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第14章 随时调整的计划方式(1)

组织有了明确的目标,必须进一步做成具体可行的计划,以便有把握地处理现在的事情,使其顺利开创出预期的未来。

一般人利用目标来管理,称为目标管理(Management by Objectives;MBO)。由于依据成果来衡量,所以也称为成果管理(Management byResults;MBR),已如前述。整个历程,从设立目标开始,订立计划,安排进度,以至于有效完成工作,都需要相当人员的积极参与。所有成员在思想上、情绪上、感情上对工作的决定与处理,都有亲身介入的感受与认知,因而产生对组织的认同感、依附感、责任感,自愿贡献其才能,力求圆满达成组织的目标。从这个角度来看,也可以叫做参与管理(Managemet by Participation)(如图37)。

〖PSGL37CP.EPS;%90%90;S*2,BP〗图37〓参与管理中国人善变也知变,计划订立之后,仍然边做边修改。所以计划时大多确立方向,抓住要点,做出一些智慧型的决策,然后视实际情况,逐渐调整细节,以求落实。整个过程,以《大学》所说的止、定、静、安、虑、得为要领。每一阶段,都要找出不安的原因,再设法加以合理的调整。考虑时应该治标和治本并重,以免流于头痛医头、脚痛医脚,反而害了根本。

预测是需要的,至诚可以前知。退而求其次,用“安人”来推理。提出计划的人,若是居于至诚或责任感,都应该合理地坚持,大家才能够体认出它的可信度。

中国人对未来的变化,大多深具兴趣,也十分用心在推测。我们对心想事成的道理,甚具信心。

未来是我们自己想出来的,中国人很重视未雨绸缪,凡事都要用心盘算,可见计划在中国式管理过程中,居于十分重要的位置。

〓边做边修改计划就是我们常说的盘算,是一种对于可预见的未来做出有条理、有系统的打算。中国人喜欢未雨绸缪,便提早在事情未发生之前好好盘算,用心打算。凡事求慎始,必须重视审慎的计划。

对于组织来说,计划就是对这个组织所要达成的目标,把组织的相关活动整合起来,使其有效地配合,以减少人力、物力的浪费,并且提高绩效,增加效益。

计划是决策的具体化,执行的时候,作为行动的依据。同时把执行的成果与计划的要求相比较,可以找出两者的差异性,进行控制性的调整。完成目标之后,也要依据原先订立计划的标准,来评估达成的绩效,作为下一次改善的参考。

计划的种类,可以分别从特性、时间、组织、主题和要素等方面来加以区别,现说明如下:

1。从特性分,有主要计划与次要计划,有弹性计划与固定计划,也有成文计划与不成文计划等等。

2。从时间分,有1年以下的短期计划、3—5年的中期计划、10年以上的长期计划等。

3。依组织分,有个人计划、部门计划、以及团体计划等。

4。依主题分,有人事计划、行销计划、生产计划、与财务计划等。

5。按要素分,有目标、政策、程序、方法等。

实施计划的时候,在心态上必须革除下述几种障碍,才能够达到预期的效果:

第一,不可偏离组织的既定目标。一般来说,组织的目标必须正大光明。这并不是用来号召员工,欺骗大众,光是嘴巴说得好听的。因为若非如此,一旦经营绩效良好,营利所得很高的时候,经营者和员工,都会出现不同程度的失落感。一方面搞不明白赚这么多钱有什么用;另一方面则怀疑人生的目的究竟是什么,人生的价值何在。中国人普遍认为赚钱不是经营企业的惟一目的,于是预先设防,不让自己产生这样的苦恼。目标正大光明,钱赚得越多越有成就感;目标只是为钱,固然可以满足私人的欲望。但是,钱赚得越多,就越容易产生失落感。计划的时候,必须针对这种可能的弊病,预先做好工作。

第二,不可以存心迎合上级的喜好。人们当然希望计划能够获得上级的同意和支持,但是不可以因此而存心讨好上级,以免忽略了合理性与可行性的考虑。我们可以在提出计划之前,设法事先和上级沟通,极力营造良好的气氛,使上级欣然同意并且大力支持,却不能够用讨好的方式,相当于诱使上司做出不合理的决定。这会对将来计划的执行,以及计划执行的效果产生不良的影响。那时候上级发觉原来如此,必然对计划者丧失信心,以后再提其他计划,上级更加不接受,反而害了自己。计划时应仍然以合理性和可行性为主要原则,然后再设想各种有效方法,促使上级接纳并加以支持。

第三,不可以伪造证据或虚报讯息来瞒骗上级。计划必须将各种有利的条件巧妙地组合起来,才能够打动大家的心,合力用心来加以执行。但是,不可以因此而伪造证据,或者虚报讯息,言过其实地把条件加以有利化。最好的办法,应该是积极和相关的同仁沟通,确实查明各种情况;并且利用卡片,将每一种条件注记清楚,经过排列组合,求得适当的构想。

第四,不可以贪婪地将满腹的创意全部容纳。计划固然需要创意,但是一下子要把所有的创意全都纳入计划之中,而使得内容变得十分复杂,并不是良好的心态。最好先把计划的目标简化,过滤那些不必要的创意,务求做出合乎目标需求的简易可行的计划。

第五,不可以没有代替方案。计划通常必须呈报上级或经过会议讨论,才能够付诸实施。越具有创意的计划,由于曲高和寡,或者创意越佳大家越没有面子,因此越容易遭受上级和同仁的批评和否定。不是冷言相讥,便是要求修正。所以提出计划时,最好同时提出甲案、乙案、丙案,使大家认为是大家的决定,而不是提出计划的人自己就可以做决定,因而比较容易表示同意,也比较愿意做出选择。

计划通过以后,如果不能付诸实施,实际上和被否定一样,都等于胎死腹中。要使计划顺利推行,最好的办法是用心做到下述三点:

第一,在拟定计划的时候,多和相关的同仁沟通,让他们有参与感,实施时才会自动协助,而不故意阻碍。这种和计划有关的“铺路”工作,必须因人、因事、因时、因地而制宜。遇有非难或反对,更需要耐心沟通,不能够轻易放弃,或者恼羞成怒,徒然添增敌对的力量。

第二,利用机会与相关同仁做好事前的沙盘演练。在演练过程中,我们可以发现:越是真诚参与的同仁,越会毫不保留地道出实情。此时必须虚怀若谷,尽量包容每个人的宝贵意见,不但使计划的内容更趋完美,而且执行时可以获得更多的助力,使计划能够更顺利地施行。

第三,执行计划时,必须把功劳推给同仁,而将过失归于自己,才能够一路顺利而和谐地实施下去。如果有缺失便指责别人,有功劳便据为己有,势必引起同仁强烈的不满,以致计划执行时受到很大的阻碍。当计划进展得不如意时,应该深入追究原因,做必要的变更或修正。

计划在推行过程中,如果坚持不能做任何变更,很可能被迫停止,也等于胎死腹中。因此在不改变目标、不改变计划本质的同时,可以采取边做边改的方式。因为从草拟计划,讨论通过计划,到着手施行,已经产生了若干变数,使计划不得不做出部分调整,应该是不得不如此的权宜措施,也是大家比较能够配合的做法。

不论依照计划实施,或者逐步修正,实际上和领导执行的人有十分密切的关系。若是领导能力良好,对计划的目标有深度的了解,加以成员的意愿高、能力强,执行的结果必然令人满意。特别是在解决要不要变更、怎样变更等问题时,更需要领导执行的人具有沟通的能力和尊重同仁的修养。在“不可不改变,不可乱变更”的大原则下,借着同仁的同心协力,必能越改越合理。

大智大慧做决策古人说得好:千军万马容易得,一个大将最难求。组织成员的多寡,并不足以展现机构的实力。决策者的素质,才是攸关成败的关键。我们常说总经理对公司营运的好坏,其影响力高达70%以上,便是这个道理。

在三顾茅庐的故事中,刘氏集团的首领为了礼聘集团的决策者,对诸葛亮万分礼遇,结果取西川,称王西蜀,而三分天下。证明刘备找对了决策者,获得了辉煌的成果。诸葛亮一生谨慎,却在街亭一役,用错了马谡,致使街亭失守,影响全局。马谡言过其实,只能够纸上谈兵。诸葛亮把他当做决策者看待,难怪要挥泪把他斩首,还要自行处罚。因为所产生的恶果,实在太严重。

在计划之前,必须先做好决策。依据既定的策略,再来计划,比较切合组织目标,不致过分理想化与空洞化。决策的品质,则系于决策者的素质。可见只有由优质的决策者,做出良好的决策,才能发展出有效的计划。

决策者的素质,主要在大智大慧。大智指“具有解决决策问题的知识”,而大慧则指“能够聪敏地看清事实的真相以及相关的德行”。两者合在一起,成为我们常说的“道”。荀子在《天论篇》中明白指出:“万物为道一偏,一物为万物一偏,愚者为一物一偏,而自以为知道,无知也。”其意为万物都不过是道的一偏,一物更是万物的一偏。而愚者所见,又是一物的一偏,这时候如果认为自己是知道的,那就是一无所知了。道是大智,应该把所有事物合在一起看,合在一起想。可惜像慎子、老子、墨子、宋子这些已经十分了不起的人士,有时候还会陷入一偏之见。荀子接着说:“慎子有见于后,无见于先;老子有鉴于诎,无见于信;墨子有鉴于齐,无见于畸;宋子有见于少,无见于多。”慎子即慎到,主张随后而不必争先,因为他只看到后的一面,却没有看见先的一面。老子提倡守柔,不敢为天下先,只看到屈的一面,忽略了伸的一面。墨子兼爱,没有尊卑的差等,显然只看到齐的一面,没有注意到畸而不齐的一面。宋子即宋碕,只见到欲少的一面,忽视欲多的一面。荀子批评有后无先,则群众无门路可循;有屈无伸,则贵贱无所分别;有齐无畸,则政令无从施行;有少无多,则群众无由成化。这些都是自以为是而不知晓更有大道的存在。他在《解蔽篇》中提出“夫道者体常而尽变,一隅不足以举之”的观念,认为道虽有体有常,却其变难尽,这些一面之见,不过代表道的一偏、一隅,不足以涵盖道的整体;持有一偏之见,便成为曲知之人。

曲知之人,其智慧有所偏蔽,往往只知其一,不知其二,今天称之为“专家”。专家决策,依荀子的见解,内以乱于己,外以欺于人,造成上以蔽下、下以蔽上的蔽塞之祸,实在危险万分。总经理若是“站在我的专业判断”来下决策,恐怕所下皆下策,祸患无穷。

历代做大决策的人,都有一个共同的特质——“无知”。反观那些自以为有知的决策者,无不刚愎自用,而自取灭亡。可见有知而自认为有知,大抵都摆脱不了一偏之见。惟有有知而自认为无知,才能求贤、寻贤、用贤而臻于大智大慧,也就是大智若愚的最佳表现。

总经理有意见,马上就表示得清楚明白。大家就知道他不想听取别人的看法,因此无言以对,或者顺着他的意见去引申。听不到不同的声音,所做成的决策,大多偏于一隅而难以周全。荀子说:“态度威严猛厉,不肯稍微宽容,下面的人,就会害怕而不敢亲近,因而深自隐蔽,不肯竭尽其情。”楚汉相争时的项羽,自幼熟读兵书,武艺超群,自封西楚霸王。自认为天下无敌而刚愎自用,容不下智者贤人,韩信、陈平、范增一一离他而去,终于垓下自刎,悲惨收场。刘邦自谦“运筹于帷幄之中,决胜于千里之外,吾不如子房;镇国家,抚百姓,给饷馈,不绝粮道,吾不如萧何;连百万之军,战必胜,攻必取,吾不如韩信”,结果却打败项羽,建立伟大的事业。决策者自认无知,才能够转化为有知。总经理有意见,却能够隐藏起来,暂时不说,把它转换成问题,多方征询各位经理的意见。集合众人的看法,再综合在一起,做到“天下之治,天下之贤共理之”,使公司决策,由相关干部来共同拟定。

经理免不了本位主义,常常为了部门的利益而提出一偏之见。总经理本着“宰相肚里能撑船”的精神,以宽广的胸怀容纳各部门的观点,统合全体的意见,做出合理的决策。这时候必须沉着冷静、临机果断地表现坚强的决断力。决策之前,广泛搜集意见,好像自己毫无所知。决策既定之后,果断坚决,勇往直前。虽然说边做边调整,却是方向不变,目标坚定,只是包容各种变数而随着需要而改变,绝非犹豫不定,踌躇不决。

韩非子在《五蠹篇》中,特别指出五种专门蚀耗组织力量的人,实际上都是最高决策者自己拿不定主意,才把他们宠坏的。可见主持决策的人,必须有大智大慧;只不过是先深藏不露,然后待时机成熟,再表现魄力罢了。主道篇更说明决策者不要表示自己的意见,如果明白表示,干部就会显弄异才,以迎合首长的观点。最好的方式,是决策者有智慧却不显露,在上面好像没有作为一样,才能够聆听到各方面的真实情况,掌握住全面的道理。不需要多言,却能综合大家的意见。干部自然用心地说明现况、提供意见,全心全力地协助首长做出合理可行的决策。但是,要做到这种地步,必须首先确立决策者的权威,也就是拥有改变个人或组织的权力。总经理的权力若是超过由职位所产生的职权,大家就更加用心,来帮助他做好决策,一副荣辱与共的模样。总经理如果不知不觉被架空,有职无权,大家看在眼里,也就袖手旁观,冷眼旁观总经理到底能够变出什么花样。可见决策者的权威,乃是产生良好决策的基础。

自古以来,有大将的职位,却缺乏大将之才的,必定死于非命。有大将的才能,却得不到大将的职位的,不可能获得发挥。决策者应该珍惜既有的职位,好好发挥自己的大智大慧,时时以无知来启发大家的有知,以无能来诱发大家的有能,以无才来展现大才,使所有决策,都能集众人之智,面面周到而无所偏颇。依据这样的决策,定出来的计划,自然可行而有效。

第三节〓以止、定、静、安、虑、得为过程《大学》这一本书,是中国最早的管理学。它开宗明义,指出大学之道,在明明德,在亲民,在止于至善。意思是说:管理的要领,在修己,在安人,在时常调整。

怎样调整呢?视每一阶段内外环境的变迁,做好合理的决策,然后依据决策,来做合适的调整。可见阶段性调整十分必要,而决策更是管理的必要过程。这和近代决策论者指称的管理的主要过程即是决策的看法相当接近。西蒙(H。A。Simon)甚至肯定管理就是决策,颇有见地。《大学》接着说:“知止而后有定,定而后能静,静而后能安,安而后能虑,虑而后能得。”这明白地指出决策的过程,即为止、定、静、安、虑、得。

管理讲求止于至善,所以每一阶段都需要知止,也就是知其所应当止的意思。止就是至善的所在,知止便是知道所应该采取的合理立场。管理的最高目标在安人,管理者的任何决策,都必须站在“实现安人”的基本目标,先找出令人不安的原因,再设法加以调整。管理者做成决策之前,固然没有办法预知可以获得什么程度的安人,但是以正大光明为标准,拿正大做思考的出发点,一切为公不为私,应该是合理的选择。

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