日本最大的化妆品公司收到客户抱怨，买来的肥皂盒里面是空的。于是他们为了预防生产线再次发生这样的事情，工程师想尽办法发明了一台X光监视器去透视每一台出货的肥皂盒。同样的问题也发生在另一家小公司，他们的解决方法是买一台强力工业用电扇去吹每个肥皂盒，被吹走的便是没放肥皂的空盒。同样的事情，采用的是两种截然不同的办法，你认为哪个更好呢？
因此，要记住，当一件工作的方法有简单和复杂两种选择时，尽可能选简单的那一种。
老实说，事情往往是可以很容易解决的，可是人们经常喜欢把它复杂化。
举例来说，明明自己可以决定的事，却非要等到主管同意不可。要是碰上主管刚好外出或是在开会，事情又得拖个一两个小时，直到那位“关键人物”出现之后，事情才得以继续进行。然而，这位主管真的会很用心地听你报告后，才郑重其事地作出决定。
事实上，大部分的管理者都会希望自己的部属能够在他们的职权范围之内作好决定，完成工作。有些管理者你看他忙得不得了，电话每5分钟响一次，门口还有人排队等着他，记事本上排满了一天之内要见的人。其实他有一半的时间都在“替他的部下工作”。如果你是名职员，请你不要事事都请示上级，这样会造成拖泥带水又没有作为的结果，老板也不会喜欢这样的员工。
在管理中有一个“崔西定律”，即“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比”。假如，完成一项工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一项工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。简化工作是所有高效能人士的共同特点，工作越简化越不会出问题。
要知道，复杂会造成浪费，效能来自于简单。最容易不过的是忙碌，最难不过的是有成效地工作。而化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象，使复杂的事物越复杂，工作忙乱被动，办事效率极低。这两种类型的人其工作水平、效率之高与低，就在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。
美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问三个“能不能”。即：能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，首先问一问以下6个问题：
（1）为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？
（2）这件工作的关键是什么？做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果？
（3）如果必须干这件工作，那么应该在哪里干？既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗？
（4）什么时候干这件工作好呢？是否考虑到放在效率高的宝贵时间里干最重要的工作？是否为了能“着手进行”重要工作，用了整天的时间去使工作“条理化”，结果把时间用完了，而所料理的只不过是些支离破碎的事情？
（5）谁干这件工作好呢？是自己干还是安排别人去干？
（6）这件工作最好的做法是什么？是应抓住主要矛盾迎刃而解，收到事半功倍的效果，还是应采取最佳方法而提高效率？
然后在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤：
①省去不必要的工作。
②使工作顺序合理，干起来得心应手。
③两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。
④尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
⑤预先订好下一项工作的程序。增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准确性，减少决策过程的时间并使决策无误。
无论在工作中，还是在生活里，为了提高办事效率，就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分，用简便的活动代替那些费时费力的活动。如有的人尽量减少头脑的储存负担，以提高头脑的处理功能；有效地研究筛选读书的人，能把书籍区分为必读的书、可读可不读的书和不必读的书，做到多读必读书，以增加得益。有的人在生活中还采取摆设不求齐全，以减少整理的时间；穿戴不过分讲究，以减少换洗保存时间；吃喝买到家里能直接下锅的，以减少烹调时间，等等。
有序原则是时间管理的重要原则。一位著名科学家说：“无头绪地、盲目地工作，往往效率很低。正确地组织安排自己的活动，首先就意味着准确地计算和支配时间。虽然客观条件使我难以这样做到，但我仍然尽力坚持按计划利用自己的时间，每分钟计算着自己的时间，并经常分析工作计划未按时完成的原因，就此采取相应的改进措施；通常我在晚上订出翌日的计划，订出一周或更长时间的计划；即使在不从事科学工作的时候，我也非常珍视一点一滴的时间。”
应该记住：明确自己的工作是什么，并使工作组织化、条理化、简明化，就能最有效地提高工作效率。
12.把工作任务清楚地写出来
工作的有序性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。很多时间管理权威都指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来的话，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使个人的能力获得很大的提高。
只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作互相扯皮和打乱仗的现象。
填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不落地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，要试问自己：“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？”然后再问自己：“接着，我该干什么呢？”用这种方式一直问到最后就行了。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理最有效的办法。
为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种有效的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。工作日程表与计划不同，在于计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于他们不善于制定日程表，不善于安排好日常的工作。名作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”
制定工作日程表应遵守以下原则：
（1）以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，应以这样的重要工作为中心。
（2）以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。不可能有这种情况，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完，一旦受干扰中断就不太好办的工作。
（3）把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。
使工作日程与自己的身体状况、能量的曲线相适应。能量曲线因人而异，一般人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而在你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。
由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼。所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么。
除随身携带笔记本外，使用卡片也是一个好办法。可以把卡片放在衣袋里、办公桌上、家里的写字台、饭桌上、电话机旁、床边等必不可少的地方，时时提醒自己。
在工作中，有时突然头脑中冒出一个新颖的想法，或者想起了什么必须干的事，如果这些想法与目前正在做的事有关联，那可以照着去做。如果它并不是要立即去做，今后做会更合适，那就把它记在备忘录上；对那些有意义的设想，可以利用星期天、节假日仔细研究，并加以归纳整理。这样，本来不太明确的事也明确了，你的工作和应办的事就更有条理了。
把工作任务明确地写出来，这样工作起来才有目标。
