由此可见，教育部第27号令对高校档案馆性质的规定与我国档案法是不相符的，与高校档案工作实际也是相违背的。而高校大多数也将档案馆排除在学校的行政管理部门之外，仅仅将其作为直属部门，这种做法抑制了档案馆档案行政管理职能的发挥，困住了档案馆的手脚，阻碍了高校档案工作的有效开展，使得学校档案的归档移交失去了应有的行政约束，档案的完整与安全失去了根本保障。我校一方面在《武汉大学档案管理办法（试行）》中规定学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，一方面又将档案馆列为学校的直属机构，这种矛盾的做法使档案馆无法真正行使其行政管理权力。我馆早在1996年6月份就曾明确提出不宜将档案馆列入直属单位的报告，报告中指出将档案馆列入直属单位，档案馆就会很难行使我国档案法赋予的监督和指导职能，应该说是很有远见，很有见地的。
2.馆库问题突出，档案库房空间不足。良好的馆库条件是档案保管工作的基本要求，武汉大学档案馆是永久保存全校档案的基地，自1893年自强学堂建立至今，学校成立及发展100多年的历史，全部浓缩沉淀在档案馆，但馆库的现状严重影响了档案的长久保存和档案保管工作的顺利开展。第一，档案馆地理位置不利于档案的长久保存。学校档案馆坐落在珞珈山脚下，通风效果差，再加上潮气大，湿气重，库房周围杂草丛生，虫害繁衍滋生，库房窗户多，面积大，窗墙比例超过1∶10……档案馆长期处于这样一个阴暗潮湿的环境中，严重影响了档案的安全，给档案保管工作带来很大困难；第二，馆舍面积不足。档案馆总面积2000平方米，其中库房面积1500平方米，馆里没有专门的阅览室、复印室和档案整理室，档案复印、档案整理都在库房中进行，档案库房常常是“身兼数职”，给档案的安全保管造成隐患；第三，档案库房空间不足。目前我馆库房已经处于饱和状态，一是因为合校后原四校的档案全部集中在一起，基础非常庞大，而合校后新武大的规模庞大，每年进馆的档案数量都在增长，近几年我校档案年进馆量过万卷，档案数量的过快增长使有限的库房面临巨大的压力。
3.档案保管设备和技术的现代化程度低。档案装具与设备逐步现代化是现代社会档案保管工作的必由之路和重要保障，而且随着社会的发展和现代化技术的进步，档案保管对现代化设备和科学技术的依赖程度会越来越强，如库房的通风、去湿、降温、采暖、除尘、防火、防盗、报警等措施，电子档案及特殊载体的保管，破损档案的复制等都是以先进技术和先进设备的大量应用为前提；我馆从合校开始逐步对所有库房配备了现代化的设备，为档案提供了相对较好的保管环境，但与兄弟院校相比仍然存在很大差距。上海复旦大学档案馆早在2002年，就已经尝试档案的智能化管理，对1994年以后形成的档案全部实现了智能化管理，在库房内全部安装最新型的电脑控制密集架，并配合使用条形码对档案案卷实行智能化的管理，另外，还为库房设计安装了智能化环境自控系统——BY—Y1智能化的自控系统，通过电脑测试，并根据事先编制好的程序来控制空调机和去湿机的运行状态，使库房始终保持恒温恒湿的状态。
4.档案全宗分散保管。由于库房紧张，馆里8个全宗的档案不能按全宗进行有效的集中和管理，而是被拆散分散到几个库房中，以原武汉测绘科技大学为例，学校总共18987卷档案被分散到4个库房，教学档案在1库，基建档案在5库，人事和工资档案在2库，其他档案集中在3库。其他几个档案全宗的档案的保管情况也与此相似。这种将全宗分散保管的做法显然不符合全宗档案保管要求，却也是无奈之举。
三、武汉大学档案保管工作改进的思路与对策
（一）强化档案保管思想，更新档案保管理念
高校档案馆是永久保存高校档案的基地。档案是档案馆赖以存在的物质基础，档案保管是档案馆的基本职能。纵观中外档案史，由于档案本身的特殊性，档案保管始终是档案工作的一项重要内容。然而，在档案馆由封闭走向开放的过程中，档案工作也由注重保存走向注重服务利用，档案保管工作的重要地位也逐渐被淡化。档案保管工作不仅不能产生直接的经济和社会效益，还要耗费大量的人力、物力和财力，在追求利益最大化的当今社会，很难引起领导的重视和关注。因此我们要强化档案保管思想，认识档案保管工作的重要性，加强对档案保管工作的重视，任何时候都不能放松档案保管工作。不仅如此，我们还要与时俱进，更新档案保管理念，为档案保管工作开辟新的领域。
第一，将档案保管工作与对外服务利用相结合。档案保管有两个目的，一是通过维护档案的完整与安全，使档案得以长久甚至永久保存，这事关档案的未来命运；二是提供服务利用，这是实现档案现时价值的途径。实际上档案保管工作始终是围绕这两个方面开展的。中国古代偏重于保存，在档案保管制度与措施方面给予了更多的关注，对档案的开发利用缺乏应有的措施。而在改革开放、服务民生的今天，档案的开放、开发与对外服务利用已成为档案工作的头等大事。档案保管工作要根据这一特点，调整自身的保管策略，以利用为目的，以保管为手段，以利用促保管，做到档案保管工作既能保障档案的长久保存，又能方便服务利用。并且将这一思想贯穿到档案保管工作的所有环节，尤其是库房的管理与档案的整理工作中，因为库房中案卷、全宗的排列是否系统、有序，档案整理的是否规范，直接影响着利用的效率和质量。
另外，我们在对外服务中还可以对所提供利用档案的种类、数量，加以统计分析，总结出档案需求和利用的特点和规律，为档案保管工作的进一步改进和完善提供参照。我们还可以通过对外服务查漏补缺，对本该由本馆保管而因各种原因没有入馆的档案加以收集，充实本馆馆藏，维护档案的完整。
第二，将档案保管工作与馆藏资源建设相结合。档案保管工作者最熟悉馆藏，馆藏档案资源建设和信息资源开发都离不开档案保管工作者的参与，他们不仅提供档案资料，还会提出一些建设性意见。他们身处保管工作第一线，对档案的载体和内容都最为熟悉，对档案的种类和数量最为了解，对档案的价值和利用情况最为清楚。因此档案保管工作者应该站在更高层次，利用自身的优势，以一种积极的姿态，对利用频繁的档案，濒临破损的档案，本馆独有的特色档案、具有珍贵价值的档案等各种需要更好地保存、更便捷地利用、更深入地开发的档案加以整理和统计，主动向馆领导反映，促进和推动馆藏资源的建设。
（二）进一步完善现有的档案保管模式
档案保管模式与档案管理体制紧密相关，受档案保管体制的制约，并与档案管理体制相适应。因此要完善现有的档案保管模式，应该先从完善档案管理体制开始。
第一，将干部人事档案和学生人事档案纳入学校档案馆的管理范围，真正实现对学校档案的集中统一管理。这样更有利于学校档案工作的统筹规划、组织协调，有利于对学校档案信息资源的整合、合理开发和有效利用，有利于维护档案的完整与安全，提高档案工作的整体水平，保证学校档案的总体质量。而我校现有档案管理体制不仅阻碍了学校档案信息资源的建设，也影响了档案信息资源的服务和利用。因此应该积极及时地加以改善。根据我校现实情况，可以档案分室的形式保留人事部、招生就业工作处和研究生院等几个部门的档案室，使这几个部门的档案室作为学校档案馆的分支机构，由档案馆统一领导。
第二，健全分级管理体制，将院系自存档案纳入学校档案管理范围和保管体系。院系产生的档案是学校档案财富的重要组成部分，而且院系处在教学、科研的第一线，会产生大量具有保存和查考利用价值的档案。另外，随着学校职能部门管理重心下移，相应的档案管理和保管任务也转移到院系，再加上院系规模的发展，自身所产生的档案数量也在迅速增长，因此院系档案材料的种类和数量也越来越多，其中不乏对学校的历史发展极具价值的档案材料。而在我校目前的分级管理体制下，档案馆对各单位的监督、指导和检查范围主要限于各单位移交给档案馆的部分，对院系而言，这一范围相对过窄，因为院系移交给档案馆的只有成绩单、注册卡和学位档案，其余的教学档案以及其他类别的档案如党群、行政、科研等由院系全部自存，档案馆对院系自存的档案一般不予干预。这种做法实际上把院系自存档案排除在学校档案管理体制和保管体系之外，这样做的结果一是导致学校资源体系和结构的不完整，二是使院系档案的管理与保管完全决定于院系领导档案意识的强弱和档案员责任心的大小，不利于院系档案的完整与安全。有些院系因为各种因由，如院系搬迁、人员工作调动、保管不利、整理不当、领导不重视等原因导致一些重要档案丢失、找不到等问题。因此，只有将其纳入到学校档案管理体制，这些档案的保管才会得到根本的保障。在去年的全校档案工作检查中，有不少院系就自存档案的保护和管理问题提出了一些疑问，希望我们能给予业务上的指导，这从另一角度说明，将院系自存档案纳入学校档案管理体系的必要性。我们可以参照其他学校的有益经验，对院系自存的档案采取设立档案分室的方式，对其加以业务指导、监督和检查。
（三）进一步完善档案管理制度
档案保管制度是开展档案保管工作的依据，因此完善、修订档案管理制度则是完善现有档案保管模式的重要举措。首先，修订《武汉大学档案管理办法（修订）》，将院系自存档案纳入学校档案管理体制，使院系所的档案管理工作接受档案馆的业务指导和监督、检查。其次，修订《武汉大学文件材料归档范围和档案保管期限表》，去除其中已经过时的内容，增补新的内容，如JX1317应去除毕业本专科生供需计划、合同一项，增加毕业学位申请、审批材料；明确院系及相关职能部门应该归档的档案类型及范围，避免重复归档；细化档案归档范围，修订档案保管期限等。再次，完善其他与档案保管工作有关且需要完善的规章制度。
（四）学校要加大对档案工作的支持力度
针对档案保管工作所面临的问题，学校应加大对学校档案工作的支持力度。首先，增加对档案工作的资金支持，改善现有的档案馆舍条件，解决库房紧张的局面，增加、更新档案保管设备，提升档案保管工作的现代化水平，积极向智能化方向迈进。其次，要加强对档案工作的制度支持。目前，学校有些立档单位对档案工作的重视程度不够，认识上也存在一些误区，把档案工作看作是自己本职工作之外的“编外工作”，在实际档案工作中比较消极和被动，致使档案立卷归档质量较差，向档案馆移交不及时，延时移交、延缓移交档案的情况常有发生，从而给档案材料的完整性、规范性和安全性造成很大隐患。由于档案馆与各个归档单位只是业务上指导与被指导的关系，没有行政约束力，造成各单位的档案工作缺乏有效的制度保障，立卷归档工作的质量在很大程度上依赖于各立卷部门领导档案意识的强弱和档案员、立卷员责任心的大小。因此学校应该增加相应的政策和制度支持，同时将档案馆由学校直属机关上升为学校的职能部门，赋予档案馆档案行政管理和档案业务管理的双重职能，使档案馆真正具备行政管理职能，对各立卷归档部门行使相应的权力，实施有效的行政约束，使其变被动移交为主动自觉移交，为档案保管工作的顺利开展营造良好的外部环境。
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