在职场中沉浮,很多时候,细节具有决定性的力量。电梯里与老板的一次偶遇,所作的一次简短交谈,可能就让他有了坚定提拔你的念头;工作中的一个小细节可能就决定了他人对你的认可度……将细节做得尽善尽美,代表着永不懈怠的处事风格,让人信赖的品质,这正是个人品牌价值的最佳体现。
做得细才做得好
注重细节才能提高工作效率
对于职场人来说,每天都会有堆积如山的工作要做,尤其是那些小公司的职员,由于公司人员紧缺,更是如此,常常一个人要管财务还要处理人事……什么时候工作才算做完?
每天都有大量的事务需要处理,如果想早一点结束工作,留点时间给自己和家人,就要在工作时保持高效,这样才能确保在合理的时间离开办公桌。下面10个工作中的小细节能够让你如愿。
1.每天都从计划开始
每天在办公桌前坐下,应该做的第一件事是利用15分钟的时间做好一天的工作计划。首先,写下任务清单;然后,对清单中的任务进行优先级划分:哪些工作很紧急重要,哪些工作是今天必须完成的,哪些工作是今后几天内要完成的,哪些是长远的目标;接着,列出计划,明确什么时间段做什么工作。
这样,我们就可以有重点、分急缓地进行工作,将精力和时间都用在最需要它们的工作上,从而避免该做的没做、不该做的做了一堆的情况发生。
2.分派任务
要知道,自己不是神,不可能事事亲为,而自己也绝对需要同事们的协助。因此,从计划中,找出那些需要同事协助的任务,尽早地通知别人。否则,等想起来了,再找人家,人家可能会因为忙而无法帮你。这样自己的工作进度就会跟不上要求,甚至有可能被上级批评。因此,每天要做的第二件事情就是分派任务。
3.检查你的技术设备,准备好你需要用到的东西
“磨刀不误砍柴工”,对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作,不要一会儿缺少这样,一会儿缺少那样,这不仅会使自己又忙又累,工作效率也会降低。因此,自己工作所需的东西要准备齐全。
4.控制干扰
这是一个信息透明化的时代。在工作中,我们每天都有可能接到与工作毫不相干的或者不重要的电话、邮件、邀请等。为了免于被他们骚扰而影响工作效率,我们可以每隔几个小时查阅一次电子邮件;将电话转为语音邮件,只回复那些确有急事的电话;要求将会议安排在你方便的时候召开。
5.不要在工作时间干私事
许多人习惯在工作的时候处理私人事务,比如网上缴费,写感谢卡等。这会影响我们的专心程度,时不时地要分心出来处理私人事务,工作效率自然就高不起来了。我们应该将这些与工作无关的事情挪到私人时间再处理。私人事务不占用工作时间,工作才不会占用私人时间。
6.下班一小时前才将电话铃声调响
完成所有工作前奏,正式工作之前,将打进来的电话转到自己的语音邮件系统中,直到下班前1小时再调回来,能够保证在正常工作时专心致志处理紧急事务,使工作效率不被影响。
7.依靠和信赖电子邮件
许多日常的交流通过电子邮件就可以完成,不一定非得打电话。使用电子邮件,可以使你避免打电话聊天。充分依靠和信赖电子邮件,既可以达到交流信息的目的,又可以避免将时间浪费在与人闲聊上。
8.利用自动化手段
充分利用办公自动化设备和应用程序来完成工作任务,这样会减少手工操作,使你获得更多的时间。
9.对工作完成情况进行总结
下班前利用几分钟的时间总结工作,看看早上计划的完成情况,如果有不尽如人意的地方,应弄清楚原因何在,以及应该怎样改善。这样我们第二天的工作效率才会比前一天的高。
10.早工作早离开
如果工作已经做完,到了下班时间完全可以离开,不要考虑还有其他同事在加班,自己走了多不好意思。事实上,早离开,正是为了留给自己更多的休息时间,以保证第二天的工作效率。
只要你注意到以上这10个工作细节,那么你的工作效率一定会有所提高。
重视细节,小事也要做到位
企业的规模越大、效益越好,在细节处下的工夫也越多,对小事做到位也越重视。他们认为:细节到位能够有效维护企业正常运转,为企业发展提供更多的动力和支持。
很多企业都要求“复杂问题简单化,简单问题细致化”。曾不止一次地听人说过这样的事情:某某大公司的主管因为把脚放到办公桌上而被辞退了,某某大企业聘用了那个把门口的扫把扶起来的、能力和学历都平平的人……由此可见,重视细节,把小事做到位是非常重要的。
一位年轻人在石油公司上班,要做的就是检查盛石油的油罐盖焊接好没有。年轻人认为,这份工作无聊枯燥又没有前途。于是,他找到主管,要求给换一份工作,并保证自己在新的工作岗位上会有卓越的表现。可是,主管断然拒绝了他。
无奈之下,年轻人只好回到焊接车间,继续检查那些油罐盖上的焊接点。不管怎么样,都得把这份工作做好吧,即使它枯燥无味。
年轻人静下心来工作,仔细观察油罐焊接的全过程。他发现,每焊接好一个石油罐盖,需要用39滴焊接剂,一滴不多,一滴也不少。年轻人不禁问自己,这是为什么呢,为什么一定是39滴呢?
为了找到答案,年轻人进行了深入的研究和细致的实验,结果,他发现38滴焊接剂足够焊接好一个石油罐盖,现在用39滴,无疑是一种资源浪费。也许,他可以找到一种方法来杜绝这种浪费。在这本以为最没有机会施展才华的岗位上,他找到了用武之地。这个年轻人兴奋极了,立刻投入其中。
由于当时的自动焊接机是以39滴焊接剂焊接一个盖子为标准设计的,要想减少一滴焊接剂就必须设计出一种新型的焊接机,为此,年轻人尝试了无数次。最后,“38滴型”焊接机终于被他研制成功了。
积少成多,一年下来,这位年轻人竟然为公司节省了5万美元的开支。而这位年轻人就是后来赫赫有名的世界石油大王——洛克菲勒。
每每想起这件事,洛克菲勒总是说:“重视每一件小事,有了点滴的积累才能汇成大海。”
苏联宇航员加加林是世界上第一个进入太空的宇航员。然而,当时优秀的候选人云集,加加林是怎样从20多名宇航员中脱颖而出的呢?是一个良好的细节习惯成就了他。在选拔过程中,20多个候选人一直实力相当,让考官们难以抉择。然而,在演习之前,主设计师发现,20多人之中,只有加加林一人是脱了鞋进入机舱的。就是这个细节打动了主设计师,他认为这是对飞船的一种爱护,更是对他的劳动价值的一种肯定。于是,主设计师当即决定让加加林执行试飞。
关键的细节决定了最后的成败。即使是最平常的细节,只要积累够了,也能对成败产生决定性的影响。
理查得?维沃博士是一位博学多才的老人。曾经有位年轻人向他请教,怎样才能成为最有学问的人。于是,他问年轻人:“你了解南非树蛙吗?”年轻人摇了摇头。理查德接着说:“如果你想知道,你可以利用等待就餐或者公车的5分钟阅读相关资料。这样,5年后你就会成为这一领域的专家和权威人士了。”
5年后,有一个树蛙研究领域的权威人士杰瑞来拜访维沃博士,而这个叫杰瑞的人就是当年的那个年轻人。
“5分钟”将一个门外汉变成了一个专家。这正是积跬步成千里,积滴水成江海的道理。细节的积累带来成功,因此,渴望在职场上大展宏图的人,要重视每一件小事,不放过每一个细节,这样才不会与成功擦肩而过。
摆脱惰性工作
你是否总有这样的感觉:每天都会有堆积如山的工作要做,可是怎么做似乎都做不完,也提不起劲儿去做……你已经陷入了工作惰性中难以自拔。而正是这种工作的惰性将成为你取得事业成功的不容忽视的障碍。下面是心理学家们根据人的心理特点制定的被称为“(10+2)×5时间管理法”的药方,或许它能够将你从惰性工作中拯救出来。
该药方的适用人群:①做事习惯拖拖拉拉的人;②做事总是很容易被干扰、容易分心的人;③不由自主地总想上网,不上网就不自在,从而影响了工作的上网强迫症患者;④积攒了一大堆琐事要处理的人;⑤面对规模较大的工作,却不善于将它分批处理、各个击破的人。
实施该药方你需要准备:①一个计时器:生活中常用的计时器就可以,不必很精确,比如超市里卖的那种厨房用计时器就很好;当然,一个计时器软件也可以。②一个简化过的行事列表:该行程列表上的事件应该是能够以10分钟为一个周期去做的,当然这并不是必须在10分钟内完成;再则,在事件排列上要注意,当上一件事情完成,要确保下一件能马上开始动手去做,而不会受到很多条件的限制。③一个小时的时间。④你那拖拖拉拉的惰性工作的毛病。
(10+2)×5的具体实施过程:①“10”是指:保证在10分钟内全心全意地只做一件事情,将自己的精力、注意力完全投入到该事件的处理之中,等10分钟到了再休息。②“2”是指:10分钟一到,就让自己休息2分钟,在这2分钟里干什么都行,比如:喝茶、上网等;但是2分钟一过,就必须立刻结束休息,马上回到100%投入的工作状态,开始处理列表中的下一件事。③“5”是指,将一个小时分成“10分钟专注工作和2分钟休息”的5次循环。
该药方实施过程中的重要原则:①你对10分钟内有效工作的定位不必是在10分钟内一定要完成,只需要取得进展就可以。②如果你提前完成了工作,也就是说你做那件事情并没用到10分钟,那么这时停止工作,休息2分钟,然后再进入下一个10分钟。③千万不要跳过休息时间,时间一到必须休息,这是你在下一个10分钟内100%投入的充分保障。
只要你将“(10+2)×5时间管理法”贯彻执行,你就能够度过充实高效的一小时工作时间,就能够养成自己高效工作的好习惯,逐步摆脱工作惰性的坏毛病,从而让自己在成就事业的道路上走得更加顺利。
早做准备才能万无一失
1949年,一位名叫爱德华?墨菲的空军上尉工程师参加了一项研究——“急剧的速度变化对飞行员的影响”的研究。
工程师们在参加实验的志愿者身上安装了监控器,以便能够监控其反应状况,以测定人类对加速度的承受极限。
实验正式开始前,工程师们对实验的各个环节做了仔细的检查。然而,在实验真正开始的时候,却没有任何数据记录借由监控器返回。这使技术人员感到非常吃惊。
墨菲经过检查发现,一位同事“有条不紊”地将监控器内电池的电极装反了。于是,墨菲啼笑皆非地对同事们开玩笑道:“如果一件事情有可能被弄糟,让他去做就一定会弄糟。”
后来,墨菲的这句话在记者会上被那个受试者引用,并迅速传播开来,成为一个著名的论断。
实际上,墨菲所描述的这种现象在生活中是具有普遍性的。比如,我们有可能会把钥匙忘在家里,那么,这种情况就一定会发生;如果高跟鞋的跟可能会断,那么我们就总有一次会碰上……这样的情况屡见不鲜。墨菲原来的那句玩笑话已经逐渐失去了它原有的局限性,演变成各种各样的形式,变成了著名的“墨菲定律”,也就是说如果坏事情有可能发生,不管这种可能性多么小,它总会发生,并引起最大可能的损失。
是的,一个被我们忽视的可能性,一旦发生,往往会带来一系列的影响,给我们造成巨大的损失。
我们知道,世界是广泛联系的,任何事情往往都能牵一发而动全身。因此,我们应该尽可能把坏事情在发生之前杜绝掉,这是墨菲定律给予我们的启示。面对人类自身的缺陷,我们应该尽可能想得更周到、全面一些,尽可能地完善自我,采取多种保险措施,尽量防止偶然发生的人为失误。
有一次,享誉世界的IBM公司邀请了著名的管理学家迈克尔?梅士肯为他们的员工做培训演讲。
IBM派了代表专门前往机场,迎接梅士肯。当这位代表接到梅士肯以后,便驱车前往会场。这时,梅士肯发现他们后面还跟了一辆IBM的车,于是问为什么。代表回答说:“我们担心这辆车抛锚。”
到了会场后,梅士肯又发现主持人为他准备了两个麦克风,以防其中一个忽然失灵。甚至,IBM公司还准备了另一个演讲人,以防梅士肯因事延误出席。
总之,几乎对于所有的不确定因素,IBM都做了两手准备,以确保就算意外发生也不会产生不良影响。
与IBM公司做法迥异的是,有些人在制订计划时,从不考虑意外事件出现的可能性,当意外真的发生的时候,手忙脚乱,无法妥善处理,最终造成无法挽回的结果。
其实,事情之所以不能顺利进行,往往都是由于“意外”的发生。而这些所谓的“意外”常常都是事件进程中必然会发生的。因此,为了免受意外的不良影响,我们应该预料那些可能发生的意外事件,在制订计划时附带考虑缓冲时间,并为此制订应急措施。总之,周全的计划和准备是事情顺利进行的必要保证。
合理安排一天的工作时间
你是否有过这样的体会:在做一项工作时,往往是在刚刚开始做和即将完成时的速度比较快,而且心情愉快,几乎无疲劳之感,但是,在中间的一段时间里,操作速度会明显变慢,且疲劳之感异常强烈。知道这是什么原因吗?
工程心理学家在经过一番深入研究后,揭示了这种现象背后的生理和心理原因。他们把工作进程划分为达到最高产量前的产量递增阶段、产生疲劳时出现的工作减量阶段、预知工作行将结束时的完工突击阶段。
这个理论并不难理解,我们就以“朝九晚五”的工作进程来说明这个理论。
在开工阶段,我们经过一晚上的休息,早晨来到工作地点即将开始工作时会感到精力充沛。这时,我们的感知、思维和操作能力都处于较高的水平,因此,在经过比较短时间的工作环境适应后,工作效率会稳步上升,直至中午12点左右,这段时间,工作效率将达到全天的最高水平。另外,据心理学家分析,这一阶段工作效率高,除了生理方面的原因外,还可能是由于我们主观意识上的这种想法:“任务是不会减少的,与其到下班时赶着完成,还不如趁着一开始精力充沛时就多干一些。”因此,也会在一开始工作时就干劲十足。这就是工作进程为达到最高产量前的产量递增阶段。