你的记事清单不可能帮助提醒你去完成在未来某一时间要完成的工作。比如，你告诉你的同事，在两个月内你将和他一起去完成某项工作。这时你就需要有一个办法记住这件事，并在未来的某个时间提醒你。其实为了保险起见，你可以使用多个提醒方法，一旦一个没起作用，另一个还会提醒你。
6．把做每件事所需要的文件材料放在一个固定的地方。
随着时间的过去，你可能会完成很多工作任务，这就要注意保持每件事的有序和完整。一般把与某一件事有关的所有东西放在一起，这样当需要时查找起来非常方便。当彻底完成了一项工作时，把这些东西集体转移到另一个地方。
7．清理你用不着的文件材料。
把新用完的工作文件放在抽屉的最前端，当抽屉被装满的时候，清除在抽屉最后面的文件。换句话说，保持有一个抽屉的文件，总量不会超出这个范围。有的人会把所有的文件都保留着，这些没完没了的文件材料最后会成为无人问津的废纸，很多文件可能都不会再被人用到。我在这里所提到的文件材料并不包括你的工作手册或是必需的参考资料，而是那些用作积累的文件。
8．定期备份并清理计算机。
对保存在计算机里的文件的处理方法也和上面所说的差不多。也许，你保存在计算机里的９5％的文件打印稿可能还会在你的手里放三个月。定期地备份文件到光盘上，并马上删除机器中不再需要的文件。
做事一定要有序化
做事遵循有序化的原则是一种非常理性的做事信念。它包括对事情顺序的合理安排，对时间的严格分配等。而不会出现像多动症患者一样，东一榔头，西一棒子，弄得满地鸡毛的情景。
做事有条不紊有许多好处：1让我们非常明白自己的做
事逻辑。2对完成的事和未完成的事有明确的概念不至于重复。3有利于随时做出经验总结，让接下去的事做得更好。4让自己有成就感和一步步逼近目标的兴奋感。这样会提高工作热情。
客人来了，要泡茶，这就要洗茶杯、找茶叶、烧开水。而完成这件事可以有各种不同的顺序：
找茶叶→洗茶杯→烧开水
洗茶杯→找茶叶→烧开水
找茶叶→烧开水→洗茶杯
洗茶杯→烧开水→找茶叶
烧开水→找茶叶→洗茶杯
烧开水→洗茶杯→找茶叶
前面两个顺序最费时，最后两个顺序效果好。可不是吗？等洗茶杯与找茶叶这两件事做完后才想起烧开水，就费时了。如果先烧开水，在烧水的同时洗杯子、找茶叶，效果就好多了。
统筹做事往往能达到事半功倍的效果。泡茶只是一件很小的事，对于步骤更加多的事，需要我们来进行更细致的分析，找出联系和简便的做事次序。
学会将你要办的事情分类
有时做事，我们会发现事情多如牛毛，过去的事情和现在的事情都挤在了一块。一闭上眼睛，脑海就浮现出这件或那件事，数也数不过来。有人会丢掉一些事不做算了，有人会让一些事草草了结，和没做差不多。有人会加班加点，被时间挤破头，筋疲力尽地一件件做完这些事。怎么会这样？我们到哪儿去找时间来做？怎么才能把事情都做好，并且是禀着要做就做最好的原则？要解决这个问题，我们需要统筹规划时间和精力。
把所有工作划分成“事务型”和“思考型”两类，分别对待：
所有的工作无非两类：“事务型”的工作不需要你动脑筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干扰和中断；“思考型”的工作则必须你集中精力，一气呵成。对于“事务型”的工作，你可以按照计划在任何情况下顺序处理；而对于“思考型”的工作，你必须谨慎地安排时间，在集中而不被干扰的情况下去进行。对于“思考型”的工作，最好的办法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃饭时想，睡不着觉的时候想，在路上想，上ＷＣ的时候想。当你的思考累计到一定时间后，再安排时间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般，不用费力，就会自动地汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已！
这样来进行分类，我们就可以把零碎的时间利用起来。在零碎的时间里做事不会让你产生任何烦恼，并且专心做好一些更重要的事情。
你每天都需要做一些日常工作，以和别人保持必要的接触，或者保持一个良好的工作环境。这些工作包括查看电子邮件，和同事或上级的交流，浏览你必须访问的ＢＢＳ，打扫卫生等等；这些常规的工作杂乱而琐碎，如果你不小心对待，它们可能随时都会跳出来骚扰你，使你无法专心致志地完成别的任务，或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。处理这些日常工作的最佳方法是定时完成：在每天预定好的时间里处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它！除非有什么特殊原因（例如你在等待某个人发来的紧急邮件），否则，强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱，不要浏览ＢＢＳ，不要去找领导汇报工作，这样，处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他主要工作带来困扰。
先给水还是先送饭
我们要救一个在沙漠里的要渴死和饿死的人，该先送水还是先送饭呢？这其实是要看那个人此时最需要的是什么。只有先送水才能把那个人从死亡的边缘救回来，水比饭要好消化得多。其实做任何事都应该给事情有个定位。这个定位在心里有个概念了以后，做起事来就会不自觉地按照应有的时间和次序去做。
我们来把事情按轻重缓急分类：
1．重要又紧急。这些事情比任何事情都要优先，是必须立刻去做或在近期内要做好的工作。
2．重要但不紧急。我们工作之中，大多数真正重要的事情都是不急的，可以现在或稍后再做。实际上我们却往往把这些事情无休止地拖延下去。对这类工作的注意程度，可以分辨出一个人做事有没有效率。所以我们要注意把这类工作列入优先的行列之中。
3．紧急但不重要。这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情，但客观而冷静地分析一下，我们就可以把它列入次优先工作中去。
4．繁忙。很多工作只有一点用，既不紧急也不重要，而我们却常常在做重要的事情前先做它们，这是本末倒置。因为这些事情会让你分心，它们给你一种有事可做和有成就的感觉，使你有借口把重要的工作向后拖延。这是许多能力不够而又身居高位的人的最大弱点。
走好第一步
接到一件事情的时候，你是不是还没弄明白整件事情就开始东奔西走了？俗话说，万事开头难，第一步走的方向往往决定了接下去事情的进程。人做事都是有惯性的，此刻的决定和表现就决定了下一刻的状况。因此，做事要有纵观全局的感觉，无论大事小事，都应有头有尾，有棱有角，把事做得完整。
在思考第一步该怎么走的时候，就是我们需要对事情做全面筹划的时候。比如说，我们要去办什么证件，出门事前就要想好该带上什么办证需要的证明和其他东西，这需要把整个过程都了解才能做出判断。出去旅游或其他事，我们在不知将来会发生什么的情况下，第一步应该尽可能的做得完善。
有些人第一步没做好，就只想破罐子破摔了。这种心态显然是十分有害的，以一种无所谓的态度去做后面的事还不如不做，或交给别人去做呢。另一方面，做好第一步不仅使下面的事有个好的开始，而且使自己更加充满信心。
向周围的同事学习
我们要坚信一点：每个人都有自己独特的优点。换一个角度欣赏别人的时候，我们会看到很多自己还需要改进的地方。
做同一件事，不同的人处理方式会有不同，因为他们对事情的思考角度不同。多听听别人的意见，会受到不同程度的启发的。
我们应该保持一种虚心的态度，多多询问有经验的同事，养成随处留心的习惯。这样不经意之间我们就获得了很多需要额外的时间精力才能获取的经验。这是间接经验。
比如要办一件盖章的事，有好几个部门要去。我们应该事前就了解哪些人是负责盖章的人，哪些人是可以签字的人，要去哪些地方和路线，规定几时可以盖章，有多个人时是否可以分头行动等等，我们都可以从办过此事的同事那里学习，也可以听听同事的意见使自己更加方便地去弄清楚程序。
不要忘记表格记录的好处
人们不可能总是记得自己需要做的事，完成了今天的事，忘记明天、后天的事。人们倾向于被眼前的事情忙得焦头烂额，缺乏长远计划。许多事情也并不是一次性或一天就能搞定的，它也需要每天或每一阵子分配一定的时间来做。我们要有条不紊地来做这些工作，需要时间管理。制做表格是个很好的方式。
制一个表格，把本月和下月需要优先做的事情记录下来，据我所知很多人都开始制定每一天的工作计划。那么有多少人会把他们本月和下月需要做的事情进行一个更高水平的筹划呢？除非你从事的是一项交易工作，它的时间表上总是近期任务，你经常是在每个月末进行总结，而月初又开始重新安排筹划。对一个月的工作进行列表规划是时间管理中更高水平的方法，再次强调，你所列入这个表格的一定是你必须完成不可的工作。在每个月开始的时候，将上个月没有完成而这个月必须完成的工作添加入表。
想要比做更重要
成功从根本上讲，是“想”出来的。只有敢“想”，会“想”，善于思考，才会是成功者的候选人。杰出人士是善于思考，把别人难以办成的事办成，把自己本来办不成的办成。当别人失败时，你如果可以从他人的失败中得出正确的想法，并付诸行动，你就可能成功。当你自己失败了，你能够转换到一个正确的想法上，再付诸行动，你同样可以获得成功。
如果你想要少做一些工作但仍能得到想要的东西，那么你就一定要比普通人思考的更多。当然，如果你的思考本来就是错误的，那再多的思考也是无益。你所想的一定要具备高质量、积极向上并具有创造性。
平庸的人往往不是懒得动手脚，而是不爱动脑筋，这种习惯制约了他们的发展。相反，那些成绩优异的人无一不具有善于思考的特点，善于发现问题、解决问题，不让问题成为人生难题。可以讲，任何一个有意义的构想和计划都是出自于思考。一个不善于思考的人，会遇到许多举棋不定的情况；相反，正确的思考者却能运筹帷幄，做出正确的决定。
1999年盖茨在接受中央电视台专访时谈到他作为微软公司的总裁，再也没有编写软件的时间了。但是无论多么忙，他每周总会抽两天时间，到一个宁静的地方呆一呆。为什么呢？他说，面对繁重的工作和激烈竞争的IT市场，他作为管理者，不能把精力浪费在烦琐的小事上，他必须在专门的时间去思考，以作出具有战略意义的决策。
我国近代史上的名臣曾国藩也有这样的习惯。无论战事多么紧张，或政务多么复杂，他每天都会挤出一个时辰在一间静室里静坐，有时是为了平静自己的情绪和心态，有时是为了理清自己的思路。
从上面的两个例子我们可以看出，成大事者不善于思考是不行的。只有专注的思考才能集聚自身的力量、勇气、智慧等去攻克某一方面的难题，才能取得良好的效果。
所有计划、目标和成就，都是思考的产物。你的思考能力，是你惟一能完全控制的东西。你可以以智慧，或是以愚蠢的方式运用你的思想，但无论如何运用它，它都会显现出一定的力量。没有正确的思考，你不可能克服坏习惯，也防止不了挫败。
一个人要想做出一番特别的大事，必须善于思考，多向自己提问。青年人要成就大事，首先得先思考你的事业，思考你自己，向自己问问题，只有养成了这样的习惯，在事业的开创过程中，不断地思考自己，思考自己所做过的、正在做的和将要做的事情；不断地向自己提出问题，看一看哪些是需要弥补的不足之处，哪些是应该改正的错误之处，哪些是该向人请教的不明处……只有这样，才会不断前进，走向成功。
向你自己或别人提出迷惑不解的问题，可能使你获得丰厚的报酬。这种方式曾经导致了世界最伟大的科学发现之一。
我们都知道这样一个故事：从前一个年轻的英国人在他家的农场里度假休息，他仰卧在一棵苹果树下思考问题，这时一只苹果掉到了他的头上。
“苹果为什么会朝下落呢？”他问自己。这个年轻人就是牛顿。从此他对这个问题进行了不懈的研究，终于发现了万有引力定律。
尤其是青年人，都要养成的最有价值的习惯就是在下决心之前，-定要对自己多发问，注意整理自己的思路。这可以让人有一次机会，来合理地整理自己的思绪，或回想自己为什么或怎样会有这种决定，这个过程虽然看起来简单，但却会在处理问题的过程中收到实效。
积极思考是现代成功学非常强调的一种智慧力量，如果做一件事不经过思考就去做，那肯定是鲁莽的，也是会栽跟头的，除非你特别地幸运。但幸运并非总是光顾你，所以，最稳妥的办法是三思而后行。
思考习惯一旦形成，就会产生巨大的力量。19世纪美国著名诗人及文艺批评家洛威尔曾经说过：“真知灼见，首先来自多思善疑。”爱因斯坦也非常重视独立思考，他说：“高等教育必须重视培养学生具备会思考、探索的本领。”人们解决世上所有问题用的是人脑的思维本领，而不是照搬书本。
面对着复杂而又规律的工作，我们一定要保持思维的灵活性。
其实要保持工作的高效率，就必须保持头脑的正常运转，思维的灵话。比如说，工作之余可以看看“脑筋急转弯”(虽然那些答案通常都是傻傻的)，多思考一些人生哲理和未来计划，或者看完一部电影后，和朋友讨论、分析它的优缺点。重点是，要经常用脑进行积极思考，并训练自己对周围事物的敏感度。
灵活的头脑有助于记忆力的增长，而记忆力又是工作效率不断提高的可靠保障。虽然有很多事情可以记在备忘录上，但是如果每天都要花很多时间填写、查看备忘录的话，也不是很有效率的做法，因此，还要靠自己的头脑比较经济实惠。
问问看，弄清楚自己的左脑与右脑哪一边比较常用或是比较发达。一般来说，左脑发达的人通常在数理或分析能力方面较强；而右脑发达的人则是对美术、艺术等感性的东西敏感度更高。
经常使用左脑的人，要多做一些锻炼右脑的运动。例如多听听音乐、多看一些展览、多做一些趣味性的活动。只要能“极尽感性之能事”，就可以调节一下自己过去理性的生活。而对于已经颇具艺术感的人来说，右脑已经练得差不多了，应该着重对左脑做一些有建设性的训练。例如尽量多用心算，少用计算器；多阅读，多对事情做理性的分析、判断。还有一些小小的运动也可以在日常生活中起到锻炼脑部的作用。
