即使要当面写下的，也仅限于希望待遇、上班日期及其他需要较准确资料的事项。负责面谈的人要自己设法把相关的重要资料快速地正确记下。但应掌握这样一个原则：如果应征的人对记录下来的做法感到十分在意或不安时，就尽量少做记录。
（4）问话的技巧
大致而言，负责面谈的业务员问话的方式及问题，决定可能从应征者处得到多少或什么样的资料。而且，什么样的问题会影响整个面谈的方向及进行的步调？问话可分：
①开放式问话：就是希望应征者要多自由表达而非只是三言两语。开放式问话又可分无限开放式及直接开放式：无限开放式问话一般也没特定的答复范围，用意只是要对方讲话，例如“请你随便谈谈自己的工作经验吧！”；直接开放式问话的方式就稍加点明或指定应征者的论点范围，例如“请问你原来的工作是担任什么职位”或“你在完成公司规定的任务时最常遇到的困难是什么”。
开放式问话通常是在会面刚开始，或刚要讨论某一方面的问题时的问话。
②封闭式问话：就是要应征者就问题提出明确的回答。典型的封闭式问话就是只让对方回答“是”或者“不是”。封闭式问话也因问的方式而有不同，但都是在用了开放式问话后追问对方时的问话方式。例如，当对方已答复上述开放式问句后，可以再用封闭式问题追问：“如果增加工作时间，你是否能解决工作中遇到的困难呢？”封闭式的问话要比开放式的问话更深入，更直接。
那么到底要选择什么样的问话方式呢？这也看工作性质及希望应征者在参与面谈中的需要程度而定。例如，如果负责面谈的业务员要了解某人对某一专题或事物的专业知识时，最好采用开放式问话。这样可让对方作充分的表现或全面发挥，而且开放式问话表示对答话者判断力及其他能力的尊重。另外，如果在对方答复后立即提出些和答话有关的封闭式问话，即表示面谈者对他的答复十分注意，反过来说，如果一直问些封闭式问题就表示面谈者不想让对方多作表述或对他的答复不感兴趣。当然，要用何种形式的问话，最重要的是看面谈的目的及当事人而定。
③反射性问话：一般反射性的问话，是间接鼓励应征者对负责面试的业务员认为尚未完整的答复，加以说明或再加引申的方式。所以反射式问话就是把对方所说的再重述一遍。例如，应征者刚说：“我认为这样的待遇不合理！”反射性的问话就是：“依工作的性质、任用条件及其他因素来考虑，你认为这样的待遇不合理吗？”此类问题无非在考验应征者的反应，了解他的真正意图。
④探询式问话：跟反射式问话一样，探询式问话也是要求对方对刚作的答复作更进一步说明。这种问法有两个用意：鼓励多沟通以及通过要对方作深入说明而达到一种共识。通常是用在对方只作表面性或不完整的答复时再追问的问话。通常探询式的问法有“为什么”“为什么你这样想”“请再说下去”“哼哼”“真的如此吗”或其他一些非口语化的表情或手势。
保持沉默也是探询式的问法之一，但时间的掌握很重要。根据研究，如要鼓励对方再谈下去，最有效的方法就是在对方谈话中断时，保持3~6秒的沉默，这样对方会很自然接着又说下去。6秒后要是对方没再讲，大半也就不会再说，于是不用沉默下去。保持沉默有时相当有效，在要结束面谈时也可以保持一分半钟的沉默，要是对方没再说话，就说：“谢谢你能来面谈，我们就到此为止吧！”
⑤诱导式问话：诱导式的问话所获得的回答并不完全有价值，最好避免使用。因为大部分应征者都会感到紧张，而被迫回答一些他认为负责面谈的业务员想听的话，而非自己真正想说的话。
例如面谈者如说“你一定会同意我所说的话吧？”这种问话似乎暗示负责面谈的人希望应征者同意其看法。诱导式的问话大都不能够获得对方真实的回答，有时还会对应征者造成打击。想要获得所要的资料，还是多用反射性及探询式的问话方式。
（5）应对答话的技巧前面说过，反射性及探询式问话是为了把应征者不完全的答复转变成所需要知道的资料。但要用怎样的方法，则要看答复不完全的程度以及对方回答不完全的原因何在，以下就是处理一些不完全答话的方法或技巧。
①不相关的答话：这类的答话是只绕着谈话主题兜圈子或答非所问。所以并不是对方不提供资料，而是资料没有用。负责面谈的业务员对付这种问题时，要进一步了解应征者到底是对所问的问题误解呢，或是故意避而不答，然后再以探询方式加以追问。
②不完全的答话：只要负责面谈的业务员确知自己要知道些什么，及要了解对方多少，如对方仅作部分答复很容易看出来，也很好处理。有人常会急着问另外一个问题，或者不想冒犯应征者，也就不去注意对方答话的完整性或真实性。但要是所谈及的事项对甄选人员的决定十分重要的话，负责面谈的业务员最好还是把事情问个清楚。
③不正确的回答：这种回答不易察觉。对方如回答有误，可能是问话者造成，也可能是他并没有正确的答案。负责面谈的业务员如对答复怀疑或想判明对方答复的真实用意，最好立即向对方查问，或者在面谈中的其他时候再追问，以确认对方答话前后是否一致。
④没有回答：有些时候，应征者可能保持沉默而不作答复。可能的原因甚多：没听懂或不了解问题，对所提问题不想作答……面谈者最好先弄清楚原因所在，并仔细观察后，再决定是问些探询式问话，或再把问题重述一次，或干脆把问题弃而不谈。
⑤话语太多：这和前面正好是两个极端。碰到这种情形，负责面谈的业务员最好要加以掌握，不使对方离题太远。
要使面谈有令人满意的结果，充分有效地问话及具有分辨对方答话是否周全这两种能力，是相当重要的。
训练
销售训练的重事性
在追求低成本与高效益的要求下，目前我们很少能有完整又有效的训练制度及方针。除一些大企业有正规的训练部门外，中小企业一般吝于投资在人员培养训练上，有的公司则是应景式的做法，害怕投资下去，人训练好却被挖墙脚或流失，得不偿失；大多数公司是心有余而力不足，也不知如何开展训练工作。
在训练的做法上，有的采用正规系统化的方式，有的却不按牌理出牌，也有的采取这么一种态度：适者生存，不适者自然淘汰，生者既已能存，干下去也不会差到哪里，已淘汰者既然先天不足，弃之亦不足惜。
这些不同的业务训练哲学，是受实际环境及条件的限制或主事者观念限制，而最大的症结是大家不能体会业务训练的重要性。
为了提高业务管理的水准，强化业务人员的素质及效率，所有从业者应对训练更加重视。训练是植根的工作，十年树人，也是一个长远的工作及责任。
良好的训练，对企业有两大好处。
首先，良好的训练可以减少业务员的流动率。如果给予充分又完整的训练，业务员不用花很长的时间及很大的代价，而学习发展得很快且较具有实力。好的训练使他具备信心、知识、能力和热情，这样士气就高，销售自然好，奖金也就多，自然降低流动率。这是一个良性循环；反之则恶性循环，造成高流动率。
其次，良好的训练可以建立更佳的客户关系，素质差又未经培训的业务员，可能干不到几天就离职。但他们可能已做了许多危害公司的事：随意削价或作不当承诺，甚至行径不当，给人恶劣印象，甚至有违法之事。他们既是代表公司，受害者自然也是公司。受训良好的业务员对公司制度、政策必然清楚，也能了解市场及客户的需要，必能给予客户良好的服务印象，建立良好的客户关系，最后业务员及公司都能享受其利。因为企业形象佳，业务员在外也颇受欢迎，销售较易，收入好，人事也就稳定，流动率低，公司收益也就可提高。
室内训练一般初到职的推销或业务人员的室内训练大致约需3天到3个星期，要视产品种类多少、业务难易及工作性质或专业技术及作业程序等因素而定。一般室内训练课程可按需要及人员、资料的可用程度包括下列项目：
公司、人员、组织介绍及新员工自我介绍；
销售政策、送货、征询及相关的作业规定；
对业务工作的基本认识与信心建立、心理准备；
业务开展介绍及工作要点；
产品知识；
业务拜访计划，安排；对客户判断及拒绝处理；
时间安排、管理；
沟通技巧；
业务销售经验谈。
室内训练是所有训练的奠基工作，是否能敲开成功的销售之门完全仰赖这步工作。其中的进阶步骤如：
告诉如何做业务；
示范如何做业务；
协助做好业务；
让他们开始做业务；
评估业务结果如何；
成为成功有效的业务人员。
初步的室内训练是业务员加入公司的第一次正式训练，目的是指导业务员了解公司及工作，如何介绍产品，并且鼓励他们充满热忱和信心地出去寻找客户，并把产品销售出去。负责室内训练的业务员为了达到更高的训练效果要：
备妥室内课程时间表；
做有效的教学提示及教案；
准备好训练资料及辅助教具、教材；
备妥训练大纲。
此外，每一位负责训练的业务员要注意保持客观的态度，对新进人员不要有任何偏见，因为在课堂上没有人能说哪位做得好，哪位不可能成功。可把学员稍加分级或分类，但每个人学习的速度及潜力都不同，要相信每个人都会有成功的可能。
为了使每位新进人员在开始进入公司时，即有完整的记录，并作训练效果的评价及追踪，负责训练的主管应对每个人做妥记录卡。
