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第3章 聪明女人第3计——以礼待人,备受欢迎

礼仪的文化,职场的艺术。良好的礼仪,帮助你树立良好职业形象,提高事业成功几率,改善人际关系。了解并掌握职场礼仪,让你更受老板关注和同事喜爱。让你成为处处受欢迎的人,纵横职场左右逢源。改变人生,从学习职场礼仪开始!

办公室礼仪

作为聪明女人,人生很多时间是要在办公室里度过的,办公室里不仅有工作、有事业,还有许多的同事以及必要的人际交往,而每一个女性又都希望自己在事业上有成就,在单位里受人欢迎,这一切都离不开礼仪。

王华大学毕业就结婚了,被老公一直呵护备至,在连续几年报考研究生失利后,好不容易找了一家新闻单位上班,但为人绝对的一根筋。一开始同事们都不在意。工作中经常会有编辑过来询问稿件情况或者电话询问。因为新闻的时效性挺强的,谁都不愿意在自己的环节上耽误时间。

以往来了电话,同事都会马上接听,可是不知王华怎么回事,放在她桌上的电话响了好几声也不接,同事抬头一看,她只顾对着电脑翻译,于是有的同事跑过去接听;赶上编辑到屋里来问文字方面的情况,她也是“两耳不闻窗内事”;她负责的稿件连自己也查了半天,她还一副满脸问号的样子,弄得人哭笑不得。由此可见,王华是一个不懂办公室礼仪的女性。

办公室是一个处理公司业务的场所,办公室的礼仪不仅是对同事的尊重和对公司文化的认同,更重要的是每个人为人处事,礼貌待人的最直接表现。一般办公室礼仪通常由语言礼仪、身体礼仪以及细节礼仪三大部分组成。

一、语言礼仪

1.早晨进办公室时互相问早,下班回家时互相道别。

2.转接电话时文明用语。

3.寻求帮助时表达谢意,无论是上下级,秘书还是办公室的后勤人员。

4.打扰别人先说对不起。

5.不要议论任何人的隐私。

二、身体礼仪

1.出电梯时为需要帮助的人按住电梯门。

2.在同事需要帮助的时候伸出援助之手。

3.开会或同事聚集的场合,不对任何不同意见做出轻蔑的举止。

4.于来访者握手时做到大方得体,不卑不亢。

5.和他人交换名片,双手送出以示恭敬。

6.不要在办公室里脱鞋或者将脚伸到桌上。

三、细节礼仪。

1.将手机的声音调低或振动,以免影响他人。

2.打电话时尽量放低声音,如果是私人电话,尽量减少通话时间。

3.不要翻动其他同事桌上的文件资料,甚至电脑、传真机上与自己无关的任何资料。

4.有任何资料需要移交给他人,一定要贴上小纸条,写清时间、内容和签名。

5.将自己办公桌整理得干干净净,不可将废纸乱丢一地。

6.女士尽量不要在办公室里化妆、涂指甲,也不穿过分性感的衣服。

7.在办公室里见到同事或是来访者不忘微笑。

8.不要在办公室里制造流言蜚语或传播小道消息。

9.尽量不要在办公室里与同事发生财务纠纷。

会议礼仪

不管是参加自己单位不定期是其他单位的会议,都必须遵守会议礼仪。因为在这种高度聚集的场合,稍有不慎,便会严重有损自己和单位的形象。

小燕的公司应邀参加一个研讨会,该次研讨会邀请了很多商界知名人士以及新闻界人士参加。老总特别安排小燕和她一道去参加,同时也让小燕见识见识大场面。不料小燕早上睡过了头,等她赶到,会议已经进行了二十分钟。她急急忙忙推开了会议室的门,“吱”的一声脆响,她一下子成了会场上的焦点。刚坐下不到五分钟,肃静的会场上又响起了摇篮曲,是谁在播放音乐?原来是她的手机响了!这下子,小燕可成了全会场的明星……没过多久小燕已经另谋高就了。

在会议中,最好把手机关掉,起码也要调到震动状态。这样既表现出对他人的尊重,也不会打断发言者的思路。一般会议参加者通常应该准时入场是路人皆知的。对于这种隆重场合,如果能比预定时间提前5分钟到达,更能体现效率原则。对于小燕不知道安排自己的时间,不懂地会议礼仪的是影响职业发展的大忌。

在这一方面初涉职场的Lily做的比小燕充分的多 。 Lily过五关斩六将,经过层层筛选,终于进入了一家著名的外企。刚进公司,Lily的开朗性格和有亲和力的笑容,让她成功地融入了同样年轻外商企业。

最近公司要召开一个级别较高的全体员工大会,在众多陌生同事面前,怎样才能使自己既不毛毛躁躁,又不拘谨青涩呢?

一、着装庄重

Lily衣橱有两套比较有档次的套装,但平时上班却很少穿。参加这次会议,就要再把它们请出来,不过先得好好地熨一下。会议着装并非一定要是名牌,但须端庄清洁,并熨烫平整,特别注意衣裤和裙表面不能有过分明显的内衣切割痕迹。

如须佩戴公司标志,要佩戴在显要位置,并把私人饰物拿走,两者不能并列。与主体衣服相配的鞋袜手套也要多加考究,例如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好,带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。正式、庄重的场合不宜穿凉鞋、靴子或系带的鞋。这样的着装不仅表现出尊重他人,更传达出专业、敬业的信息。

二、妆容整洁

头发保持干净整洁,不要使用太多发胶;发型大方、干练,有刘海儿的要注意不要让前发遮住眼睛和脸。Lily平时一直素面朝天,但在这种会议场合,就要化点淡妆了。同样,手也是别人目光自然的焦点,所以平时要精心呵护出白皙的手指,并修理指甲,指甲不能太长,造型不能太怪,指甲油可以用白色、粉色、肉色或其他不浓艳的颜色。

三、座次有序

入场时应该进出有序,根据会议安排落座。平时部门开会时,Lily通常会选择后排座位,或紧紧地和同时入公司的同事坐在一起。座位的远近在心理学上反映了自信心的大小和地位权力的微妙差距。不论Lily专业知识比他们过硬多少倍,坐在后面就显示出自己没有强烈的进取心,在公司中作用也较不重要。在这次大会,Lily决定养成坐在会场前排的习惯。

四、举止优雅

开会时坐姿端庄,身体挺直,表现出精神饱满的状态,切忌挠头、抖腿等不雅举止。聆听时要专心致志,与发言人保持目光接触,仔细听清对方所说的话。不要私下小声说话或交头接耳,不要三心二意、东张西望,这些都会影响听讲的效果,也会影响发言人的心情。聆听的过程更是一个积极思考的过程,要边听边想,敏锐把握发言人话语里的深层含意。而只有准确地把握了他人的真实想法后,才能使自己做正确的判断。发言人发言结束时,应鼓掌致意,中途退场应轻手轻脚,不影响他人。

接待礼仪

迎来送往,是社会工作交往接待活动中最基本的形式和重要环节,是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接,是给客户良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象,就为下一步深入接触打下了基础。

Susan的工作日程表上清晰地写着:“11月25日接待英国的彼特先生。”因为她知道,彼特先生拥有众多的国外客户,同她合作,有望使本公司的商品打入更多的国外市场。于是,毕业于文秘专业的她立即着手收集有关资料,并制订了详尽的接待方案。

25日下午4时,彼特乘的班机准时降落,当彼特走出出口后,Susan便热情地迎了上去,并用一口纯熟的英语做了自我介绍,使正在茫然四顾的彼特先生立即有了一种踏实的感觉。

Susan陪同彼特先生乘轿车离开机场向城市中心的宾馆驶去。一路上,Susan不时向彼特介绍沿途的风光及特色建筑,彼特对Susan的介绍很感兴趣。天色渐暗,华灯初上,望着窗外的景色,彼特富有感情地说:“在我们国家,今天是个非常快乐的日子,亲人团聚,尽情享受生活的乐趣。”话语中透着几分自傲,又似乎有几分遗憾,Susan认真地倾听并不断地点头。

车子抵达宾馆,由服务人员将彼特先生引入房间稍事整理后,Susan请彼特先生一同共进晚餐。走入餐厅,彼特先生被眼前的景色惊呆了:圣诞树被五彩缤纷的灯饰装饰得格外绚丽,圣诞老人在异国慈祥地注视着远方的游子。餐桌上布满了丰盛的圣诞食品。彼特先生非常兴奋。

进餐中,服务人员手捧鲜花和生日贺卡走进来呈现给他,彼特先生更是激动不已。原来,这天正是彼特先生55岁生日。Susan举起手中酒杯,对他说:“我代表我们公司及王总经理,祝您圣诞节欢乐、生日快乐!”彼特兴奋地说道:“谢谢你们为我举行这么隆重的圣诞晚宴及生日宴会,你们珍贵的友情和良好的祝愿,我将终生难忘。”不用多说双方有关合作业务一定洽谈得非常顺利。

接待礼仪是一项实用性很强的礼仪。尤其是处于客服的职场女性常要求参加一些接待活动,那么懂得一些在接待工作应知晓的礼仪知识,将有利于职场女性良好工作形象的塑造。

首先接待人员要品貌端正,举止大方,口齿清楚,具有一定的文化素养,受过专门的礼仪、形体、语言、服饰等方面的训练,其次接待人员服饰要整洁、端庄、得体、高雅;女性应避免佩戴过于夸张或有碍工作的饰物,化妆应尽量淡雅。最后如果来访者是预先约定好的重要客户,则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序。一般接待分为以下几个步骤:

一、对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客户,应首先了解对方到达的车次、航班,安排与客户身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因,相应身份的主人不能前往,前去迎接的主人应向客户作出礼貌的解释。

二、主人到车站、机场去迎接客户,应提前到达,恭候客户的到来,决不能迟到让客户久等。客户看到有人来迎接,内心必定感到非常高兴,若迎接来迟,必定会给客户心里留下阴影,事后无论怎样解释,都无法消除这种失职和不守信 誉的印象。

三、接到客户后,应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍,如果有名片,可送予对方。

四、迎接客户应提前为客户准备好交通工具,不要等到客户到了才匆匆忙 忙准备交通工具,那样会因让客户久等而误事。

五、主人应提前为客户准备好住宿,帮客户办理好一切手续并将客户领进房间,同时向客户介绍住处的服务、设施,将活动的计划、日程安排交给客户,并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客户。

六、将客户送到住地后,主人不要立即离去,应陪客户稍作停留,热情交谈,谈话内容要让客户感到满意,比如客户参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客户一路旅途劳累,主人不宜久留,让客户早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客户。

趣味测试:

1.介绍上司与贵宾认识顺序?

A.先介绍贵宾给上司

B.先介绍上司给贵宾

C.只要双方都有介绍到就好

2.男女介绍顺序?

A.先介绍女士

B.先介绍男士

C.只要双方都有介绍到就好

3.男女间握手礼节?

A.男士先伸手

B.女士先伸手

C.看谁先伸手

D.以上皆可

4.握手时的顺序为何?

A.主管先伸手

B.访客先伸手

C.看谁先伸手

D.以上皆可

5.名片递送顺序为何?

A.坐着的人递给站着的人

B.职位较低及来访者先递

C.用单手去拿以及递送

D.以上皆可

6.名片递送的方法为何?

A.手压在印刷体上

B.手握名片上端两方的角

C.印刷体朝下给对方

D.以上皆非

7.进出门的礼仪?

A.引导客人先进门

B.自己先进门

C.让职位较低者先进门

D.以上皆非

8.走楼梯的礼仪?

A.上楼时女士在前,男士在后

B.下楼时女士在前,男士在后

C.并排一起走

D.以上皆可

9.奉茶的礼仪?

A.茶水装八分满,以右手端茶从客人右侧奉上

B.茶水装八分满,以右手端茶从客人左侧奉上

C.不管职位的高低随意递送

D.以上皆可

10.乘坐电梯的礼节?

A.职位较高者先进去

B.职位较高者先出去

C.男士优先

D.以上皆非

11. 开关门的礼节?

A.让客人或同行者先行通过

B.不需为后面的人把门稳住

C.很用力将门关上

D.看心情而定

12.主持会议的正确风范?

A.明确的介绍所有来宾及参与开会的人士

B.同时两人想发言,可请距离较近者先发言

C.无须请每位贵宾一一致词,请一位代表即可

D.以上皆是

13.如何正确使用餐巾?

A.绑在脖子或是塞在领口上

B.拿来擦餐具

C.对折放在腿上

D.暂时离席时将餐巾放在桌上

14.暂时离席时,刀叉如何放置?

A.随意放置即可

B.放回用餐前的样子并排放在牌子的一边

C.一左一右的斜放在盘子的中央上方略为碰触

15.一位男士与两位女士同行时,排列位置为?

A.男生站在中间

B.男生在右、长者女士在左

C.男生在左、年长者女士在中

D.以上皆非

16.乘座车的礼节:当司机开车时?

A.职位最高者坐在司机右后方

B.职位最高者坐在司机旁边

C.职位最高者坐在司机正后方

D.以上皆可

17.代接主管来电的礼仪?

A.先询问来电者姓名然后告知他主管不在

B.先告知他主管不在才询问来电者姓名

C.记在心里,上司回来直接告诉他请他回电

D.以上皆可

18.用厕时敲门礼仪?

A.1~2声

B.3~4声

C.随意敲

19.进办公室时敲门礼仪?

A.敲门 1~2声

B.敲3~4声

C.随意敲

测试答案:1.A,2.B,3.B,4.A,5..B,6.B,7.A,8.A,9A,10.B,11.A,12.A,13.C,14.C,15.C,.16.A,17.B,18.A,19.B

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