在公务活动中，法制的原则最适用于处置反复发生的具有共性和稳定性问题的工作场合，公文处理活动正是一种由众多人员共同参与、反复进行的过程，其所针对并处置的事件和问题也具有一定的共性和稳定性。因此，在这样的工作活动中遵行法制的原则既必要，更可能，定可产生较佳的效果。
（二）实事求是的原则实事求是认识问题、处理问题的重要准则，同样也是公文处理原则的组成部分之一。坚持实事求是原则就是要一切从实际出发，解决实际问题，忠实反映情况，使判断符合实际，方法措施切实可行。具体要求是：
首先，要克服官僚主义、形式主义、文牍主义，决不能仅仅为处理公文而处理公文。公文处理的一切活动必须有明确而实际的目的，要充分了解客观实际，积极解决实际问题。
其次，不管在何种情况下，不管对上还是对下，在公文处理中决不能虚构事物、决不能有意夸大、缩小或掩饰事物的本来面貌，决不能对外传递虚假、片面的信息。
只有如此，才能避免以假当真，以假乱真，避免不真实的反映，引发决策的失识或失败。
再次，一切结论须在经充分的调查与研究，占有足够的事实，掌握必要的规律之后才能得出，决不可妄下断言、草率行事。
最后，解决问题的方法措施要切实可行。公文处理的实质就是处理问题以切实可行的方法措施解决问题，公文处理过程实际上就是一个寻求或具体实施这些方法措施的过程。为此，在公文处理实践当中，必须注重对方法措施问题的正确提出和有效实施。应力争在情况明、判断准的前提下，提出符合客观实际需要，并有客观条件保证的，经过努力就能行得通，有成效的合情、合理、科学、有力的方法措施，以保证公文处理活动取得实效。
实事求是地处理公文，这是由我国公务机关的社会主义性质和做人民公仆、为人民办实事办好事的宗旨所确定的。如果摈弃了这一原则，官僚主义，形式主义、文牍主义就会泛滥成灾，浮夸、生搬硬套、妄下结论、草率从事、虚以应付的腐朽之风就会严重污染公务机关的空气，公文将变成空文、假文、有害之文，公文处理也就失去了其对公务活动有利作用。
（三）全面质量原则质量是指公文处理活动优劣的程度，全面质量原则是指必须追求公文处理全部构成因素、全部过程、全部质量指标的优化。具体要求是：
首先，构成公文处理活动的所有因素都必须优化。人员、设备、工具、物质材料、程序制度、信息资料等都对公文处理质量有决定影响，因此，这些因素不分大小，不管发挥何种具体作用，都必须优秀、精良、适用、可靠。
其次，公文处理的全部过程都必须是优化的。构成公文处理活动的各项具体工作环节是紧密相连、不可分割的，它们是一个功能整体，共同创造着工作质量，因此，这些工作环节都必须依照高标准运行，以相互依托共同创造出适用、可靠、经济、有效的高品质工作成果。
最后，衡量公文处理质量的全部指标都应当是优化的。质量是指一个事物的优劣程度，质量指标是衡量事物优劣的具体尺度。由若干指标组成的指标体系全面反映着一个事物的全部构成因素和全部过程的质量状态，真正优质的事物总是以整个指标体系全面优化为特征的。对于公文处理来说同样如此，仅仅有一个或几个指标的优化是远远不够的，整个体系全面的优化才是真正的优质。
公文处理活动所以必须遵行全面质量原则，缘于公文处理的特点和质量对该活动的重要性。公文处理是由多因素参与、由多项活动共同构成的群体活动过程，其最终效果的优劣与每一个因素、每项活动及其每一个具体方面的状态有关。一个点、一个面，甚至一个细节上的微小错漏都有可能在公文现行执行效用的放大之下，衍生为重大错误。俗话说，一字入公门，九牛拔不出。公文处理的结果（用公文或面谈、会议等形式告知有关方面，强制影响其某些行为）作为严肃的公务活动的产物，可以受到法定强制力的保护。在这种情况下微小的错漏都有被放大为巨大失误的可能性。
在历史与现实中，因公文中错用了一个标点、多写或少写一个笔画，从而错误传达了命令或情况造成一场战争由胜转败的事例并不鲜见；因在公文中多写或少写一个“零”，标错一个数码而使一次经济活动由盈转亏，甚至形成不可弥补的经济损失的事例同样举不胜举。正是在这个意义上，公文处理中没有小错，必须追求全面质量，力争禁绝一切错漏。
（四）时效原则时效指公文有效的时间限度。时效原则是指在公文处理中，必须有高度的时间观念，要及时而适时处置各种事务，维护公文在特定时间范围内的有效性，使其对公务活动产生更加充分的有利影响。具体要求是：
首先，要及时，即高度珍惜时间，迅速有效地办文办事，不积压公文，不延误事情的办理。要做到这一点，除了要使各级各类工作人员确立起正确的时间观念之外，还应注意对公文处理活动实施科学有效的管理，如采取措施简化公文运转过程；减少公文在仅有手续性意义的工作环节上停滞的时间；把握公文运转的正确方向，减少不必要的重复过程；提高各级工作人员处理公文的实际能力；完善岗位责任制度；积极采用工作效率更高的公文处理设备和工具；明确规定公文的处理时限；正确区分轻重缓急，保证要件、急件优先处理等等。
其次，要适时，即注意寻找和把握有效的时机。公文处理过程也是一个不断形成和积累公文生效条件的过程，忽视这一点，一味求快而不考虑条件是否具备，时机是否成熟，其结果往往是欲速则不达，空费时间并给以后处理公文制造障碍。特别在时机未到便贸然行事铸成错误时，往往不得不朝令夕改，从而削弱机关的权威，给各项工作带来被动和损失。
遵行时效原则是由公文处理内在的规律性所决定的。每一个具体公文都是有时效的，即它们只能在特定的时间范围内产生效用，在这一时间范围内促成各种公务活动问题的解决。超过这一时间范围之后，这种效用就会消失。为此，欲使公文处理活动实现其价值，不能不注意充分利用时间，保证公文能得到及时、适时的有效处理。
维护公文处理活动的时效，实质上就是在追求这项工作活动的高效率。工作效率说到底就是一个单位时间的利用价值高低问题。如果能在公文处理活动中，处处事事注意及时、适时，就可以极大地挖掘并提高时间的利用价值，从而使这项工作活动获得较高的效率。社会生活节奏的不断加快，使管理对象状态的变化也随之加快，因而使每一具体公文和相应的公文处理活动的有效期限大为缩短，这就更加增强了维护公文处理时效的重要性，也增添了为之做出努力的难度。
（五）集中统一原则集中统一原则是指在公文处理活动中各级各类工作人员要接受集中统一的领导指导，要遵行统一的公文处理制度，一部分公文处理活动必须由公文处理的管理机构或人员统一进行。具体要求是：
首先，必须接受集中统一的领导指导。公文处理活动需置于机关首脑直接领导下，并由其授权内部的综合部门（办公厅、室等）具体组织、协调、指导整个机关的公文处理工作，其他各部门、各类工作人员均需接受这种集中统一的领导与指导。
其次，必须遵行统一的公文处理制度。有关公文处理的制度应有较广泛的应用范围和较高的统一一致程度，以保证公文运转过程的顺畅，增加各机关之间的公文处理方面“共同语言”，减少人为障碍，加快公文处理。
再次，必须由公文处理部门统一承担一部分公文处理作业。公文处理中事关公文运行方向、速度，决定公文生效与归宿的工作环节（如收发、分办、传递、用印、立卷归档、销毁等）需由公文处理的管理机构或人员专门完成。
遵行集中统一原则也是由公文处理活动自身的特点和客观需求所决定的。要使这样一项几乎所有部门和人员共同参与、分散独立进行工作活动有秩序、有效率，不能不采取集中统一的管理模式。
如果说，机关内部各职能部门像是人体的四肢，机关首脑类似于人的大脑，公文处理活动就相当于人体的神经系统。这个系统是网络状的，分布在人体的各个部位。
要使用这样一个系统处于受控状态，只有“大脑”能做得到。对机关而言，公文处理工作置于机关首长直接领导之下，才有权威保障，才会使这些相关部门、各级各类人员都参与，都要管，又都管不起来的工作能被管起来。
公文处理活动在本质上应当属于信息活动，处理公文就是在处理信息。而我们知道，信息系统的有效性是以“共同语言”为前提条件的。分散进行、人人参与的公文处理活动主要就是靠规章制度这些“共同语言”粘合成为一个整体的，这些“语言”通用的程度和范围越高、越广，它的有效性也就是公文处理有关规章制度应尽可能在最大程度和范围内实现统一的原因。
所以要由专兼职机构或人员分类集中处理一部分公文处理作业，原因在于，一方面可以充分发挥科学分工的作用，以分工造就的熟练提高工作质量与效率，另一方面，以控制关键性事务活动环节的手段，达到控制整个公文处理过程的目的。
（六）党政分工原则党政分工原则是公文处理活动中，应明确执政党的组织与行政机构的不同责任范围，使其在各自的职责权利范围内专司其职、专负其责，以保证工作的有效进行，从实质上强化作为执政党的中国共产党的领导地位和领导作用。具体要求是：
首先，要明确党政组织的不同职责。办文的实质是办事，事权不清、职责不明就难免以党代政、以政代党，降低管理效能。
其次，党政文件要分开。所谓分开，就是在一般情况下，党组织和行政机构各自只向自己组织系统内部制发文件，必要时，才用级别相同或相近的党政机关的共同名义联合行文。除特殊重要的事务之外，党组织只办理党的文件，行政机构只处理自身行政事务方面的文件。
在公文处理中党政不分，不管是以政代党，还是以党代政，都会从实质上削弱中国共产党的领导，降低党的工作和行政工作的总体效能。为此我们应当努力遵守党政分工的原则，使中国共产党的领导获得实质性的加强，全面提高党政工作的效能。
（七）保密原则保密原则是指在公文处理活动中，应确立保密观念，严格执行保密规定，严格保守党和国家及团体的秘密。
首先，要依法确定公文中的秘密，合理划定保密等级与保密期限，根据情况的变化及时予变更或解除。
其次，要自觉做到不失密，不泄密。不随便携带涉密文件外出，更不携带其游览、参观、探亲访友和出入公共场所；不在不利于保密的地点存放涉密文件；不用普通通信方式传递涉密文件；销毁涉密的、听的、记录的秘密，绝对不说、不问、不看，不听，不记；不在私人通信中涉及秘密；不经批准不翻印，不复制，不摘录涉密文件；不随意将文件转借其他机构或个人，不在没有保密条件的地方印制涉密公文，坚决同各种泄密行为进行斗争，发现泄密现象或有关隐患时，要立即采取补救措施并报告有关部门处理。
最后，还要积极采取措施防范并严惩各种窃密行为，做好防间谍、防特工作。
对于公务活动机关来说，出于维护国家利益的需要，总有一些事项在一定期间内只限一定范围的人员知悉，而这些事项又往往都记录在各种公文中。为此，公文处理活动中遵行保密原则就成为必要，特别需要说明的是，在目前世界上还存在两种对立的社会制度，敌对势力敌对阶级的残余仍旧存在，阶级斗争依旧存在的情况下，在不断改革开放的形势下，公文处理活动中的保密观念，保密措施不仅丝毫松懈不得，而且相反必须强化，这一方面是由于我们与世界的交往多了，失密泄密的可能性也增加了，不怀好意千方百计想窃取泄密的人的机会也相对增多了，另一方面，现代科学技术的发展使各种合法、非法获取和窃取秘密手段越发先进和多样化。这一切都使保密工作的难度大为增加。同时，也进一步表明强化这项工作的必要性。
（八）简化原则简化原则是指在公文处理活动中，为使工作更有效率，更加优质，应在保证其具有相同功能的前提下，以各种方式对有关事物公繁为简。具体要求是：
首先，要简化文化，使其结构、格式、语言表达高度简练，为更迅速，更有效地撰制，阅读与办理提供便利。
其次，要简化公文处理的程序，手续。应取消多余的无实际意义的工作环节，合并相互包含的工作步骤，尽量减少或简化各种手续，以降低各种消耗减少出错机会。
再次，要简化公文处理的方法，应积极创造并推广应用各种更简便而有效的方式方法和手段处理公文。
事实证明，精炼、简单而功能强的事物才是高效和可靠的事物。对于像公文处理这类工具性、手段性、辅助性的工作活动来说，更是如此。因为精炼、简单而功能强的事物才更容易掌握，更有活力，更有广阔的适用性，也更经济。而且，由于结构简单，构成整体的各个“部分”的数量少，出错的比率以及对其他“部分”所造成的连锁反应也比较小。因此，也就更加可靠，更能为创造优良质量确立保障。由此可见，在公文处理中，没有必要迷信和过于依赖复杂甚至是繁琐的事物，应时刻想到，在这个领域中，简便易行的事物更有生命力，简单就是可靠，精炼更加有效。
附录四：
公文处理工作的组织与协调
公文处理是一个由众多工作人员共同参与的工作活动过程，它本身也需要实施科学的管理。
一、公文处理工和管理及其基本任务
管理是指为使特定客观事物的功能效用得以发挥并被放大，达到特定目标，而对该事物的因素构成及流通过程所作的安排、调节活动。公文处理工作的管理就是指以充分发挥并放大公文的功效，为有关各项职能工作的机构、人员、财物、信息、时间等因素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制、协调活动。公文处理工作自身的特点及内在规律决定了对其实实施科学管理的客观必要性。
