付志琼
近年来，在中央扩内需、保增长、促发展的重大决策部署下，建筑企业面临着极为难得的快速发展机遇，一方面，国内基础设施建设投资将继续保持增长态势；另一方面，国家以前所未有的力度加大政策倾斜和资金扶持，支持中国企业“走出去”。企业现代治理结构的日趋完善、发展战略的逐步构建、经营格局的进一步调整和开发力度的不断加大，使企业施工项目越来越多。伴随着项目法人制、招投标制、监理负责制和工程质量终身负责制的实行，社会各方对工程项目档案质量提出了更高、更严的要求，工程项目档案管理中存在的问题也因此日渐突显。加强新形势下建筑企业工程项目档案管理研究，深入思考当前工程项目档案管理存在的问题及成因，推进工程项目档案管理的实践与创新，对于促进建筑企业抢抓机遇，更好地实现科学发展具有十分重要的意义。
一、建筑企业工程项目档案管理的重要性
建筑企业生产经营的主要对象就是工程项目。工程项目档案是工程项目建设全过程的真实记录，为建设管理、竣工验收、生产运行、维修改造服务，肩负着现实和历史的双重责任。做好工程项目档案管理十分重要，对于铭刻历史、指导现实和规划未来具有不可替代的作用。
（一）工程项目档案是施工企业履行质量责任和义务的具体体现。工程项目档案既是工程交付使用、评定工程质量的必备资料，也是今后对工程进行管理、使用、维修、以及改扩建的重要依据。
（二）工程项目档案是建筑企业维护资产和权益的原始凭证。施工企业从中标开始即获得经济效益的同时，也相应承担着一定的风险。一是施工企业在投标、中标直至工程竣工验收交付使用后，工程项目的业主有拖欠、拒付工程款现象，工程档案作为维护自身合法权益的重要凭证，成为施工企业向业主索赔、催讨工程欠款的证据；二是工程项目交付使用后，业主在使用过程中出现问题，并向施工企业提出索赔，施工企业依据法律程序必须向审理部门出示工程项目施工过程中的工程档案原件作为证据。所以，工程项目档案是企业加强风险控制的重要基础和保证，正如有的学者所说：工程档案是加强风险管理，实施施工项目“二次经营”的客观依据。
（三）工程项目档案是反映企业经营业绩的信用证明。一方面成为建筑企业申报资质的证明材料；另一方面在投标中向甲方提供业绩备查依据。如2009年中铁大桥局申报铁路工程特级资质，档案部门按要求提供了1999—2009年间25个铁路项目的业绩材料，为企业申报国家建筑业总承包特级资质工作奠定了良好基础。
（四）工程项目档案体现了企业科技进步的历史进程。科学技术是第一生产力，是推动企业发展的源泉和动力。工程项目档案是企业进行科学技术咨询的基础资料，如中铁大桥局迄今在国内外设计建造了1100余座大桥，其中获国家科技进步奖24项，国家优质工程金、银奖8项，中国建筑工程鲁班奖18项，詹天佑大奖6项，创中国企业新纪录15项，拥有有效专利14项。这些成就不仅是中国桥梁科技进步的缩影，而且是企业从无到有、从小到大、从弱到强、从江河走向海洋、从国内走向国际漫长演进历程的真实见证。
二、当前建筑企业工程项目档案管理的问题及成因工程项目档案是企业档案的重要组成部分，是企业可持续发展不可欠缺的信息资源。许多企业虽然一直将工程项目档案作为档案管理的重中之重，但存在的问题仍不容忽视。
（一）档案意识淡薄。某些工程项目负责人及工程管理人员，档案意识淡薄，认识不到位，仍把档案工作看作是可有可无的附属性工作，甚至认为是“只见要投入、不见有产出”的“负担”，有的仅在口头上说一说，并不落实在具体工作中。平时只注意抓工程质量、进度、安全等，而忽视了工程建设过程中档案资料的管理。
（二）管理制度不健全。一是对工程项目档案缺乏相应的管理制度，有的虽有制度但没有采取积极有效的措施加以落实；二是档案管理部门对工程项目档案管理缺乏应有的指导力度；三是监管机制不健全，考核考评不到位，造成具体管理人员缺乏责任感、危机感和事业心，工作没压力、不主动，某种程度上滋长了一些项目在档案资料管理上的违“章”操作。
（三）人员素质不高。工程项目资料管理人员大都是临时抽调，人员不固定，没有经过专业培训，缺乏档案专业知识，且大多数身兼数职，时间、精力有限，造成资料收集不齐全、整理不规范、归档不及时、向相关档案部门移交档案的份数准备不足等诸多问题，严重影响归档质量。
（四）归档工作滞后。施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理工作，出现工程档案资料的收集、整理与工程施工进度相脱节情况，忽视非纸质文件（图纸、数码照片）的收集、整理，造成工程资料不完整，文件材料不准确（内容缺项、无效文件、图物不符、载体不合要求）。呈现零散状态。往往是工程施工快结束了，才突击搞竣工资料，致使档案资料的真实性大打折扣。
（五）经费投入不足。受工期紧、协作参建单位多、管理复杂、临时性机构等特点影响，加之工程资金紧缺，办公经费紧张，大多数项目部往往不愿拿出足够的资金用于改善档案保管条件，因而普遍存在无独立档案资料室、装具不足、设施简陋、档案“九防”措施难以落实等情况，非常不利档案资料的利用与安全保管。
综合分析上述问题的产生原因：
一是认识缺位。由于多数项目部领导始终认为档案工作是“软件”、“小事”，因而在日常管理中重“安全、质量、效益”，轻“档案资料管理”，临到“急需时”、“谋远时”才知“缺”恨“少”，但亡羊补牢，为时已晚。
二是管理真空。管理自身有四个基本特征：即管理的载体——组织，管理的主体——管理者，管理的任务——设计和维持一种环境，管理的核心——处理好人际关系。缺少任何一个环节，就会出现管理“盲区”。正是由于“组织领导不力、责任主体不明、管理制度不严、沟通渠道不畅”，工程项目档案管理才会出现这样或那样的问题。
三是履职缺陷。新形势下，对档案人员如何履职尽责提出了新要求，赋予了新内容。但相当一部分档案人员难以适应新形势，无法满足新要求，表现在：自身素质不高、敬业意识不强，工作作风漂浮，缺乏创新精神。建设一支忠诚于档案事业，思想好、觉悟高、业务精、作风硬、一专多能、结构合理、身心健康、相对稳定的档案干部队伍任重道远。
四是档案文化认同感不足。其实尊重企业档案就是尊重企业的历史传统和劳动创造。企业在生产经营过程中形成的一份份文件、一张张图表、一件件实物，无不生动鲜明地体现了企业生存发展的轨迹，客观形成了内涵丰富、特色鲜明、时代感强的企业文化，并为后人留下无尽的历史回味和创造遐想，构成民族精神的脊梁和国家文化软实力的重要组成部分，在服务经济发展、繁荣先进文化、提高精神品质、促进社会进步的进程中发挥着重要作用。但目前相当一部分企业的领导和员工缺乏这样的认识高度和战略眼光，档案工作位居“三线”、坐“冷板凳”成为必然。
三、工程项目档案管理的实践与创新
