涂上飙
1987年颁布的《中华人民共和国档案法》明确规定，档案馆是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。1983年颁布的《档案馆工作通则》规定，档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下，集中统一地管理党和国家的档案及相关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。从上述两规定可以看出，档案馆作为文化事业单位，强调的是其社会价值、社会效益，即档案馆的系列活动对社会发展和文明建设所产生的客观效果。然而，档案馆在其活动中，不可避免地会伴生一个经济效益问题，它的好坏对档案馆的良性发展，对更好地发挥其社会效益，都会有着重要影响。
一、档案馆实现经济效益的必要性
档案馆经济效益的充分发挥，无论是对补充学校财政的不足、改进档案馆的管理模式，还是提高广大员工的工作积极性，都将有着重大意义。
（一）有利于补充财政经费的不足
作为学校的直属单位，档案馆的经费来源主要是学校的财政拨款。它包括两部分：一部分是年度预算拨款，用于档案馆的日常活动；一部分是专项拨款，用于专项项目的建设和开发。年度预算拨款额度，这几年一直在15—20万之间，并处于下降状态。这样一种财政状况，往往是超前支付，寅吃卯粮；同时业务活动和行政活动在经费的使用上，往往是顾此失彼。专项项目目前有“国家文物保护建设修复专项”、“老照片档案底片抢救专项”、和“档案抢救与武大名人档案介绍专项”。三个专项，除“国保”专项额度较大，有20多万外，另两个专项额度为5万和6万。
经费的短缺，制约着馆内业务活动、行政活动的充分开展，也影响着对外协作、交流活动的进行。
（二）有利于档案馆进一步转变管理模式
追求好的经济效益，就是要求档案馆的活动所带来的经济收益比资源消耗的要大，即产出大于投入。要实现这一目标，必须努力改进档案馆的管理模式。目前，档案馆适应时代的需要，在档案馆发展战略上，以科学发展观为指导，走可持续发展之路，注意档案资源、人力资源的合理开发和利用以及基础设施的协同发展；不断改进服务理念，服务的内容越来越广，服务的领域越来越宽；不断更新服务手段，手工管理的区间越来越小，数字化、网络化日益成为管理手段的主体。然而，从追求最大经济效益和社会效益出发，在档案工作决策思路的创新上、在服务的主动性上、在档案收集和保管的精细化上，以及档案意识的磨砺上，都还有拓展的空间。
（三）有利于提高广大员工的工作积极性
美国心理学家马斯洛告诉我们，人的需要分为生理的（衣、食、住、行等物质上的需要）、安全的（生、老、病、死等方面的保障）、社交的（情感的和归属的需要）、受人尊重和自我实现五个阶段。物质的需要是最基本的需要。目前，档案馆的工作人员物质待遇相对来说是偏低的。不仅如此，由于经费的有限，许多同志不能出去进行必要的馆际业务交流和适当的业务培训，致使员工们的积极性、主动性和创造性难以发挥。不少同志工作热情不高，工作的思想根基不稳固。
二、实现经济效益的可能性
（一）档案法律法规的出台，为实现良好的经济效益提供了法律依据法是国家根据统治阶级的利益与意志制定认可，并以国家强制力保证其实现的行为规范的总和。有关档案的法律法规是关于档案馆的性质与任务、档案的管理以及档案的利用等方面的法律规范。关于利用档案获取一定的经济利益，1990年国家档案局发布的《中华人民共和国档案法实施办法》（1999年修订）第十条第三款规定：档案馆“采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务”；第二十二条规定：“各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。提供社会利用的档案，可以按照规定收取费用。”2008年公布的《高等学校档案管理办法》第二十二条规定：“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。”这些规定，就为档案馆努力争取良好经济效益提供了法律依据。
（二）知识经济时代的到来，为实现档案馆的经济效益提供了广阔市场人类继农业经济、工业经济之后，目前已进入到知识经济时代，即建立在知识和信息的生产、分配和使用上的经济。知识经济时代的到来，为档案馆作用的充分发挥，实现自身的价值，提供了发展的机遇和展示的舞台。在农业经济时代，档案是政治的附属物；在工业经济时代，档案被看作是一种信息资源；在知识经济时代，档案是作为一种知识资源，档案工作也就成为了一种知识管理工作。由于知识经济把知识和信息作为重要资源来使用，必然导致人们信息意识的增强和信息需求的增加，从而也就为档案事业的发展提供了良好的社会需求环境和广阔的市场。
从档案的经济效益来看，这种市场和环境，它更多面对的是个体需求，提供的是个性化的服务。如学生及其家长想考入武大，或想进武大工作，他们都需要对武大有更多的了解；曾经在武大攻读过学位或在武大进修和培训过的学生，他们有一种对过去学习、生活时代的回忆、追索的要求；作为一所中国特色、世界一流、国际知名的高水平大学，学者们有对其进行深层次研究的需求等等。这些需求，就为档案馆经济效益的实现提供了广阔的市场。
（三）档案馆丰富的馆藏，为经济效益的实现提供了物质保障截至2008年的统计材料表明，学校的馆藏档案现分为11大类，包括党群、行政、教学、科研、基建、设备仪器、产品生产与科技开发、出版、外事、财会和人物等，共18万余卷，分为国立武汉大学、私立文华图书馆学专科学校、湖北省立医学院、武汉大学、武汉水利电力大学、武汉测绘科技大学、湖北医科大学、武汉大学（新）等8个全宗以及部分名人全宗。其中，建国前档案有5706卷，11844件。馆内有照片档案10424张，电子档案2086张，图书资料4700余册。
这些不同时期、不同载体的档案，能够满足人们多层次、多方面的需求。
三、实现经济效益的路径
档案馆利用自身馆藏优势，实现良好的经济效益，至少有4个方面的途径可以思考或探索实践。
（一）利用丰富的馆藏，开展一系列的有偿服务目前，档案馆有18万卷的纸质档案，近7万张的照片以及一些声像资料，这都是开展有偿利用服务的物质基础。利用这些馆藏物质，可进行：
1.开展档案的有偿复印制作业务。这一业务是目前档案馆开展有偿服务的主要途径，主要对象是毕业的本科、硕士、博士生查询当年读书时的成绩，也有出于研究需要，查询、复印档案的人员。这一业务的复印收费标准，一般略高于市场价格。出于保护珍贵档案的需要，对复印民国乃至清朝的珍贵档案，可适当加收档案保护费。
2.围绕一定课题开展定向服务。围绕一定的课题展开定向服务，档案馆也曾进行过尝试，如围绕校庆110周年，纪念“六一”惨案60周年以及纪念学校西迁乐山70周年等系列活动，都开展过系统的资料整理和专项研究。以后结合学校发展的需要，还可以在教学、科研和社会服务等方面加大其资料的整理和专题研究工作。
3.编辑出版系列档案资料。为提高档案的利用效率和有效降低原始资料的损耗，可将档案进行分门别类地整理出版。根据档案法的规定，满30年以上的档案可定期对外开放。因此，目前学校所收藏的民国时期的、解放后计划经济时代的，以及改革开放初期的档案，都可有选择地编辑出版，对外开放。档案的编辑出版，在努力实现对外宣传学校，对内服务学校决策、教学和科研，实现其社会效益的同时，也可以获得一定的经济效益。
4.制作出售档案缩微品。信息时代的到来，使档案的缩微成为可能。缩微品体积不大，但存贮信息量大，且便于携带和查阅。因此，完全可以将学校现有的8个全宗档案分专题进行制作，制成微缩片，向国内外不同层次的人员和不同需求的单位出售。
（二）争取社会团体和个人的捐赠
档案馆作为公益事业单位，是为公共事业和社会服务的，因此可以接收社会团体和个人的捐赠。在实现捐赠的过程中，最有可能的实现途径是接收校友的捐赠。
校友从广义上讲，是指在学校学习过的各种层次和各种类别的学生，或者在学校工作过的教授、兼职教授以及教职工等。狭义的校友是指从学校毕业的各种类型的学生。由于母校是校友永恒的情感归宿和精神家园，因此母校与校友之间有着一种永远割舍不断的感情。他们终身情系母校，时刻关心母校的建设与发展。有成就、经济基础较好的校友，完全可以通过不同途径和方式，对学校档案事业予以捐赠。捐赠之举既体现了校友关心教育、回报母校的良好道德风尚和社会责任感，也宣传了自己的事业，提高了自己事业的影响力和知名度。南京大学建立数字化校史馆时就得到过校友的专项捐赠。
（三）争取对外承接各种项目，获取经费
对外承接、申报一些项目，也可以获得一定经济资助。如结合武汉城市圈“两型社会”建设发展战略、湖北省两圈一带发展战略，从历史文化的角度研究大学对城市、社会的辐射功能；也可以以“大学的发展在校园文化建设中的作用”为主题，争取国家的专项支持。可以争取国家档案局专题性的档案专题研究项目，也可向教育部、文化部、中央宣传部等单位申请研究项目，发挥自身馆藏优势。
（四）兴办与档案馆业务有关的产业
档案馆可以借助于丰富的馆藏资源，以市场化的运作方式，作为市场主体参与市场竞争。通过市场了解社会的需求，提升档案的服务质量，以实现档案资源经济效益和社会效益的最大化。档案馆因是事业单位而具有企业的行为，目前找不到相关的法律依据。但作为一种档案工作的创新，可将档案馆的一部分人力、物力和财力投入市场，通过合作的方式，来实现档案馆的经济效益。这种合作可由档案馆、中介机构（档案事务所）和企业三方组成。档案馆主要提供资源，并根据市场需求进行开发；中介机构主要负责需求信息的采集，并开展信息咨询、预测以及反馈等服务；企业主要面对需求方，为其提供需求服务。三方共同承担市场的风险，也共享其中的收益。
