形象,吸引世界各地更多的人投资。同时有利于实施政府“信息引导”职能,带动全省信息产业的发展。各级政府机关在互联网上及时发布大量有价值的信息,可以引导企业自主走向市场,减少盲目性;同时也可以不断实现政府信息资源的市场价值和信息增值,一方面可以带动企业上网、家庭上网,促进我省信息化的全面、健康发展;另一方面可以引导和形成新的消费热点和经济增长点,从而带动信息产业和相关产业的发展,营造有利于全省信息产业发展的大环境,对全省经济发展有积极的促进作用。

另一方面有利于政务公开,密切政府和群众的关系,提高政府的服务水平。各级政府、各部门通过建立网站向互联网发布信息,一方面可以增加政府工作的透明度,提高办事效率;另一方面可以接受社会和舆论的监督,有利于勤政、廉政建设。政府上网工程可以拓宽人民群众和政府的沟通渠道,通过电子邮件和其他手段,群众可以直接参政、议政,这是民主化进程中的重要一环,对政府转变职能,改进工作,提高工作效率和质量,提高服务水平具有积极的促进作用。有利于政府部门及时获取信息。互联网是全方位的信息库,政府部门通过互联网及时获取大量、有价值的信息,可以促进和提高决策的科学化、民主化。

2.沈阳市人民政府上网工程

沈阳市人民政府网站主页包括市长之窗、政府领导、沈阳概貌、招商引资、政府法制、政府文件、政府采购和行政审批八个栏目,同时还有政务信息、服务指南等相关链接,各栏目分别下设子栏目。此外,还可以与各区政府、沈阳信息网、沈阳项目网等其他网站链接。服务指南中包括了40个市属机关单位的链接。

通过政府上网工程的实施,可以使人民群众迅速、全面、真实地获取全市各方的面信息,了解市政府的有关文件和法律法规,参与管理和决策,对提高政府工作质量和工作效率起到了重要作用,深受广大市民的欢迎。

3.深圳市政府信息服务系统

深圳市政府信息服务系统也是政府上网工程的一个成功例子。

该系统将深圳市政府部门的公开信息全部放到网上,作到政务公开,社会公众很容易查询到他们需要的信息。

6.3城市地理信息系统

城市地理信息系统(Urban Geography Information System,以下简称GIS)是融计算机图形和数据库于一体,储存和处理空间信息的高新技术,它把地理位置和相关属性有机结合起来,根据实际需要准确真实、图文并茂地输出给用户,满足城市建设、企业管理、居民生活对空间信息的要求,借助其独有的空间分析功能和可视化表达,进行各种辅助决策。GIS的上述特点使之成为与传统方法迥然不同的解决问题的先进手段,作为现代社会必不可少的基础设施,渗透到生产生活的每一细节,它与办公自动化系统息息相关,因此本章也将对GIS作一简单介绍。

6.3.1GIS——城市管理的最佳手段

社会生活中信息总量急剧膨胀,城市管理日益复杂,对管理手段的要求越来越高。面对有限的空间资源,如何使之产生最大的效益,是社会规划管理面临的共同课题。针对现代社会的社会空间结构,利用GIS技术,实施战略信息综合管理是一项面向未来的有重大意义的事业。

现代城市管理的信息特征突出表现为:城市管理信息量急剧增加;处理与传递信息的速度加快;处理信息的方法更为复杂;信息处理的涉及方面与技术领域越来越广。

因此,规划与管理社会的方法,正在发生根本的变化。社会不再被当作工厂、住宅、道路等的简单的空间组合体,而将是一个在计算机网络、电子智能技术控制下生存活动的复杂生命系统,GIS扮演着社会系统神经中枢的角色。

城市管理所需的各种数据均是建立在空间数据基础上。例如,要解决居民区的供水问题,首先要知道附近的所有供水网络的分布、供水管线的粗细,以及现有管线荷载程度,是否需要辅设新的管线、如何辅设、工程中与其它管线的矛盾等,都需要有确切的空间定位图形显示和空间定位数据查询。但是以往城市管理中空间数据定位管理与查询等基本借助于手工,费时费工,数据更新慢,更不用说分析社会设施与社会其它地理要素的联系,因此难以适应社会现代化建设。

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