（三）档案检索体系
档案检索体系是档案管理部门为满足不同需要而编制的各种类型的在功能上相互联系、相互补充的检索工具的集合体。
1.建立档案检索体系的必要性
档案检索工具的种类很多，但其特点各异，功能也有所不同。为了满足管理、交流和各种用户的不同需求，就需要编制一些既各具特色，又能互相联系和补充的检索工具。
（1）建立档案检索体系是提高检索效率的需要长期以来，在一些档案部门中，存在着检索工具单一、检索方式落后的情况。
比如，有的部门只重视卡片式检索工具的编制，而忽视了其他载体类型检索工具的编制；有的只重视编制手工式检索工具，而忽视了建立机读式检索工具。这样，必然影响检索效率。在今天全社会都讲效率的时代，如果档案部门不想方设法提高检索效率，就会落后于时代。因此，档案部门应该建立起门类齐全、能满足不同用户需求的检索体系，从而提高检索效率，使档案发挥出更大的效益。
（2）建立档案检索体系是扩大档案部门影响、宣传报道馆（室）藏的需要检索工具不只有检索的作用，其实也可以向外宣传报道馆（室）藏。通过它可以让社会了解某一个档案部门保管有哪些类型、哪些内容的档案。这样，既方便了社会需求，又扩大了档案部门的影响，还能给档案部门带来一定的经济效益。当然，作为宣传报道性的检索工具应以书本式或光盘式为主，仅靠常规的卡片式是不行的，因此，建立检索体系是非常必要的。
（3）建立档案检索体系是实现资源共享、扩大对外交流的需要我国加入世贸组织以后，就要遵循国际惯例，在一些行业实现资源共享，档案资源即是其中一种。而像档案馆指南、全宗介绍之类的检索工具就可以充当对外交流、宣传的工具，尤其是电子档案检索工具更便于外界了解档案信息。因此，建立档案检索体系也是实现资源共享、扩大对外交流的需要。
2.建立档案检索体系的要求
（1）科学、合理
档案检索体系从总体设计上要注意科学、合理。首先，要根据单位的实际情况和用户的不同需求，编制出既能突出馆（室）藏又能满足用户需求的检索工具；其次，检索工具的类型要多元化，既能满足不同用户的需求，又能满足宣传、交流的需要；再次，各种检索工具既要各具特色又能互相补充，但要避免重复交叉。
（2）立足提高检索效率
提高检索效率是建立检索体系的根本目的，为此，检索工具要简便易行，检索途径要多元化，另外还要大力建设计算机检索系统。这样，会从根本上解决目前在一些地方存在的检索效率低的情况。
（3）规范、标准
检索体系的建设要符合国家的各种规范，必须和国家文献管理的标准相一致。
这样，既便于提高管理水平，又便于对外交流，实现资源共享。
第三节档案鉴定工作
学习目标
能够全面分析档案价值，确定保管期限。
案例导入
钟爱美是一家公司档案管理人员，在一次档案鉴定工作过程中，她发现一份关于一位已辞职的员工的奖励文件，钟爱美当时想，反正那个人已经不在本公司干了，这份文件自然也就没用了，于是，她把那份文件用碎纸机处理掉了。过了3个月，那位辞职员工来索要这份文件，而钟爱美再也没有办法把它找回来了……
[分析]
钟爱美在鉴定档案时及销毁前应该慎重，并应得到档案主管领导的批准。她私自销毁是错误的。另外，奖励文件是属于那位辞职员工的从事档案的一部分，应该还予本人。可见，鉴定工作至关重要，因为一旦鉴定错误，档案被错误销毁后，你就再也找不到它了。
理论知识
档案鉴定工作，是把真正有保存价值的档案保留下来，同时也是提高档案管理效益的科学措施。一般来讲，鉴定工作包括以下几个方面。
（一）全面分析档案价值
档案价值是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考价值。档案价值具有多维性、潜在性、相对性，因此分析和判定档案的价值应以反映单位基本职能活动为出发点，以分析档案内容为中心，并结合考虑档案的来源、时间、形式等其他因素。
1.分析档案的内容
档案的内容所记录的信息和反映的情况，是分析判定档案价值的关键因素，分析档案的内容是鉴定档案价值的一个最重要的方面，因为档案的价值往往是通过档案内容体现出来的。分析档案的内容，着重应分析：
（1）档案内容的重要性。例如，反映党的方针政策，反映本部门主要职能活动和业务工作，反映有针对性、依据性需要贯彻执行的文件，反映全局性的文件，反映典型性的文件。内容重要，保存价值较大，保管期限应当从长。而反映日常事务性活动的文件，其保存价值就很小。
（2）档案内容的独特性。档案内容的独特性是指档案内容新颖、独特，能够与时俱进，与一般的档案内容不同。独特性能给人以耳目一新并且能体现时代的特殊性。因此，凡具有本机关、本系统、本地区特色档案，一些特殊事件、特殊人物、特殊产品以及具有新时代意义的新人、新事、新方针政策等的特色档案应尽可能给以保存，延长保管期限。注意：档案内容的独特性要力求减少馆、室档案的重复性。
（3）档案内容的时效性。时效性是指档案在一定时间内具有法律和行政的效力。合同、协议等，一般在特定时间和条件下具有效力，一旦超越了特定时限，其有效性就会消失，档案的价值自然会相应降低，甚至失去保存价值。
2.分析档案的来源
分析档案的来源就是从考察档案的形成者和文件的责任者入手来分析档案的价值。从单位的社会地位和作用看，首脑机关、重要单位、著名人物形成的档案的价值相对较大；分析档案价值还要看文件的责任者，本单位价值大于外单位；以单位本身名义形成的文件的保存价值大于单位内部组织机构形成的文件等。
3.分析档案产生的时间
一般情况下，档案形成的时间越早，保存下来得越少，也就越显得珍贵，亦即“高龄档案应当受到尊重”。对于这些产生时间早、数量少的档案应从长保存，不得随意销毁。如古代的甲骨、竹简、钟鼓文等，因时间长，数量少，价值珍贵，应从长保存。
4.分析档案的名称、稿本和外形特征
档案的名称，表示档案不同的作用。其价值不同，如决议、命令等一般比通知、简报等要重要；成果报告、部件图、竣工图比阶段小结、零件图、施工图价值要大。
文件有草稿、定稿、正本、副本等不同稿本，其价值也有较大区别。一般讲，定稿、正本的价值大些，草稿、副本的价值就小一些。档案的外形特点也影响档案的价值，如有些档案上有著名人物的重要批示、签字等，这些档案的价值就大。
5.分析档案的技术因素
影响和规定档案价值量的技术因素，主要是档案内容的技术水平或其所反映的对象技术价值。档案所记载和反映对象和内容的技术水平越高，档案的价值量也就越大，保管期限也越长。
6.分析档案的功能因素
档案所具有不同的功能作用对它的价值大小和保管期限长短具有一定的影响和制约作用。如同一项建筑工程的建筑设计图样，对它的形成单位来说，它的基本功能是为新设计复用或供新设计参考；而其基建竣工图的基本功能则是为建筑物的使用、维修、改建、扩建等提供依据。两者功能不同，价值也不同。
7.分析档案的作者因素
作者因素对科技文件的价值量有较大影响，如个人作者中的名人作者，某些著名的学者、专家进行的设计，绘制的图纸，演算的公式、数据等，除技术水平因素外，作者因素将赋予它们以额外的价值增值。
（二）确定档案保管期限
根据国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。所谓永久保存，就是档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存16至50年；短期保存，一般指保存15年（含15年）以下。保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。
（三）销毁档案的流程
鉴定档案价值的目的，就是挑选有价值的档案继续保存，剔除无须保存的档案予以销毁。销毁档案的流程如下。
1.档案销毁清册
鉴定工作结束后，对确保无价值的档案登记造册，以便有关机关审查、批准，并为日后查考档案销毁情况留有凭据。
2.撰写立档单位和全宗简要说明
内容包括：立档单位的成立时间、内部机构的名称和工作职能；全宗档案的所属年代、保管期限、保管情况和完整程度以及现在档案的主要成分和类型；准备销毁的档案数量、内容、鉴定工作的概况和销毁的主要理由。
3.销毁档案的监督执行
档案销毁清册，经批准后就可以销毁档案。可以采用化为纸浆或焚毁，但不得出卖或移为他用。无论采用什么方法销毁均派两人以上监督销毁。
知识链接
（一）档案鉴定工作的内容
档案价值鉴定，是指档案部门依据一定的原则、方法和标准，科学地判断档案的历史与现实的价值，确定保管期限；并通过价值核查和质量检查，对推动保存价值，或者内容失真和不完整的档案，按照规定的手续进行处理的档案业务管理活动。
具体地说，档案鉴定工作的主要内容包括三个方面：
1.制定档案价值的统一标准和各种类型的档案保管期限表。
2.具体分析档案的价值，确定保管期限。
3.剔出无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。
（二）档案鉴定工作的意义
档案鉴定工作的意义主要在于以下几个方面：第一，它是解决档案庞杂和精炼之间的主要途径，通过鉴定工作，档案部门进一步掌握了档案的内容和价值，并针对鉴定对象的实际情况，提出开发利用的具体意义和建设，指导档案的利用工作，充分发挥档案的作用。
第二，档案鉴定工作有利于减轻库房和设备的负担，缓和库房和设备的紧张状况，有利于集中人力、物力妥善保管价值较大的档案。通过鉴定工作，将大量失去保存价值的档案清理出库房，不仅有利于提高档案整理和保管工作的效率，而且能节约大量的人力、物力和财力。
第三，便于应付突发事变，有利于保护、抢救重要档案。档案价值大小明确、主次分明、内容庞杂，遇到突发事变，如战争、水灾、火灾、地震等险情，如果档案工作做得好，这时就能够迅速将重要档案抢救和转移，从而把损失减少到最低限度。
（三）鉴定档案价值的原则
鉴定档案价值的原则是：从国家和人民的利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。
1.从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值是鉴定工作原则的灵魂和指导思想，也是档案价值评价的基本标准。档案是整个国家和全体人民宝贵的历史文化财富，而它的形成、存在以及如何发挥作用，关系到各方面的利益。在我国社会主义的档案事业中，档案的鉴定工作绝不能以个人的好恶和小团体的利益为准则来定夺，必须站在全体人民的立场上，从国家的整体利益出发，去研究档案的内容实质及其各种因素，充分估计档案对整个社会发展所起的作用。
2.全面的观点
全面的观点就是全方位、多层次地预测档案利用的需要，从各方面全面地审视档案的内部特征和外部特征。
（1）从档案的来源、内容、时间、文本、外形等方面综合判定档案价值。判定档案的价值仅仅从某一方面去认识，显然是片面的。在分析文件内容时，通常应结合文件的来源、形成时间等因素才能获得比较正确的认识。此外，也有的文件是因时间久远、载体特殊、有名人手迹等而“价值倍增”，因此，在分析档案价值时要全面兼顾档案的内外诸特征，不可片面根据某一特征下结论。
（2）把握被鉴定档案与其他档案的联系。档案的产生和存在不是孤立的，这是由机关工作的连续性所决定的。一个机关在工作活动中产生的所有文件都有或多或少的联系，机关在一次工作活动中形成的文件之间具有密切的有机联系。因此，判断单份文件的保存价值，绝不能孤立地只考虑这份文件的自身特征，只有在一定范围内将有关档案材料联系起来，才能准确理解其中每一件（卷）档案的内容和用途，从而对档案的价值做出正确判断。
（3）全面地预测社会对档案利用的需要。社会活动中利用档案的需要是多种多样的，多层次、多角度、多方面的，档案也具有满足社会需要的各种价值形态。有政治、经济、文化、科学等各方面需要的；有用作凭证或参考的；有利用内容或外表形式的；某一机关不需要利用的档案，其他机关可能需要利用；现实生活中不需要查考的档案，可能是后人珍贵的史料；对某一方面毫无意义的档案，可能对其他方面具有重要的查考利用价值。所以在鉴定档案价值时，要在对不同需要及其程度的综合把握中判定档案的价值，切忌仅从本机关的工作需要，或者仅从本机关和社会的某一点需要与否，就轻易地确定档案的价值和保管期限。
3.历史的观点
档案是人类历史活动的沉积物，它的产生、形成总是同一定的历史条件相联系的。因此，分析档案的价值必须把档案放到它所形成的历史环境中去具体分析档案的内容和形式以及档案文件之间的相互关系，并结合现实需要和未来需要考虑档案的价值。经验证明，离开当时的历史条件，对档案的某些内容就可能难以充分理解，忽略甚至错误地判别其应有的价值，造成确定档案保管期限的失误。
