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第16章 时间管理,让你效率提高10倍 (4)

正由于她对未来的长期计划,她所创造的作品无论数量还是质量都让人备感惊奇,并且在同行业中获得了权威。

★不要自己浪费时间

1. 不值得做的千万别做

尼尔·西蒙是著名的剧作家,他在决定是否将一个构想发展为剧本时,总会这样问自己:“假如我要写这个剧本,在每一页都尽量保持故事的原则性,而且能将剧本和其中的角色发挥得淋漓尽致的话,这个剧本会有多好呢?”答案有时候是:“还不错,会是一个好剧本,但不值得花费一两年的生命。”在这种情况下,西蒙便不会着手创作这个剧本。

但可悲的是,很多人在自己的人生已经耗尽很多时间后才意识到,他们并没有仔细考虑过眼前的计划要花费多长时间。有的计划并不值得我们去投入时间和心血,你要知道每个人的时间都是有限的。

你也许没有权也没有势,但是每个人都有选择的余地,那就是做还是不做。你可以这样问自己:“如果我把现在的构想充分发挥,它是否值得呢?”如果你的答案是“不”,那么一定别去做。

2. 不要轻言放弃

最大的失败就是过早地放弃。很多人花费大量的时间来投入到自认为很有希望的事,但是有90%的人会在事情进行了90%的时候选择放弃,因为他们不知道自己距离成功只有10%。太早放弃浪费掉了自己的时间,并且使你先前的投资变得毫无意义,你更没有机会体验在挣扎后终于成功的愉悦感。

当人们开始一份新的工作,学习一门新技艺,总是会在一段时间内满怀热情,然而在就要出现成果的时候,大部分人逃跑了。通常来说,一件事情在成功前会陷入突然而且很难于攻克的困难中,假使你坚持度过这段时间,之后你会发现那些阻碍对你来说根本不算什么。回忆一下你曾尝试学习一门新语言的经历,在学习的前几个月你也许有过放弃的念头,那些拗口的东西似乎很不欢迎你。但是几年后,你却可以拿它们流畅交谈、看书看报了。

很多人的时间就浪费在了黎明前的摸索上,他们发现自己不停地尝试却始终等不到光明的出现。因为每当黎明来临的时候,他们又转进了下一个黑暗的角落。

就像查尔斯·舒尔茨,他在出版了漫画《花生》后,并没有立刻引起轰动,在它成名之前,那是一段非常难熬的时光。差不多经过了四年的时间,主人公史努比才被全国的人们所喜爱,而它充分巩固自己的地位则花费了10年的时间。

3. 适时地知难而退

美国化学家、物理学家,诺贝尔奖获得者莱纳斯·波林说:“一个好的研究者知道应该发挥哪些构想,而哪些构想应该丢弃,否则,会浪费很多时间在差劲的构想上。”

那么你怎样知道一个构想是有用的,还是应该放弃的?你应该要坚持尝试还是知难而退?看一下下面几个问题,你可以很轻松地找出答案。

(1)试着去获取更多的信息 在商场中,信息是否准确往往决定着决策的正误。如果你对目前的市场形势不是很了解,或者不知道手头的项目是否有利可图,那么想办法请一个专家或顾问,你也可以向那些经历过类似情况的人请教,那你信息的牢靠性就会大大增加。比如老业务员通常会告诉那些菜鸟,是否应该放弃一个老客户,转而去发掘其他的客户。

当然,以新的观点来审视原有的信息也同样重要。(2)确认障碍是否真的无法克服 有些人虽然勤奋能干,却始终一事无成,原因是他们不晓得解决问题的关键,那就是找到问题的症结所在。当你发现了最主要的问题,可以省掉很多的麻烦。但是通常来说,人们并不是不具备这种能力,多数人故意回避症结,他们不愿面对,只是一味拖延,但这并不能使“灾难”免于发生。

因此,你应该鼓励自己去应对那些不可避免的事情,并且找准自己所处的位置。如果一件事情确实与你内心的原则相冲突,并且你确信任何一方都不可能让步,那么就走吧!你要承认有些障碍是无法克服的。就像你尽可能地让自己在公司表现优秀,以希望得到晋升高级职位的机会,但是你所在的公司是家族式管理,其他人根本没有机会进入管理行列。那你还是聪明一点,尽快转移到别的地方去,那样成功的概率要比在这儿大得多。(3)可能的回报率有多少 也就是说,你所付出的劳动会在多大程度上得到回报。假使你要寻找的是几千年前的埃及法老墓穴,潜在的回报会是非常高的,你大可花费点心思。但现在你是一名业务员的话,你不会笨到在一个不会购买多少货物的客户身上花上好几个小时。(4)你需要为此投资多少

假如办公室里的复印机坏掉了,你是犹豫着买一台新机器还是修理好旧的。那么不要再瞎琢磨了,翻一下你上一年花费在机器上的费用,并且估算一下你今年可以花费在机器上的费用,以及你已经花了多少。计算一下修理机器所需要的费用,送出去复印和等待机器修好所付出的代价,还有机器修好后会达到怎样的功效,当它被最大限度地利用时,是不是还有人在焦急地排队等候。如果你修理机器的做法并不是最理想的,我想你应该去买一台新的了。(5)你有多少本钱可以拿来投资

科宁公司可以拿出上百万美元来投入光纤电缆的研究,虽然最后的回报非常大,但是他们在数年后才开始利用它赚钱,他们等待了相当长的一段时间。但是其他公司却没有那么做,因为他们的本钱远没有科宁那么多。

对于一个人,你也许心怀伟大的构想,但是你的本钱并不足以支撑这项耗费太多的计划,那么你就不应该去做,或者你可以找一个合作伙伴,借助成功人士的力量等。(6)有没有暗盘 这个世界不会有绝对的公平,就像游戏场地可能高低不平,纸牌会少几张,骰子的滚动也能被人为操控。有一些事情和计划是所有参与者都不可能取得成功的。但是看清真相的人实在少得可怜,因此很多人把时间浪费在了没有意义的事情上却一无所知。有些访问只是一种表演,主角永远不会取下面纱;比赛也被暗箱操作,甚至冠军早已注定。

一个能有效管理时间的人应该是进退自如的,并且能很好地展现自我。不要妄下论断,尽量去查明真相。就算内幕确实存在,假使你表现优秀,还是会有赢得比赛的机会。当然,其他的参赛者也许并不差劲,输赢是谁也无法预先看到的。

当你确切地知道,即使付出再多努力也不可能取得突破,这个时候,你应该清楚要怎么做了。

4. 拒绝拖拉

犹豫不决是对时间的巨大浪费,那些一遇到抉择就难以下定决心的人是不怎么聪明的,他们很可能在犹豫不决中错失重要机会。

如果你习惯了办事拖拖拉拉,那你会丢失大量的宝贵时间。这种人会拿很多时间来思考需要做的事,他们既为上个任务完成不好而懊恼,又在担心这个任务出问题。实际上,在这段时间里他已经可以完成一个任务了,但他似乎总有理由推迟。

对付拖拉,我们可以采取以下办法:

(1)确定一项任务是否非做不可 当我们面对不重要的工作,通常会表现得拖拖拉拉,一再拖延之后又会后悔。那么,你需要认真审视一下这项工作是否真的不重要,如果是,把它取消掉。不要让你的日程中出现可有可无的任务,这影响着你能否有效地分配时间。(2)把任务委托给其他人 我们说每一个人都有优于别人的地方,因此肯定存在你做不了或者不喜欢而别人却非常拿手的工作。如果你真的不喜欢做,那就把它交给一个喜欢它的人吧,他不会有丝毫的不乐意,并且会比你更加适合,这样你们不就各自得到满足了吗?(3)弄清楚有什么好处以后,再行动起来 人在被利益驱使的情况下,做起事情来会更加有干劲,当然这种利益不单指金钱。在我们看不到一件事情的好处时,便会产生懒惰心理或者疲于应付。

那么怎样很好地解决这个问题呢?首先告诉自己你的目标和理想是什么,然后分析眼前的任务是否对达成目标有帮助。如果你的答案是肯定的,那么你应该对这样一件有好处的事情感到高兴,因为它能让你更加接近目标。(4)养成好习惯 当一个人的拖沓已经成为一种习惯,任何理由都不会使他放弃消极的工作方式,转而采取快速的行动。这是一个相当可怕而有害的事,它会阻止你做任何事情,你必须重塑自己的习惯。

培养好习惯的方法是,每当你想要松懈时,就问自己这样的问题:“我要以最快的速度完成这项工作,那会是多久?”然后打起精神,尝试着去加快进度,并给自己定一个最低限度,但一定要高出平时的要求。

当你努力遵守这条暗示时,你会发现自己的工作效率真的提高了,你甚至会怀疑原来自己也可以如此优秀。一段时间后,你的工作模式就会改变,你会由一个拖沓的人变成一个做事高效的人。

5. 拒绝懒惰

一个珍爱时间的人就是尊重生命的人。很少有人能保证自己的每一天都不偏离目标。这些人中有的没有较高的积极性,有的人对自身要求不严格,另外一种人仅仅是因为懒惰的本性,习惯了干等。他们喜欢停在原地,如果没有什么让他震惊的事情,他可能永远不会想到前进,他好像从来不清楚自己该去做什么。

如果你也经常出现懒惰现象,那么下面几个建议可以帮助到你:

(1)使用日程安排簿 你可以把你要做的事情有条理地记录好,这样就能够对工作任务心中有数。(2)在家居之外的地方工作 如果家里适合办公的话,那就不会有写字楼、办公室。把自己从家里分离出来,摆脱那些使你分心的东西。如果你不是一个自制能力很强的人的话,电话铃、录音机、邻居家的嘈杂声都可能影响你安心工作。换个环境能让你排除干扰,调动起工作积极性,这是十分必要的自我约束。(3)及早开始 你可能也有过这样的经历:计划得很好的事,由于没有及早着手,导致最后不能很好地完成。更或者由于发现时间来不及便不再去做,一天下来什么也干不了。这是很令人沮丧的事。应对的办法就只有尽早开始,赶在前面。(4)不要时断时续 时断时续最容易造成工作者对于时间的浪费。因为一件工作停顿下来本身会花费时间,更主要的是,当你重新投入到工作中时,不可能一下子找到感觉,你需要耗费时间来调整你大脑的思维和转移自己的注意力,然后在找到停顿的点之后,继续干下去。要知道,那种能立马在中断的地方接上思路的人是很少见的。

那我们应该怎样避免或尽量减少工作中的停顿呢?方法如下:

(1)雇一名秘书 如果你经常在工作中被别人打断,那么你应该安置一个媒介来阻挡这种外来干扰,最好的办法就是找一个高效能干的秘书。这样你就可以控制被人打扰的时间,而不用一再地去集中精力。当然,你也应该留出一段时间,以便需要的人能够随时找到你,或进行必要的交谈,不然会让别人对你心怀不满。(2)学会在大段的时间内工作 有些性质的工作需要在精神高度集中的状态下进行,比如科学家的实验研究,他们通常会把自己关在密闭的实验室,不受人干扰,并且一待就是大半天。这种方法也是我们可以学习的。你可以在一个长达4至6小时的时间段工作,找一个相对安静的地方。你会发现自己的工作劲头越来越大,并且你的效率得到很大的提高。当然,在此之前你得做一个具体的时间安排,以便拥有这样一段可以利用的时间。(3)办公室的设计应能避免干扰

如果可能的话,尽可能地使你的办公室免受他人干扰。最好是得到你允许的情况下别人才能进入,而不是随便进出。可以把办公室安排在一个恰当的位置,如果别人从窗户里就可以和你聊天,那会大大降低你工作的质量。还有一个原因,好不容易下了班要回家陪伴妻子或者赶去会见重要客人,我想你不会希望出门就碰见熟人,还要与之寒暄十几分钟,那会是很不愉快的经历。(4)改变用电话的方式 电话作为重要的交流工具本该方便我们的生活,但很多人却成了它的奴隶。尽量使你的电话不被直接通到办公室,不然你的工作就会被打断。最好能在一天中单独划出一段时间用来接打电话,这样就能够避免被电话影响到工作。(5)学会清晨起来工作 效率专家们说,你如果能在清晨工作效率将会大大提高,因为清晨较少受到干扰和打断。

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