2.1会计凭证的作用和分类
1.会计凭证的作用
2.2 原始凭证
1.原始凭证的种类
（1）原始凭证按其来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证。
外来原始凭证是指企业与其他单位发生经济业务时，从本企业以外单位或个人取得的原始凭证。如购买材料物资时从供货单位取得的发票、向银行存款时从银行取得的银行进账单、与其他单位由于业务往来而收取的资金往来收据等等；有时，企业与其他单位并未发生往来，但也要出具付款的凭证，如付款分割单。外来原始凭证种类和格式不能由会计人员自行选择。
单位数量金额应收实收单价买价运杂费合计备注：合计仓库保管员：记账：收料人：
（2）原始凭证按其填制方法不同，又可分为一次凭证、累计凭证、记账编制凭证和汇总凭证四种。
一次凭证是指凭证的填制手续是一次完成的，用以记录一项或若干项同类性质经济业务的原始凭证。外来原始凭证和大部分自制原始凭证都是一次凭证，如收货单、发货单、购货发票、付款收据、费用报销单等。
日期数量（公斤）请领实领结存领料人供应部门负责人：领料部门负责人：仓库管理员：
记账编制凭证。在企业自制的各种原始凭证中，一般都是以实际发生或完成的经济业务为依据，由经办人员填制并签章，但有些自制原始凭证，则是由会计人员根据已经入账的结果，对某些特定事项进行归类、整理而编制的，这种根据账簿记录而填制的原始凭证，称为记账编制凭证。如月末确定已销商品成本时，根据库存商品账簿记录所编制的成本计算表；月末计算产品生产成本时，所编制的利润分配计算表等。
（3）从建账的角度讲，原始凭证还可以分为外部凭证和内部凭证。
外部凭证指财会部门以外部门和人员填制的凭证，是伴随着经济活动而产生的，账务人员只是加以审核，例如出库单、入库单等。
内部凭证是财会人员填制的凭证，例如工资分配表、固定资产折旧表等。对于外部凭证的填制、使用和传递，财会人员可以提出建议，协助企业管理；对内部凭证的填制，则是财会人员责无旁贷的工作。
2.原始凭证的基本内容
原始凭证是经济业务发生或完成的最初记录，尽管原始凭证格式不一、内容不同、来源渠道各异，但作为明确经济责任的书面证明，都必须具备一定的基本内容。
原始凭证的基本内容：
（1）原始凭证的名称。
（2）日期和编号。
（3）单位名称。
（4）经销业务的内容、实物数量、计量单位、单价和金额。
（5）单位及经办人员签章。
（6）附件。
3.原始凭证的填制要求
原始凭证是具有法律效力的证明文件，是进行会计核算的重要原始依据。原始凭证的填制必须符合下列基本要求：
（1）真实。必须实事求是地填写经济业务，原始凭证上填制的日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况完全符合，确保凭证内容真实可靠。
（2）内容要完整，不可遗漏。原始凭证必须按规定的格式和内容逐项填写齐全，同时必须由经办业务的部门和人员签章。
（3）经济责任。原始凭证上要有经办人员或部门的签章。外来的原始凭证，从外单位取得的，必须盖有填制单位的财务公章；从个人取得的，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证，必须有经办单位负责人的签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的财务公章。
（4）及时。按照规定程序传递、审核，以便据以编制记账凭证。
（5）字迹工整。原始凭证要用蓝或黑墨水书写，支票要用碳素墨水填写。两联或两联以上套写的凭证，必须全部写透。大小写金额数据要符合规定，正确填写。原始凭证上的文字和数字都要认真填好，要求字迹清楚，易于辨认，不得任意涂改、刮擦、挖补。一般凭证如果发现错误，应当按规定方法更正。而有关现金、银行存款收支业务的凭证，如果填写错误，不能在凭证上更正，应加盖“作废”戳记，重新填写，以免错收错付。
（6）原始凭证要延续编号。如果凭证已预先印定编号，如发票、支票、收据等，在需要作废时，应当加盖“作废”戳记，并连同存根和其他各联全部保存，不得随意撕毁。
4.原始凭证的审核
审核原始凭证是会计核算工作中必不可缺的环节，是国家赋予财会人员的监督权限。只有经审核无误后的原始凭证，才能作为编制记账凭证和登记明细分类账的依据。会计人员主要应从以下三个方面对原始凭证进行审核：
（1）审核原始凭证的合法性、合理性。即以国家的有关方针、政策、法令、制度和计划、合同等为依据，审核原始凭证所反映的经济业务是否合理合法，有无违反财经制度规定，是否按计划预算办事，是否按成本开支范围办事，是否贯彻专款专用原则，有无贪污盗窃、虚报冒领、伪造凭证等违纪行为。
（2）审查原始凭证的完整性、正确性。即审查原始凭证的内容和填制手续是否符合规定的要求。首先应审核原始凭证是否具备作为合法凭证所必须具备的基本的内容；其次审核原始凭证上有关数量、单价、金额是否正确无误。
（3）审查原始凭证的真实性。原始凭证上反映的应是经济业务的本来面貌，不得掩盖、歪曲和颠倒。在复核原始凭证时要求：
①经济业务的双方当事单位和当事人必须真实。
②经济业务发生的时间、地点和填制凭证的日期必须真实。
③经济业务的内容必须真实。
④经济业务的实物和价值量必须真实。
2.3记账凭证
1.记账凭证的种类
（1）记账凭证按其反映的经济业务是否与货币资金有关，可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
①收款凭证。收款凭证是用以反映货币资金收入业务的记账凭证，根据货币资金收入业务的原始凭证填制而成。实际工作中，出纳人员应根据会计管理人员或指定人员审核批准的收款凭证，作为记录货币资金的收入依据。出纳人员根据收款凭证收款（尤其是收入现金）时，要在凭证上加盖“收讫”戳记，以避免差错。收款凭证一般按现金和银行存款分别编制。
②付款凭证。付款凭证是用以反映货币资金支出业务的记账凭证，根据货币资金支出业务的原始凭证填制而成。实际工作中，出纳人员应根据会计主管人员或指定人员审核批准的付款凭证，作为记录货币资金支出并付出货币资金的依据。出纳人员根据付款凭证付款时，要在凭证上加盖“付讫”戳记，以免重付。
③转账凭证。转账凭证是用以反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证，根据有关转账业务的原始凭证或记账凭证填制而成。
收款凭证、付款凭证和转账凭证分别用以记录货币资金收入事项、货币资金支出事项和转账业务（与货币资金收支无关的业务）。为便于识别，各种记账凭证一般印制成不同颜色。
会计实务中，某些经济业务既是货币资金收入业务，又是货币资金支出业务，如现金和银行存款之间的划转业务。为了避免记账重复，对于这类业务一般只编制付款凭证，不编制收款凭证。即将现金存入银行时，编制现金付款凭证；从银行存款提取现金时，编制银行存款付款凭证。
（2）记账凭证按照记账方式可分为复式记账凭证和单式记账凭证。
①复式记账凭证是把一项经济业务所涉及的会计科目，集中填列在一张凭证上的记账凭证，即一张凭证上登记两个或两个以上的会计科目，既有“借方”，又有“贷方”。如前面介绍的收款凭证、付款凭证、转账凭证和通用凭证都是复式记账凭证。其优点是集中反映账户的对应关系，了解经济业务的全貌，减少凭证数量，节约纸张。其缺点是不便于汇总计算每一会计科目的发生额。
②单式记账凭证是把一项经济业务所涉及的会计科目，分别按每个会计科目填制的记账凭证，即把同类经济业务所涉及的会计科目分别记入两张或两张以上的记账凭证中，每张记账凭证只填列一个会计科目。
2.记账凭证的基本内容
记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，按记账的要求归类整理而编制的。各种记账凭证的格式、内容不尽相同，但编制记账凭证的目的，在于反映经济业务，确定会计科目，便于登记账簿和日后查阅。因此，所有记账凭证都必须有以下几个方面的基本内容：
（1）填制单位名称。
（2）凭证的名称。
（3）凭证的编号。记账凭证要根据经济业务发生的先后顺序编制号码。企业若采用通用凭证，可统一编号，若分别采用收款凭证、付款凭证、转账凭证，通常采用编号办法，即按收款凭证、付款凭证和转账凭证分收、付、转三类编号，或细分为现收、现付、银收、银付、转账五类编号。凭证编了号，便于装订保管和登记账簿，也便于日后检查。
（4）填制凭证的日期。记账凭证是在哪一天编制的，就写上哪一天。记账凭证的填制日期与原始凭证可能相同，也可能不同。记账凭证应及时填制，但一般稍后于原始凭证的填制。
（5）经济业务内容摘要。摘要应能清晰地提示经济业务的内容，同时要简明扼要。
（6）会计科目及借、贷方金额（包括总账科目、明细科目），即会计分录。这是记账凭证最基本的内容。
（7）所附原始凭证的张数。原始凭证是编制记账凭证的根据，缺少它就无从审核记账凭证正确与否。
（8）有关人员的签章。凡是与记账有关的人员，包括会计主管人员和复核、记账、编制人员，都要在凭证上签章，有关收款和付款的凭证还要有出纳人员签章，以明确有关人员的责任，有利于相互牵制和监督。
3.记账凭证的填制要求
填制记账凭证，就是要由会计人员将各项记账凭证要素按规定方法填写齐全，便于账簿登记。
记账凭证虽有不同格式，但就记账凭证确定会计分录、便于保管和查阅会计资料来看，各种记账凭证除严格按原始凭证的填制要求填制外，还应注意以下几点：
（1）要将经济业务的内容以简练概括的文字填入“摘要”栏内。这样做对于日后查阅凭证和登记账簿都十分必要，也是做好记账工作的一个重要方面。
（2）要根据经济业务的性质，按照会计制度所规定的会计科目和每一会计科目所核算的内容，正确编制会计分录，从而确保核算口径一致，以便于指标的综合汇总和分析对比，同时，也有助于根据正确的账户对应关系，了解有关经济业务的完成情况。
（3）每张记账凭证只能反映一项经济业务，除少数特殊业务必须将几个会计科目填在一张凭证上之外，不得将不同类型经济业务的原始凭证合并填制记账凭证，对同一笔经济业务不得填制对应关系不清的多借多货的记账凭证。
（4）附件数量完整。除结账与更正差错的记账凭证可以不附原始凭证，其他记账凭证必须有原始附件凭证，以便于复核会计分录是否正确，也便于日后查阅原始凭证附件。如果一张原始凭证要涉及几张记账凭证，可把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在其他记账凭证上注明附有原始凭证的记账凭证的编号。例如，用支票购物，同时又用现金在同一时间、地点购物，供货单位只开了一张发票，此时，应分开作两张记账凭证，原始凭证只能附在其中一张后，另一张记账凭证后无原始凭证时，要在记账凭证摘要栏中注明附原始凭证的记账凭证的凭证号。企业单位提取各项税费的记账凭证，应附自制原始凭证，列明合法的计算提取依据及正确的计算过程。
（5）凭证顺序编号。各单位可采用收、付、转账凭证分类编号的形式（收款凭证：“银收字”、“现收字”；付款凭证：“银付字”、“现付字”；转账凭证：“转字”），也可采用专用凭证统一编号的形式，但采用哪种形式一经确定，在一个会计年度内不允许任意更改。如一项经济业务涉及一借多贷或一贷多借，一张凭证不够时，可用分数编写，如第五笔业务需三张凭证，可编号为：513、523、533，分别写在三张编号的相同位置上，但合计只写在最后一张上，另两张合计数处用斜线划掉。此种编号只限于转账凭证。
（6）若记账之前发现记账凭证有错误，应予重新编制正确的记账凭证，并将错误凭证作废或撕毁。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，应用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证。调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度的错误，应用蓝字填制一张更正的记账凭证。
4.记账凭证的审核
记账凭证的审核是保证会计资料正确的一个重要环节。因此在记账以前，必须严格按照有关规定的要求填制记账凭证，同时，要由专人对已经填制的记账凭证进行认真的审核。记账凭证的审核一般可以从以下几个方面进行：
（1）按原始凭证的审核的要求，对所附的原始凭证进行复核。
（2）记账凭证的内容和所填列的附件张数是否与所附原始凭证的内容和张数一致。
（3）记账凭证中所确定的会计分录是否正确，即审核其对应科目、应记方向和应记金额是否正确，账户对应关系是否清晰，核算内容是否符合会计制度和会计方法的要求。
（4）记账凭证中有关项目是否填列齐全，有关人员是否已签名或盖章，以及填写是否规范等。
在审核过程中，若发现记账凭证有错误，应查明原因，并按规定的方法及时更正或重新填制，同时，要由更正人员在更正处签章，以示负责，只有经过审核无误的记账凭证，才能作为记账的依据。
2.2 会计账簿
1.会计账簿分类
会计账簿简称账簿，是由具有一定格式、相互连接的账页组成，以会计凭证为凭据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿记。为了满足经营管理的需要，每一账簿体系中包含的账簿是多种多样的。这些账簿可以按不同的标准进行分类，下面只具体讲解按用途分类的账簿：
（1）序时账簿。序时账簿是对各项经济业务按照发生时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。在实际工作中，它是按照会计部门收到凭证的先后顺序。即按照凭证号码的先后顺序进行登记。序时账簿又称日记账。现金日记账和银行存款日记账就是特种日记账。
（2）分类账簿。分类账簿又称分类账，是对全部经济业务分类登记的账簿。分类账簿按其反应指标的详细程度划分，分为总分类账簿和明细分类账簿两类。
总分类账簿简称总账，是根据一级会计账户开设，总括反映全部经济业务和资金状况的账簿。明细分类账簿简称明细账，是根据二级或三级账户设置，详细反映某一资金变化情况的账簿。
（3）备查账簿。备查账簿又称辅助账簿，是对某些不能在日记账和分类账中记录的经济事项或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。主要是为某些经济业务的经营决策提供必要的参考消息，如以经营租赁方式租入固定资产的登记簿、受托加工材料登记簿等。备查账簿不一定在每个单位都设置，而是根据各单位的实际需要确定。备查账没有固定的格式，可由各单位根据管理的需要自行设计。
账簿可以为经营管理提供系统、完整地会计核算资料，可以正确地计算成本费用和经营成果，为财务成果的分配提供依据；利用账簿提供的资料进行账实的核对，可以检查账实是否相符，从而有利于保证各项资产物资和资金的安全完整和合理使用；账簿所提供的资料既是编制财务报表的主要依据，又是进行会计分析和会计检查的必要依据；通过设置和登记账簿，既便于保存会计资料和日后查阅使用，又便于会计核算工作的分工。
2.账簿的启用规则
（1）启用账簿时的一般规则。账簿是储存数据资料的重要会计档案，登记账簿要有专人负责。为了保证账簿记录的严肃性和合法性，明确记账责任，保证资料完整，在账簿启用时，应在“账簿启用和经管人员一览表”中详细记载：单位名称、账簿编号、账簿册数、账簿页数、启用日期、加盖单位公章、经管人员（包括企业负责人、主管会计、复核和记账人员等）均应登记姓名并加盖印章。
（2）会计人员交接规则。记账人员调动工作或因故离职时，必须与接管人员办理交接手续，在交接记录栏内填写交接日期、交接人员和监交人员姓名，并由交接双方签字并盖章。一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人监交，而会计机构负责人办理交接手续，由单位负责人监交，必要时主管单位可以派人监交。这样做是为了明确有关人员的责任，加强有关人员的责任感，维护会计账簿记录的严肃性。
3.登记账簿的规则
会计人员应根据审核无误的会计凭证及时地登记会计账簿。对于总账要按照各单位所选用的会计核算组织形式来确定登账的具体时间，而对于各种明细账，要根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证每天进行登记，也可以定期（三天或五天）登记。但债权债务类明细账和财产物资类明细账应当每天进行登记，以便随时与对方单位结算，或与财产物资的实存数进行核对，以确定结余数的正确性。现金和银行存款日记账，应当根据办理完毕的收付款凭证，随时逐笔顺序进行登记，最少每天登记一次。但不论登记哪种账簿，都应满足以下要求：
（1）登记账簿必须用蓝黑色墨水钢笔书写，不许用铅笔或圆珠笔记账。这是因为，各种账簿归档保管时间一般都在一年以上，有些关系到重要经济资料的账簿，则要长期保管，因此要求账簿记录保持清晰、耐久，以便长期查核使用，防止涂改。
（2）登记会计账簿时，应当将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。登记完毕后，记账人员要在记账凭证上签名或盖章，并注明已经登账的标记（如打√等），表示已经登记入账，以避免重记或漏记。
（3）各种账簿应按账户页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页现象，应在空行、空页处用红色墨水划对角线注销，注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员签章。
（4）账簿中书写的文字或数字不能顶格书写，一般只应占格距的12，以便留有改错的空间。
（5）记账除结账、改错、冲销记录外，不能用红色墨水。因为在会计工作中，红色数字表示对蓝色数字的冲销、冲减或表示负数。
（6）对于登错的记录，不得刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹等手段更正错误，也不允许重抄。应采用正确的错账更正规则进行更正。
（7）各账户在一张账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数和余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在本页最后一行的“摘要”栏内注明“转次页”字样，在下一页第一行的“摘要”栏内注明“承前页”字样。对“转次页”的本页合计数如何计算，一般分三种情况：
①需要结出本月发生额的账户，结计“转次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数，如采用“账结法”下的各损益类账户。
②需要结计本年累计发生额的账户，结计“转次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数，如“本年利润”账户和采用“表结法”下的各损益类账户。
③既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累积发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。如债权、债务结算类账户、“实收资本”等资本类账户和“原材料”等财产物资类账户。
2.3 会计凭证的传递与保管
1.会计凭证的传递
（1）会计凭证传递的作用。会计凭证的传递是指会计凭证从编制时起到归档时止，在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。为了能够让会计凭证正确及时地反映各项经济业务，提供会计信息，发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，明确经济责任，实行会计监督，具有重要作用。
（2）会计凭证传递的注意事项。各种记账凭证所记载的经济业务内容不同，涉及的部门和人员不同，办理的经济业务手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须遵循内部牵制原则，力求做到及时反映、记录经济业务。会计凭证在传递过程中必须注意：
①一切会计凭证的传递和处理，必须在会计报告期内完成，应当及时传递，不得积压，不得跨期，否则势必影响会计核算的正确性和及时性。
②会计凭证在传递过程中，既要做到完备严密，又要简便易行。凭证的签收、交接应当制定必要的制度，以保证会计凭证的安全与完整。
③应根据每种经济业务的特点、内部组织机构和人员分工情况以及经营管理的需要，恰当规定会计凭证经由的必要环节，并据之恰当规定会计凭证的份数，做到既使各有关部门和人员能了解经济业务的情况，及时办理凭证手续，又避免凭证传递经过不必要的环节，以利于提高工作效率。
④要根据各个环节办理经济业务所必需的时间，合理规定凭证在各个环节停留的时间，以确保凭证及时传递。
2.会计凭证的保管
会计凭证是重要的经济资料和会计档案。每个单位在完成经济业务手续和记账以后，须按规定的立卷归档制度，形成会计档案资料，以便日后查阅。
会计部门在记账后，应定期（每日、每旬或每月）对各种会计凭证加以分类整理，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号码，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证，在整理装订凭证时，必须保持会计分录的完整。为此，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。
会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格按照会计制度的有关规定执行。一般会计凭证至少保存十年，重要的凭证须长期保存，会计凭证保存期满需销毁时，必须开列清单，按照规定的手续报经批准后方可销毁。任何单位都不能随意销毁会计凭证。
2.4 会计账簿的保管与更换
1.账簿的保管
各种账簿是重要的经济档案，必须按规定妥善保管，不得丢失和任意销毁。否则，原有债权、债务无法理清；重要的经济资料和经济信息将丧失，经济责任将无法明确，故妥善保管账簿意义重大。账簿的保管，既要安全、完善、机密，又要保证使用时能及时迅速查到。年度终了更换新账后，旧账页应清点整理，所有活页归档保管。账簿归档保管要做到五防，防火、防盗、防潮、防霉烂变质、防虫蛀鼠咬。存档后的会计账簿，调阅时必须提出理由，经会计主管人员批准，在保管员陪同下方可查阅，原则上不得借出。
账簿的保管期限如下：
（1）现金和银行存款日记账保管25年。
（2）总账和明细分类账保管15年。
（3）涉外账簿应长期保存。
账簿保管期满，需要销毁时，由档案保管部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编造销毁清册，报本单位领导或上级批准方可销毁。销毁时，应由档案保管部门、财务部门和有关部门共同监销。
2.账簿的更换
为了清晰地反映各个会计年度的财务状况和经营成果，每个会计年度开始时，一般都要启用新账，并把上年度的会计账簿归档保管。
现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账都要每年更换新账，但固定资产明细账或固定资产卡片可以继续使用，不必每年更换新账。
年终结账后，有期末余额的账户，应将其余额结转至下年度新账簿的相应账户中去。结转时，将有余额的账户的余额直接记入新账簿中相对应的账户中的余额栏内，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方，使本年有余额的账户的余额为零。
电算化会计档案主要包括两个方面的内容：由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、财务报表及其他会计资料；以磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质储存的会计数据；会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序。
对于电算化会计档案的管理，各单位应建立以下安全与保密措施：
（1）对电算化会计档案管理要做到防磁、防火、防潮、防尘等工作。
（2）采用磁性介质储存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
（3）严格执行安全和保密制度，不得随意堆放会计档案，严防毁损、散失和泄密。
（4）各种会计资料包括打印出来的会计资料以及储存会计资料的软盘、光盘、微缩胶片等，未经单位负责人同意，不得外借和拿出单位。
（5）借阅会计资料应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁性介质上的会计资料借阅归还时，还应认真检查，防止感染病毒。
