★行政事务管理制度
1.总则
（1）为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
（2）本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
2.档案管理
（1）归档范围。
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
（2）档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
（3）档案的借阅及索取。
[1]总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非保密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。
[2]公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。
[3]借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借，不得遗失。凡属密级档案如确属工作需要，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案须由总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
（4）档案的销毁。
[1]任何组织或个人非经允许无权随意销毁企业档案材料。
[2]若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
[3]经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
3.印鉴管理
（1）公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。
（2）公司印鉴的使用：一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
（3）公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，并存档。
（4）公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具证明时，必须经主管副总经理签字批条，持空白介绍信外出工作回来必须向企业汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
（5）盖章后出现的意外情况由批准人负责。
4.办公及劳保用品的管理
（1）办公用品的购发。
[1]每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制订计划提交总经理办公室。
[2]总经理办公室指定专人制订每月办公用品计划及预算。经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部、室，由部室主任签字领取。
[3]除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的须经总经理办公室主任批准方可领用。
[4]公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部、室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。
[5]负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、妥善保管好。
[6]负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续，出库一定要由领取人员签字。
[7]办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗，严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
（2）劳保用品的购发。
劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。
5.报刊及邮发管理
（1）报刊管理人员每半年按照公司的要求做出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。
（2）报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。
（3）任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，须经总经理办公室主任批准。
6.附则
（1）公司办公室负责为各部室收发信件、邮件。
[1]私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。
[2]所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发。
[3]控制各类挂号信。凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。
（2）本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。
（3）本规定解释权归总经理办公室。
（4）本规定从发布之日起生效。
★会议管理制度
1.提高会议成效的要领
（1）与会人员要严格遵守会议的开始时间。
（2）主持人要在会议开始时就议题的要旨做一番简洁的说明。
（3）会议主办方要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
（4）在会议进行中要注意如下事项：
发言内容是否偏离了议题；
发言内容是否出于个人的利害；
是否全体人员都专心聆听发言；
是否发言者过于集中于某些人；
是否有从头到尾都没有发过言的人；
是否某个人的发言过于冗长；
发言的内容是否朝着结论推进。
（5）主持人应当引导在预定时间内做出结论。
（6）在必须延长会议时间时，主持人应取得大家的同意，并决定延长的时间。
（7）主持人应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
（8）应当把决议付诸实施的程序理出，加以确认。
2.会议禁忌事项
（1）发言时不可长篇大论，滔滔不绝。
（2）不要中途离席。
（3）不可取用不正确的资料。
（4）不要尽谈些期待性的预测。
（5）不可作人身攻击。
（6）不可打断他人的发言。
（7）不可不懂装懂，胡言乱语。
（8）不要谈抽象论或观念论。
（9）不可对发言者吹毛求疵。
★提案管理制度
1.提案管理办法
（1）为了推动公司科学技术的发展，鼓励全体员工提出合理化建议和参与技术革新、技术开发活动，加强科技成果的管理、推广和应用，不断提高科技水平，根据上级单位有关规定，结合公司的实际，制定本管理办法。
（2）本办法所称合理化建议，主要是指有关改进及完善生产和经营管理等方面的办法和措施；所称技术革新、技术开发主要是指对科学技术、业务的开发和对生产设备、工具、工艺技术等方面所作的改造和挖潜。
（3）本办法由总工室组织实施。
（4）项目的范围。
[1]适用于市场的新产品、新技术、新工艺、新材料、新设计；
[2]对引进的先进设备和技术进行消化、吸收、改造；
[3]开拓新的生产业务；
[4]计算机技术在通信生产和管理中的应用；
[5]发展规划的理论和方法、公司经营管理、人员培训等软科学的研究；
[6]生产中急需解决的技术难题。
（5）项目的来源。
[1]由上级单位下达的项目；
[2]由本公司有关部门下达的项目；
[3]各部门根据生产和管理需要提出的项目。
（6）任何单位及个人无正当理由，不得阻止有关人员进行项目申报和奖励申请。
（7）对弄虚作假、骗取荣誉者，公司科技项目评审委员会有权撤销其荣誉称号，追回奖金，情节严重者，追究其行政或刑事责任。
（8）本办法自颁布之日起开始执行。
2.提案项目申报立项制度
（1）合理化建议由建议人填写提案申报卡，交总工室。
（2）技术革新、技术开发项目由各部门填写项目申请书报总工室。若要申请经费，须填报项目经费申请表及可行性报告。
（3）由总工室组织相关部门对所报项目进行评审筛选、汇总后报总工程师审批。
（4）批准立项后，由总工室向相关部门下达项目计划，项目承担部门按计划实施。
（5）需要申请立项的项目，由总工室上报上级主管部门。
（6）为了避免项目的低水平重复开发，任何项目必须经部门同意后才能上报，经公司立项后才能实施。
（7）技术革新、技术开发经费列入公司管理开支。财务部每年按自有收入的1%左右作出安排，由总工室掌握使用。
3.项目成果评审鉴定制度
（1）成果申报。
项目完成后，承担部门应填写《成果鉴定申请书》，并备齐下列技术资料报总工室：
[1]研究报告；
[2]测试和实验报告；
[3]技术设计方案、数据、图表、照片；
[4]质量标准；
[5]国内外技术水平对比分析报告；
[6]技术经济分析和效益分析报告；
[7]标准化审查报告。
（2）成果的评审、鉴定。
[1]总工室在接到成果鉴定申请书后一个月内进行审查、提出意见报总工程师审阅，并答复申报部门是否同意评审鉴定；
[2]在市局立项的项目成果，报市局科技处组织评审、鉴定。其余项目成果由公司科技项目评审委员会负责评审、鉴定。
4.提案项目成果奖励制度
（1）成果评审鉴定后，选择优秀项目向上级主管部门申报申请专利奖。
（2）对获专利的项目将按专利管理有关规定进行奖励。
（3）未申报市专利或申报而未获的项目，由公司科技项目评审委员会评定奖励。
（4）公司科技项目评审委员会每年组织对成果集中评奖一次，原则上按项目经济效益的大小予以奖励，也可根据项目创造性大小、水平高低、难易程度和生产发展贡献大小给予客观、公正的评奖。评奖标准按有关规定执行。
5.创意提案改善制度
（1）为启发全体员工的想象力，集结大家的智慧与经验，提出有利于本公司生产的改善及业务的发展，以便达到降低成本、提高质量、增进企业经营、激励同仁士气，特制定本办法。
（2）提案内容针对本公司生产、经营范围、具有建设性及具体可行的改善方法。
[1]各种操作方法、制造方法、生产程序、销售方法、行政效率等的改善；
[2]有关机器设备、维护保养的改善；
[3]有关提高原料的使用效率，改用替代品原料，节约能源等；
[4]新产品的设计、制造、包装及新市场的开发等；
[5]废料、废弃能源的回收利用；
[6]促进作业安全，预防灾害发生等。
（3）提案内容如属于下列各项范围，为不适当的提案，不予受理。
[1]攻击团体或个人的提案；
[2]诉苦或要求改善待遇者；
[3]与曾被提出或被采用过的提案内容相同者；
[4]与专利法抵触者。
（4）提案人或单位，应填写规定的提案表，必要时另加书面或图表说明，投入提案箱，每周六开箱一次。
（5）审查组织。
[1]各厂成立“提案审查小组”，由有关主管组成；
[2]公司成立“提案审查委员会”，由各厂长及公司有关部门主管组成并设执行秘书。
（6）审查程序。
[1]各提案表均须先经各厂提案“审查小组”初审并经评分通过后，始可汇报“提案审查委员会”；
[2]“提案审查委员会”每月视提案需要，召开1～2次委员会，审查核定各小组汇送的提案表及评分表，必要时并请提案人或有关人员列席说明。
（7）审查准则。
[1]提案审查项目及配合（评价时所占比例）：
动机20%；
创造性15%；
可行性25%；
回收期投资30%；
应用范围10%。
[2]成果审查项目及配合（评价时所占比例）：
动机15%；
创造性20%；
努力程度15%；
投资收回期25%；
效益25%。
（8）提案处理。
[1]采用的提案：交由有关部门实施，除通知原提案人外，并予保管及实施成效检查；
[2]不采用的提案：将原件发还原提案人；
[3]保留的提案：须经较长时间（一般以3个月为限，但经委员会同意可延长至6个月）考虑者，先将保留理由通知原提案人。
（9）成果检查。
[1]实施的提案，各实施部门应认真执行，每月应填具成果报告表呈直属主管核定后，转呈各厂“提案审查小组”经3个月的考核并予评分后，再呈“提案审查委员会”；
[2]“提案审查委员会”依“审查小组”所报的成果报告表及评分表详作审查核定。
（10）奖励。
[1]提案奖励：改善提案由“审查委员会”评定，凡采用者发给1200～6000元的提案奖金，未采用者发给50元的奖金；
[2]成果奖励：“审查委员会”依提案改善成果评分表，可核给500～10000元的奖金；
[3]特殊奖励：提案采用实施后，经定期追踪效益，成果显著绩效卓越者，由委员会核计实际效益后，报请核发20000～100000元的奖金；
[4]团体特别奖：以科为单位，6个月内，每科平均被采用4件提案以上发给前三名特别奖：
第一名，锦旗及奖金5000元；
第二名，锦旗及奖金3000元；
第三名，锦旗及奖金2000元。
（11）提案内容如涉及国家专利法者，其权益属本企业所有。
（12）本办法经呈董事长核定后，公布实施，修改时亦同。
6.员工建议意见管理规则
（1）本公司为倡导参与管理，并激励员工就其平时工作经验或研究心得，对公司业务、管理及技术提供建设性的改善意见，借以提高经营绩效，特制定本办法。
（2）本公司各级员工对本企业的经营，不论在技术上或管理上，如有改进意见，均得向人事部索取建议书，将拟建议事项内容详细填写。如建议人缺乏良好的文字表达能力者，可请人事部经理或单位主管协助填写。
（3）建议书内应填写的主要项目。
[1]建议事由：简要说明建议改进的具体事项；
[2]原有缺失：详细说明在建议案未提出前，原有情形的不妥善之处以及应予改进的地方；
[3]改进意见或办法：详细说明建议改善的具体办法，包括方法、程序及步骤等项；
[4]预期效果：应详细说明该建议案经采纳后，可能获致的成效，包括提高效率、简化作业、增加销售、创造利润或节省开支等项目。
（4）建议书填妥后，应以邮寄或面递方式，送交人事部经理亲收。
（5）建议书内容如偏于批评，或无具体的改进或兴革实施办法，或不具真实姓名者，人事部经理可以以内容不全为由，不予交付审议；其有真实姓名者，由人事部经理据实委婉签注理由，将原件密退原建议人。
（6）本公司为审议员工建议案件，设置员工建议审议委员会（以下简称审委会）由各所属单位主管担任审议委员。必要时，人事部经理应与召集人洽商后邀请与建议案内容有关的主办单位主管出席。
（7）审委会的职责。
[1]审议员工建议案件；
[2]制定员工建议案件评审标准；
[3]制定建议案件奖金金额的颁发标准；
[4]对建议案件实施成果进行检查、评审；
[5]研究其他有关建议制度的改进事项。
（8）人事部收受建议书后，认为完全者，应于收件3日内编号密封送交审委会召集人，提交审委会审议。如因案情特殊，应由审委会另行洽请与该建议案内容有关的人员先行评核，审委会作为审议参加。
审委会的审议除因案件特殊者延长至30天外，应于审委会召集人收件日起15天内完成审议工作。
（9）本公司员工所提建议，具有下列情事之一者，应予奖励。
[1]对公司组织能收到精简或强化组织功能效果者；
[2]对公司商品销售或售后服务提出具体改进方案，具有重大价值或增进收益者；
[3]对商品修护的技术提出改进方法，值得实行的；
[4]对公司各项规章、制度、办法提供具体改善建议，有助于经营效能提高者；
[5]对公司各项作业方法、程序、报表等提供改善意见，具有降低成本、简化作业、提高工作效率的功效者；
[6]对公司未来经营的研究发展等事项，提出研究报告，具有采纳价值或效果者。
（10）第（9）条奖励的标准，由审委会各委员依员工建议案评核表。各个评核项目逐项研讨并评定分数后，以总平均分数按……
（11）建议案经审委会审定为不宜采纳施行者，应交由人事部经理据实委婉签注理由通知原建议人。
（12）建议案经审委会审定认为可以采纳并施行于本公司者，应由审委会召集人会同人事部经理于审委会审定后3日内，以书面形式详细注明建议人姓名、建议案内容及该建议案施行后对公司的可能贡献、核定等级及奖金数额与理由，连同审委会各委员的评核表，一并报请经营会议复议后由总经理核定。
（13）为避免审委会各委员对建议人的主观印象，影响评核结果公平起见，人事部经理在建议案未经审委会评定前，对建议人的姓名应予保密不得泄露。
（14）建议的案件如由两人以上共同提出，其所得的奖金，按人数平均发给。
（15）有下列各情形之一者，不得申请核奖。
[1]各级主管人员对其本身职掌范围内所作的建议；
[2]被指派或聘用为专门研究工作而提出与该工作有关的建议方案者；
[3]由主管指定为业务、管理、技术的改进或工作方法、程序、报表的改善或简化等工作，而获得的改进建议者；
[4]同一建议事项经他人提出并已获得奖金者。
（16）本公司各单位如有任何问题或困难需要解决或改进时，经呈请总经理核准后应公开向员工征求意见，所得建议的审议与奖励，应依本办法办理。
（17）员工建议案的最后处理情形，应由人事部通知原建议人，员工所提建议，不论采纳与否均应由人事部负责归档。经核定给奖的建议案，应在公司公布栏及公司月刊中表扬。
（18）本办法经呈请总经理核准后公布施行，修订时亦同。
7.会议提案改善方案
（1）为鼓励各单位主管踊跃提供有利于营运改进的意见，借以提高经营的效率，并使会议能疏通及统一与会人员的意志，避免会而不议，议而不决，决而不行的弊病，与会人员除口头提出工作报告（前月）外，特别制订本方案。
（2）提案建议书的内容。
[1]有关管理改进事项；
[2]提案规章的修订；
[3]有关制造技术及品质的改良，操作方法或程序及机械配置的改进事项；
[4]有关设备的设计或修改事项；
[5]有关新产品的创意或包装的改良事项；
[6]有关成本的减低事项；
[7]有关物料的节省及废料的利用事项；
[8]有关工厂安全或机械、工具的保养事项；
[9]部门间的协调事项；
[10]有关业务的调整方案；
其他有利于本企业改革发展事项。
（3）提案手续。
[1]应使用规定的提案建议书用纸（略）；
[2]提案建议书记载下列事项：
提案人；
所属单位；
案由；
研究事项（由总经理填写）。
（4）为处理提案的顺利，请照规定时间送达总经理室，以便汇编处理。
（5）本方案经呈准后通知实施，修改时亦同。
8.提案建议效益奖管理准则
（1）总则。
[1]为了落实公司关于提案建议和技术革新、技术开发项目管理办法，调动广大员工的积极性、创造性，推动公司提案建议和技术革新、技术开发工作的开展，促进生产技术的进步，改善经营管理，增强企业活力，特制定本条例；
[2]提案建议和技术革新、技术开发工作是公司管理的重要组成部分，是提高公司素质的重要手段，各部门要积极发动、支持和鼓励员工开展这项活动；
[3]本条例由总工室和科技项目评审委员会组织实施。
（2）奖励范围。
[1]本条例实施奖励的范围包括两个方面：一是被采纳取得效果的合理化建议；二是取得成果的技术革新、技术开发项目；
[2]合理化建议和技术革新、技术开发项目应该在如下诸方面发挥效用：
改善经营管理，提高产品质量和经济效益；
应用新技术、新设备、新材料、新工艺，推广新的科技成果对引进的先进设备和技术进行消化、吸收、改造，取得明显的经济效益；
开拓新的业务，增加公司收入；
新技术应用取得明显的经济效益；
改善劳动组织，减轻劳动强度，改进设备维护、业务操作方式方法，提高劳动生产率；
节约能源及其他费用开支，降低生产成本；
降低工程造价，节约基建投资；
解决企业在生产中亟待解决的重大技术难题。
（3）奖励的申报和审查。
[1]成果评审鉴定后，对于需要申报奖励的项目，已在上级主管部门立项的由总工室按有关规定向上申报；未在上级主管部门立项的由公司各部门填写《科学技术进步奖申请报告》报总工室；
[2]向上级部门报奖的项目由上级主管部门审查，其余项目由公司科技项目评审委员会负责审查；
[3]公司科技项目评审委员会从各部门申报的项目中选择优秀项目向上申报科学技术进步奖；
[4]未上报的奖项或上报而未获奖的项目，由公司科技项目评审委员会组织评定奖励。
（4）奖励标准。
（5）附则。
[1]公司科技项目评审委员会必须公正、实事求是地对合理化建议和技术革新、技术开发项目进行评奖，评审人员及其他与项目无关人员不能在奖金中分成；
[2]对获奖项目及人员有争议的，须待争议解决之后才能给予奖励；
[3]本条例自颁布之日起开始试行。
★文书管理制度
1.总则
（1）本规定的目的，在于确保文书事务正常且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。
（2）所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业务用书与公文。
（3）全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。
（4）必须严格保守文书的机密。
（5）文书按下列要点处置或办理。
[1]凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等，一律以“文书”的形式进行；所有文书的处置必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。
[2]即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。
（6）文书的主管原则规定。
[1]文书的收发、领取与寄送，原则上由总企业总务部负责。
[2]分公司或分支机构的文书主管，另有文书管理细则作出规定。
2.文书的收发
（1）到达文书全部由文书主管科室接收，并按下列要点处置。
[1]一般文书予以启封，分送各部门、科室。
[2]私人文书不必开启，直送收件人。
[3]分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回事务科。
（2）节假日等制度工作时间外到达的文书，由值班人员接收后转交事务科。
3.文书的处理
（1）文书按机密程度可分为以下几类。
[1]绝密：指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄露内容的文书。
[2]秘密：指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。
[3]外密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
[4]普通：指非机密文书，如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。
[5]传阅：指在本公司内广为传阅或传达的文书。
（2）普通文书的处理原则。
[1]由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。
[2]如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。
[3]如果与各部门有关联的事项，必须经与各部门的合议后方能予以处置。
（3）机密文书的处理原则。
[1]机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
[2]指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。
[3]到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。
（4）文书的阅读原则。
[1]某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕，有必要的情况下，在文书的空白处填写阅览后的意见，转给或交还文书的主管。
[2]有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按传阅登记簿规定栏目填写，并最终交还文书主管。
4.请示审批
（1）请示审批是公司经营的一项重要程序，凡企业经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁、董事的审查、裁决和下文批复之后，方能实行或行事。
（2）须请示审批事项。
[1]职务及重要人事安排。
[2]各种制度性规定的变更。
[3]重要契约的缔结、解除与变更。
[4]诉讼行为。
[5]与官方机构有关的各种重要的请求回执、申请等。
[6]土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让。
[7]大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支。
[8]分支机构的增变与升格。
[9]预算与决算事宜。
[10]借款与贷款以及借贷银行的开设与变更。
重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。
定期或不定期刊物的发刊、修改与废除以及费用开支的修订。
有关公司经营的重要计划与企划。
其他上述未涉及的重要事项。
（3）请示审批者为分公司主管、分店主管以及以此基准确定的主管。
（4）请示审批的提案文书，必须进行认真斟酌，以便能顺利地予以实施。
（5）请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。
（6）请示提案文书的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份，分送有关部门如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等。
（7）请示提案文书必须编号，并注明起草或请示者，所属分支及部门，以及签名盖章。
（8）请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回请示部门执行。
5.文书的制作
（1）文书制作要领。
[1]文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。
[2]起草文书的理由必须作出交代，包括起因以及中间交涉过程必须写明，必要情况下附上有关资料与文件。
[3]必须明确起草文书的责任者，署上请示审批提案者姓名。
[4]对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。
（2）文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。
（3）重要文书或契约书案，必须经过公证，并且在正式文书形成之日前，必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。
（4）文书的署名按下列规定进行。
[1]公司内文书。如果是一般往来文书，只需主管署名即可；如果只是单纯的上报文书，或者不涉及各部门且内容并不重要的文书，只需部门署名即可；如果是重要文书，按责任范围署名总裁、副总裁、董事或者有关部门的主管姓名与职务。
[2]对外文书。如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署名总裁职务与姓名；如果总裁委托事项，可由指名责任者署名；上列规定以外的文书，也可署名分公司或分支机构主管职务与姓名。
（5）文书的盖章按下列要点进行。
[1]在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。
[2]如果文书署名者不在的情况下，加盖职务替代或代理者印章，且加盖具体执行者印章。在这种情况下，文书存档前加盖署名者印章。
[3]以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。
（6）总裁与公司印章的使用原则。
[1]在有必要加盖总裁或公司印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可并且加盖印章之后，向总部总务部门提出。
[2]总务部主管审核后签名盖章，批准申请。如果有必要则需请示总裁，在事情紧急情况下，可以口头申请与批准，但事后必须补填申请书。
[3]在需要总裁签字的情况下，手续同前。
[4]经总务部批准后，去印章保管员处加盖总裁或公司印章。
[5]一些带有公司字样或总裁职务字样的其他印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。
6.文书的送发
（1）一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行，必要时给文秘处以回复或回执（调查报告不受本条规定限制）。
[1]文书封面必须明确写清发送或接收单位与地址，收件人姓名，并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”。
[2]公司内部文书原则上不作封缄。
（2）各部门、科室的邮寄文书，必须在发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记与填写。
7.文书的整理与保存
（1）文书按内容进行整理，并区分两类文书分别保管：一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的文书。
（2）全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。
（3）制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文与特许专利文书等特别重要的文书，由总务部填写“重要文书目录”后，予以保存。
（4）分公司或分支机构的文书，分为两类：一类特别重要文书，直接归主管领导保存；另一类一般文书，留存各部门保管。
（5）文书的保存年限如下（本条规定以外的文书保存年限，依法律或部门主管指示）。
[1]永久保存文书。包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系书类，重要的诉讼关系文书，重要的官方许可证书，有关公司历史的文书，决算书和其他重要的文书。
[2]保存10年文书，包括请示审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计上的账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。
[3]保存5年文书，指不需要保存10年的次重要文书。
[4]保存1年文书，指无关紧要的或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。
（6）全部重要的机密文书，一律存放在保险金库或带锁的文件柜之中。
（7）保存期届满的文书和没必要继续保存的文书，经主管决定，填写登记废除理由和日期之后，可以予以销毁。机要文书一律以火焚的方式销毁。
（8）如果职务或部门划分发生变更，文书存档归类作出调整，则必须在有关登记簿上填好变更与调整的理由以及变更与调整后的结果。
（9）借阅重要文件，必须做好登记，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。
（10）在本规定难以照办时，与总务部联系，由主管文书负责人作出裁定。
（11）本规定于公元××年×月×日修正之后执行。
★印章管理制度
印章是企业权力的象征，如果企业的印章被他人盗用，企业的利益必然受到影响。因此，企业需要建立完善的印章管理制度。企业内部印鉴管理制度包括以下几方面。
1.总则
（1）目的。
本规定就公司内使用的印章的制发、改正与废止、管理及使用方法作出规定。
（2）公司印章的定义。
本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。在盖公司印章时使用含企业名称、部门名称及签名人的橡皮图章，不在本规定所指印章之内。
2.关于制定与改刻、废止
（1）提起议案者。
公司印章的制定、改刻与废止的议案由秘书处提出。
（2）手续。
秘书处必须在提出的议案中将新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限作出说明。
（3）刻印与改刻。
公司印章的刻制由秘书处负责。同时，如果需要更换或废止印章，应由各管理人迅速将旧印章交还秘书处。
（4）废止印章的保存年限。
除特别需要，由秘书处将废止印章保存3年，然后在征询原使用者的意见后处理。
（5）散失、损毁、被盗。
公司印章在遇到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向秘书处处长递交说明原因的报告书，秘书处根据情况依规定的手续办理。
3.登记办法
（1）印章登记台账。
印章在秘书处进行登记。
秘书处应将每个印章登入印章登记台账内，并将此账永久保存。
（2）印章在公司以外申报时的登记。
印章在公司以外登记或申报时，应由管理者将印章名称，申报年月日以及申报者姓名汇总后报秘书处。
4.手续
（1）盖章审批。
公司章（公司及高级员工名章）的使用依照以下手续：
[1]本公司：使用公司或高级员工名章时应先填写“公司印章申请单”（以下简称申请单），写明申请事项，征得部门经理同意后（若经理不在时，由经理事先指定代理人），连同须盖章文件一并交印章管理人；
[2]分店及工厂：在取得分店经理的认可后，将须盖章文件向总公司主管此类文件的部长呈递，由主管部长审查后依手续办理；
[3]部门印章、分店及工厂印章：这几种印章同样须在申请单上填写用印理由，然后送交所属处长，获认可后，连同须用印文件一并交印章管理人。
（2）公司印章使用人。
公司印章的使用，原则上由印章管理人或文件处理人掌握。印章使用人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。
（3）代理使用印章人。
代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查，同时用印依据及用印申请单上应有代理人印章。
（4）用印手续的简化。
常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系或有文字证明者，可省去填写申请单的手续。
此时，印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。
5.用印要领
（1）用印区别。
公司印章的用印依照以下原则进行：
[1]公司、部门名章及分店、工厂名章，分别用于以各自名义行文时；
[2]职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。
（2）用印方法。
企业印章的用印方法有以下几条：
[1]企业印章应盖在文件正面；
[2]盖印文件必要时应盖骑缝印；
[3]企业印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求的之外，一般参照以下规定进行。
公司名章：名章一般盖于公司名称、部门名称、分店工厂名称及出差地点的右侧；但公司名章与职务名章并用时应盖于名称中间或竖写名称的下方。
1.总则
（1）目的。
资料室的资料管理，按本规定执行。
（2）意义。
本规定的目的在于通过有效管理资料室的资料，提高研究效率、促进技术进步、改善业务工作以及增进对业务工作的理解。
（3）阅读的责任。
员工在利用资料室资料时，必须遵守规定，在本规定范围内承担相应的责任。
（4）资料的分类。
[1]图书资料（即单行本、辞书）；
[2]定期刊物（报纸、杂志等）；
[3]文书资料（手册、目录、专利资料、报告等）；
[4]视听声像资料（照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等）。
（5）企业内资料管理。
企业内资料原则上按文书管理条例进行管理，文书管理条例规定外的事项，按本规定执行。
（6）资料的主管。
资料室的资料一律由总务科统管。
2.资料室
（1）资料室。
在总务科设资料室，并由资料室主任具体负责对资料的管理工作。
（2）主任的工作移交。
资料室主任在移交工作时，必须提供资料目录，并以文书形式移交。
3.购买程序
（1）购买资料。
购买资料原则上按下列程序与要领进行：
[1]在希望购买资料时，首先填写购买申请书，经主管领导审批后，提交资料室主任，由资料室主任决定、发出订购单；
[2]资料室主任在受理“资料购买申请书”之后，把受理要点填写在“资料购买整理簿”中。
（2）资料编号。
资料室在购进资料后，对新进资料贴上标签、进行编号。
（3）通知。
资料购进并编号后，由资料员发出通知，告知申请购买者。
（4）保管期。
编号后的新进资料，原则上必须在资料室中保管1个月。
（5）中止购买。
在资料购买的申请期中希望中止购买时，必须立即经所在部科主管通知资料室主任。
（6）把握购买开支。
资料室的资料员必须经常就资料购买的情况，尤其是开支金额状况，作出统计，并且对计划内购买的资料、金额与数量作出调查，在月末及年末，向资料室主任作出报告，以便资料室主任把握资料购买的开支状况。
（7）购买费的分配。
资料室主任在前条规定基础上，在年度购买金额或开支范围内，按照经营业务的要求，分配购买各类资料的金额比例。如果超支，立即经财务部长向总裁提出报告，按总裁指示办理。
4.资料的借出
（1）资料的借出。
[1]员工如果业务工作上需要，可以申请借走资料，但必须填写“资料借出卡”；按借出卡的有关栏目要求填写完毕后，交给资料保管员；
[2]资料保管员必须在“借出资料登记簿”上做好登记，并且经常检查借还状况。
（2）退还。
员工借阅完毕后，及时把所借出资料还给资料室，同时把“资料借出卡”退还借阅者本人。
（3）阅读。
[1]资料原则上不外借，只允许在阅览室中阅读；
[2]凡借阅资料、在阅览室进行阅读者，都必须登记，在“资料阅览表”上填写清楚阅读者姓名、所在部科以及所阅览资料名称；
[3]上班时间阅读，必须经部门经理同意。
（4）借出期限。
[1]一般资料借出期限为1周，期限一满，立即归还给资料室；
[2]业务上常备资料，借出期限为3个月以内，如果必要，还可以按第4条第（1）款规定，办理手续，予以续借；
[3]需要补缀的资料原则上不外借，由资料室妥善保管。
（5）禁止转借。
资料室借入的资料，禁止转借。
（6）借阅时间。
资料借阅时间为上午×点至下午×点。
★公司图书管理制度
1.公司图书管理规定
（1）本规定对办公室图书的购进、保管、整理、外借与归还等管理业务作出了规定。
（2）本规定包括图书设施的设置目的，在于促进企业经营业务合理运行。
（3）本规定的制定、修改与废除，由办公室经理提议，常务董事决定。
（4）办公室按照相关规定，负责对图书市场的调查研究，负责寻找合适的图书。
（5）购买图书由办公室经理根据“办公室购买图书计划”以及各部科长的申请要求进行，并由办公室经理对购买图书的各个环节进行控制与检查。
（6）办公室必须逐月、逐年制定图书购买计划。图书采购人员按计划实施采购任务。允许委托办公室以外的人员进行采购。
（7）如果是购进图书，则在接收图书时支付现金，结清图书书款，并注意控制预算，不得超支。如果是捐赠图书，则在接收图书时开具收纳凭证。
（8）对员工或外部机构捐赠图书必须致谢，感谢信的格式由企业统一规定。
（9）凡新购进的图书也要贴上标签，编入各类图书之中。
（10）设专职图书保管员，对图书进行分类、整理与借阅工作。
（11）所有图书都必须按图书管理卡的要求进行登记，写明购入时间、著作名称、作者姓名、出版社名称、出版年月以及必要的项目，并且把卡片分类放入各索引柜内，以便于检索。
（12）每册图书都必须附上借阅卡及装卡纸袋，并把装卡纸袋贴在封底的内侧。
（13）所有图书都必须在封面、目录和第1页上，以及在图书中间第2、3页，加盖公司印章。
（14）所有新进图书，都必须在登记册上做好登记，写明新进图书日期、著作名称、作者、出版社、分类与编号、页数、价格等重要信息。
（15）每年按图书管理卡，对书架中的全部图书进行一次清点与核对。在清点与核对前，停止外借，并要求全部借出图书都返回书架。
（16）如果图书丢失，或者需要捐赠与处理，必须填写报废报损单，向图书室主任作出报告，按主任指示行事。
（17）必须经常整理图书管理卡，把那些已经不存在或被清理掉的图书的管理卡剔除出来保存。
（18）办公室必须每年整理出一份图书总目录，提供给各部科长，并且按月把新进图书情况通知各部科长。
（19）图书原则上只借给本公司的工作人员，但办公室经理允许的情况除外。借出图书不得转借第三者。
（20）借阅图书工作由办公室经理指定专人负责。
（21）借阅期原则上为1个月，对超过期限者进行催促，令其归还。
（22）如果超过借阅归还期限1个月，并经再三催促依然不还者，按图书购入价格索赔。丢失或被盗者，同样需照价赔偿。
如果因不可抗力原因造成的图书损失，办公室经理可视情况予以减免赔偿金额。
2.图书借阅管理办法
（1）为便于图书的管理并使其能在短期内更广泛地借阅于各位同仁，特制定本办法。
（2）向图书室借阅书籍杂志者，应遵守下列各项规则：
[1]凡欲借阅本图书室书籍、杂志者，应先向管理人员登记并取书；
[2]定期性报纸杂志，原则上于次日归还，月刊则可于两日内归还；
[3]一般书籍均须在1周内归还，逾期者须续借一次但不得转借他人；
[4]每次每人限借杂志1本，书籍2本，期限已至而未归还者，不得再请求借书；
[5]离职时，必须还清所借书籍、杂志；
[6]对于所借的书籍与杂志应妥为保管，如有遗失或严重损坏等情形，须负责赔偿。
（3）本办法经呈准后施行，修改时亦同。
★公司保密管理制度
1.总则
（1）为保守企业秘密，维护公司权益，特制定本制度。
（2）公司秘密是关系企业权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
（3）公司附属组织和分支机构以及员工都有保守企业秘密的义务。
（4）公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。
（5）对保守、保护企业秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。
2.保密范围和密级确定
（1）公司秘密包括下列秘密事项。
[1]公司重大决策中的秘密事项；
[2]公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；
[3]公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；
[4]公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；
[5]公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；
[6]公司员工人事档案，工资性、劳务性收入及资料；
[7]其他经公司确定应当保密的事项。
一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
（2）公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。
（3）公司秘级的确定。
[1]公司经营发展中，直接影响企业权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；
[2]公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、企业经营情况为机密级；
[3]公司人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级；
[4]属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。
3.保密措施
（1）属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行。采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部门负责保密。
（2）对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施。
[1]非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄；
[2]收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；
[3]在设备完善的保险装置中保存。
（3）属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。
（4）在对外交往与合作中需要提供企业秘密事项的，应当事先经总经理批准。
（5）具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施。
[1]选择具备保密条件的会议场所；
[2]根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；
[3]依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；
[4]确定会议内容是否传达的范围。
（6）不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
（7）公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室。总经理办公室接到报告，应立即作出处理。
4.责任与处罚
（1）出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资50元以上500元以下。
[1]泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
[2]违反本制度规定的秘密内容的；
[3]已泄露公司秘密但采取补救措施的。
（2）出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。
[1]故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失；
[2]违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；
[3]利用职权强制他人违反保密规定的。
5.附则
本制度规定的泄密是指下列行为之一：
（1）使公司秘密被不应知悉者知悉的；
（2）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。
1.与高层管理人员面谈
员工借助“与高层管理人员面谈”制度来与高层经理进行正式谈话。这是一种“一对一”的沟通方式。的高层经理将了解员工对工作是否满意，聆听他们对自己的上司、自己的职业发展的想法。这种谈话制度是一层层进行的，会普及到公司所有的员工。通过这条渠道，会及时了解员工的想法，帮助员工解决遇到的问题，让每一名员工感受到来自公司的关心。
2.RoundTable
RoundTable是一种多人沟通，召集不同部门的若干员工与总经理座谈，交流公司的发展信息，提出相关建议与意见。
3.SpeakUp
在全球每一个办公室里，都设有一个“SpeakUp”的箱子，那是一只意见箱，能够开启这只箱子锁的是人力资源部门的高级经理，而信件会呈交给各地区的总经理甚至更高层。也就是说，各分公司的员工，都可以把自己的想法直接交给“SpeakUp”，将意见与建议直接反馈到公司的高级管理层，可以是地区总经理、大中华区总裁、亚太区总裁，甚至是公司总部的。公司会派高层人员及时、妥善处理相关问题。
4.直言不讳
在，一个普通员工的意见完全有可能会到达全球总裁的信箱里，这可以使员工在毫不牵涉其直属经理的情况下直接获得高层领导对员工关心问题的答复。在中国，大中华区原总裁周伟？设有一个专门的电子信箱TellHenry（是周伟？的英文名），只有他本人才能收读邮件，员工都可以给他写信。
5.员工意见调查
IBM还通过“员工意见调查”来了解员工的意见，不同于许多500强著名公司，的员工意见调查通过公司内部专门的机构来完成，并坚信的企业文化能够保证调查的客观、保密与公正。
6.门户开放
还有一条渠道是申诉（Open door），也就是“门户开放”的政策。员工可以通过Open door向各部门主管、公司的人事经理、总经理或任何总部代表申诉，员工的申诉会得到上级的充分重视，上级会付诸细致的调查，并切实解决员工提出的问题。
7.来自人力资源部的信息
IBM的人力资源部门会及时主动通过电子邮件等方式向公司每一名员工发布信息。内容涉及公司的发展动态、重大事件，以及与员工工作与生活密切相关的信息。
8.工作与生活的平衡
IBM在全球各地的分公司都建立有自己的IBMClub，在大中华区称为“员工福利委员会”。IBMClub开展各种活动所需的经费完全由公司提供，公司每年会有一定的预算拨给IBMClub。IBMClub每年都会通过员工投票选举出负责人，委员会的委员各司其职，包括财务、活动组织等，公司的领导层不会去干涉IBMClub负责人的选举。
为了“平衡”员工的工作与生活，IBMClub定期举办各种形式的活动，堪称精彩纷呈，包括体育、休闲、读书、娱乐、旅游、讲座等，内容无所不包。各种活动会充分考虑所有员工的兴趣爱好，每个活动是否受欢迎都会计算点数，尽量组织能够邀请大部分员工参与的活动。参加活动的对象不仅仅局限于的员工，更会邀请员工的家属参与。
在全球业竞争激烈、员工疯狂加班的时代，公司却在时刻注意关怀员工，特别强调每名员工都要照顾好自己的生活。为了帮助员工平衡工作和生活，实施了一系列福利计划，无微不至地关心着员工。
少加班――主张通过各种措施帮助员工减少加班。
尊重加班――若员工需要加班，规定加班工资除了按照国家规定的标准支付外，还报销打车费用，加班超过3个小时的员工还会得到误餐补助。
轻松周末――希望员工拥有轻松愉快的周末，每逢星期五，员工可以穿便装上班。晚上6点以后，公司开始奏响音乐，告诉大家下班了，催促员工回家和家人在一起。
俱乐部运动项目――在公司的俱乐部里，每个周末都为员工安排有各种运动项目。
春游、员工运动会――会在每个季度组织员工参加春游、秋游、运动会等活动。
丰富员工的文化生活――公司的俱乐部还根据员工的不同需要，为他们代买电影、戏剧表演等各种演出票；公司合唱团使参加者精神饱满，工作起来更愉快。
弹性工作制――还推行一种灵活的“弹性工作制”，为员工设立8点、8点半、9点三个早上到岗时间，员工可以根据自己的情况自由选择。
关怀女性生活――生有小孩的员工特别是女性员工也不会受到任何“冷遇”，对女性员工，家有学龄前儿童的还可享受停薪留职的待遇，可请假1～2年，在家专心照顾小孩。还经常开设“准妈妈班”，邀请专家讲解孕期知识，为怀孕的女性员工提供特别的照顾与服务。还举办美容、美体、时尚等讲座。
住房支持――公司的住房补贴基金会帮助员工购买合适的住房。邀请专家为员工进行讲座，指导如何进行房地产投资。
组织员工参加公益活动――为了增强员工的社会责任感与爱心，还经常组织员工志愿者到孤儿院、儿童福利院、幼儿园等为小朋友奉献爱心，关注儿童的成长。
保险让员工工作无忧――为员工办理人身意外保险、团体人寿保险和出差意外保险，以保证员工在一种安全和没有后顾之忧的状态下工作。
注重环境――建立环境、健康和安全管理体系（EHSMS），并通过了ISO14001认证。承诺在保护环境、节约能源和自然资源方面起表率作用的同时，重视员工的保健、人机工效、旅行交通安全和访问者在办公室的安全。
出差无忧――每一次“蓝色旅行”，出差的员工则尽量安排其入住四五星级的酒店。
心理健康――每个人都有自己的工作压力，的人力资源部还经常安排专门的医生为员工进行心理咨询与辅导，关心员工的心理健康。
