（2）要分清党政关系和领导及指导的关系。当地的党委可以向政府机关的党委或党组行文，但不宜直接对政府机关发指示，更不宜向国家权力机关发指示；政府机关也不得向党组织发指示、交任务。但政府机关可以将涉及路线、方针、政策的重要文件交同级党委审核。
（3）国务院部委在自己的职权范围内，可以向各省、直辖市、自治区人民政府的业务部门互相行文；也可以根据国务院的授权和有关规定答复省、直辖市、自治区人民政府请示国务院的有关业务问题，但无权下命令、发指示。地方各级人民政府的业务主管部门同下级人民政府之间的行文关系，也照此原则办理。
（4）各机关内部的职能处室，一般不对外行文。但办公部门（中枢秘书部门）是机关领导的综合办事机构，国务院办公厅为了传达国务院会议决议事项或领导指示事项，可以用办公厅名义向各省、直辖市、自治区人民政府行文；为了联系工作、解答问题和交换意见，国务院办公厅可以向各省、直辖市、自治区人民政府办公厅行文。地方各级人民政府的办公厅（室）同下级政府机关及其办公室的行文关系，也可按此精神办理。
（四）收文处理程序
从外部送达本机关的公务文书，包括文件、电报、信函和其他文字材料，都是本机关的收文。收文处理一般有签收、拆封、登记、分办、批办、传阅、承办、催办、注办、归卷等程序，简略流程。
1.签收
签收是收到文件后在对方送文簿上签字。大的机关一般设收发室（外收发）统一负责接收外来信件，在作简要登记后转交文书工作人员（内收发）。
无论外收发或内收发，在签收文件时都应认真细致检查以下情况：
（1）对照送文簿或送件清单逐件检查是否是发给本单位的。
（2）封面编号与记载是否一致。
（3）总数是否相符。
（4）有无破损、散包和被拆现象。
经清点检查无误后，方可签收，注明签收时间（一般可写上年、月、日，急件应注明年、月、日、时、分）以备考查。对方错发误投的应当立即退回。
收件簿册应尽量简化，只包括日期、发件单位、来件编号、送交单位、签收人即可。
2.拆封
拆封也称启封，一般应指定专人负责，其他人员非经同意一般不得私自拆封。拆封之前，要对所有来件——经过签收的或未经签收的（即平信）按来源进行分类。对标明“亲启”或“亲收”字样的，应送注明的本人拆封。绝密件，有的由办公部门负责人拆封，有的授权收发人员拆封。
拆封时要注意检查下列情况：
××××年第号
月日发件机关性质件数号码收件机关及姓名收件人盖章
（1）检查文件的主送（或抄送）单位与封面所写是否符合。如不相符或无法判明的，应把封面附在文件后面备查。
（2）检查落款处有无漏盖公章。如有漏盖，一般件退回重盖，急件应立即通过电话联系，证明无误后一边办理，一边要求发件单位盖章补报。
（3）检查附件是否齐全，若有遗漏，应及时通知发文单位补齐。
（4）检查落款日期，没有日期的，要根据封面邮戳补注日期，或将封面附后备查。
（5）检查是否附有清单，以便查对。
（6）检查是否有回执，有回执的要及时填好退回。
3.登记
登记似同管理文件的账目。文件的运转、查办、催办和统计，都要依靠它。因此，收文登记是一项重要的基础工作。登记的形式，主要有簿式和联单式两种。目前比较通用的是簿式登记。登记项目一般有：收文日期、收文编号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、分发情况、主办单位、处理情况、备注等。
进行收文登记时，应注意下列事项：
（1）要分清登记范围和不必登记的范围。登记范围有：上级机关或上级主管业务部门来文（包括主送件和抄送件）；直接下级机关的请示、报告，其他机关商洽工作需作答复的来函。另外，对具有机密等级的内部刊物、资料，可以另备簿册登记。不必登记的范围有：各种公开出版或内部不保密的刊物，一般性简报；行政事务性的通知、便函、介绍信、礼仪类请柬；无隶属关系的同行业务部门相互交流的信息资料等。
（2）来文数量多的大机关，应分类或分部门登记，如上级来文，下级来文，平行机关来文，甲系统来文，乙系统来文，等等。
（3）登记时随即在公文的右上角加盖收文戳记（包括收文机关全称、收文编号、收文日期、存档号等项目）。
（4）做好公文定期统计工作，及时向办公室及机关负责人汇报公文处理的各项统计指标。
4.分办
分办也称分文。就是将公文送给有关领导人和部门办理。文秘人员收到并登记后，首先应在文件上附上“文件处理单”，然后再予办理。
有的机关将“文件处理单”与“文件传阅单”合并为一张单子。
由于机关大小不同，大机关按分兵把口原则，分办工作由文秘人员直接承担。中小机关则由办公室负责人承担。一般来说，分办人员必须首先自己阅读文件，不能只看标题，以致误事误时，达不到准确、及时的目的。只有通览全文，了解其内容，才可根据来文的轻重缓急和机关内部分工，及时将文件送到承办人手里。一般分办可参照下列做法：
（1）凡是已有明确分工的工作，直接送请主管部门处理，虽无明确分工，但过去如何处理有先例的，可按先例办理。
（2）上级机关对本机关请示的批复，送交原请示承办部门审阅和主管领导人阅知。只有一份复文的，在大机关可复印若干份；在中小机关则先送主管领导阅知后再送主管部门阅办。
（3）下级机关按本机关发文要求报送的报告、报表或其他机关的复函，均直接送交原文的承办部门。
（4）上级机关发来的指示性公文，下级机关的紧急请示、反映的重大问题，以及其他重要公文，送领导人批示后办理。
有的机关分文时，办公室负责人或分文人员对某些需要办理或答复的来文先提出拟办意见供领导批办时参考。拟办意见一般有两种：一种是请有关部门办理，一种是请领导批办。
5.批办
批办是机关或部门负责人对来文如何处理所作的批示。批办通常有两个层次：小的机关由领导人直接承担，大的机关则委托给办公部门负责人承担。批办时要做到：要针对来文提出的意见或要求明确地提出处理意见；要指定承办部门或承办人，以及会办部门或会办人；要签上自己的姓名和日期；要应用规范的书写工具。
6.传阅
传阅是在文件数量少、阅读对象多的情况下组织有关人员阅读的一种方式。有的机关设有阅文室，为传阅提供方便，也有利于保密。采取送交有关部门或有关人员传阅的，应当以文件管理人员为中心点，由中心点登记、分送，以传阅者之间不交接文件为好。管理传阅的工作人员要做到：掌握急用先看、主管领导先看、主管部门先看的“三先”原则；严格控制领导批示的传阅范围，不得任意扩大或缩小；要建立传阅登记制度，以免遗漏；特急件、极密件要专送。
7.承办
承办是经机关领导指示指定（或由分办人员批办）的主管部门或人员，对于来文提出的问题进行具体的处理工作。它直接关系到公文的处理效率和质量，也关系到机关的声誉和威望，因而承办部门或人员要注意以下几点：
（1）承办人员首先要完全了解来文的内容，把握其精神实质，以便准确地、有针对性地提出处理意见。对领导已有批办具体意见的，既要吃透领导的精神，也要在发现批办意见欠妥后善于向领导提出建议或意见。对领导未提出具体批办意见的来文，要遵照有关方针、政策和上级指示的精神或有关规定或惯例，结合当时当地的实际情况，酌情妥善办理。
（2）需要作复文处理的，要抓紧草拟复文，以防积压。复文涉及两个以上部门或机关的，主办部门和主办人要及时会商及会稿，归纳会办部门意见。
（3）对下级来文比较简单，可以不行文而作口头答复的，就不必一一行文，口头答复可以用打电话或面谈的方式，并作好答复及对方意见的记录备查。
（4）对来文需要就地处理的，承办人员或承办部门要事先制订好处理方案，再往来文机关所在地商议处理意见并形成会谈纪要，作为结案的依据。
（5）已经办结的公文，要及时向领导汇报办结情况（或写出书面报告），做好注办（在文件上简要注明办结情况）和归卷工作，完成收文处理的最后一道程序。
8.催办
催办是对需要办理的公文在办理过程中的督促检查工作。催办工作有两种形式：一种是内催办，即对本机关、本单位承办文件情况的督促和检查。一种是外催办，即向外机关检查督促办理情况。
（五）发文处理程序
从本机关发出的一切公务文件、电报、信函及其他文字材料都是本机关的发文。发文的处理工作一般包括拟稿、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、用印、封发、归卷等程序。
1.拟稿
拟稿就是草拟公文的初稿。它是发文处理的第一道程序，必须认真、细致。拟稿中除了在内容和文字表述方面要符合国家行政机关公文处理办法提出的六条要求外，还应注意以下几点：
（1）要使用公文的稿头纸。
（2）公文发送范围要写得明确、具体，以便为以后的印刷、封发提供方便。
（3）要把形成文稿的有关依据和资料附于文稿之后，以便审稿签发参考。
（4）文稿要誊写清楚，保持稿面清洁。
2.会签
会签是指所拟文稿涉及其他部门管辖事项的，需征得其他部门同意并请他们的领导人签字表态。做好会签工作应注意以下几点：
（1）要主动做好沟通工作，涉及重大事项的，需本机关或部门负责人亲自出面，以便当场拍板统一认识。
（2）要迅速、及时。只有一两个部门会签的，可以主动登门会商；涉及部门多的，可以邀请会签部门开会协商，也可将征求意见的草稿事先送交有关部门征求意见，并要求限期反馈。
3.核稿
核稿是公文处理工作中的重要组成部分，是对形成正式文件前的文稿进行把关，修改、订正文稿中存在的各种问题。
4.签发
鉴发是指在公文或证件上由主管人签字后交付予受件人。在这里指领导签字，再交给秘书安排下一步的工作。
5.登记编号
文稿经主要领导人签发以后，下一步工作是发文登记和编号。
一般在大机关，在发文时还要填写“文件分发总登记表”，以备封发文件使用。
在进行发文登记时，应注意以下几点：
（1）检查签发手续是否符合规定，应在确认签发有效后再登记。
（2）公文标题要逐字填写，所有栏目要逐项填写，不得“偷工减料”。
（3）在“定稿本”上填写发文字号和打印份数。
（4）把不需要随文打印的附件及参考资料留下并注明是某一公文附件等，以便印好后归并整理，该存档的同时存档。
6.缮印
缮印是经过领导签发和登记后，将定稿本打字（排字）印刷成正式文书。它是公文制作的最后成品，必须确保质量。应做到以下两点：
（1）排版要准确，字迹要清晰，版面要整洁、美观，字体的大小和疏密要符合规定的格式。
（2）要注意排版艺术，使人有赏心悦目之感。
7.校对
校对是以签发的定稿为基准，同打印或排版稿进行核对。通过校对，改正差错，确保行文质量。对校对工作的要求是：首先，既要忠于原稿，又要善于发现问题。校对人员如果发现原稿本身的差错，应提出来与核稿人员商议，但不可擅自修改。其次，校对要精细，尤其对专用名词——人名、地名和数字更要认真校对，必要时对数字应作计算。
8.用印
印章是机关职权的凭证和标志。盖了印就产生了相应的效力；因此在用印以前还应检查以下三点：
（1）检查领导人是否已在原稿上签字。只有领导人签字并确认其签字符合规定的，才能盖印。
（2）盖印份数应与原稿标明印刷份数相同。
（3）盖印位置应于落款年月之上，要端正清晰。
9.封发
将盖过印的公文填写发文单并进行编号装封发出。封发要认真仔细，以免重发、漏发、错发。发文数量大的机关的封发工作大体分为填写发文登记表，清点发文份数，按户头拣配文件，填写发文清单、装封，发出等程序。发往外埠的机要文件，还要填写交寄单一式三联，一份留存，一份由机要通信局签收盖章后带回，一份交机要通信局存查。文件发毕以后，还要做好整理、归卷和清点剩余文件等工作。
四、管好印章
保管印章应根据保密的原则和制度，选择政治上可靠的专人负责。一般情况下，印章的保管者也是具体用印者。因此，秘书部门对于保管和使用印章的人员必须坚持先审后用的原则，认真挑选，并且还要在实际工作中经常加强教育和考查。对于不适合的人员，必须坚决调离。
同时，印章应选择安全保险的地方放置和保管。一般情况下，单位印章放置在保密条件较好的机要室或办公室内。放置印章的办公桌应装配牢固的锁。有条件的单位，可将印章放置于保险箱内。
经管人员不得将锁存印章的钥匙委托他人代管，也不得将钥匙插入锁孔后离去办理其他事，以免印章被人盗盖，造成严重后果。
（一）印章的使用
印章的使用应按照规定的制度办理。盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用日期、文件名称、编号、签发人、领用人、盖印人等项目详细登记，以备查考。盖用工作部门的印章，也必须由本部门的主要负责人审核签名批准。一般证明用印，由秘书长或办公厅（室）主任批准，或依领导同意的惯例使用。有不明确的情况，应请示领导核准后，方能用印。
以单位名义发出的公文、函件都必须加盖单位的印章。机关的正式公文只在文末落款处盖章，带存根的公函或介绍信、证明信要在两处盖章，一处盖在骑缝线上，一处盖在文末落款处。凡在落款处加盖的印章，都要“骑年盖月”。
秘书平时应注意清理刷洗印章，保持图案和印文章的刻痕不被印泥和脏物填塞。盖印时要集中精力，摆正位置，用力均匀，使盖出的印章美观清晰，印文不偏不倚，便于识别。
使用印章，必须坚持原则，不徇私情。凡不符合手续和制度的，印章管理人员有权拒绝使用印章。使用印章不得违反规定，否则要受到纪律处分。管印人员非法盗盖公章，或利用印章搞不正之风，情节严重的还将受到法律制裁。
（二）印章的停用和销毁
如果机构变动或单位撤销，原单位印章应立即停用，停用印章要发文通知有关单位，说明停用的原因，并宣布原印章失效。通知中须附上印模，并标明停用时间。
印章停用后即为废印章。废印章必须及时送交原制发单位处理，不得在原单位长期留存。
原制发单位对于废印章，要登记注销。除了那些重要单位的、具有保存价值的印章须存档保管外，一般废印章应集中起来，定期销毁。销毁印章应当报经单位负责人批准。销毁时应有主管印章人员在场监销。所有须销毁的印章都要留下印模存档，以备日后查考。
五、怎样开具介绍信
介绍信是联系工作的证明，它有两个作用：一是介绍作用，把本单位的人员介绍给对方单位；二是证明作用，证明被介绍人的身份和所要联系的公务。介绍信一般由办公厅（室）秘书开具和管理。
