称呼要顶格写，邀请集体参加，我们可以写上邀请对象的单位名称或部门名称，邀请个人，我们要写上对方的姓名与敬称，如“某某先生”、“某某小姐”“某某教授”等，如果邀请的是两个人，比如一对夫妇，我们要在两个人名字的中间写上“暨”或“和”，而不能用顿号隔开。称呼后要加冒号。务必要写正确，符合标准。
正文是请帖的重点内容，应该包括仪典的主题和名称、举办的地点、时间，以及参加仪典的注意事项，比如是否需要携带证件，是否可以带家属或朋友，是否需要对方发言，是否要求穿正装、是否需要对方回复等。如果仪典结束后还有其他的活动，如观看演出，也应该附上说明。如果举办的仪典上已经为客人事先安排好座位，一定要在请帖上注明座位号。在措辞上，要做到热情、礼貌、准确、简练、具体。
结尾要空两格写。我们需要写上“敬请”、“恭候”、“顺祝”等谦敬语，然后另起一行写上“光临”、“莅临”、“安康”等语句。
落款部分，我们要写上发帖者的名称，如果是集体，写明单位名称，如果是个人，写明姓名。如果是婚礼请帖，落款部分应该同时写上新郎新娘的名字，如果婚礼由家长主办，也可以写上某一方家长的姓名。日期写在落款的下一行，右顶格。
发请帖前，还要考虑到可能出现的变化，或对活动内容的进一步说明。比如若因为天气变化而不能如期举行户外活动，发帖者要在请帖的左下方或右下方作出说明。如：“如遇降温或大风、下雨，此活动改在某地室内举行。”如果发帖者准备为交通不便的客人提供帮助，也要在右下角注明。如“活动举行当天在某地点某时段有专车迎接”。如果需要来客作相应的准备，或对来客进行一定的限制，也要在请帖上注明，如“请穿西装”、“请柬勿转地人使用”。无沦是对活动内容的说明，还是对来宾的要求，用语都要礼貌而准确。
提前发送方显大家风范
请帖应该提前发出，以便为邀请对象做准备或做决定留出时间。如果太晚，会让邀请对象措手不及，也许抽不出时间参加，也许来不及根据仪典的规格做相应的准备。如果太早，邀请对象可能会遗忘。如果是涉外邀请，应视活动规模和性质至少提前一两个月发出请帖。对于普通的各种活动，通常我们提前一两周发出即可。
某贸易公司准备在元旦举办一次新年茶话会，特地邀请劳苦功高的老职工们参加。公司派出一位秘书专门送请帖各部门的老职工们。技术部的老张接到大红的请帖后，向秘书小金连声道谢，然后打开，阅读内容。只见请帖上写道：
尊敬的张祥先生：
谨订于2007年1月1日上午9时，在公司本部礼堂举办新年茶话会暨优秀员工颁奖仪式，恭请届时出席。
此致
敬礼旗新贸易公司敬邀
2006年12月24日
电话：8765432
老张一看时间，马上在日历上作了标记，以便提醒自己。老张还打电话给外地的儿子，让他过了元旦再来老家。
发请帖必须由专人负责，可以由主办方亲自送交邀请对象，不要随便找个人“顺便”代交。近距离送交请帖时，要将请帖装在写好收帖者姓名的信封里，注意，这信封不要封口。如果邀请对象在异地，我们可以用邮寄的方式提前发出，这时的信封要封口。邮寄时，要留出信件在路上所需的时间。仪典日期临近时，为防止客人忘记，主人可以适时打电话进行礼貌的提醒。
接到请柬后要及时回复
嫁夫娶妻、升迂乔迁、喜得贵子、新店开张……在人们欣逢喜事时，总会大张旗鼓地庆祝一番，并郑重地邀请亲朋好友来分享自己的喜悦。颁奖仪式、奠基仪式、大型晚会……人们举办各种隆重仪典时，会邀请业内人士、社会名流前来参加，显示实力。人们受到别人的这些邀请时，会同时收到一张请柬。请柬表达着主人对受邀者的尊重和热情，也表达着他们的真诚和期待。因此接到请柬后一定要及时回复，以免辜负了主人的苦心，不要因为礼仪上的错误而破坏了自己在对方心目中的良好形象。
回复越早，效果越好
有的请柬是私人举办活动而发出的，有的则来自商务或公务活动。有的人发请柬是为了表达友谊，让你分享他的喜悦，有的人发请柬是为了宣传，使自己的活动更加多彩。无论如何，发帖人在拟定客人名单时，一定是经过再三考虑和筛选的，收到请柬，是我们的荣幸。因此无论请柬的主人与你关系如何，无论请柬的内容是什么，无论参加与否，我们都要尽快回复。发出请柬者通常会有“客人不一定能全部赴约”的准备，拒绝应邀并不算失礼。拒绝参加却不及时回复，则是对邀请者的不敬。
重要的、比较紧急的，应该在3天以内回复，不太重要的，自己又需要安排时间的，最迟也不能超过一周。如果请柬上说明时只需拒绝参加者回复，你要根据自己的决定酌情及时回复。如果收到的请柬上注明了回复的期限，一定要在规定期限内进行回复。
周富新开了一家公司，邀请了众多好友和同行参加他的开业典礼，发出了几十封请柬。周富的同行张凯也收到了请柬，只见请柬上写：“请三日内回复。”张凯和周富的关系一直不错，收到请柬后很高兴，决定参加。但不巧的是收到请柬的这天，张凯忙得团团转，白天收到请柬，他看过后随手放进了抽屉，而后继续加班工作。工作完毕后已经深夜了。第二天，张凯又有新的事情，他马不停蹄地忙碌着，早忘记了请柬的事。周富没等到张凯的回复，心想“是不是前一段时间因为他生意赔本，觉得我发请柬是在笑话他呢？真是小气！算了，不来也罢！”因此周富打消了打电话询问张凯的念头。到了第4天早晨，张凯猛然想起周富的请柬，赶忙翻找，打电话给周富说：“哎呀老周，实在对不起啊，这几天我忙的是四脚朝天啊，下周一开业是吧？我一定去，一定去！”周富虽然嘴上说没事没事，心里却从此看轻了张凯。
一般来说，主人要根据请柬的回复情况来筹备活动，如果你收到请柬后不及时回复，主人就不能恰到好处的进行安排，如果不及时回复的客人很多，主人更是会有太多不必要的麻烦。如果你连注明“请回复”的请帖都不做回答的话，发请帖的主人，大概再也不会欢迎你的访问了。
回复得体，皆大欢喜
形式得体。有时候虽然我们没收到请柬，但同样收到了邀请的信息。回复各种邀请，要看它的形式是怎样的。如果别人口头通知你去参加他的周末晚会，你口头回复即可。如果对方用一张便条代替请柬，你回复对方一张便条即可。如果对方发的是电子邮件，你就回复电子邮件吧。如果对方请人送正式的请柬给你，那么你也要用一张正式的卡片回复对方。如果对方的请柬附带需要回寄的答复卡，那再好不过，按要求回答后回寄即可。总之，我们回复请柬的方式要尽量与对方一致。
措辞得体。收到请柬后，我们要看自己的安排是否与之冲突，是否想去，是否能去。如果要赴约，在请柬要求允许的情况下，自己是否会带同伴，带几人，都要考虑到，一并回复。为保证对方及时收到你的回复，你还要在回复中留下自己最有效的联系方式。
书面回复请柬时，措辞要严谨礼貌，在人称、语气、落款上，至少要不低于请柬措辞的礼貌程度，并且要符合规范。不要忘记一点：在接受请柬的回复中，向对方核实时间和地点，必要的话，请对方告知详细路线。
如果确定了接受请柬所说明的活动邀请，对于活动的性质、内容要做进一步明确，如请柬注明着装要求，或其他具体要求，一定要认真作好充分准备，以示对对方的重视和尊重。
对于没有时间参加或不愿参加的普通酒会、联谊会，以及广告性质的邀请函，我们可以酌情拒绝。但即使拒绝也要礼貌。尤其是对于商务、公务性请柬，千万不要以看朋友、旅游等等私人性事由进行敷衍，这样对方会认为你缺乏真诚合作的精神工作热情。
某大学历史系主任金明，向一位外地名校的教授发出请柬，邀请他参加一个由当地举办的研讨会，该教授对对方所提到的考古问题很感兴趣，恰好自己在相应的时间段没有其他安排，于是就很快答应了。某大学接到回复后，迅速在全校和学术界做了宣传，声明这位教授将来校参加研讨。就在教授发出接受邀请的回复后第三天，他接到一份来自国外的请柬，邀请他出席一次世界级的考古学研究报告会，这次报告会上，将有许多世界著名的考古专家出现。这样的报告会，教授期待已久。思虑再三，教授给国内的大学发出了道歉信，信是这样写的：
尊敬的金明先生：
我郑重向您和全体参加研讨会的成员道歉，由于我近期必须前往国外参加一个重要的专业报告会，这对我国考古研究的发展有着极其重大的意义。因此，我无法按时前往贵校出席研讨会。对此，我深怀歉疚，如蒙不弃，希望下次能参加贵校的此类活动。恭请见谅，谨致谢忱。
金明很理解教授的心情，接受了教授的道歉并及时向公众致歉。
通常，接受请柬后不能失约。如果你接受了一张请柬，但很快又收到一张更重要的请柬，或者突发重大事件，比如正好家中有贵客来访、自己或家人生病、临时有出差任务……预料之外的事情让你无法按时出席。在这种情况下，你要慎重措辞，郑重向你所接受的那份请柬的主人道歉。如果是爽约私人聚会，可以请别人代为送致礼物的方式表达歉意和祝福。
应当容光焕发地接待客人
中国待客有这样的传统：“持家不可不俭，待客不可不丰。”招待客人一定要周到备至，在我们力所能及的范围内为客人提供最大的热情与最好的服务。但这还不是全部，我们接待客人时，应该展示给对方一个容光焕发的形象。试想，一个“脏乱差”的家，一个蓬头垢面的主人，怎能让客人开心和放心呢？怎能让客人感到尊重呢？主人在仪表得体、精神焕发的基础上待客有道，能增进宾主问的感情，吸引更多的高朋，待客无方，必然会令来客失望，并可能失去与来客进一步交往的机会。
营造洁净环境，做个温情主人
仪容端庄，衣着整洁，这是待客时基本的礼节。一个容光焕发的主人能迅速消除来客的陌生感，能使主人的待客规格无形中提高一个档次，能使客人感受到你对他的尊重，能使客人心情愉快。客人到来之前，主人应该穿上整洁的服装，搞好个人卫生。如果是接待关系亲密的亲朋，即使对方不计较，你也要穿上整齐的便装，千万不能依照平时自己在家的习惯，随便穿一件短小的内衣就上场。如果是初次见面或重要的客人，主人的着装就要讲究一些。主人要保持体味和口气的清新，以免近距离交谈时给客人带来不快。男主人要及时刮胡子，女主人应该适当化淡妆，这是很重要的礼貌。
环境整洁。待客环境对彰显主人的品位和修养起着至关重要的作用。没有一个合格的主人会在一个脏乱的家里招待客人。当然也没有一个客人愿意到那样的地方做客。客人到来之前，主人应该提前把自家内外的环境卫生搞好，这样一来美观，使人心情愉悦，二来方便客人行动或参观。庭院、居室、客厅、卫生间、厨房，以及门口的小段便道，或者必经的楼梯，都应该保持干净整齐。如果是团体或单位接待客人，更要做好充分的准备，把各个客人能看到或可能走到的地方都打扫干净，并进行必要的装饰和美化。
准备充足。我们要准备好充足的食品、饮料，甚至礼物。同时我们也要为客人准备足够的空间，避免客人多的时候拥挤不堪。
鲁鸣请同事李刚去家里吃饭，想借此机会拉拢这位在很受领导重用的同事，希望他能在领导面前为自己美言几句，为争取出国考察的机会加一个砝码。他事先招呼好妻子，让妻子早点儿做饭。这天一下班，鲁鸣就叫上李刚，直接就往家里奔。不料鲁鸣回到家里一看，妻子正发愁呢，饭做了一半，煤气用完了，事先也忘了买，鲁鸣夫妻俩都愣了。后来鲁鸣赶忙找饭店订餐，结果连打了5家饭店的电话，都说暂时忙不过来，不接受订餐。又打了另外几家饭店的电话，对方都说已经没有空座。鲁鸣傻眼了。这顿饭没有吃成。李刚把这件事当作笑话在单位里讲了，鲁鸣好长时间都成了大家开玩笑的对象。出国考察？鲁鸣早忘的差不多了。
如果你计划好了请别人在家吃饭，一定要事先做好所有准备，不要让“突发事件”扰乱你的计划和主客双方的心情。
提供周到服务，做体贴主人
热情大方。对待客人，我们要态度诚恳，语气温和，表情柔和，举止得体，关怀备至，不能让客人感到拘束和不方便。无论是接待私人访客还是事业上的伙伴，我们都应该做到这一点。只有这样，才能营造宾至如归的环境，才能得到客人的欣赏和满意。
客人上门后，要及时迎接、开门，帮客人存放大衣、提包等物品，热情地请客人坐在舒适的位置。对于重要客人，要将其安排在上座。对于首次上门的客人，我们要礼貌地将其介绍给家人，如果家中还有其他先到的客人，要将他介绍给其他客人。待客人坐定后，主人要倒水、端出糖果等小食品。主人要主动为客人剥除食物的包装，削水果皮。端茶送水、递果盘时要用双手奉上，以示恭敬。对于男性客人，无论他是否吸烟，都要礼节性地递烟。但一般不必给女性客人递烟。
我们常听说“客随主便”。其实招待客人时，我们应该做到“主随客便”。总的原则是迎合客人的习惯和要求，照顾客人的感受，让客人舒服开心。待客时我们要清楚客人的人数、爱好、性格，以及他们的计划和安排。如果客人是老人和小孩，我们要及时给予搀扶、帮助，以及贴心的照顾。
小川第一次到同学小乐家做客，就遇到了麻烦。小乐家乡是个著名的旅游城市，小乐相信每个来到这个城市的人都会迫不及待地赏游一番，于是自作主张地给小川安排了几条旅游路线，热情地要求小川多住几天。小川虽然是第一次到小乐家，却不是第一次到这个城市，小乐给他安排的路线，他几乎都去过，而且他的计划是在这里只住两天。小乐给他开出的“七日游”计划让小川暗自叫苦。但是小川费尽口舌都无法推却，只好勉强多住了两天，把一个早就想看的大型美术展览错过去了。小川从小乐家告别以后，再也不打算去第二次了。
安排客人的活动时，要征求客人的意见，千万不要按照你的喜好来安排客人。留客人吃饭或住宿、游玩，都要尊重客人的意愿，千万不可为表示真诚和热情而强留客人，这样就有失礼貌了。
避免不愉快的小插曲。如果家中有小孩，一定要照管好，避免其哭闹、发“人来疯”。如果自己的孩子有不礼貌的举动，和颜悦色地制止他即可，如果当着客人的面训斥甚至打骂，就可能引起客人的误解和主客双方的尴尬。如果家中有猫狗等宠物，也不要让它们随便走动。客人喜欢小动物，不妨让客人和自家宠物“认识一下”，但如果客人讨厌或者害怕小动物，最好取消让宠物作表演的计划。
