第三，数字化教学档案的开发利用滞后。我校教学档案数字化的数量不仅少，而且对数字化教学档案的开发利用工作力度不足，有些高校已经将历年来的学生毕业照全部数字化并提供上网服务，如西安交大档案馆、上海交大档案馆、南京大学档案馆和北京大学档案馆等，还有些学校档案馆将学生论文建成数据库提供网上查询，如南京大学档案馆。但我馆对已数字化的教学档案资源却没有提供上网服务，这不能不说是数字化教学档案资源的浪费。
第四，校内“信息孤岛”现象影响着教学资源的共享和利用。我校教学档案信息化建设还存在一个突出问题，就是档案馆与各个教学管理部门管理系统各不相同，又缺乏对接接口或统一数据平台，造成一个个的信息孤岛，这给档案工作产生的直接影响是：电子档案不能同步归档，档案信息不能共享。如对本校毕业生的学位认证是档案馆对外服务的一项重要内容，也是档案馆经常性工作，而教务部和研究生院也在网站上提供了相关服务，利用这两个系统进行学位认证可以大大提高档案馆的工作效率。但研究生的学位认证系统由于我馆缺乏相关权限而无法使用。
二、武汉大学教学档案资源建设思路与对策
（一）健全分级管理体制，将院系教学档案纳入学校档案管理范围目前我校也是一种分级管理模式（如图1），《武汉大学档案管理办法（试行）》中规定学校要有一名校领导具体分管档案馆，并成立武汉大学档案工作委员会；学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构；全校各单位必须确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名专（兼）职档案员，负责本单位的档案的收集、整理、保管和移交工作，全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。问题在于档案馆对各单位的监督、指导和检查范围主要限于各单位移交给档案馆的部分，对院系而言，这一指导范围相对过窄，因为院系移交给档案馆的只有成绩单、注册卡和学位档案，其余的教学档案以及其他类别的档案如党群、行政、科研等由院系全部自存，档案馆对院系自存的档案一般不予干预。
就教学档案而言，院系自存的教学档案（以下简称院系教学档案）也是高校教学档案体系的重要组成部分，是院系教学管理与教学实践活动的成果和产物。院系教学档案种类全面，内容丰富，是第一线教学活动的真实记录，是各院系发展的重要历史见证。将院系教学档案排除在档案管理范围之外，既不符合教学档案的形成特点和规律，也不利于学校教学档案资源的完整性建设。缺乏直接来源于实践的院系教学档案，档案馆为学校中心工作服务，为全校师生服务的价值很难得到真正的体现。因此必须尽快加以改变，积极采取措施，完善现有的档案管理体制，将院系教学档案纳入学校档案管理范围，对院系教学档案实施业务指导、监督与检查。
笔者认为，我们应该建立以学校档案馆（室）为依托，分别以教务部和研究生院为轴心，向各教学单位辐射的全校性教学档案工作网络，实行学校档案馆对教学管理部门、院系或教研室分级管理，建立集中统一管理和分级管理相结合的档案管理制度。同时要确定学校档案管理机构、教学管理部门和院系基层教学单位各自的教学档案建设重点，健全并加强对各学院或教研室的教学档案建设工作。校档案馆承担档案业务管理职能，做好对院系教学档案的管理和业务指导、监督与检查，针对各个院系的特点分别制定详细的归档范围；院系或教研室作为学校档案分室，在档案馆的指导下积极履行教学档案资料数据的收集、整理和保管职责，特别是要加强院系师生教学档案的收集工作。通过这种分级管理体制改变教学档案归档范围很少涉及教学第一线的纯宏观管理状态，使教学档案建设工作深入到教学和教务管理活动的各个微观领域。（童爱玲。高校教学档案建设与教务信息管理［J］。教学研究（河北），2008（4））目前，很多学校都已经采取并实现了教学档案分级管理。如《南京大学教学档案管理办法》中明确提出教学档案实行集中统一管理及校院（系）分级管理的原则。天津大学和中国矿业大学的教学档案也实行校、院系分级管理制度，将院系分级管理制度纳入学校档案工作管理体制。这些成功经验可以为我们提供很好的借鉴。
（二）加快教学档案的数字化和信息化建设
教学档案数字化是指利用计算机、扫描设备、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的教学档案，根据需要进行数字化处理，形成数字档案资源的过程（王茹熠·加强高校教学档案数字化建设的思考［J］。云南档案，2009（8））。而信息化建设则是将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮、网络化的方式互相连接，从而更好地促进用户和信息资源的紧密联系和有效结合，提高教学档案管理信息资源共享率（李美艳·高校教学档案工作发展趋势探析［J］。内江科技，2009（3））。教学档案数字化和信息化建设是时代发展的必然结果，是实现传统档案资源与现代档案信息资源整合接轨的重要基础性工作，是改善服务手段、提高服务质量与效率、更好地满足学校和社会利用需求的客观要求，是更好地发挥档案馆信息传递功能的重要保障，同时也是我校档案事业发展过程中一项长期而艰巨的任务。因此要结合本馆情况，有计划有安排、依据一定的原则，稳步推进教学档案信息化建设步伐。
第一，加强基础设施和制度建设，为数字化建设提供物质基础和制度保障。学校要增加经费投入，购置数字化建设备与仪器，提供必要的数字化档案安全保护措施，加强数字化基础设施建设，为数字化建设奠定坚实的物质基础；同时制定数字化制度和规范，如纸质档案数字化技术规范、电子文件元数据管理规范等，确保数字化档案的质量和规范管理。
第二，结合本馆馆藏教学档案内容和特点，依据破损或老化的教学档案优先的数字化原则和利用频繁的教学档案优先的数字化原则，开展馆藏教学档案的数字化工作。
第三，主动与教学管理部门协商解决各个管理系统之间的排他性，采用电子印章和数字签名技术，实现网络信息资源的共享和电子档案的同步归档。目前，中山大学通过建立全校性的统一数据平台，有效地解决了各个教学管理部门管理系统与档案馆档案管理系统互不兼容的问题；上海交通大学建立信息中心，负责全校各个部门的数据库管理系统的开发和维护，以及各个管理系统的对接，为校内信息共享和电子档案的同步归档提供了强有力的技术支持。这两种方式为我校教学档案的数字化建设有一定的参考意义。
第四，加快数字化资源的开发利用。数字化资源的开发利用是数字化建设的出发点和落脚点，如果已经数字化的资源仍然被作为档案加以保存，而不是提供利用，就失去了其真正的意义。因此，我们应该尽快开发现有的数字化教学档案资源，为建立数据库上网提供服务利用。
第五，加强横向联系，进行资源共建。我馆与图书馆合作进行馆藏数字化的成功经验告诉我们，充分利用本馆资源，与校内外相关部门进行资源共建，是开发教学档案资源的有效方式。进行资源共建不仅可以节约档案馆馆藏资源的开发和建设成本，还可以促进资源共享，丰富和完善档案馆藏，为档案的服务利用搭建更为有利的平台。如我校目前成教毕业生信息还没有上网，给很多成教毕业生的学历认证造成诸多不便。档案馆作为学生毕业信息资源的保管者，可以与成教学院协商合作，共同完成我校成教毕业生学历证书的电子注册工作；我们还可以考虑与图书馆进行更深入的合作，进行图书档案一体化建设，对两馆共有资源探讨建设和开发途径，对我馆独有的资源与图书馆进行链接，以扩大档案馆的影响，从而促进档案信息资源的进一步开发和利用；加强七校联合办学的学校的教务管理部门以及学校档案馆的相互合作，开展信息传递服务，或将学生的成绩单，学位证书建立一个统一的数据库，并实现七校共享，通过各种数字技术手段实现电子资源的对外服务……总之，我校教学档案要按照“存储数字化、管理自动化、利用网络化”的方向，加快教学档案的数字化进程，加强教学档案的信息化建设，提高档案的信息服务能力，加快实现档案工作方式和手段由传统向现代的跨越，要把档案数字化和信息化建设纳入学校信息化建设的总体布局，推动档案信息化与学校信息化同步协调发展。
（三）加强教学档案的质量控制和规范管理，确保教学档案的完整与安全我校教学档案数量大，种类多，自2006年以来，年进馆量连续4年都在1万卷以上，而且教学档案来源分散，涉及学校50多个立卷单位和部门，教学档案管理工作涉及面大，层次多。而每个单位领导的档案意识，对档案工作的重视程度和支持力度都存在差异，导致各个单位教学档案的立卷归档质量也参差不齐，因此必须加强质量控制和规范管理，完善教学档案的立卷归档移交制度和程序，确保档案归档及时，立卷规范，案卷内容材料完整，手续齐备，印章齐全。
需要引起重视的是，随着学校档案管理制度的不断完善和档案馆对各单位档案立卷归档指导工作的加强，近几年在档案立卷归档移交环节上出现的问题在逐年减少，而更多的质量问题则出现在教学档案的形成过程中，教学档案在形成过程出现的质量问题一般是很难弥补的，而这又恰恰是决定教学档案质量的根本所在，我们前面所提到的注册卡问题就是一个很好的例证。因此，我们应该介入教学档案的形成过程，加强前端控制和全程管理，树立“大档案观”，做到实际工作发展到哪里，档案工作就跟踪到哪里，会同教务部和研究生院及其他职能部门，完善学校教学管理体制，加强教学管理和监督，督促各个部门、各个环节依章办事。从而从根源上杜绝教学档案出现质量问题，确保教学档案的完整与安全。
（四）注重广大师生教学文件材料的收集，建立多层次全方位的教学档案资源体系2006年在教育部对我校组织进行的本科教学水平评估的过程中，我馆曾提供了一份俞大光院士大学时代的《热力工程》英文笔记，但这份珍贵的档案并非出自我馆，而是我们从乐山师范学院校史展览馆收集得到的。这一事件反映了我馆档案收集范围还不全面，同时也给了我们一个很好的警示，那就是要广设途径，面向广大师生收集档案，加大师生教学文件材料的收集力度，从而避免使本该属于我校的档案资源流落他处的情况再次发生。
广大师生形成的教学文件材料是武汉大学教学档案资源体系的组成部分，将广大师生在平常的学习、生活和工作中产生的有价值的文件材料收集进馆，是馆藏教学资源的有益补充。不可否认，从学校师生手中收集档案难度大，阻力多，一是因为广大师生的档案意识不强，对教学档案的作用和重要性认识不足，没有将自己在平常的学习和教学过程中形成的有价值的文件材料保存下来，也不清楚自己手上材料的真正价值；二是广大师生对档案馆的工作了解不够，不放心将自己的宝贵资源交给档案馆；三是认为移交给档案馆后会给自己以后的利用造成不便；四是没有统一的管理制度。但是我们不能因为有困难就放弃，而是应该积极采取措施，加大宣传力度，扩大档案馆影响，改进服务方式和手段，争取院系和教务管理部门的支持，制定相关的档案征集和收集制度，有计划有安排有步骤地逐步开展。
参考文献
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