雷雯
档案作为一种重要的信息资源，是机关工作的查考凭证，也是经济发展和科学研究的重要依据，具有历史的真实性、不可再生性的特点。档案馆则是收集、保管档案的机构，是社会各界利用档案信息资源的中心，其中档案库房是档案馆的重要组成部分。近年来，随着档案数量的不断增多，各个档案库房相继整改、重组。因此，加强档案库房管理，成为延长档案寿命、顺利开展档案借阅的首要工作。
在实际工作中，影响库房档案寿命的因素是多方面的，如虫害、光线、灰尘、纸张老化及空气温湿度。如何对学校档案进行科学保管和维护，防止和减少高校档案的自然或人为损毁，是改进我校档案管理工作的重要部分。结合我校这几年档案库房管理情况，本文对此谈几点意见。
一、档案库房的标准化要求
档案库房的硬件建设是存放档案、做好档案库房管理工作的基本前提。因此，我校档案库房需符合档案保管的专业要求：
1.库房面积。根据学校办学规模（专业数以及在校生人数等）确定库房面积，保证有足够的空间存贮档案。同时，库房更需要合理地规划使用，如将珍贵、重要的档案置于相对优越的保护环境。
2.保管设施。《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案工作规范》以及《武汉大学档案管理办法》规定：“档案库房管理系统主体应围绕库房收藏保护、科学管理及提供利用档案的需求配置设备、设施用房等。根据工作需要逐步购置计算机、复印机、照相机（翻拍机）、扫描仪、录像机、除湿机、空调机、吸尘器、消毒柜、恒温恒湿防磁声像档案柜、缩微拍摄、拷贝及阅读还原、裱糊设备等。”
3.八防管理。档案库房应该保持清洁卫生，门窗密闭性能良好，室内需安装温湿度自动监控和防火防盗自动报警器系统，使档案库房达到防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光即“八防”要求。
4.库房温、湿度。国家规定，保存纸质档案的库房温度应控制在14℃～24℃，标准相对湿度为45%～60%。如果条件许可，安装温、湿度自动控制系统，就可将温、湿度控制在适当范围内，造就一个不适合霉菌、害虫生长的恒温、恒湿的绿色环保环境。
5.先消毒后入库。档案发生虫害的主要原因是接收时未进行消毒，致使害虫或虫卵带入库房。要想杜绝害虫对档案的损害，必须把好档案资料、装具入库前消毒清扫这一关。
只有坚持执行以上标准化要求，才能更好地维护档案，有利于延长档案的寿命。
二、我校档案库房管理现状及问题
1.选址不适宜、建筑部分不符合要求。在选址上，紧靠山边，潮湿阴暗，库房内易滋生虫害；在建筑构成上，窗户多且大，不隔温，窗墙之比超过规定的1∶10，同时外墙玻璃上安装有排风扇，铝合金窗不能完全关严，致使户外高温高湿的有害气体通过排风口源源不断地进入库房，侵害档案。
2.未配备档案消毒柜。对新进档案首先要消毒，以免将虫害带入库房。但是目前我们档案库房的建筑配置上因受财力等因素的限制不能购置消毒柜，以致新接收进馆的档案没有注意做好杀虫、灭菌消毒处理后进馆，这样很难保证会携带有“虫害”的档案进入档案库房，造成不良的后果，这对档案保管是不利的。
3.库房中置放复印机。由于目前馆内办公用房紧缺，不得不把复印机放入库房，这不仅造成一库多用的现象（库房也是复印室），不利于库房管理，同时也给档案和工作人员的身体带来隐患。复印机在工作时产生的热能使档案库房内的温度增高，加速档案纸张中纤维氧化和水解的速度，并为有生物的生长创造条件。同时，有碳复印机的显影成分中有一种叫做二硝基芘的物质，是一种致癌物，而无碳复印机的显影具有很大的刺激性，可引起人的眼、皮肤、呼吸道及神经系统的一些病变。
4.档案存放不合理。档案存放在库房中一般都是以全宗或以专题为单位编制的，自2000年8月合校后我馆档案分为“8”个全宗管理档案：即全宗“1”代表原武汉水利电力大学档案，全宗“2”代表原武汉测绘科技大学档案，全宗“3”代表原湖北医科大学档案，全宗“4”代表原武汉大学档案，全宗“5”代表合并后新武大档案，全宗“6”代表解放前历史档案，全宗“7”代表文华图专档案，全宗“8”代表原湖北医科大学解放前历史档案，这些档案按一个全宗或以专题为单位集中存放在一个库房中进行保管，由于每年有近万卷的档案递增规模，我们不得不把全宗打乱存放在库房中，这样既不便于查找，也不能最大限度地满足查阅者的需求。
5.“三合一”与“两分离”现象。我馆现有面积2000平方米，馆藏档案已达18万多卷，而合校后每年新增档案近万卷，目前库房面积远远不能满足档案递增速度。在库房有限的面积下，档案管理人员不得不在库房中整理档案，教职工查阅档案也不得不在档案库房中进行，造成整理室、阅览室、库房室三室合一的现象。这既不利于档案的安全保密，也不符合库房管理的有关规定。同时，我馆档案办公室设在二楼，库房设在一楼，给整理、查阅档案带来很大的不便，不便于集中管理，无形中增加了档案人员的工作量。办公、库房管理两分离现象也常常使外来借阅人员误闯库房，极不利于档案的安全与保密。
三、科学管理的改进措施
只有建立合理的科学管理措施，才能使库房设备的功能得到最大限度的利用和发挥。针对我校档案库房管理的工作现状，提出如下改进措施：
1.实行规范化管理、严格执行库房管理工作制度。按照《档案馆建筑设计规范》要求，尽量改善档案保管条件，使危害档案寿命的自然因素减少到最低。同时，以《档案法》为准绳，制定一套行之有效的库房管理制度，使库房管理的每个工作环节有章可循、有法可依、违法必纠。如档案库房要配备灭火器、消防栓等防火没施，并定期检查。要制定档案库房安全检查制度，定期对档案的数量、质量进行安全检查，主要检查档案是否有虫蛀、鼠咬、霉变等现象，检查档案的防护措施和库房设备的安全情况。档案安全检查一般一年一次，要逐卷逐盒进行全面清点检查，发现问题要一一找出原因，及时解决，并采取有效措施改善保管条件和加强保护工作，防止档案继续损坏；对于利用率不高的档案检查周期不宜太长，要经常翻动、检查，平常也要加强库房巡查，防患于未然，确保档案安全万无一失。
2.加强档案质量安全检查工作，严格把好档案入库关。档案入库之前要消毒、除尘、杀虫，这是预防虫害、霉菌污染的档案进入库房的有效防范措施。案卷入库时要检查卷内目录是否与内容相符，对验收后不规范的档案不得入库。档案入库后，需以全宗单位，按不同门类、载体按档号顺序排列。对密集架、档案柜架均应编写顺序号，绘制所存档案的标签及档案存放示意图、标志图。卷架上的指导卡要一目了然，档号、标识符号准确无误，达到规范标准。
3.搞好库房管理，创造良好的档案存储环境。档案馆是保存档案的基地，加强档案管理工作是维护档案安全，延长档案寿命的必要条件。根据我校档案馆和自然地理环境，档案库房应在防止高温高湿及病虫害上下功夫，其措施如下：
（1）配备保管设施。档案库房与装具是保管保护档案最基本的物质基础，学校档案馆要有尽可能宽敞独立的多功能档案库房，实行整理、阅览、库房三分开。档案库房管理系统主体应围绕库房收藏保护、科学管理及提供利用档案的需求，配置设备、设施用房等。如：安装温湿度自动测控系统和空气净化系统，消毒设备，拷贝及阅读、还原、复制设备，裱糊设备等。在配置中要十分重视它的先进性和适用性。对接待、目录、查阅、修裱、陈列展览、微机等各种技术用房进行合理布局，做到整洁安全、方便实用。档案装具应采用金属箱、柜，无酸档案盒。
（2）控制库房温、湿度。武汉每年都有很长一段高温高湿的季节，高温高湿是引发霉菌和虫害的根本原因，只要达到一定的温、湿度，霉菌和虫害就会迅速蔓延。在国家规定保存纸质档案的标准温度为14℃～24℃，相对湿度为45％～60％，保存电子文件的理想温度为16℃～20℃，相对湿度为40％±5％。通常，75％是档案生霉的临界湿度，档案害虫生长的适宜湿度一般也在70％以上。如果在库房安装温、湿度自动控制系统，将温、湿度自动控制在适当范围内，人为造就一个不适合霉菌、害虫生长的恒温、恒湿的绿色环保环境，为档案保存工作带来诸多便利。然而，我国目前除了国家、省、市级档案馆及一些大型企事业单位档案馆外，一般中小型单位的学校档案馆还不具备这样的条件。学校档案馆要立足现实，因地制宜。首先，要争取单位领导的重视与支持，落实管理经费，安装空调机与去湿机，按照标准调节好库房温、湿度，并保证开机率。其次，档案工作人员持之以恒地做好检查维护工作。档案人员要坚持做好库房每日温、湿度及其情况的记录，采用物理通风法定期通风换气，保持库房空气清新，对库房的内部环境要勤于观察，密切关注库房温、湿度变化，加强对库房温、湿度的控制和对设备的日常监测与维护，按规定放置防霉防虫药并定期更换，预防或减少一些来自管道、空调、电源电路等设备运行过程中的突发故障对档案安全的影响。
（3）防尘、防光、防火、防有害气体。库房门窗的密闭性能要保持良好，并配备防光、防水的窗帘；要采取得力的保护措施，做到防尘、防光、防潮和防止有害气体进入室内。库房要保持清洁卫生。工作人员进入库房要更衣、换鞋，清洁库房时不能用水直接冲洗地面，在接收、利用、整理、编研等工作中爱护档案，注意防尘，不能将档案放在地上或不洁的桌面，修补档案要用专用浆糊，避免人为损坏。同时，因为光线会使档案发生氧化，所以，库房窗户要用质地厚密的窗帘遮挡，以防止强光射入。在潮湿的情况下，光线的破坏作用更大，因此受潮的档案切忌拿到阳光下曝晒，应放在阴凉通风处晾干。光线和有害气体，特别是紫外线对电子文件的破坏力更大，在一定条件下甚至将腐蚀、破坏磁性载体和光盘，使电子文件丢失信息。
4.库房专人负责制与激励机制并举。档案库房应由专人负责，这样既有利于熟悉业务，提高服务水平，又可让管理人员明晰自己的责权范围。同时，建立相应的激励机制，根据工作目标的完成情况进行不同的物质奖励和精神激励，使每个管理者都有强烈的责任心、成就感和荣誉感，发挥出每个人的最大潜能。对我校档案库房实行库房专人负责制与激励机制，有利于档案的基础工作、贮藏、保护、提供利用等工作达到现代化水平，有效地为教学、科研、党政管理工作服务。
5.运行效益机制。档案库房管理所追求的主要目标就是以最小的投入而获得最佳的管理效益。一是在实际管理工作活动中，应计算库房使用设施建设、损耗档案用品等，节约管理经费。二是增强档案管理效益。如尽力延长档案的寿命，建立健全档案各项工作环节，充分利用和开发馆藏各种载体信息资源，为高科技研究和市场经济发展及两个精神文明建设提供优质服务。
四、高素质的管理人员
档案是文化沉淀，档案工作是一项高层次的科学文化事业。仅拥有现代化的硬件设施和完善的规章制度是不够的，档案管理人员还必须充分认识到自己在学校档案工作中的重要作用。现代社会对档案管理人员的要求越来越高，不仅要有不怕苦、不怕累、甘心为教学服务的奉献精神，还要具备善于掌握、运用专业知识的能力，以及做好档案工作的研究、思维和表达能力。因此，档案管理人员应积极参加业务培训，在培训中学习，在工作中应用，努力提高管理能力，不断改进档案库房管理工作，进而提高档案库房管理工作的整体档次和水平。
同时，重视人才资源的开发和利用。针对实际工作，首先建立竞争机制，择优选拔人才。其次，建立育人机制，将档案库房管理者培养成具有高素质、高技能的人才。建立激励机制，充分调动人才的积极性和创造性，让他们在高科技和市场经济中不断开创新局面。
总之，库房管理的关键工作在于日常维护工作，使之制度化，常规化，并防患于未然，使党和国家的宝贵财富——高校教育档案资源，在我们手中得到安全有效的保管和利用。
参考文献
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