总自检
一、单项选择题
1·秘书专业知识的核心是（）。
A·秘书写作知识B·秘书学知识
C·文书档案知识D·人际关系知识
2·是秘书人员的专业特长，也是一项基本的能力，它是哪一项能力（）。
A·沟通能力B·办事能力
C·写作能力D·应变能力
3·会场的大小要根据会议的（）而定。
A·性质B·时期C·规模D·作用
4·以下哪一个是纸质文档的保存方法：（）。
A·磁盘备份封存B·光盘备份
C·备份存入服务器D·文件袋封装
5·关于接听电话说法错误的是（）。
A·振铃一响就应赶紧接听
B·预计离开办公室超过30分钟时需要将电话转移
C·拨打电话前要预先检查要拨打的号码和对方姓名是否正确
D·电话接听应本着“礼貌应答”准确传递信息的原则
6·文档按载体分类为（）。
A·技术文档、业务文档和行政文档
B·电子文档和纸面文档
C·培训资料、技术资料、流程规范
D·预研立案、总体方案、概要设计
二、多项选择题
1·日常工作中，在制订工作计划时，应注意哪些事项（）。
A·分清轻重缓急B·事前沟通协调
C·合理安排约见D·排出日程表
2·与上司争论过程中应遵循的原则有（）。
A·看准时机B·设身处地
C·心平气和D·提出方案
3·会议通知的内容项目包括（）。
A·会议日程B·会议名称
C·会议议题D·会议方式
4·接待参观、考察等较大规模来访时，秘书人员的工作任务是（）。
A·安排好来宾的有关工作事宜B·安排好生活接待工作
C·安排好业余活动D·安排好值班工作
5·以下事项秘书若对之加以控制，可以为企业节约成本（）。
A·定期检查和回收有利用价值的物品，并重新分配使用
B·监督办公设备的合理使用
C·打印草案或通知之类非正式文件尽量使用回收的纸张
D·熟练掌握多种办公软件，利用网络办公
6·以下哪些是文件拆封的要求（）。
A·拆封文件应保持原封的完好B·应清点清楚，效果整齐
C·转出的文件要及时D·绝密件必须负责到底
E·公文手续不齐应拒收
7·关于信息管理说法正确的是（）。
A·纸件信息要分类保存
B·要重视电话信息记录和传递
C·收到邮件信息要认真阅读，切忌把邮件信息不假思索地转发给部门人员
D·重要信息要进行备份
E·应定期检查信息的有效性和完整性，保持信息的“最新”
8·你接到的是一个国外客户打来的电话，但你不知道他是谁，你该如何问？以下几种中请选择合适的方式（）
A·May I ask whos calling？B·Whats your name？
C·Coule I have your name，please？D·Who are you？
E·Whos speaking，please？
三、简答题
1·制订目标时应遵循SMART原则，SMART指的是什么？
2·文秘人员应从哪些方面加强意志修养？
3·文秘人员应怎样使用和保管介绍信？
4·会议规则有哪些内容？
四、案例分析
1·秘书小张的好朋友王莉，说最近准备出去一趟，因没有介绍信，王莉想向小张讨要一张。小张听说后，二话不说，就顺手撕了一张统一印制的介绍信，盖章后就给了王莉。小张这样的做法对吗，为什么？
2·某公司总经理在公司的销售会上批评了销售部吴经理，吴经理想不通。办公室秘书小郑了解到总经理批评不够客观，作为总经理秘书，小郑应怎样去跟吴经理沟通协调？
3·A集团公司召开重要的人事变动会，假若你作为总经理秘书负责此次会议的筹备工作，应该如何做好会议保密工作？
参考答案：
一、单选题
1·B2·C3·C4· D5·A6·B
二、多选题
1·ABD2ABCD3·BC4·ABC5·ABCD6·ABCDE7·ABCE8·ACE
三、简答题
1·SMART原则包括具体的、可衡量的、可达成的、具相关性的、按时间划分这五个要素。如下所示：
S——Specific，具体的；
M——Measurable，可衡量的；
A——Attainable，可达成的；
R——Relevant，具相关性的；
T——Time-based，按时间划分的。
只有具备SMART化的计划才具有良好的可实施性，也才能指导和保证计划可实现。
2·文秘人员应从培养自觉性，培养果断性，培养坚韧性和培养自控性这四个方面加强意志修养。
3·介绍信的管理者就是印章的管理者，因为介绍信、印章是常放在一起的。开具介绍信有一定的审批手续，要填写清楚，且与存根一致，加盖骑缝章，并有时限要求。
4·会议规划的内容有：(1)会议规则本身必须合“法”；(2)会议性质不同，相应会议的规则、规范与程序要有所区别；(3)使会议议程文字化、文件化；(4)要规定根据实际情况对规则招待的限制，同时要规定出新的暂时实行的规则的产生办法；(5)繁简要得当。
四、案例分析
1·开具介绍信有一定的审批手续，不可盖人情章。小张这样的做法是错误的，因为她都没看有无审批手续就盖了人情章。
2·(1)该冲突属于纵向上下关系的失调；(2)应维护领导成员的威信，减轻吴经理对领导的不满情绪；(3)利用适当的时机，向领导阐明事实真相，并对消除双方的误会提出建议；(4)坚持“服从于工作”的立场，既不能为取悦某一方而丧失原则，又要注意巧妙地运用协调艺术。
3·作为秘书，应做好以下的保密工作：(1)会前要布置保密工作，做好与会人员入场时的身份验证工作；(2)在会议内容未正式公开前，秘书人员不得泄露；(3)对会议上公司领导的重要讲话不得随意扩散；(4)会后秘书人员应检查会场和与会者的驻地，以免遗失文件；(5)清退会上发放的文件。
题号分值得分
总分
得分
常用工具表单
表1时间管理自我状况调查表
日期：
行为自检自检情况
今天最具工作效率的是哪一段时间·为什么在这段时间最有工作效率？
今天最不具工作效率的是哪一段时间？为什么在这段时间无工作效率？
今天工作过程中最大的干扰是什么？
今天做了哪些不必要做的事？
今天做了哪些不需要亲自动于的事？这些事可以授权给谁去做？
今天花费了多少时间做重要的事和不重要的事？
从明天开始，应该从哪些方面着重改进时间的使用状况？
表2排序前思考表
某项工作的具体描述
待思考的问题答复
是否能帮助我达到人生某些重要目标？□是目标：□否
是否有确切的期限？□是期限：□否
是否是某个我无法忽视的人交办的，比如上司的命令？□是□否
是否与我的工作或事业有关？□是□否
做，是否可以使我更上一层楼？不做，是否会妨碍我的前程？□是□否
表3每日行动计划表
项目编号
事件描述
结束时间
重要性
相关责任人
8：00～9：00
9：00～10：00
10：00～11：00
11：00～14：00
14：00～15：00
15：00～16：00
16：00～17：00
17：00～18：00
表4电话记录表
来电方姓名：
来电号码：
要求回电紧急电话
要求面谈会再次来电
来电信息：
日期：时间：
电话代接者姓名：
表5电话号码修改记录
姓名工号新电话号码旧电话号码现部门具体名称办公地点
表6文档目录表
序号文号责任人题名日期页号备注
表7文档查阅登记表
序号文件名查阅页码查阅时间查阅人签名保管人签名
表8文件目录表
序号文件名日期保密级别页码范围备注
表9保密文件查阅登记表
序号文件名查阅页码查阅时间查阅人签名保管人签名
表10销毁文件清单
序号时间文件标题发文部门主要内容备注
机要文档外送申请表
申请人 工号
申请事项
发送原因
是否与对方签订有保密协议等类似文件：□是 □否
（注：如签订有保密协议等类似文件则请写出文件名称并将此文件复印附后）
文件名称：
发送形式□纸件□电子件
发送人账号(若是使用e-mail则填写此项)
接收人账号(若是使用e-mail则填写此项)
产品经理审核 日期
部门最高机要人员审批 日期
备注
表12部门基本信息登记表
部门
名称部门
编码部门主管部门主
要产品产品
编码主要实验
室分布部门基本
组织框架
姓名 部门副经理
工号 部门基本人数
联系
方法
表13部门基本资产分布表
资产名称 资产
编号 分布
地点
责任人资产名称资产
编号分布
地点责任人
传真机 长途电话
打印机 公用软驱
复印机 常用表格
手提电脑 小推车
公用文具
表14部门人员基本信息登记表
姓名工号项目组毕业
学校专
业学
历身份证
号码籍贯入职
时间入部门
时间 招聘
类型备注
表15部门人员办公信息登记表
姓名 工号 项目组办公室及电话实验室及电话其他联系方式
表16刻制印章申请表
日期部门经办人 申请印章名称材质形式
申请理由及使用范围：
印章样式：
管理人：
部门领导：
年月日总裁办、中心一级领导：
年月日公司主管领导：
年月日
备注：
表17印章登记卡
登记日期：登记号码：名称：
印模
管理人：
责任人：
种类：形状：
用途：
制成日期：年月日印章材质：制印人：
废止日期：年月日废止理由：
备注：
表18公司公章用印登记表
用印
日期 内容
摘要批准人 用印
单位承办人监印人用印数 留存
材料
表19空白纸加盖公章明细表
序号申请部门申请人 内容份数领取人
签字承诺返还
日期备注
表20会务申请表
姓名：申请时间：
会议地点：会议人数：
召集人：预计会务起止时间：
会议主题：会务类别： (外部会议／内部会议)
续表
工作交接情况：
时间：
签字：
主管审批：
时间：
签字：
表21工作委托书
委托人／工号 所在部门 职务 联系方式
被委托人／工号 所在部门 职务 联系方式
电话转移委托人： 电话：
被委托人： 电话：
邮箱委托 □是 被委托人： □否
委托原因 □出差 □休假 □请假 其他：
委托时限年月日至年月日
表22工作委托表
任务编号工作任务完成情况 交接日期接手人预计完成情况
表23会务分工总表
关键事务 负责人 监控点
会前
会中
会后
表24会务人员分工明细表
任务 计划完成
时间 责任人／
联系方式 会务联系／
联系方式备注 完成情况
表25××会议日程安排时间表
序号时间事项备注
备注:
1·会务责任人：联系电话：
2·请大家遵守会议纪律，将手机调到无声状态，离开会场请向会议责任人××请假。
3·每天进行一次会议签到登记。
表26住房登记表
序号姓名性别省份单位职位手机房间号入住时间备注
表27住房结算表
日期房间类别申请房间号退房号实际使用数量金额结算确认
表28车辆安排清单
事项
数量
新车 优良车 进口车型
确定用车
需求
领导接送
客户迎接
样板点参观
送行、游玩
紧急调用车
确定车辆
来源
公司派车
酒店车辆
旅游公司车辆
当地办事处车辆
表29会务车辆用车信息登记表
司机 联系电话
车型 车牌号码
座位数 车辆所属单位
申请人 联系电话
用车具体日期、时间客人数量及级别
车辆行走路线 确认派车司机
预计返回时间 是否已返回
表30会场布置跟踪表
任务完成时间备注完成情况
会场保密要求。录音设备、指引牌。
确定横幅标语的内容制作要求，向会场出租方提出相关要求。
指示牌的制作。
与会人员姓名的确定及座位名牌的制作。
通知电视台及报社来采访。
会议桌鲜花的摆放。
会议资料的摆放。
座椅数量。对人员可能的变动作一个相应估计和安排。
文具。
水果、饮料。
灯光、音响、麦克风、数投、打印机。提前调试。
表31会务工作准备清单
会议名称：会议起止时间：
序号项目 备注
1会议日程安排表(会议须知)
2费用预算
3参加会议人员联系表(手机)
4车辆预定
5餐饮、住宿
6备用金
7资料
8签到登记表
9
文具：笔（）、本子（）、纸（）、文件夹（）、胶水（）、钉书机（）、胶纸（）、涂改液（）、胶片（）、胶片笔（）、录音机（）、磁带（）、电池（）、电源插座（）、投影仪（）、屏幕（）、教鞭（）、便携机（）、计算机（）、打印机（）、磁盘（）、复印机（）、传真机（）、座席卡（）、工作卡（）、胸花（）
10饮料
11药品
12水果
13夜宵
14纪念品
15场地布置
………
(如该项已准备，可在备注上打“√”)
表32会务签到表
姓名公司联系电话房间号入住时间
表33会议出席人员情况表
会议名称召集单位及主持人 应到人数 实到人数 备注
会议时间 重要出席人员列席人数缺席人数请假人数
地点
报告人：
年月日
表34会务资料发放库存情况表
类别编号资料名称
总数量系统部
需求量研讨会
需求量样板点
需求量需求
总量剩余量
表35会务费用接收清单
日期 送单人 费用说明 金额 审批人 接收人
参考文献
1·简锦川编译·总务管理\[M\]·香港：明天出版社，1988·
2·陈俊良，胡宽心编着·总务庶务管理制度\[M\]·中国台北：凯信出版事业有限公司，2000·
3·赖荣枝，胡宽心编着·人事劳务管理制度\[M\]·中国台北：凯信出版事业有限公司，2000·
4·企业行政办公国际化管理课题组编着·企业行政办公国际化管理制度\[M\]·北京：光明日报出版社，2003·
5·现代办公室全书编委会主编·现代办公室全书\[M\]·北京：中国标准出版社，2004·
6·洪荣昭着·人力资源发展\[M\]·中国台北:五南图书出版股份有限公司，2003·
7·吴志明编着·员工招聘与选拔实务手册\[M\]·北京:机械工业出版社，2002·
8·南亚旭编着·职业秘书与文员任职资格与工作绩效测评\[M\]·广州：广东经济出版社，2004·
9·南亚旭编着·职业秘书与文员上岗必备工具\[M\]·广州：广东经济出版社，2004·
10·南亚旭编着·职业秘书与文员自修手册\[M\]·广州：广东经济出版社，2004·
11·夏书章主编·哈佛行政管理全集\[M\]·北京：红旗出版社，1998·
12·何乔编着·秘书英语\[M\]·北京：中国科学技术大学出版社，2006·
13·吉朋晓编·高管秘书培训教程\[M\]·北京：化学工业出版社，2006·
14·高海生主编·秘书基础\[M\]·北京：高等教育出版社，2005·
15·范立荣主编·现代秘书学教程\[M\]·北京：首都经济贸易大学出版社，2005·
