（第一节）企业合同管理——企业成功的关键
现在，越来越多的企业已经认识到，合同的签订和履行已经成为企业生存与发展的必要条件，企业自身的合同管理工作也成了企业经营管理中赢得信誉，取得效益的重要保证。
但也有一些企业法律观念淡薄，不知法、不懂法，忽视和放松对企业合同的管理从而出现合同的条款不清，手续不完备合同用纸满天飞，随意撕毁合同的现象，致使合同纠纷增多。签订无效合同和利用合同从事违法活动的行为也时有发生。损害了企业的合法权益。影响了企业的经营效益。合同是企业与外部进行交流的基本形式。搞好企业合同管理，是维护企业合法权益的最基本要求。
一、企业合同管理概念及特征
企业合同管理，是指企业为了维护自身合法权益，提高经济效益，根据企业特性依法对合同行为和合同在生产经营中产生的活动进行的综合管理活动。其特征是：
1合同管理的主体是企业。
企业即从事生产、流通、服务等经济活动，以产品或劳务满足社会需求并获取盈利，自主经营、自负盈亏，依法设立的其经济活动主要由与他方签订合同来进行的法人或经济组织。
2合同管理的目标是维护自身合法权益，提高经济效益。
3企业合同管理的客体(对象)是合同行为及合同在生产经营中产生的活动。
其中合同行为包括合同的订立、履行、变更、解除及争议、仲裁、诉讼等一系列行为。合同活动则包括合同管理组建机构、人员配备、文档管理、监督、绩效管理等一系列基础性活动，涉及到企业活动的方方面面，管理内容综合全面。对合同行为的全过程都必须施以全面管理，忽视任何一个环节，都可能导致影响企业的经济效益。
4企业合理管理最显着的特征是依法管理，具有规范性。
合同管理的专项管理，如签约管理，从市场调查、资信调查、法律论证、合同审查(会审)等环节都必须要按照一定的标准、程序进行规范。
5企业合同管理方式具有科学性。
合同管理作为一项管理活动，也随着企业管理现代化的发展而逐步实行科学管理。目前，一些企业在合同管理实践中，运用现代科学管理的方法和手段，取得明显效果从而提高了合同管理效率和控制能力，促进了企业合同管理水平的提高。
二、企业合同管理的作用
1.企业合同管理有利于合同目标的实现。
加强企业合同管理，有助于减少矛盾，避免冲突，降低损失和防止(或减少)纠纷事件的发生。这样就会更好地维护合同当事人双方的合法权益，实现双方签订合同的目的。
2企业加强合同管理，可以维护合同执行的严肃性和合同的法律地位，提高履约效力。
我国实行的是社会主义市场经济，市场经济是法制经济。各项经济活动都要依法办事。任何一方不按合同规定的义务履行合同，就是违约，就应承担相应的法律和经济责任。如果不加强合同管理，违约行为就会时有发生，而发生违约行为后不进行处理，合同就失去了法律的严肃性，成为一张废纸，合同的标的就无法实现。
3企业合同管理有利于合同标的的实现，从而为企业带来实效。
4企业合同管理有利于企业经济活动的规范化、科学化、标准化、程序化。
案例：
××烟机公司被××省工商局评为“2002年度××省‘守合同重信用’企业”，并在省报予以公示。
该烟机公司为树立企业文明经营、诚实守约的良好形象，多年来一直非常重视审计工作，以加强企业管理，提高经济效益，严肃财经法纪为中心，进一步增强企业合同法制观念和自我约束意识，提高企业合同管理水平，规范市场主体行为，取得了显着成效。近五年来，共签约各类合同1800多份，标的金额近两十多亿，履约率100％，没有发生合同纠纷现象。
在实际工作中，该烟机公司把对合同的管理作为企业生产经营管理的重要内容，制定出一套切实可行的合同管理方案，在生产经营中不断地完善和补充，逐步形成一种制度。一是领导重视，把合同管理纳入企业管理的正常轨道；二是建立健全合同管理机构，配置合同管理人员，制定合同管理制度；三是经常组织业务人员学习《合同法》，提高业务素质和政策水平；四是积极使用统一合同示范文体；五是严格依法签订合同，规定各类合同必须经审计部门审计才能生效，没有审计的合同不生效，不付款；六是公司依法经营，在生产经营活动中严格遵守国家法律法规。
截至目前，该烟机公司已连续12年被市工商行政管理局认定命名为“守合同重信用”企业。经济效益连年提高，2001年上缴税利1465万元，2002年上缴税利1713万元。
从烟机公司之所以取得如此骄人的业绩来看，其企业合同管理所起的作用是不可估量的。
三、企业合同管理中容易产生的弊病
(一)企业合同法律意识差、合同观念淡薄
实际生活中一些中小企业的法定代表人或相关负责人不熟悉《合同法》的一般规定，基本上没有把合同管理纳入经营管理之中，合同法律意识差。其中较为突出的一个表现就是企业的公章、介绍信和空白合同等重要的法律文书被人盗用、借用，对联系业务人员的相关授权不明，有的企业甚至没有明确对业务人员的授权制度，有的企业超过对应的权利范围对外签订合同，有的一般员工未经授权也对外签订合同，在这些情况下订立的合同往往对企业不利，因此明确企业合同签订中的授权制度是依法规范合同管理的一个起始点，并且要明确普通授权、特别授权、转授权代理、授权委托书的管理和使用等，这给企业实施财务、物资采购等集中有效管理也提供了明确的法律依据。
另外，在你企业开具的介绍信和空白合同管理中应注意相互一致，以免引起因两份法律文书不一致引发纠纷，一旦陷入诉讼，将牵扯去你这个企业管理者的太多的精力、时间并且增加了为诉讼而支出的费用。
(二)合同签订管理中易发生的弊病
1.忽视对对方资信的深入了解。
与客户谈合同，对客户的资信了解不够。如某企业购买制鞋截断机，同一客户两次投标，第一次用XXX商贸有限公司，第二次用XXX物资有限公司，两次招投标前后不过一个多月，同一客户用两个营业执照，而招标方对此居然深信不疑，结果该投标方中标。
2不签书面合同现象突出或先干活后补签合同的现象屡有发生。
盲目轻信“口头承诺”的君子协议，一旦一方失信。便纠缠不清，引发合同纠纷。据调研，70％的企业签订合同金额不足经济往来总额的40％。有的企业仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易，给合同履行带来隐患。分析双方不签订合同的原因既有出于信任对方的可能，也有图省事的可能。虽然现行合同法对签订书面合同没有了以往经济合同法中对书面合同的严格要求，但作为一份证明当事人当初合意主张的重要证据。有这样一份含义明确的证据肯定比没有要好。如南京某印染公司诉武汉某公司的合同纠纷中，双方因对花色的约定不一成诉，由于双方曾有过业务往来，凼此就此单业务仅仅只是业务员电话口头进行了约定，双方没有另行签订合同，这样在诉讼中就双方约定的标的物到底为何种花色，双方来来往往没有个明白的说法。如果此时双方有一份现行法律认可的证据以资证明，双方仍然可以保持业务往来。
市场经济条件下一些项目要求完成时间比较急，项目承揽单位为了争时间、抢速度，常常是先干活儿后补签合同，有的甚至是活儿干完了还不补签合同，等到要结算时才匆匆忙忙补签合同。结果发生纠纷。
3不采用格式合同，在签订合同时考虑不周全。
这样的结果往往是对合同标的约定不明确，合同条款不完善、责权表述不明确，意思表达横糊，这样的合同极容易陷入欺诈圈套，引发大量合同纠纷。格式合同一般是在总结了大量的实践经验基础上起草的，对双方的权利义务约定比较平衡和均匀，因此建议尽可能选用规范的格式合同来处理双方的经济往来。
在签订合同时对双方合意的主要条款不作明确的约定，含糊不清，也是企业在签订合同时易产生的弊病。如辽宁抚顺××农机公司诉湖北××水产养殖公司的诉讼中，湖北xx公司就在双方合同条款中有意设置有关合同履行的陷阱，致使合同履行和诉讼均在不正常的情况下进行，法院做出明显不利于农机公司的民事判决。后由于XX农机公司另案提起行政诉讼，查明湖北××公司是一违法设立的公司，工商行政管理部门依法注销其营业执照，才使得案情柳暗花明。在合同中对双方权利义务和相关条条做出明确白的约定，无论对方的诚信如何，使自己风险降低到最低限度，这也是企业经济活动中必要的一种风险防范意识。
4签订合同时，用行政章代替合同专用章。
一些合同经办人员认为，只要是代表单位行为，用行政章也可以签合同，结果常常出现签合同时用行政章，而一些想浑水摸鱼的人也正是利用这一点逃避合同监管部门的监管，给合同管理带来麻烦。
(三)企业合同履行管理中易发生的弊病
1合同履行监控制度不完善。
合同履行指的是合同规定义务的执行，表现为当事人执行合同义务的行为。合同履行管理是企业为保护合同的合法履行，而建立的相应合同执行的调整和控制制度。一些中小企业建立了相应的合同管理机构或相应的法律顾问制度，但由于和各业务职能部门协调或深入监控的程度不够，致使好的制度不能取得好的结果。这也是作为企业经营管理者应注意的。
某知名喷码机公司，内部有明确的《合同管理办法》、《合同专用章管理办法》等规范管理合同的制度，其中关于不与个体工商户签订合同是明确做出了规定的，但下属分公司业务员追求业绩，与个体工商户签订合同，冠以个体工商户登记名称，然后加上“有限公司”的称号，也没有相应的公章，便草草地出合了一份合同，回避了公司的相关规定。
你与这样一家实际不存在的公司签订的合同，自然是不能很好地履行，而且当诉讼成为不可避免时，谁是诉讼主体也得费一番心思。因此，作为领导者和决策者，要落实合同管理的机构、人员和制度，建立健全合同合账、档案制度，使合同管理逐步规范化，从而规范企业的签约和履行行为堵塞漏洞。
2合同履约率不理想。
导致合同履约情况不理想的原因较多，但企业自身市场营销人员素质不高，法律知识贫乏，往往在合同签订前不调查对方资信情况，落入对方设下的“合同骗局”，是比较重要的原因。如有些企业下属的分公司营销人员为了完成营销任务而不顾对方的资信情况，贸然行事，致使签订合同的另外一方，利用付少量预付款即放长线钓大鱼的方法，将大量货物抢运到已方仓库，低价出售。
3企业在合同履行管理中，掉入欺诈陷阱。
在企业经营中，如果不高度重视，往往会陷人一些合同欺诈陷阱中，常见的合同欺诈有：
(1)以预付款或定金、押金的放长线钓大色的方式骗取货款；(2)编造合理理由，侵吞押金或相应资金；(3)诈骗陷阱伪造证件或资信情况，假冒特定身份，骗取合资资金等；(4)广告骗局陷阱；(5)假扮购货，实为出货骗款；(6)虚构标的，骗取对方信任，获取资金。
4合同履行中缺乏证据收集意识。
如××特种防腐涂料厂2002年4月向东北某化工厂提供价值2万多元的特种防腐涂料，之后该厂多次向化工厂催要货款，但只是通过电话的形式，没有采取书面的形式，化工厂亦没有以任何书面的形式答应何时给货款。要款没有证据，在双方协商无果的情况下诉诸法律，结果法院认为：“原告(××特种防腐涂料厂)虽诉称其有向被告(××化工厂)开具并寄出发票或以其他方式索要货款的行为，但却未有充分证据证实被告收到发票或其他原告向被告主张权利的行为。敌原告的诉讼请求本院不予支持。”
5合同执行完毕不能及时归档。
有的合同管理人员习惯于自己保管企业合同，其理由是用起来方便，但合同履行完毕后仍不归档。如××企业1996年1月15目与某市高新技术开发区签订了土地租用协议，但该合同一直未归档，而是由经办人员自己保管，直到2003年该企业急需用合同时，才发现档案馆并没有保存此合同。而当时的经办人员早已辞职离开了单位。
四、企业合同管理中存在弊稿的原因
（一)企业合同管理干部队伍知识结构欠缺
企业合同管理队伍中学技术或学专业管理的人员居多，学经济法或从法律专业毕业的人员较少，甚至根本没有。个别企业合同经办人员素质偏低，缺乏合同的基本知识。
（二)信誉理念淡薄
一些企业经营者认为搞市场经济，就是为了赚钱，甚至不择手段地赚钱，把市场经挤与商业道德对立起来。在拟订合同格式条款时，不遵循诚实信用原则，在履行合同时，随意违约，不讲信誉，自损其社会形象、市场信誉。其实市场经济本身就蕴含着商业道德。如果双方缺乏信任。信任意识会越来越淡薄，表面上经营者占了便宜，实际上吃了亏。
一些企业高级管理者和财务主管人员信用意识薄弱，对现代企业必须具备的信用管理特别是如何防止合同诈骗和纠纷映乏足够的了解和认识出现授权不当和对合同履行计划缺乏管理等现象，使企业在经营过程中埋下了一定的信用风险。也有一些企业尽管对企业信用越来越重视，但具体管理仍不得要领，对合同诈骗和纠纷的预防束手无策，以报案和诉讼为惟一手段。有的企业为避免合同诈骗虽然也想利用现行法律武器中担保的措施，但具体实施中要得到完全满意的担保物或担保人十分困难。
（三)在履约过程中，忽视了合同的管理
企业在签订合同前，虽然注意审查对方当事人的资信和履约能力，但一般是从对方当事人以往履约行为和注册资本、生产规模等方面进行审查的。而合同的履行是一个动态的过程，包括舞约、交货、验收、结算等环节，对方当事人的资信到底如何，是在合同履行过程中体现出来的，对方当事人以往履约行为和注册资本、生产规模等方面仅仅能反映其过去的资信状况，当事人过去的资信和履约能力强并不能证明其对当前签订的合同履约资信和能力就高，因此，只注重签约时对对方当事人的资信调查和合同文本的审查，而忽略合同从签约、交货、验收到结算等环节的管理，是无法做好合同管理工作，也无法保障企业合法权益的。
(四)企业合同管理缺乏创新，手段陈旧落后，跟不上时代步伐
